Поскольку компании ищут способы сократить расходы, повысить производительность и улучшить качество своих продуктов и услуг, автоматизация бизнес-процессов (BPA) приобрела популярность в последние годы. В этом блоге мы рассмотрим, что такое автоматизация бизнес-процессов, чем она полезна и как ее использовать в вашей компании. Поскольку это позволяет предприятиям любого размера оптимизировать операции, повышать производительность и сокращать расходы, автоматизация бизнес-процессов стала необходимой. Кроме того, организация может значительно выиграть от автоматизации бизнес-процессов, которая может повысить производительность, сократить расходы, повысить качество и гибкость. Потребности вашей компании, финансы и технические ноу-хау будут играть роль в выборе лучшего программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов.
Автоматизация бизнеса
Бизнес использует бизнес-процесс, который представляет собой набор связанных задач или действий, для выполнения конкретной задачи или цели. Это хорошо организованная повторяющаяся серия действий, которая принимает входные данные, генерирует выходные данные и часто включает в себя несколько заинтересованных сторон, включая партнеров, поставщиков, клиентов и сотрудников. Бизнес-процессы создаются, чтобы помочь организации в методичном и эффективном достижении ее целей и задач.
Использование передовых технологий для автоматизации рутинных бизнес-операций известно как автоматизация бизнес-процессов (BPA). Ввод данных, создание отчетов, составление расписаний, а также обмен данными — вот несколько примеров таких задач. BPA стремится повысить производительность, сократить расходы и повысить качество товаров и услуг.
Использование программного обеспечения для сокращения и улучшения человеческих усилий в конкретном бизнес-процессе известно как автоматизация бизнес-процессов. Основная цель BPA — автоматизировать как можно больше компонентов процесса, поскольку каждый процесс состоит из множества задач и рабочих процессов.
Кроме того, процесс автоматизации влечет за собой определение того, какие задачи могут быть автоматизированы, и создание рабочего процесса, который может выполняться компьютерной программой или сетью связанных систем. После того, как рабочий процесс создан, он тестируется, затем внедряется в работу, а персонал проходит инструктаж по использованию новой системы.
BPA можно найти в различных областях, включая управление, ввод данных, обслуживание клиентов, процессы управления персоналом, маркетинг и продажи.
Обычно автоматизированные процессы
- Push-уведомления, а также электронная почта
- Служба поддержки
- Создание кейсов для клиентов
- Сбор и перемещение данных
- Резервное копирование и восстановление
- Заявление на отпуск сотрудников
- Снабжение
- Работа колл-центра
- Заказы на продажу
- Отслеживание часов и посещаемости
- Заработная плата
- Выставление счета
- Коллекции
- Запуск продукта
- Воспитание свинца
Типы автоматизации бизнес-процессов (BPA)
# 1. Роботизированная автоматизация процессов (RPA)
RPA — это тип автоматизации бизнес-процессов, который автоматизирует повторяющиеся задачи на основе правил с помощью программных роботов или ботов. Эти боты могут быть запрограммированы для выполнения различных задач, включая ввод данных, обработку счетов и выполнение заказов. RPA может повысить производительность, уменьшая количество ошибок и повышая точность для бизнеса. Боты RPA также могут быть настроены на непрерывную работу, что позволяет предприятиям быстро и эффективно обрабатывать огромные объемы данных.
# 2. Управление бизнес-процессами (BPM)
Моделирование, анализ, а также оптимизация бизнес-процессов с помощью программных средств является составной частью автоматизации бизнес-процессов или BPM. BPM также может помочь предприятиям в выявлении неэффективных операций, узких мест и потенциальных областей для улучшения. BPM может помочь предприятиям оптимизировать свои операции, уменьшить количество ошибок и повысить производительность.
# 3. Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО)
Обработка естественного языка, анализ настроений и прогнозная аналитика — это примеры сложных задач, которые можно автоматизировать с помощью ИИ и машинного обучения. Предприятия могут повысить свою эффективность, качество обслуживания клиентов, а также процесс принятия решений с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения. Для обслуживания клиентов предприятия могут автоматизировать чат-ботов, чтобы клиенты могли получать быстрые ответы на свои вопросы без необходимости взаимодействия с человеком.
