Обычные организационные структуры часто включают иерархическую структуру с управлением сверху вниз и каждым отделом, сосредоточенным на специализированном предмете. Хотя у этого метода есть преимущества, он также может привести к неожиданной неэффективности и разрозненному подходу к бизнесу.
Средство? Внутри организации кросс-функциональные команды. В то время как большинство отделов организованы в соответствии с компетенцией и целями, кросс-функциональные команды представляют собой группы людей с разными взглядами и опытом, которые работают вместе для достижения общей цели. Узнайте, как работают кросс-функциональные команды и почему они могут быть ответом для любой организации, пытающейся развиваться гибко и быстро.
Что такое кросс-функциональные команды?
Кросс-функциональные команды состоят из людей из многих функциональных областей фирмы, таких как маркетинг, продукт, продажи и успех клиентов. Это могут быть рабочие группы, в которых каждый член является частью как своей функциональной команды, так и межфункциональной команды, или они могут быть основной структурой вашей организации.
Какова цель кросс-функциональных команд?
Если вы когда-либо обращались в корпорацию с простым вопросом, например, в авиакомпанию или в поликлинику, и обнаруживали, что вас переводят из отдела в отдел, и через двадцать минут вы были не ближе к своему решению, чем при первоначальном звонке, вы испытали каково это работать в бункере.
Это разочаровывает клиента и упускает возможность для вашей фирмы построить долгосрочные отношения. Хотя у организации есть несколько различных функций, каждый из этих отделов существует для обслуживания клиентов, поэтому они должны работать вместе, чтобы обеспечить целостное и хорошее обслуживание клиентов.
Способствуя хорошему общению между командами, межфункциональные команды помогают фирмам ставить своих клиентов на первое место.
Объединение людей с разными точками зрения может улучшить решение проблем и привести к более обоснованным и долгосрочным решениям. Вместо того, чтобы конкурировать за ресурсы, межфункциональные команды внутри организации работают вместе, чтобы наилучшим образом использовать время, деньги и усилия, чтобы максимально удовлетворить клиентов, а также способствовать достижению корпоративных целей.
Преимущества многофункциональной команды
Кросс-функциональные команды могут видеть более широкую картину, разрушая «бункеры» типичной организационной структуры. Работая с людьми, которые имеют разные точки зрения, знания и опыт, коллективная команда может преодолевать трудности и более эффективно достигать целей проекта. Они также могут предвидеть препятствия на ранних этапах процесса, потому что каждый отдел имеет влияние на протяжении всего процесса, в отличие от проекта, переходящего от отдела к отделу.
№1. Цели организации продвигаются кросс-функциональными командами
Когда отделы функционируют исключительно в рамках своей специализированной вертикали, они часто не видят общей картины. Например, отдел продаж может быть заинтересован в привлечении новых клиентов, но может упускать из виду человеческие проблемы, связанные с перегруженностью рабочей силы. Финансовая команда может быть настолько озабочена результатами, что боится брать на себя риски запуска новой линейки продуктов. И маркетинговая команда может быть настолько сосредоточена на запуске нового бренда или продукта, что упускает из виду вопросы разработки продукта.
Объединяя людей с, казалось бы, конкурирующими повседневными целями, вы можете гарантировать, что цели организации будут продвигаться вперед на протяжении всего проекта.
№ 2. Команды с множеством функций повышают производительность
Вместо того, чтобы проект проходил через один отдел, прежде чем перейти к следующему, кросс-функциональные команды повышают эффективность завершения проекта. Когда вы имеете дело с людьми из других отделов, команда может решить возможные проблемы до того, как они зайдут слишком далеко в процессе.
Например, если отдел разработки продукта создает интересный новый продукт только для того, чтобы обнаружить, что отдел продаж озабочен фактической продажей продукта, время проекта будет потрачено впустую. Но если отдел продаж сотрудничает с разработчиками продуктов в кросс-функциональной команде, возможные проблемы можно решать раньше, сокращая потери времени и невозвратные затраты.
