Автоматизация бизнес-процессов — это использование передовых технологий для выполнения бизнес-задач с минимальным участием человека. Конечно, каждый владелец бизнеса знает о важности BPA. Он ускоряет работу, перенаправляя информацию нужному человеку в нужное время с помощью определяемых пользователем правил и действий. В рамках стратегии цифровой трансформации организации часто используют BPA для оптимизации рабочих процессов и обеспечения более бесперебойной работы. Прочтите эту статью, чтобы узнать больше об автоматизации бизнес-процессов и лучших программных инструментах с примерами.
Почему важна автоматизация бизнес-процессов?
Цель автоматизации бизнес-процессов состоит не только в том, чтобы заменить бумагу PDF-файлами; она также направлена на то, чтобы сделать процессы более рентабельными, упорядоченными, защищенными от ошибок и понятными. Автоматизируя процессы для повышения общей операционной эффективности, организации экономят время и обеспечивают использование лучших практик.
Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?
Практически любой бизнес-процесс можно каким-то образом улучшить с помощью автоматизации. При оценке кандидатов на автоматизацию процессов учитывайте следующие ключевые характеристики:
- Процедура требует согласованности во всей организации.
- В этом процессе мало места для ошибки.
- Процедуру можно повторить.
Что такое программные средства автоматизации бизнес-процессов?
Организации могут использовать программные средства автоматизации бизнес-процессов для частичной или полной автоматизации своих бизнес-процессов. Программное обеспечение RPA и программное обеспечение BPA похожи. На самом деле цели у них схожие. Разница лишь в том, что последнее программное обеспечение работает больше как человек: оно манипулирует программным обеспечением с помощью машинного зрения и очистки экрана. Программное обеспечение BPA, с другой стороны, автоматизирует бизнес-процессы организации, прежде чем интегрировать их в автоматизированное программное обеспечение.
Он отвечает за весь процесс адаптации сотрудников
Если вы когда-либо работали в организации, вы знаете, что адаптация — это строго структурированный процесс. (Отправьте электронное письмо человеку A, заполните документы B, C и D и т. д.) Вместо того, чтобы начинать с нуля, вы можете позволить программному обеспечению для автоматизации бизнес-процессов провести вас через весь процесс. Пока бизнес-процесс включает ряд предсказуемых шагов и повторений, есть вероятность, что его можно автоматизировать.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов трансформирует организационные операции, позволяя организациям делать больше с меньшими затратами, масштабируясь по мере роста бизнеса. Вот десять лучших инструментов автоматизации бизнес-процессов для повышения отказоустойчивости и продвижения вашей компании к новым высотам.
№ 1. Асана
Асана - это управление проектом инструмент с функциями как для менеджеров, так и для рабочих. Его простой пользовательский интерфейс упрощает управление проектами, поощряя использование и взаимодействие. Что касается безопасности, Asana предоставляет SSO, 2FA и расширенные детализированные разрешения. Asana позволяет управлять и планировать с помощью готовых шаблонов, общего командного календаря, планировщика задач, приоритезации задач и автоматизации повторяющихся задач. Он также имеет панели отчетов для анализа проекта, обмена файлами с помощью перетаскивания или вручную, а также разделы комментариев для каждой задачи.
№ 2. ProcessMaker
ProcessMaker — это интеллектуальная платформа BPM и автоматизации бизнес-процессов с минимальным кодом для организаций, которым требуется масштабируемость. Вы можете быстро создавать настраиваемые диаграммы и отчеты, используя функцию поиска с фильтрами. Вы также можете назначить конкретных конечных пользователей для ваших диаграмм и отчетов. ProcessMaker включает механизм сценариев, поддерживающий JavaScript, Java, C# и другие языки. Он обеспечивает проверку синтаксиса BPMN и проверку ошибок процесса для проверки синтаксиса. В результате вы можете улучшить общую видимость и координацию сквозных автоматизированных процессов. Конечные пользователи также могут проектировать и перепроектировать любое количество автоматизированных процессов.