# 4. Автоматизация рабочих процессов
Автоматизация рабочего процесса — это процесс автоматизации обмена задачами и информацией между различными отделами или людьми с помощью программных средств. Эта автоматизация рабочего процесса может еще больше помочь предприятиям сократить ручной труд, улучшить командную работу и повысить производительность. Например, предприятия могут использовать автоматизацию рабочих процессов для ускорения процесса утверждения заказов на покупку и отчетов о расходах.
Как автоматизировать бизнес-процесс
№1. Определите процессы для автоматизации
Выбор того, какие из ваших бизнес-процессов можно автоматизировать, является первым шагом в процессе автоматизации. По сути, начните с изучения ваших текущих процессов, чтобы определить действия, которые повторяются, отнимают много времени и подвержены ошибкам. Эти задачи идеально подходят для автоматизации.
№ 2. Определение рабочего процесса
Определение рабочего процесса происходит после того, как вы определили, какие процессы автоматизировать. Это влечет за собой описание шагов процесса и определение его входов, выходов и поворотных моментов. Это также позволит вам различать задачи, которые можно автоматизировать, и те, которые требуют участия человека.
№3. Выберите правильные инструменты
Важно сделать правильный выбор при выборе идеального инструмента автоматизации для вашей компании. От простых инструментов автоматизации задач до сложного программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPM) — на рынке представлен широкий выбор инструментов автоматизации. При выборе подходящего инструмента учитывайте необходимую степень автоматизации и сложность ваших процессов.
№ 4. Создайте и постройте автоматизацию
Проектирование и разработка автоматизации — это следующий шаг после выбора подходящих инструментов. Для этого инструмент должен быть настроен для автоматизации назначенных задач и интегрирован с другими организационными системами. Кроме того, в зависимости от того, насколько сложны ваши процессы, на этом этапе также может потребоваться участие группы разработчиков.
№ 5. Тестируйте и улучшайте
Любой проект автоматизации должен включать тестирование как важный шаг. После создания автоматизации тщательно протестируйте ее, чтобы убедиться, что она работает так, как задумано. На этом этапе вы можете запускать тесты на фиктивных данных, выискивать и исправлять ошибки и оттачивать автоматизацию до тех пор, пока она не удовлетворит ваши потребности.
# 6. Обучение персонала
Обучение вашего персонала — это следующий шаг после того, как вы протестировали и улучшили автоматизацию. Это влечет за собой обучение их использованию автоматизации, предоставление им документации и учебных материалов, а также обеспечение того, чтобы они понимали ее преимущества.
# 7. Оценка мониторинга производительности
После установки автоматики периодически проверяйте и оценивайте ее работу. Это позволит вам определить любые проблемы или потенциальные области для улучшения и внести необходимые коррективы, чтобы гарантировать, что автоматизация продолжает удовлетворять ваши потребности.
Преимущества автоматизации бизнеса
№1. Повышенная эффективность
BPA может помочь упростить процесс и сократить время выполнения работ за счет автоматизации повторяющихся и ручных задач. В результате этого может быть достигнута экономия средств за счет более высокой производительности и эффективности.
№ 2. Меры экономии
Автоматизируя процессы, которые в противном случае потребовали бы участия человека, BPA может способствовать снижению затрат. Это может привести к снижению трудозатрат, меньшему количеству ошибок и лучшему контролю качества.
№3. Более быстрое время реакции
Время отклика также можно сократить с помощью BPA за счет автоматизации процедур утверждения и связи. Это может помочь предприятиям быстро реагировать на запросы клиентов и своевременно решать проблемы.
№ 4. Упрощение процесса
Упрощение процессов — одно из замечательных преимуществ системы автоматизации процессов. По сути, устранение расточительных действий и концентрация внимания упрощается благодаря четкой отчетности, настраиваемым уведомлениям, ценной информации и более быстрому времени выполнения работ.
# 5. Улучшения в управлении данными
Ввод, хранение и извлечение данных можно автоматизировать с помощью BPA, чтобы упростить управление данными. Принятие лучших бизнес-решений может быть результатом наличия более точных и достоверных данных.
# 6. Лучшее распределение ресурсов
Автоматизируя задачи управления ресурсами, такие как планирование и планирование мощностей, BPA также может помочь организациям более эффективно распределять ресурсы.
№ 7. Оперативное единообразие
Вы можете рассчитывать на постоянный стандарт результатов при каждой автоматизации бизнес-процесса. Позиционируя свой бизнес как надежный, стандартизация может помочь вам привлечь больше клиентов.
