Организации все чаще полагаются на внутренние инструменты делового общения для повышения эффективности и производительности, независимо от того, где находятся сотрудники. Это поможет упростить управление ИТ, найти удобные решения и вдохновить персонал. Поэтому общение необходимо для запуска и развития успешного бизнеса. Внешняя и внутренняя коммуникация включает в себя широкий спектр инструментов делового общения. Эти инструменты помогают повысить производительность вашего бизнеса, а также онлайн-платформы для совместной работы и повышения производительности. В этой статье мы обсудим некоторые практические инструменты делового общения в Интернете, которые помогут вам в бизнесе.
Каковы основные инструменты делового общения?
Существует широкий спектр коммуникационных инструментов, используемых как для внутренней, так и для внешней коммуникации. Эти инструменты включают в себя управление задачами, обмен мгновенными сообщениями, голос, инструменты для видеоконференций, инструменты для совместной работы над документами, центр знаний, почту, электронную почту и онлайн-платформы для совместной работы и выполнения работы. Мы начнем с некоторых основных инструментов делового общения
№ 1. Инструменты управления задачами
Команды, которые рассредоточены или находятся вне офиса, не могут позволить себе роскошь посещать рабочие места друг друга, чтобы посмотреть, над чем работают их коллеги, или проверить сроки.
Вот почему программное обеспечение для управления задачами так полезно. Даже если ваша организация обладает самым мощным технологическим стеком, достижение ваших целей будет почти непростым, если вы не будете правильно выполнять свои обязанности.
Вы можете использовать приложение для управления задачами, чтобы создавать календари проекта, назначать работу членам команды и устанавливать крайние сроки. После запуска проекта инструмент будет отслеживать, как продвигаются проекты и успевает ли ваша команда вовремя; Инструменты управления задачами также идеально подходят для поддержания эффективных деловых коммуникаций. Они могут обрабатывать обсуждения проекта, потому что каждый комментарий или часть ввода хранится в карточках или цепочках. Например, такая платформа, как Trello, использует специализированные списки, доски и временные шкалы для организации задач. Если у кого-то из вашей команды есть жалоба на задачу или ему нужно скорректировать расписание, все, что ему нужно сделать, — это @упомянуть вас, и вы получите уведомление.
№ 2. Обмен мгновенными сообщениями
Обмен мгновенными сообщениями — это обязательный инструмент для быстро меняющихся команд, которым необходимо взаимодействовать и работать в режиме реального времени. Хотя электронная почта предназначена для достижения этой цели, мы все знаем о ее недостатках: сообщения читаются только в том случае, если получатель постоянно следит за своим почтовым ящиком.
Когда дело доходит до электронных писем, есть склонность к увеличению длины, когда часто требуется простой ответ. Это может препятствовать быстрым ответам.
Платформы мгновенного чата идеально подходят для команд, увязших в ненужных цепочках электронной почты или желающих сотрудничать в режиме реального времени без задержек, связанных с почтовыми ящиками.
Slack — один из наших любимых инструментов делового общения в команде. Это простой и удобный мессенджер, который позволяет вам общаться с отдельными людьми или группами в режиме реального времени.
Каналы могут быть настроены для отдельных команд, чтобы ваша команда дизайнеров не слышала о счетах, которые отслеживает финансовый отдел, и они также являются отличной областью для повышения эффективности. Вместо того, чтобы собирать свою команду на длительные утренние встречи, рассмотрите функцию утреннего стендапа в Slack, чтобы получить быстрый обзор того, что все делают в этот день.
Однако, если вы используете Workvivo для своей социальной интрасети, вы можете интегрировать службы обмена мгновенными сообщениями Slack в свою ленту активности. Так что, даже если ваши сотрудники не используют Slack, они не пропустят важные сообщения!
№3. Инструменты голосовой и видеоконференцсвязи
Включение инструментов для телефонных и видеоконференций в вашу технологическую платформу имеет важное значение. Ваша команда может использовать эти технологии не только для проведения виртуальных встреч и обсуждения проектов, но и для общения с клиентами и поиска новых возможностей для бизнеса.
Запустить видеочат с вашей командой так же просто, как запланировать время встречи, предоставить ссылку и дождаться их присоединения, в зависимости от вашего сервиса. Вы можете проводить встречи, обмениваться презентациями и общаться с клиентами из любого места с помощью такого инструмента, как Zoom (у которого уже более 300 миллионов пользователей!).
