Научиться писать официальное электронное письмо может показаться сложным, особенно если вы делаете это впервые. Официальное электронное письмо должно иметь профессиональный тон, и именно поэтому многим людям трудно его составить. Однако, если у вас есть подробное пошаговое руководство, написание официального электронного письма будет простым процессом. Ниже приводится разбивка необходимых шагов, которые необходимо выполнить, и все, что вам нужно знать при написании официального электронного письма.
Как написать официальное электронное письмо
Чтобы правильно научиться писать официальное электронное письмо, вам нужно точно знать, о чем оно. Итак, что такое официальное электронное письмо? Официальная электронная почта — это то же самое, что и профессиональная электронная почта. Оно адресовано лицам, наделенным властью, деловым организациям, академическим учреждениям или людям, с которыми вы не знакомы.
При написании официального электронного письма выбор языка является одним из самых важных моментов. Поскольку вы пишете не кому-то знакомому, то очень нужно использовать профессиональный тон. Это автоматически показывает знак уважения. Кроме того, еще одна вещь, на которую вы должны обратить внимание, — это пунктуация, так как она в значительной степени влияет на структуру электронного письма.
Шаги, которым нужно следовать при написании официального электронного письма
Если вы хотите научиться правильно писать официальное электронное письмо, вам нужно следовать определенному формату. Ниже приведен список пошаговых руководств, которым необходимо следовать при написании официального электронного письма. Они включают:
- Начните с профессионального адреса электронной почты
- Напишите тему письма
- Начните абзац с формального приветствия
- Сделайте правильное введение
- Тело
- Завершите письмо формально, с благодарностью
#1 Начните с профессионального адреса электронной почты
Прежде чем начать официальное электронное письмо, вам необходимо подтвердить, является ли адрес электронной почты профессиональным. Профессиональный адрес электронной почты — это просто электронная почта, которая используется исключительно для деловых целей. Именно так большинство людей взаимодействуют с компаниями и бизнес-организациями. С помощью профессионального адреса электронной почты люди могут отличать свои личные сообщения от деловых.
Кроме того, профессиональное электронное письмо содержит название вашей компании. Это позволяет отдельным лицам и другим компаниям узнавать вас.
# 2 Напишите строку темы
Очень важно обращать внимание на содержание строки темы при написании официального электронного письма. Это первое, что видит человек, когда открывает свой почтовый ящик. Это делается, чтобы помочь человеку узнать, о чем содержание вашего электронного письма. В теме письма должна быть четко указана цель письма. Оно должно быть коротким и броским, в то же время не вводящим в заблуждение. Не пытайтесь обманом заставить получателя прочитать ваше электронное письмо, иначе ваше электронное письмо может быть составлено или на него не будет дан ответ.
#3 Начните абзац с формального приветствия
После ввода строки темы следующий шаг — начать электронное письмо с официального приветствия. Обращать внимание на приветствие также важно, потому что оно напрямую адресовано человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Некоторые примеры приветствия:
- Приветствую
- Уважаемые
- Привет
- Для предъявления по месту требования
Во многих случаях имя человека, которому адресовано электронное письмо, неизвестно. Если у вас нет имени получателя, вы можете использовать «кому это может касаться» или «Уважаемый господин/мама». Кроме того, вы можете обратиться к отделу или должности человека. Например: Уважаемый менеджер по персоналу, Уважаемый отдел кадров.
Однако, если у вас есть имя получателя, используйте «Уважаемый», а затем имя человека. Например, «Уважаемый профессор Уильямс» или «Здравствуйте, профессор Уильямс» (с указанием фамилии).
# 4 Сделайте правильное введение
Знакомство следует сразу после приветствия. Когда дело доходит до официальных электронных писем, всегда нужно представиться, потому что вас не знают. Даже если получатель знает вас, вам все равно необходимо представиться.
Введение начинается с того, что вы называете свое имя, за которым следует ваша цель и актуальность. Например, учитель или лектор хотел бы знать, пишете ли вы как член класса, отдела или факультета. После этого укажите причину написания.
#5 Тело
В основном тексте официального электронного письма вы подробно объясняете причину написания письма. Детализация необходима, но ее не следует преувеличивать. Тело письма должно содержать как минимум один или два абзаца (в зависимости от цели письма).
# 6 Завершите письмо официально благодарностью
То, как вы заканчиваете письмо, так же важно, как и то, как вы его начали. Поскольку оно началось формально, его окончание тоже должно быть формальным. Это последний абзац, и его также называют заключительным абзацем.
В этом абзаце вы должны выразить признательность за время, потраченное на чтение вашего письма, а затем завершить его официальным завершением. Вот некоторые из этих официальных закрытий:
- искренне
- верно
- Ваш
- С уважением
- Лучшее
- С уважением
После выбора формального закрытия должно следовать ваше имя и подпись.
Как начать официальное электронное письмо?
Если вы пытаетесь заключить деловой контракт, попросить о повышении зарплаты или найти новую работу, знание того, как начать официальное электронное письмо, даст вам преимущество. Официальное электронное письмо начинается с профессионального адреса электронной почты. Рекомендуется использовать профессиональный адрес электронной почты при написании официального электронного письма, так как это делает его более узнаваемым и важным. Профессиональное электронное письмо должно включать ваше имя и фамилию или название вашего бизнеса. Это повышает ценность электронного письма, так как получатель может счесть его важным.
