ОТСЛЕЖИВАНИЕ БИЗНЕС-РАСХОДОВ: что это такое, приложения и шаги для отслеживания ваших бизнес-расходов

Содержание Спрятать

Что такое коммерческие расходы
Шаги для отслеживания бизнес-расходов
Как работает система отслеживания расходов бизнеса
Как следует хранить книги моего малого бизнеса
Отслеживание расходов малого бизнеса
Приложение для отслеживания бизнес-расходов
Таблица отслеживания бизнес-расходов
1. Используйте электронную таблицу Excel для бизнес-расходов
Как малому бизнесу вести учет расходов?
Каков наилучший способ отслеживать расходы для бизнеса?
Как автоматически отслеживать бизнес-расходы?
Как я могу отслеживать расходы самозанятых?
Почему я должен отслеживать расходы?
Заключение
Статьи по теме
Рекомендации

Коммерческие расходы могут сильно истощить ваши ресурсы. Если вы не будете тщательно отслеживать свои расходы, вы можете перерасходовать и потерять деньги. В этой статье мы обсудим важность отслеживания бизнес-расходов и дадим советы, как сделать это эффективно.

Что такое коммерческие расходы

Затраты, связанные с функционированием вашей фирмы, называются деловыми расходами. Обычные и необходимые деловые расходы, также называемые деловыми вычетами, вычитаются из вашего дохода для определения вашей прибыли, убытков и налогооблагаемого дохода. Эти расходы включают пробег, банковские сборы и комиссионные, программное обеспечение и коммунальные услуги, канцелярские товары, печать, почтовые расходы и доставку, а также расходы на рекламу и маркетинг.

Когда вы отслеживаете расходы своей компании, вы можете отслеживать прибыли и убытки и исследовать отраслевые модели, чтобы помочь в прогнозировании. Вы можете планировать надлежащее использование финансов, потому что вы знаете о своем финансовом положении.

Шаги для отслеживания бизнес-расходов

Для отслеживания деловых расходов необходимо выполнить несколько шагов, таких как создание отдельной учетной записи для деловых операций, интеграция вашего программного обеспечения для бухгалтерского учета с финансовыми учреждениями, регулярная регистрация ваших квитанций и периодическая проверка данных. Чтобы правильно отслеживать расходы на бизнес, следуйте приведенным ниже инструкциям.

№1. Создать бизнес-аккаунт

Создание бизнес-финансового счета специально для вашей коммерческой деятельности — это первый шаг в отслеживании деловых расходов. Чтобы принимать платежи по кредитным картам от клиентов, вы должны открыть учетную запись для торговых служб, расчетный счет для бизнеса и сберегательный счет для бизнеса. Было бы просто управлять своими финансами, если бы у вас была отдельная учетная запись для вашего бизнеса. Вы будете иметь все свои деловые расходы в одном месте, что упростит получение налоговых вычетов.

№ 2. Выберите бухгалтерскую программу

Выбор программного обеспечения для бухгалтерского учета, которое может автоматизировать ваши деловые записи и отслеживать каждый расход, — это следующий шаг в отслеживании деловых расходов. Мониторинг и организация ваших деловых расходов упрощается с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета. Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета имеет функции отчетности, которые позволяют сравнивать расходы вашей компании с течением времени. Поскольку для предприятий доступно множество бесплатных программных платформ для бухгалтерского учета, вам не нужно будет тратить больше, чем вы можете себе позволить, чтобы иметь точные записи.

№3. Подключите свои финансовые учреждения

Подключение программного обеспечения для бухгалтерского учета к вашим банкам облегчит отслеживание расходов вашего бизнеса. Он может классифицировать ваши расходы и включать автоматическую загрузку всех банковских транзакций. Вы также можете интегрировать дополнительные функции, упрощающие согласование выписок путем ввода ваших ежедневных транзакций и загрузки банковских выписок.

Кроме того, вы можете выполнять финансовые операции в своей программе, не заходя на свой банковский счет, связав свои банковские счета с вашей системой учета. Благодаря этой синхронизации вы можете тратить меньше времени на отслеживание своих расходов. Кроме того, поскольку вы не забудете ни одной транзакции, вы можете быть уверены, что ваши записи о доходах и расходах точны.

№ 4. Файл ваши квитанции

Позаботьтесь о том, чтобы зарегистрировать свои квитанции, когда вы ведете бизнес, чтобы точно отслеживать расходы. IRS требует, чтобы вы хранили все бумажные квитанции и другие записи в течение как минимум трех лет. Поэтому храните бумажные квитанции в папках и обязательно отмечайте в квитанциях причину каждой транзакции. Папки также могут быть помечены и организованы на основе дат или категорий, к которым они относятся.