# 8. Повышение качества обслуживания клиентов
BPA может улучшить качество обслуживания клиентов, снизив рабочую нагрузку на представителей службы поддержки клиентов и сократив время отклика за счет автоматизации задач обслуживания клиентов, таких как системы продажи билетов и чат-боты.
Недостатки автоматизации бизнеса
№1. Стоимость реализации
Большинство инструментов автоматизации бизнеса требуют единовременной платы за установку и ежемесячной абонентской платы за использование.
№ 2. Потребность в квалифицированном персонале
Требуется адаптация и обучение сотрудников, чтобы помочь им в использовании новых инструментов автоматизации. Следовательно, это может потребовать значительных затрат времени и усилий.
№3. Проблемы с безопасностью
Сбор бизнес-данных является важнейшим компонентом современной автоматизации бизнеса. Это может повысить уязвимость ваших данных для взломов и злонамеренных атак, даже если это способствует эффективности и принятию решений на основе данных. Системы цифровой автоматизации могут подвергнуть данные вашей компании взлому и другим внешним атакам, если они не защищены должным образом.
Примеры автоматизации бизнеса
№ 1. Человеческие ресурсы
Специалисты по персоналу могут сэкономить время и повысить точность, автоматизировав кадровые процедуры, такие как прием на работу, оценка эффективности и начисление заработной платы. Многие предприятия автоматизируют эти процессы с помощью инструментов BPA, что дает HR-специалистам больше времени для работы над более важными проектами.
№2. Обслуживание клиентов
Автоматизация процессов обслуживания клиентов, таких как системы продажи билетов, поддержка в чате и поддержка по телефону, возможна с помощью чат-ботов и других инструментов автоматизации. Помимо ускорения времени отклика, это повышает удобство работы с клиентами.
№3. Производство
Автоматизация используется для улучшения производственных процедур, таких как обработка заказов, управление запасами и контроль качества. Производственные компании также могут повысить точность, согласованность и производительность за счет автоматизации этих процессов.
№4. Бухгалтерия
Бухгалтерские задачи, которые можно автоматизировать, включают кредиторскую задолженность, дебиторскую задолженность и финансовую отчетность. Кроме того, это может помочь повысить точность, уменьшить количество ошибок и сэкономить время. Чтобы автоматизировать эти процессы, многие предприятия используют инструменты BPA, такие как бухгалтерское программное обеспечение.
№ 5. Ввод данных и управление
Ввод данных и управление ими можно автоматизировать с помощью программных инструментов, что снижает трудозатраты и риск ошибок. Сюда также входят такие действия, как ввод заказов, обработка счетов и управление данными клиентов.
№6. Управление запасами
Используя компьютерные программы, которые отслеживают уровни запасов, автоматически обрабатывают заказы и управляют уровнями запасов, управление запасами можно автоматизировать. Это также может помочь предприятиям сократить дефицит и избыточные запасы, повысить производительность и прибыльность.
Программное обеспечение для автоматизации бизнеса
Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов (BPA) позволяет организациям автоматизировать ручные и повторяющиеся задачи, реструктурировать рабочие процессы и совершенствовать операции. Эти программы предлагают множество функций, включая конструкторы рабочих процессов с перетаскиванием, назначение и отслеживание задач, отчеты и аналитику в реальном времени, а также интеграцию с другими программами.
Технология, используемая для планирования, выполнения и отслеживания автоматизации процессов, известна как программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов (или просто программное обеспечение BPA). Дополнительные названия для него включают инструмент BPA, платформу BPA и решение BPA.
Факторы, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения BPA
№1. Управление задачами
Делегирование задач, установка сроков и напоминаний, а также мониторинг прогресса в реальном времени должны быть возможны с программным обеспечением. Кроме того, ему необходимо рассылать уведомления и оповещения, чтобы держать всех в курсе и по расписанию.
№ 2. Анализ данных и отчетность
Не менее важно искать программное обеспечение BPA, которое предлагает углубленный анализ ваших процессов, включая время цикла, узкие места и соответствие требованиям. Чтобы помочь вам найти возможности для улучшения и оптимизации рабочих процессов, программное обеспечение должно позволять вам создавать полностью настраиваемые отчеты и информационные панели.