№3. Активбатч
ActiveBatch — это платформа без кода для организации автоматизированных рабочих процессов. Его архитектура, управляемая событиями, позволяет поддерживать очереди сообщений, твиты, события файлов FTP, электронную почту и другие функции. Планирование задач также можно настроить в зависимости от рабочего дня и времени. Для управления автоматическими заявками он обеспечивает двустороннюю интеграцию с System Center Service Manager и ServiceNow. API также можно использовать для подключения к любой службе, приложению или серверу. Он также включает в себя такие функции, как моделирование и углубленный мониторинг.
№ 4. KissFlow
Kissflow предлагает простой подход к автоматизации бизнес-процессов. Это группа из более чем 50 приложений для управления такими вещами, как платежи поставщикам, заказы на покупку, адаптация новых сотрудников и даже возмещение расходов. Эти приложения также могут быть настроены конечными пользователями. Kissflow также предоставляет формы для сбора данных, отчеты о деятельности и системные последовательности. Он предлагает интеграцию SaaS с поддержкой Zapier в качестве пакета для совместной работы. Вы также можете прикреплять файлы из Dropbox и Google Docs которые многоязычны. Кроме того, нет ограничений на количество приложений, которые может создать пользователь.
№5. Hootsuite
Hootsuite — это хорошо известный на рынке инструмент автоматизации управления социальными сетями. С более чем 150 приложениями в магазине Hootsuite App Discovery он имеет самый полный список интеграций с социальными сетями. Он также имеет простой в использовании интерфейс для быстрой адаптации. Вы можете быстро подключить несколько аккаунтов, включая YouTube. Hootsuite — это эффективный инструмент управления социальными сетями для компаний, которые общаются в нескольких социальных сетях. Вы также можете использовать Hootsuite API, чтобы адаптировать свои интеграции и улучшить совместимость.
№6. Базовый лагерь
Basecamp — это онлайн-инструмент для совместной работы, используемый предприятиями. Он адаптируется, потому что допускает широкий спектр интеграций. Основные функции Basecamp включают в себя крайний срок, файл, задачу, объявление и отслеживание обсуждения. Рассмотрите возможность создания виртуального центра для команд компании, который может быть полезен в удаленной рабочей среде. Basecamp — это наиболее адаптируемое и надежное рабочее место. Хотя это может подчеркнуть управление проектами, оно не предназначено для упрощения проектов. Однако он отлично справляется с управлением обсуждениями, что может помочь ускорить проекты.
№ 7. Трекер Comindware
Comindware Tracker — это платформа SaaS, которая автоматизирует отслеживание проблем, связь, управление проектами, управление рабочими процессами, Управление персоналом, использование ресурсов и другие процессы. Каждая функция также может быть настроена. Comindware Tracker, например, включает в себя графический конструктор рабочих процессов, который позволяет создавать и настраивать рабочие процессы с помощью интерфейса перетаскивания. Вы можете следить за критическими предупреждениями о клиентах, поставщиках и партнерах для отслеживания проблем. Comindware Tracker также включает систему управления персоналом (HRM) для управления наймом, отпусками, переводами сотрудников, предупреждениями и увольнениями.
№8. Лазерная карта
LaserFiche — это платформа для автоматизированного управления контентом, которая помогает сортировать цифровой беспорядок. Он предоставляет простой и удобный интерфейс для ежедневной маршрутизации и отслеживания цифровых документов. Рабочие процессы и аналитика на основе ИИ позволяют конечным пользователям сканировать и упорядочивать документы в цифровом виде по всей организации. Он также включает такие инструменты, как формы, отчеты и управление задачами.
№ 9. Цюй
Quu — это инструмент для автоматизации исследования контента и маркетинга. Однако это не клон HootSuite. Поиск релевантного контента для целевой аудитории неизменно занимает много времени. Quu автоматизирует утомительный процесс, отправляя ежедневные оповещения о высококачественном контенте в выбранной вами нише. Уведомления содержат, среди прочего, ссылки на подкасты, статьи, видео и сообщения в блогах. Для контента есть три варианта: созданный вручную, обнаружение и Pods от Quu. Получив свой ежедневный контент, вы можете запланировать его с помощью такого инструмента, как HootSuite.