После подтверждения адреса электронной почты как профессионального, следующее, на что следует обратить внимание, — это строка темы. В строке темы вашего электронного письма должна быть четко указана причина, по которой вы его написали. Например, письмо с извинениями, просьбой о повышении зарплаты, разрешением уйти на перерыв и т. д. Оно должно быть коротким и броским, но при этом профессиональным.
Другой не менее важной частью официального электронного письма является приветствие (дружеское приветствие). Правильное приветствие открывает вашу электронную почту и помогает начать работу с правильной ноги. Вы можете начать с «кого это может касаться», но это используется только в том случае, если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь. Уважаемый и привет, также популярное приветствие, за которым следует имя или должность получателя.
Как начать официальный абзац электронной почты?
Первый абзац официального электронного письма должен содержать приветствие и имя человека, к которому вы обращаетесь. Вы можете использовать «Дорогой или Привет». Это самые распространенные приветствия. Более того, бывают случаи, когда вы можете не знать имя получателя. В подобных ситуациях правильным приветствием будет «Кому это может быть важно». Следующий шаг — правильно представиться, указав свое имя, кто вы и почему вы пишете.
Что такое хорошее вступительное предложение для электронной почты?
Начинать электронное письмо с хорошего вступительного предложения — это то, что поддерживает вашего читателя, поэтому рекомендуется быть осторожным с выбором слов. После приветствия следует вступительное предложение. Формально вступительное предложение должно включать правильное введение (с указанием вашего имени и того, кто вы есть) и причину, по которой вы пишете. Неформально вступительное предложение будет включать приветствие и благополучие. Например, «Надеюсь, это электронное письмо дошло до вас», «Надеюсь, у вас был отличный день» и т. д., а также введение с указанием вашего имени и причины, по которой вы пишете.
Как написать официальный пример электронной почты?
Попытка написать пример формального электронного письма — это, по сути, просто практика написания формального электронного письма. Для того, чтобы сделать это, есть шаги, которые вы должны выполнить. Ниже приведено руководство, объясняющее, что вы должны делать при написании формального примера электронной почты. Они есть:
- Тема вашего электронного письма: она должна быть короткой и четко указывать причину вашего электронного письма.
- Приветствие: Уважаемый (имя человека или людей, к которым вы обращаетесь), например, Уважаемый профессор Уильямс, для группы Уважаемые студенты. Если у вас нет имени получателя, то используйте «Кого это может касаться».
- Вводный абзац: Используйте этот абзац, чтобы представиться (указать, кто вы) и причину, по которой вы пишете.
- Тело электронного письма: эта часть электронного письма должна содержать детали, объясняющие, почему вы пишете.
- Заключительный абзац: Заключительный абзац должен заканчиваться формально, например, искренне, искренне, с наилучшими пожеланиями и т. д.
Каковы пять (5) частей официального электронного письма?
Прежде чем человек сможет правильно научиться писать официальное электронное письмо, вам необходимо следовать определенной структуре и формату. Этот формат содержит пять (5) элементов официального электронного письма. Эти элементы:
- Тема письма
- Приветствие
- Вводный абзац
- электронная почта тела
- Заключительный абзац
Это пять элементов, из которых состоит официальное электронное письмо. Применяя эти элементы, вы сможете правильно написать официальное электронное письмо.
Как написать официальное электронное письмо с запросом
Научиться писать запрос в официальном электронном письме важно для каждого человека. Просьба означает просьбу о чем-либо. Для того, чтобы сделать это правильно, вам нужно придерживаться определенной структуры. Ниже приведено подробное руководство о том, как написать официальное электронное письмо с запросом. Они включают:
#1 Приветствие и вступительный абзац
В процессе написания запроса нельзя сразу прыгать в него. Вам все равно придется следовать формату написания официального электронного письма. Как упоминалось ранее, вы должны начать с приветствия. Вы можете использовать либо «Дорогой, либо Привет». Желательно использовать дорогой, потому что это звучит более формально. Сразу после приветствия следует имя получателя. Например, дорогая миссис Смит. Если у вас нет имени получателя, используйте «Кому это может касаться».
Кроме того, вступительный абзац должен включать ваше имя, ссылку на вашу связь с получателем и причину, по которой вы написали. Например, Уважаемый директор по персоналу, меня зовут *****, я один из недавно нанятых писателей, и я пишу, чтобы запросить ****. Указав все это, получатель узнает, кто вы и почему вы пишете.
#2 Тело
В тексте официального запроса следует подробно объяснить, что это за запрос и почему он должен быть удовлетворен. Также следует указать, является ли запрос срочным или нет. Это дает получателю возможность рассмотреть вопрос об удовлетворении вашего запроса.
# 3 Заключительный абзац
Эта часть официального запроса очень важна. В заключительном абзаце вы должны выразить признательность, поблагодарив получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо. После этого завершите его официально, выразив наилучшие пожелания, верно, искренне и т. д.
Заключение
Научиться писать официальное электронное письмо может показаться сложным, особенно если у вас нет опыта. Однако, если вы придерживаетесь определенной структуры или формата, написать официальное электронное письмо будет очень легко. Все, что вам нужно сделать, это применить элементы, и это научит вас правильно писать официальное электронное письмо.
Статьи по теме
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ: смысл, программное обеспечение, стратегия и навыки
ВВОДНЫЙ ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ: лучший способ начать и закончить
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА: значение, как написать и важные советы, которые нужно знать