Когда собрание начинается, вы можете сотрудничать максимум с 25 людьми, делясь своим экраном и связывая файлы. А если кто-то не может присутствовать на собрании, вы можете записать его и отправить ему, как только закончите!
Сложно отслеживать все ваши приложения, если вы используете многие из них. К счастью, вы можете использовать средство запуска приложений в таких продуктах, как Workvivo, для подключения и использования приложений непосредственно с панели управления. Интеграция Zoom с Workvivo позволяет вашей команде запускать видеоконференции прямо из своей социальной сети, экономя время на переключении между приложениями.
№ 4. Инструменты для совместной работы над документами
Подумайте, как выглядело бы рабочее место без инструмента для совместной работы над документами — как команда могла бы объединить усилия и совместно работать над проектом без них? Существует множество решений для совместной работы с документами на выбор; самое приятное то, что многие из них бесплатны. Google Workspace – это инструмент для совместной работы, который позволяет командам работать с документами, электронными таблицами, слайд-шоу и формами. Делитесь ссылкой с коллегой, комментируйте, предлагайте и редактируйте проекты в режиме реального времени.
№ 5. Центр знаний
Обучение ваших сотрудников как можно большему количеству аспектов вашей организации — отличный способ поощрить их и улучшить их понимание вашего продукта.
Уделить время их обучению — сложная задача. Проведение совещаний и распространение больших объемов информации — не идеальная стратегия, чтобы побудить их узнать больше о вашей организации и дать им возможность решать проблемы самостоятельно.
Центр знаний, иногда называемый «базой», представляет собой библиотеку, в которой предприятия могут хранить политики, учебные пособия, вики-сайты и другие ресурсы. Вы также можете делать объявления компании, обновлять заявления о миссии и разрабатывать цели компании.
Однако коммуникационные инструменты позволяют создавать организованную базу знаний и легко обновлять документы по мере необходимости.
№ 6. Почта
Даже при сегодняшних возможностях связи обычная почта остается мощным коммерческим инструментом. Он добавляет индивидуальный подход и часто используется для доставки защищенных документов, контрактов и приобретенных товаров клиентам. Учетная запись usps.com или Stamps.com (в США) позволяет распечатывать почтовые отправления с вашего компьютера и является простым способом обработки почты из дома или на рабочем месте. Есть несколько перевозчиков, доступных для международной доставки почты. Узнайте, какие операторы связи являются наиболее надежными в вашем регионе. Вы можете сравнить цены, даты доставки и варианты отслеживания, чтобы найти лучшее предложение.
№7. Эл. адрес
Даже если у вас в настоящее время есть личный адрес электронной почты, наличие рабочего адреса электронной почты поможет вам общаться с клиентами, поставщиками и внутренними коллегами. Крайне важно ежедневно проверять электронную почту. В зависимости от типа вашей учетной записи вы можете получить доступ к различным службам электронной почты. Например, вы можете отслеживать электронные письма для определенных учетных записей, чтобы гарантировать, что получатель их прочитает. С различными типами учетных записей вы также можете откладывать отправку исходящих писем, фильтровать полученные электронные письма и настраивать автоматические ответы.
Gmail, Outlook и Yahoo — это платформы для размещения электронной почты. Есть и другие. Эти платформы предоставят вам ваш рабочий адрес электронной почты за дополнительную плату. Например, вы можете заплатить цену за размещение [электронная почта защищена] на одной из почтовых платформ.
№8. Google Voice и другие службы интернет-телефонии
Интернет-звонки — это способ совершения телефонных звонков через Интернет. Существует множество сервисов интернет-телефонии. Google Voice — самый популярный и доступный вариант. Google Voice включает в себя голосовую почту, SMS и текстовые сообщения, а также местный номер телефона. Пользователи могут отправлять бесплатные текстовые сообщения, изменять свою голосовую почту, читать текстовую расшифровку своей голосовой почты и многое другое. Пользователи могут совершать или принимать телефонные звонки или текстовые сообщения со своего компьютера или смартфона.
Служба голосовой почты Google теперь бесплатна для всех пользователей Gmail. Другие поставщики услуг интернет-телефонии включают Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably и OnSIP. Каждый из них предлагает ежемесячную платную услугу с различными функциями, возможностями, преимуществами и недостатками.
Какой самый успешный инструмент делового общения?