№ 5. Просмотрите свои бизнес-расходы

Время от времени просматривайте свои расходы, чтобы получить максимальную выгоду от отслеживания бизнес-расходов. Просмотрите отчеты, просмотрите данные и выполните анализ. Обратите внимание на закономерности, чтобы увидеть, сколько вы тратите в разных категориях и как складываются расходы. Также исправьте все ошибки и упущения.

Как работает система отслеживания расходов бизнеса

Онлайн или через мобильное приложение обычно доступны мониторы бизнес-затрат. Когда вы присоединитесь к провайдеру, вам будет предоставлен доступ к определенному количеству сотрудников.

Хотя процедуры регистрации варьируются от продукта к продукту, для большинства трекеров требуются относительно простые финансовые и корпоративные данные. Вы должны подключить программное обеспечение к вашему бизнес-счету или кредитной карте, чтобы получить максимальную отдачу от него. Кроме того, вашим сотрудникам будет предоставлена возможность связать свои личные банковские счета, чтобы они могли получить возмещение после представления квитанций об утвержденных расходах, связанных с бизнесом.

Самые дорогие области ваших расходов выделяются трекерами бизнес-расходов, которые классифицируют ваши расходы. Они также могут помочь вам ограничить ваши расходы. Например, вы можете объединить все расходы, связанные с инвентарем или маркетингом, чтобы проверить, не выходите ли вы за рамки бюджета по каждой позиции. Эти идеи упрощают поддержание денежного потока.

Как следует хранить книги моего малого бизнеса

Вы должны выполнить следующие шаги, чтобы настроить учетные записи для вашего малого бизнеса:

№ 1. Выберите бухгалтерскую программу

Бухгалтерский учет с одинарной или двойной записью — это два метода, которые предприятия используют для отслеживания финансовых операций. Из-за своей простоты бухгалтерия с одной записью является предпочтительным методом для небольших фирм, когда они только начинают свою деятельность.

Кассовый учет применяется в единой бухгалтерии. С помощью этого метода вы отслеживаете доходы от бизнеса по мере их получения и расходы по мере их возникновения. Этот подход является наиболее простым, когда вы используете электронные таблицы для своей бухгалтерии.

№ 2. Выберите технику записи

Как ручной ввод транзакций, так и создание настраиваемой электронной таблицы являются вариантами. Тем не менее, используйте бухгалтерское программное обеспечение, которое выполняет вычисления для вас, чтобы уменьшить количество ошибок. Используя программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса, вы можете точно и своевременно вести все свои финансовые данные, что облегчит вам будущие задачи.

№3. Создать банковский счет организации

Наличие отдельных личных и корпоративных банковских счетов выгодно во время налогового сезона. Вам не нужно беспокоиться о непреднамеренном импорте вашего личного членства в Netflix, когда вы подключаете свои корпоративные учетные записи к своему бухгалтерскому программному обеспечению.

Не забывайте ежемесячно сверять свои бухгалтерские книги с выпиской из банковского счета. Это влечет за собой сравнение данных из ваших банковских выписок с записями в вашей бухгалтерской программе.

№ 4. Создать шаблон счета

независимо от того, делаете ли вы это онлайн или в своей бухгалтерской программе. Большинство небольших фирм, которые предоставляют услуги, делают это в кредит, что влечет за собой отправку счета-фактуры после завершения проекта и предоставление клиенту возможности заплатить позже.

В каждом счете должны быть указаны условия оплаты. Это должно включать вашу контактную информацию, инструкции по оплате и срок оплаты счета. Информация об обработке платежей гарантирует, что в дальнейшем ничего не пойдет не так и деньги поступят на ваш счет в нужной сумме.

Отслеживание расходов малого бизнеса

№ 1. Рампа

Платформа — это платформа для управления бизнес-кредитными картами и расходами, которая предназначена для помощи малым предприятиям в оптимизации автоматизации и сокращении расходов. Обрабатывая корпоративные карты, управляя затратами, оплатой счетов, бухгалтерским учетом и отчетностью, это программное обеспечение для управления расходами 5-в-1 экономит драгоценное время.

Автоматизированная сверка упрощает управление бухгалтерией в дополнение к автоматическому отслеживанию расходов. Более 100 приложений, в том числе

Вялый
Okta
Xero
Google
Oracle NetSuite
QuickBooks
И Sage может быть интегрирован с Ramp предприятиями.