№3. Креативность можно повысить с помощью кросс-функциональных команд
Отделы часто упускают из виду общую картину, слишком сосредотачиваясь на оттачивании своих конкретных навыков и достижении конкретных целей. Разрозненные отделы могут застрять. Однако межфункциональные команды могут стимулировать инновации как процессов, так и продуктов, объединяя различные точки зрения и знания. Поскольку они могут рассматривать перспективы различных функций, они могут найти комплексные решения для удовлетворения потребностей организации.
Недостатки кросс-функциональной команды
Кросс-функциональные команды имеют несколько недостатков. Некоторые эксперты, например, предупреждают, что они могут препятствовать профессиональному росту отдельных участников, поскольку они сосредоточены на достижении целей проекта. Чтобы избежать этого, некоторые фирмы вводят ограниченные условия для членов группы, при этом сотрудники других отделов чередуются между собой, чтобы избежать стагнации.
Другой риск заключается в том, что межфункциональные команды могут бесцельно работать, если проект слишком обширен или плохо определен. Члены команды могут быть недовольны, если организация не реализует соответствующие схемы вознаграждения. Однако эти потенциальные недостатки можно смягчить с помощью соответствующего планирования, такого как внедрение гибкой структуры управления проектами.
Как сформировать эффективную кросс-функциональную команду
№1. Обеспечьте разнообразие команды
Разнообразие важно для кросс-функциональных команд, но оно не ограничивается компетенцией. Чем разнообразнее группа, тем более эффективной и продуктивной она будет в достижении своих целей. Это включает в себя возраст, статус, происхождение, точку зрения, пол, расу и срок пребывания в организации.
№ 2. Включая инфлюенсеров
Крайне важно, чтобы в команду входили люди из нескольких отделов, влиятельные лица не только в своих отделах, но и в организации в целом. В какой-то момент межфункциональной команде потребуется поддержка организации и ее различных отделов, поэтому крайне важно включить в нее людей, которые могут успешно донести информацию о том, как и почему работает команда, до других сотрудников организации.
№3. Установите конкретные цели для кросс-функциональной команды
Как было сказано ранее, если проект слишком обширен или не имеет четких целей, команда может столкнуться с трудностями. Но если вы определите четкие цели с конкретными сроками или этапами, вы можете повысить вероятность того, что команда достигнет целей проекта. Использование программного обеспечения для управления проектами также может помочь команде не сбиться с пути и сообщать о прогрессе.
№ 4. Поощряйте иерархию и укрепляйте командный авторитет
Члены команды должны цениться внутри организации, чтобы команда была продуктивной и эффективной. Крайне важно установить их власть над проектом и подчеркивать их цели на протяжении всей работы.
Точно так же организационное руководство должно препятствовать иерархическому подходу внутри группы. В то время как разнообразие является важным аспектом кросс-функциональной команды, те, у кого меньше опыта, должны чувствовать себя комфортно, делясь своими взглядами.
№ 5. Способствовать конструктивному разрешению конфликтов.
Конфликты могут возникать при любых обстоятельствах, но межфункциональные команды могут быть более склонны к ним из-за разнообразия мнений, опыта и знаний. Организовав тренинг по разрешению конфликтов для всех членов команды и предоставив им возможность участвовать на личном уровне, лидерство может помочь уменьшить вредное воздействие разногласий. Этого можно добиться, сближая членов команды на работе, выполняя упражнения по построению команды и поощряя продуктивное общение.
Кто должен быть в вашей кросс-функциональной команде?
После того, как вы узнаете цели своей команды, вы можете решить, кто должен быть в составе. Вот некоторые критерии для размышления:
- Какие типы знаний вам необходимы? Кто в вашей организации может это сделать?
- Члены команды должны обладать личными качествами, которые сделают их ценными участниками в дополнение к их конкретным навыкам. Есть ли у них опыт межфункционального сотрудничества? Могут ли они свободно работать и давать рекомендации или решения?
- Не упускайте из виду более практические аспекты политики. Кто является заинтересованными сторонами, если ваша команда сосредоточена на запуске проекта или принятии решения? В вашу команду должны входить представители каждой группы заинтересованных сторон.
Выбор лидера
Вашей кросс-функциональной команде не нужен лидер, но он будет работать намного лучше, если он будет. Итак, кем должен быть этот человек?