№10. TrackVia
TrackVia — это хорошо спроектированная платформа разработки с минимальным кодом для управления рабочим процессом. Он предоставляет конечным пользователям функцию перетаскивания на основе пользовательского интерфейса для создания приложений и автоматизации процессов. Основное внимание уделяется мобильным рабочим процессам с интеграцией Zapier и адаптивными информационными панелями. Однако возможности настройки ограничены из-за макетов по умолчанию. TrackVia также может извлечь выгоду из большего количества интеграций сторонних приложений.
В чем разница между автоматизацией бизнес-процессов (BPA) и роботизированной автоматизацией процессов (RPA)?
BPA автоматизировал весь бизнес-процесс от начала до конца, а RPA делегировал отдельные задачи программным роботам для оптимизации.
Использование и примеры программных средств автоматизации бизнес-процессов
Вот несколько убедительных примеров того, как программные средства автоматизации бизнес-процессов используются в деловом мире.
№1. Адаптация сотрудников
Подбор персонала – медленный и трудоемкий процесс. Это связано с тем, что в процессе найма задействовано большое количество документов, включая юридическую документацию, открытие банковских счетов, организацию обучения и ориентации, а также заполнение различных форм. Этот процесс найма становится непоследовательным, неформальным и разрозненным без программного обеспечения BPA, что может даже привести к:
Этот процесс найма становится непоследовательным, неформальным и разрозненным без примеров программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, что может даже привести к:
- Низкий уровень удовлетворенности работников.
- Невыполнение некоторых необходимых действий.
- Бесчисленные формы для заполнения при приеме на работу новых сотрудников.
Автоматизируя процесс адаптации сотрудников, вы можете обеспечить плавный переход от одной задачи к другой. Благодаря программному обеспечению BPA можно держать ваших потенциальных сотрудников в курсе процесса найма.
№ 2. Заказы
Заказы на покупку — это повторяющаяся повседневная задача в большинстве организаций, требующая оформления значительного количества документов. Сотрудники заполняют форму и отправляют ее команде по закупкам. Создается заказ на поставку, и его копия отправляется поставщику, а также группе инвентаризации после того, как он будет рассмотрен и утвержден соответствующим органом. Если запрос отклонен, например, из-за бюджетных ограничений или недостаточной информации, заказ на поставку возвращается запрашивающей группе. Если этот бизнес-процесс не автоматизирован, может возникнуть несколько проблем, включая (но не ограничиваясь):
- Произошли ошибки при доставке расходных материалов.
- Ошибки в заказе на покупку.
- Неполные записи.
- Производительность пострадала.
- Утверждение заказа на поставку было отложено.
Примеры программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов облегчают и ускоряют выполнение рабочих процессов, а также повышают точность данных, прозрачность и подотчетность в организации.
Каковы цели автоматизации бизнес-процессов?
Основная цель автоматизации процессов — улучшить рабочий процесс компании. это может сократить затраты, время и отходы, одновременно повышая производительность, уменьшая количество ошибок и контролируя все бизнес-процессы в режиме реального времени с помощью автоматизации.
Каковы преимущества автоматизации бизнес-процессов?
Автоматизация процессов дает много положительных результатов, включая повышение удовлетворенности клиентов и конкурентное преимущество.
№1. Это экономит деньги
Ежегодно организации теряют не менее 30% своего дохода из-за неэффективных бизнес-процессов. Другими словами, ручные бизнес-процессы часто приводят к значительной трате ресурсов. Переход от ручных к автоматизированным бизнес-процессам позволяет уменьшить количество ошибок. Организации могут значительно увеличить прибыли и снизить эксплуатационные расходы с помощью примеров процессов автоматизации бизнеса. Благодаря устранению потерь и оптимальному использованию ресурсов у вас появляется больше возможностей для пересмотра выгодных условий и эффективного управления контрактами.
№ 2. Ускоряет рассмотрение и утверждение документов
Ведение данных и документов вручную может отнимать много времени, а вероятность совершения ошибок возрастает. Когда вы автоматизируете процессы управления документами, вы сокращаете время, необходимое для просмотра и утверждения документов, делая его более удобным.