№ 2. Райду

Rydoo помогает вашим финансовым сотрудникам контролировать расходы, улучшая финансовые прогнозы и анализ. Используя это приложение для управления финансами малого бизнеса, вы можете отслеживать транспортные расходы, вести учет суточных и централизовать квитанции сотрудников.

№3. Циркула

Вы можете управлять расходами сотрудников и льготами компании с помощью Circula, сложной финансовой платформы для сотрудников. Эта программа предназначена для предоставления простого пользовательского интерфейса, помощи в снижении производственных затрат и обеспечения соответствия требованиям малого бизнеса.

Решения AI, предлагаемые Circula, весьма полезны для автоматизации политик и управления расходами. Кроме того, вы можете подключиться к программам управления персоналом и расчета заработной платы, веб-сайтам бронирования путешествий, таким как TravelPerk, и программам ERP.

№ 4. Пейхок

Payhawk — это комплексное финансовое программное обеспечение, которое помогает автоматизировать и управлять вашими банковскими и бухгалтерскими требованиями. А также предоставляет все для предприятий любого размера, включая управление расходами, оплату счетов и автоматизацию бухгалтерского учета.

Кроме того, он совместим с широким спектром программ ERP, в том числе:

Oracle NetSuite
Xero
QuickBooks
Microsoft Dynamics
Мудрец
точная
И Датев.

№ 5. Затраты

Expensify — это служба отслеживания затрат, которая предлагает ряд бесплатных функций, включая бронирование поездок, корпоративные карты, выставление счетов, платежи и мониторинг расходов. Кроме того, отличительная функция контроля получения и расходов одним щелчком помогла ей стать популярной среди организаций всех видов, от индивидуальных предпринимателей до фирм из списка Fortune 500.

Приложение для отслеживания бизнес-расходов

Первым шагом в использовании более сложных методов бухгалтерского учета, которые могут способствовать росту вашей компании, является отслеживание ваших расходов.

№1. Личный капитал

Наймите полнофункционального инвестиционного менеджера, такого как Personal Capital. Все покупки, которые вы совершаете с помощью кредитной или дебетовой карты, отслеживаются и классифицируются. Приложение создает диаграммы, используя ваш ежемесячный денежный поток и разбивку ваших ежемесячных расходов. Служба управления капиталом и бесплатная финансовая панель — это два варианта.

Опция управления инвестициями предлагается опцией управления капиталом, выступая в роли робота-консультанта, предлагая поддержку в реальном времени. Бесплатная финансовая панель инструментов предлагает анализ денежных потоков и инструменты бюджетирования. Вы можете использовать приложение, чтобы проверить свои инвестиции и спланировать выход на пенсию.

№ 2. Затраты

Это отличное приложение для создания отчетов о расходах в дороге, доступное для смартфонов iOS и Android. Expensify, который позволяет вам отслеживать расходы и фотографировать квитанции вручную, является обязательным для людей, которые часто путешествуют по работе. Expensify автоматически интерпретирует квитанции, когда вы их фотографируете, и преобразует их в документально подтвержденные расходы. Вы также можете классифицировать свои расходы, такие как пробег, проезд и питание. Самое приятное то, что Expensify ничего не стоит для отдельных лиц и 5 долларов в месяц для команд.

№3. SAP согласен

SAP Concur — это идеальный инструмент отчетности о расходах для существующих (и расширяющихся) малых и средних организаций. Он предлагает встроенные рабочие процессы для возмещения расходов сотрудников, отправки и утверждения, отслеживания счетов, платежей поставщикам, бронирования поездок и т. д., в дополнение к возможности отслеживать расходы. Самое приятное в SAP Concur то, что вы можете настроить его так, как вам нравится, и он выставит вам соответствующий счет (в зависимости от функций и количества пользователей). Еще одна причина, по которой SAP Concur является замечательным вариантом, заключается в том, что он предоставляет ряд продуктов для небольших организаций, позволяя вам добавлять дополнительные мощности по мере необходимости. Существующие пользователи Concur могут бесплатно загрузить приложение из магазинов приложений для iOS или Android.