Лидер кросс-функциональной команды должен уметь направлять разговоры, делегировать полномочия и привлекать к ответственности других членов команды. Они должны иметь возможность сделать это, даже если некоторые члены команды находятся выше в иерархии компании. Другими словами, могут ли они убедить людей что-то делать, даже если у них нет на это официального разрешения? Могут ли они влиять и убеждать других?
Создание основных правил для многофункциональной команды
После того, как лидер занял свое место, первое, что он должен сделать, — это поработать с остальной командой, чтобы создать основные правила того, как все будет делаться. Опять же, это чрезвычайно полезно, когда команда начинает, но никогда не поздно реализовать это в существующей команде.
Во-первых, каждый должен точно понимать, чего от него ждут. Каждый участник должен внести свой вклад, чтобы никто не чувствовал себя перегруженным.
Вашей команде требуется четкое представление о том, как каждый должен себя вести, в дополнение к четким ожиданиям в отношении вклада. Члены команды должны чувствовать себя комфортно, высказываясь, даже если они не согласны. Кросс-функциональные команды объединяют разных людей для создания лучших ответов. Тем не менее, вы не сможете достичь этого, пока не сможете успешно преодолеть свои разногласия.
Наконец, все в вашей команде должны понимать, как будут приниматься решения. У всех ли есть свое мнение обо всем? Когда руководитель группы может работать один?
Выбор правильных инструментов коммуникации — еще один важный шаг в формировании успешной кросс-функциональной команды. Вы не будете видеться каждый день, поэтому будете часто использовать эти инструменты.
Кроме того, если у вас есть люди в разных регионах, ваши средства связи станут ключевым средством совместной работы. Думайте нестандартно здесь. Вместо того, чтобы рассылать много электронных писем, возможно, общий блог будет полезен для вашей команды.
В дополнение к вашим маршрутам связи могут потребоваться другие инструменты и ресурсы. Рассмотрим следующие запросы:
- Есть ли у всех в команде аппаратное и программное обеспечение, необходимое для совместной работы?
- Вам требуется физическое или виртуальное пространство для хранения ваших рабочих инструментов и материалов? Все ли члены команды могут использовать это пространство?
- Где будут проходить личные встречи вашей команды?
Совещания кросс-функциональных команд.
Независимо от того, формируете ли вы новую кросс-функциональную команду или оптимизируете существующую, мы надеемся, что этот пост дал вам новое ощущение ясности и импульса. Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы это продолжалось:
- Регулярно следите за развитием вашей команды. Это когда четко определенные цели пригодятся. Вы достигаете своих целей? Попробуйте использовать монитор работоспособности команды, чтобы разобраться в проблеме. Для начала используйте шаблоны Confluence.
- Поддерживайте свою адаптивность. Что вы должны сделать по-другому, если вы не достигаете вех? Вам также может потребоваться скорректировать свои планы в ответ на другие изменения. Например, генеральный директор может изменить ваш крайний срок, или неожиданные увольнения могут затронуть некоторых членов вашей команды.
- Помните, что вы не обязаны идти в одиночку. В Confluence есть ресурсы, которые помогут вам справиться с проблемами межфункциональных команд, от постановки целей до совещаний и принятия решений.
Заключение
Две головы всегда предпочтительнее одной. Точно так же кросс-функциональные команды каждый раз превосходят традиционные иерархические бизнес-структуры. Мы надеемся, что информация в этом посте вдохновит вас на новые идеи и повысит ваши шансы на успех.
- АГЕНТЫ ИЗМЕНЕНИЙ: как определить агентов изменений в любой организации
- КАК СТАТЬ БИЗНЕС-АНАЛИТИКОМ: Как стать бизнес-аналитиком без опыта (Руководство 2023 г.)
- Стратегия поддержки продаж: простое руководство по построению эффективной стратегии
- СОЗДАНИЕ УСПЕШНЫХ ГИБРИДНЫХ КОМАНД: Как построить успешные гибридные команды
- Виртуальные команды: типы, преимущества, проблемы и управление
Рекомендации