Электронная почта, возможно, самый популярный инструмент делового общения, открывает множество возможностей для общения. Сотрудники могут использовать приложение для обмена жизненно важной информацией, а менеджеры и руководители могут взаимодействовать с отчетами или руководством более высокого уровня. Поскольку электронная почта имеет такую большую аудиторию, предприятия могут использовать ее, чтобы оставаться на связи с клиентами, предоставлять и получать отзывы, привлекать новых клиентов и даже создавать канал, по которому клиенты могли бы связываться с представителями или руководителями в любое время суток. Электронная почта также позволяет пользователям отправлять и получать данные в виде вложений в сообщения, что позволяет технологическим компаниям предоставлять важные исправления и обновления в режиме реального времени.
Каковы 7 типов делового общения?
Большинство предприятий используют один из четырех типов делового общения: внутреннее (восходящее и нисходящее), внешнее или горизонтальное/латеральное. Давайте подробнее рассмотрим многие виды делового общения.
№1. Внутренняя деловая коммуникация
Внутреннее деловое общение относится к взаимодействию между членами организации. Он включает в себя как официальные, так и неформальные способы общения. Внутренняя коммуникация возникает, когда несколько отделов передают информацию персоналу организации. Эффективная внутренняя коммуникация имеет решающее значение для повышения производительности и удовлетворенности. Существует в основном два типа внутрикорпоративной коммуникации:
- Внутренняя восходящая коммуникация: Например, предположим, что отдел кадров организации создал отчет по определенной теме, который затем передается менеджеру по персоналу. Это пример восходящего внутреннего делового общения.
- Внутренняя нисходящая связь: Когда генеральный директор компании устанавливает новые инструкции и распространяет их среди всех сотрудников. Так происходит внутренняя нисходящая деловая коммуникация внутри организации.
№3. Горизонтальное/латеральное деловое общение
Горизонтальное или горизонтальное деловое общение относится к общению, которое происходит на горизонтальном уровне, т. е. между коллегами в организации или корпорации. В основном это делается посредством письменного или устного общения. Это деловое общение происходит при обмене сообщениями между одним отделом, между отделами или между людьми с сопоставимым уровнем знаний.
Информация, передаваемая с помощью этого метода, доступна только тем, кто имеет тот же ранг. Коммуникация на равных уровнях иерархии необходима для достижения функционального успеха и сотрудничества. Например, руководитель отдела маркетинга компании связывается с руководителем производства той же компании, чтобы обсудить новейшие маркетинговые тенденции, требования к продукту и пожелания потребителей. Сообщение будет соответствующим образом распространено посредством эффективной коммуникации между руководителями отделов.
№ 4. Внешнее деловое общение
Внешнее деловое общение происходит, когда информация о коммерческой фирме отправляется другой бизнес-организации или органам власти из другой организации за пределами бизнес-среды. Организации часто общаются с другими организациями, чтобы расширить свой коммерческий потенциал. В отличие от других видов делового общения внешнее деловое общение в основном осуществляется посредством письменных или устных средств.
Внешнее деловое общение подразделяется на два типа: формальное и неформальное. Письма, отчеты, презентации, меморандумы и другое официальное внешнее деловое общение являются примерами внешнего делового общения. Тем не менее, неформальное внешнее деловое общение может принимать различные формы и, как правило, находится вне контроля организации.
Например, компания может использовать различные формы рекламы, радиоканалы, рекламу в социальных сетях и т. д., чтобы распространять информацию о выгодных ценах и предложениях, доступных на их веб-платформе. Это яркий пример того, что известно как «внешняя коммуникация».
Заключение
Важно помнить, что не все инструменты внутреннего делового общения одинаковы; определенные программы превосходны в определенных контекстах, в то время как другие лучше использовать в одиночку. Мы рекомендуем вам тщательно проанализировать варианты использования этих инструментов для делового общения и определить, какие функции наиболее важны для взаимодействия на рабочем месте и проведения совещаний. Установите требование к инструменту и обсудите свои возможности с вашей командой.
Статьи по теме
- Краткосрочные кредиты для вашего бизнеса: хорошая идея?
- Бренды растворимого кофе: лучшие бренды с низким содержанием кислоты и кофе без кофеина (+Обзоры)
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: 24 лучших инструмента управления задачами для команд [2023]
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ: лучшие бесплатные и платные опции в 2023 году
- КОММУНИКАЦИОННЫЙ ТРЕНЕР: Эффективное общение
Рекомендации