№3. Повышает прозрачность
С помощью программного обеспечения BPA вы можете отслеживать и контролировать несколько процессов во время их выполнения и устанавливать ключевые показатели эффективности (KPI). Этот уровень прозрачности дает представление об областях вашей организации, которые требуют критического улучшения.
№ 4. Помощь в мониторинге хода выполнения документов
Подумайте о том, чтобы позвонить и связаться с сотрудником. Затем по электронной почте участвуйте в переписке, чтобы уточнить некоторые детали. Вручную такой процесс может занять до недели или больше, чтобы направить информацию нужному человеку в нужное время. Программное обеспечение BPA сокращает время обработки документов и информации до нескольких часов. Автоматизация также позволяет отслеживать ход и статус документов с полной прослеживаемостью отправленных, открытых и подписанных документов.
№ 5. Придерживается политики компании
Несоблюдение соответствующих отраслевых и правовых норм дорого обходится предприятиям во всем мире. Хорошей новостью является то, что программные средства автоматизации бизнес-процессов помогают предприятиям соблюдать нормативные требования. Эти данные полезны, потому что их можно отследить и контролировать, что позволяет лучше соблюдать соответствующие правила.
№ 6. Облегчает общение
Чтобы узнать, что происходит с вашими бизнес-процессами, обратитесь к супервайзеру или руководителю группы. Даже в этом случае вероятно недопонимание, которое может привести к дорогостоящим ошибкам. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов помогает оптимизировать такие внутренние коммуникации. Это может даже помочь в упрощении процессов взаимодействия с клиентами, таких как продажи и обслуживание клиентов. Кроме того, автоматизация процессов сохраняет всю связь, связанную с процессом, в рамках рабочего процесса, что упрощает и ускоряет выполнение процесса.
№ 7. Снижает зависимость от ручных процессов
Согласно недавнему исследованию, офисные работники тратят почти два с половиной часа в день на деструктивные задачи, такие как обработка документов, их утверждение и поиск информации. Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов может быстро выполнять повторяющиеся задачи. Автоматизация экономит деньги, потому что требует меньше ручного вмешательства. Это также экономит время, что является основным преимуществом всего программного обеспечения BPA.
№8. Сокращает количество совещаний
Поскольку программное обеспечение BPA может эффективно справляться со всеми рутинными повторяющимися задачами в организации, вы можете сократить число совещаний, чтобы улучшить распределение рабочей силы. Это также позволяет вам перенаправить внимание ваших сотрудников на задачи, которые больше задействуют их мозг при разработке стратегий и выполнении более важных функций.
№ 9. Улучшает рабочие процессы
Автоматизация процессов повышает согласованность рабочего процесса, особенно в крупных организациях с большим количеством сотрудников и заинтересованных сторон. И здесь все может немного запутаться: у каждого есть несколько задач, которые нужно выполнить, разные методы подачи документов, разные привычки и так далее. Программное обеспечение BPA с шагами, которые систематически следуют друг за другом, — это умный способ улучшить рабочий процесс и сделать бизнес-процесс более эффективным.
№10. Уменьшить человеческую ошибку
Ошибка человеческая, какими бы способными ни были ваши сотрудники. Ошибки будут всегда. На самом деле они неизбежны. Однако автоматизация бизнес-процессов позволяет обнаруживать и исправлять распространенные ошибки на рабочем месте, такие как постоянные задержки, точки неэффективности, ручные ошибки и многое другое. Устраняя риск этих ошибок (путем автоматизации процессов), ваши бизнес-процессы будут работать более гладко. Это поможет вам избежать избыточных бизнес-операций. Программное обеспечение BPA также может помочь вам предотвратить повторяющиеся ошибки в вашем бизнесе.
Типы автоматизации процессов
Вот четыре различных типа автоматизации бизнеса, их функции и когда их следует использовать.
№1. Маркетинг автоматизации
Маркетинг — важная часть ведения бизнеса, но он может отнимать много времени и средств, что делает его хорошим кандидатом на автоматизацию. Компании могут генерировать высококвалифицированных лидов, готовых к продажам, используя инструменты автоматизации маркетинга. Эти инструменты также обеспечивают основу для команд, чтобы нацеливаться, создавать, выполнять и измерять успех маркетинговые кампании, упрощая квалификацию лидов и конверсию.