№4. Уолли

Wally — это яркое программное обеспечение с массой полезных функций отслеживания расходов. Это программное обеспечение iOS, которое вы можете использовать, а базовая версия бесплатна. Подобно другим приложениям для отслеживания расходов, оно позволяет вручную вводить расходы и назначать им категории или делать прямые изображения квитанций. Это приложение также может отслеживать ваш доход и предоставлять ежемесячные прогнозы ваших сбережений. Наконец, он идеально подходит для людей, которые занимаются микробизнесом или подработками, потому что он больше ориентирован на личные финансы, чем на бизнес-финансы.

№5. Конверты

Mvelopes используют стратегию рекомендуемых расходов. Он удерживает вас от чрезмерных трат и утверждает, что может помочь пользователям составить бюджет всего за 15 минут. Программа работает так, что вы вносите деньги в несколько виртуальных «конвертов», создавая ежемесячный бюджет, который вам не разрешено превышать. Его поддерживают и Android, и iOS.

Таблица отслеживания бизнес-расходов

Электронная таблица для деловых расходов — это стандартизированный шаблон, который отслеживает и регистрирует расходы компании. Особо рассматриваются вопросы «что», «почему», «кто» и «как» использования корпоративных средств, например:

На что были потрачены деньги?
Почему он был израсходован?
Кто потратил?
Какова была стоимость?

Некоторые из этих электронных таблиц отслеживают конкретные бизнес-расходы, в то время как другие предоставляют вам быстрый и общий обзор ваших прошлых расходов. Например, электронная таблица для отслеживания расходов, связанных с поездками, таких как жилье и питание. Итоги ваших ежемесячных расходов можно увидеть в электронной таблице расходов.

Используйте электронную таблицу Excel для бизнес-расходов

Давайте рассмотрим некоторые из основных преимуществ отслеживания расходов вашего бизнеса с помощью электронной таблицы Microsoft Excel.

№1. Ваши финансовые решения станут более разумными

Принятие более разумных финансовых суждений возможно, когда вы лучше осведомлены о расходах вашей компании. Важным шагом является сжатие данных о расходах в понятную электронную таблицу. Например, представьте, что вы управляете пекарней и пытаетесь решить, рентабельна ли покупка вашей продукции на месте.

№ 2. Время и деньги будут сэкономлены

Когда вы используете стандартизированную электронную таблицу для отслеживания своих расходов, вы можете сэкономить время, вычисляя общие и средние значения с помощью встроенных формул. В результате вы можете сосредоточиться на своих финансовых целях, а не заниматься математикой.

№3. Проще выявить ошибочные или мошеннические расходы

Вы можете определить странные изменения, отслеживая свои расходы. Электронная таблица расходов, например, упрощает просмотр изменений в расходах, например, если вы обычно тратите 100 долларов в месяц на канцелярские товары, а вместо этого тратите 500 долларов в следующем месяце. Своевременное выявление этих «красных флажков» позволяет выявить и расследовать мошеннические или незаконные расходы.

Как малому бизнесу вести учет расходов?

Каков наилучший способ отслеживать расходы для бизнеса?

Открыть бизнес-счет
Выберите бухгалтерскую программу.
Подключите свои финансовые учреждения
Файл ваши квитанции
Просмотрите свои бизнес-расходы

Как автоматически отслеживать бизнес-расходы?

Способы отслеживания расходов вашего бизнеса следующие:

Откройте банковский счет компании.
Выберите подходящую систему учета.
Выберите метод начисления или кассовый учет.
Присоединяйтесь к финансовым учреждениям.
Начните правильно обрабатывать квитанции.
Быстро регистрируйте все расходы.
Подумайте об использовании программного обеспечения для составления бюджета.

Как я могу отслеживать расходы самозанятых?

Бухгалтерская книга самозанятости, иногда известная как «бухгалтерская книга», — это причудливый термин, обозначающий, где вы записываете все доходы и расходы вашего бизнеса. Вы можете записывать информацию в рукописный «бухгалтерский учет», онлайн-таблицу или бухгалтерское программное обеспечение.

Почему я должен отслеживать расходы?

Основная цель отслеживания расходов — найти и устранить неэффективные модели расходов в вашей финансовой жизни. Кроме того, поддержание контроля над своими финансами и поощрение более эффективных финансовых методов, таких как сбережения и инвестиции, будут зависеть от постоянного отслеживания ваших расходов.

Заключение

Отслеживание расходов на бизнес поможет вам понять свое финансовое положение. Поэтому примите соответствующие меры, чтобы расходы не были упущены из виду. Принятие более взвешенных финансовых решений и право на налоговые льготы и другую финансовую помощь для бизнеса становятся возможными благодаря ведению организованного журнала расходов.