№3. Поддержка и обучение
Выберите программное обеспечение BPA, которое обеспечивает всестороннюю поддержку клиентов, такую как учебные материалы, руководства пользователя и специализированную группу поддержки. Чтобы не отставать от самых последних рыночных тенденций и лучших практик, программное обеспечение также должно предлагать частые обновления и новые функции.
# 4. Интеграции
В идеале ваше программное обеспечение BPA будет интегрироваться с другими приложениями, которые вы уже используете, такими как управление проектами, CRM и ERP.
Ниже приведены некоторые из лучших программ для автоматизации бизнеса:
# 1. Wrike
Инструмент BPA под названием Wrike предоставляет функции для совместной работы, автоматизации рабочих процессов и управления проектами. Он предлагает отчеты в реальном времени, адаптируемые рабочие процессы и системную интеграцию с различными приложениями.
# 2. Зохо Создатель
Платформа с низким кодом под названием Zoho Creator позволяет компаниям создавать уникальные веб-приложения и мобильные приложения, автоматизировать рабочие процессы и управлять данными.
# 3. Microsoft Power Автоматизация
Облачная платформа автоматизации под названием Microsoft Power Automate (ранее известная как Microsoft Flow) позволяет компаниям создавать автоматизированные рабочие процессы и интегрировать их с другими продуктами Microsoft.
# 4. Zapier
С помощью облачной платформы автоматизации Zapier предприятия могут оптимизировать процессы и подключаться к другому программному обеспечению.
# 5. IBM Автоматизация
Облачная платформа автоматизации под названием IBM Automation позволяет компаниям автоматизировать свои рабочие процессы и интегрировать их с другими приложениями IBM.
Какие существуют виды автоматизации бизнеса?
- Автоматизация процессов
- Автоматизация интеграции
- Базовая автоматизация
- Artificial Intelligence
- Роботизированная автоматизация процессов
Каковы 4 этапа автоматизации бизнес-процессов?
Существует четыре этапа автоматизации бизнес-процессов: анализ, внедрение, интеграция, сопровождение и поддержка.
Каковы три примера автоматизации бизнес-процессов?
- Служба поддержки игроков
- Ввод данных
- Производство
Почему малый бизнес должен автоматизироваться?
Это упростит запись каждого взаимодействия с клиентом и может улучшить обслуживание клиентов. Вы можете создавать и систематизировать лиды и отчеты о продажах, автоматизировав CRM. Это также упрощает мониторинг программ лояльности клиентов, счетов-фактур и рейтингов удовлетворенности клиентов.
Какие части бизнеса можно автоматизировать?
- Ввод данных
- Обработка заказов
- Служба поддержки игроков
- Маркетинг
- Продажа
- Бухгалтерский учет
- Производство
- Цепочка поставок и розничная торговля
- Человеческий ресурс
Заключение
Предприятия в различных секторах используют автоматизацию бизнес-процессов (BPA) для повышения эффективности и стимулирования расширения. Поэтому автоматизация бизнес-процессов используется во всех отраслях для повышения эффективности, сокращения расходов и повышения производительности.
Таким образом, при выборе лучшего программного обеспечения BPA важно учитывать потребности, финансы и уровень технических знаний вашей компании. Программное обеспечение с удобным конструктором рабочих процессов, эффективными функциями управления задачами, отчетами и аналитикой в режиме реального времени, интеграцией с другими программными инструментами, масштабируемостью, тщательной поддержкой и обучением — вот что вам нужно. Предприятия могут сосредоточиться на важных видах деятельности, которые стимулируют рост и инновации, автоматизируя повторяющиеся и трудоемкие задачи.
Подводя итог, можно сказать, что поиск подходящих процессов для автоматизации, выбор лучших инструментов BPM и обеспечение того, чтобы вся организация поддерживала инициативу по автоматизации, являются ключом к успешному внедрению BPA. Предприятия могут использовать возможности BPA для преобразования своей деятельности и поддержания конкурентоспособности в современной динамичной бизнес-среде путем тщательного планирования, внедрения и мониторинга.
Статьи по теме
- АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБСЛУЖИВАНИЯ КЛИЕНТОВ: лучшие практики
- АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА: определение, этап, программное обеспечение, преимущества и маркетинг
- Автоматизация продаж: смысл, платформы и преимущества
- АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: определение и лучшие программные инструменты
- Программное обеспечение для управления рабочим процессом: лучшие варианты в 2023 году
Рекомендации