№ 2. Бухгалтерский учет и автоматизация бухгалтерского учета
Компании могут значительно сэкономить время на дебиторской задолженности (AR), кредиторской задолженности (AP), выставлении счетов, сборе платежей, приложениях для кредитных карт, резервном копировании данных и других финансовых процессах, которыми необходимо управлять ежедневно или еженедельно, путем автоматизации своих функций учета и бухгалтерского учета. . Они также могут автоматизировать основные процессы, такие как бухгалтерский учет, управление главной бухгалтерской книгой (GL) и управление банковскими счетами. Автоматизация упрощает сложный процесс, удаляя ручные элементы из бухгалтерияработы и обработки чисел и транзакционной работы.
№3. Автоматизация процессов
Автоматизация бизнес-процессов (BPA) выходит за рамки базовой автоматизации, включая интеграцию приложений, помогающую компаниям повысить ценность и эффективность. Роботизированная автоматизация процессов (RPA), подмножество BPA, ориентирована на автоматизацию рутинных задач, тогда как BPA помогает предприятиям получить больше от своих инвестиций в автоматизацию. BPA достигает этого путем агрегирования данных из нескольких источников для создания анализа, который было бы трудно выполнить вручную.
Компании используют BPA для различных целей, в том числе:
- Автоматизированный ввод ордеров
- Автоматизация электронной почты
- Автоматизированная пакетная обработка
- Автоматическая передача файлов
- Автоматическое формирование и распространение отчетов
№ 4. Автоматизация управления персоналом
Наем новых сотрудников — это многоэтапный процесс, который начинается с публикации вакансий в Интернете или усилий по подбору персонала и заканчивается официальным трудоустройством сотрудника. Многие этапы этого процесса можно автоматизировать. человеческие ресурсы система управления (HRMS) является полезным инструментом в этом отношении. Эти системы автоматизируют процесс управления кандидатами как часть более широкого набора функций. В частности, это относится к автоматизированным предложениям о работе, рассылаемым непосредственно кандидатам, что помогает донести информацию об открытых вакансиях как до внешнего мира, так и до нынешних сотрудников, которые могут захотеть подать заявку на внутренние вакансии или порекомендовать.
Каковы два типа автоматизации процессов?
Как правило, существует два основных типа автоматизации процессов, когда речь идет об автоматизации энергоснабжения. Это облачные потоки, цифровая автоматизация процессов на основе API и роботизированная автоматизация процессов (RPA) на основе пользовательского интерфейса.
Какая страна лучше всего подходит для RPA?
Есть несколько стран, которые известны своими продвинутыми RPA. Эксперты в области робототехники часто ищут работу в странах, которые позволяют им проводить исследования и разработки без ограничений, и Южная Корея является одним из лучших мест для этого.
Что лучше SAP или RPA?
Нет технологии или инструмента, который был бы хуже или лучше. И SAP, и RPA имеют одинаковое значение на рынке. Оба разные. На самом деле, используя инструменты RPA, SAP автоматизируется, что не означает, что SAP хуже.
Востребован ли RPA?
В любой бизнес-среде SAP и RPA жизненно важны и полезны. Однако оба они играют разные роли независимо от их полезности.
Часто задаваемые вопросы
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это использование программного обеспечения для автоматизации бизнес-транзакций, которые повторяются снова и снова и состоят из множества шагов.
Является ли автоматизация процессов хорошей карьерой?
Да, они должны создавать интегрированные приложения, которые могут поддерживать и улучшать сетевое подключение. Это одна из тех высокооплачиваемых работ, ориентированных на навыки, которые могут быстро сделать вас богатым.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ INSTAGRAM: использование, бесплатные инструменты и цены
- ОНБОРДИНГ СОТРУДНИКОВ: что нужно знать обо всем процессе адаптации
- Лучшие практики адаптации новых сотрудников в 202 году3
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ МАРКЕТИНГА: особенности и цены
- Управление социальными сетями: простое руководство, вакансии и инструменты 21+SMM (бесплатные и платные)
Рекомендации
