Факс существует уже много десятилетий. Традиционно факсимильные аппараты использовались для отправки деловой корреспонденции, включая служебные записки и письма. В то время предпочтение отдавалось машинам, потому что они были быстрее обычной почты. Но в современном цифровом мире предприятия заменили традиционные процессы отправки факсов онлайн-факсами.
Современные технологии позволяют бизнес отправлять и получать факсы по электронной почте. Это улучшило деловую факсимильную связь и сделало ее более конфиденциальной и безопасной. Хотя появилось несколько каналов связи, таких как текстовые сообщения, телефонные звонки и обмен сообщениями в социальных сетях, которые позволяют компаниям напрямую связываться с клиентами, факсимильная связь сохранила свою эффективность.
Но большинству предприятий еще только предстоит внедрить факс в свои бизнес-процессы, и эта проблема привела к использованию современных факсимильных процессов.
Если вы владелец бизнеса, вот пять приемов, которые помогут вам оптимизировать бизнес-процессы отправки факсов в вашей компании:
№1. Принять электронные подписи
Эффективный способ упростить работу с факсами — внедрить электронные подписи в бизнес-процессы. Онлайн-факсы позволяют предприятиям создавать цифровые подписи всякий раз, когда возникает необходимость отправить конфиденциальные файлы. Поскольку изображения подписи имеют профессиональный вид, они облегчают демонстрацию достоверности и надежности.
Использование электронных подписей на Efax позволяет предприятиям экономить время. Традиционно компании должны были распечатать любой отправленный им документ, прежде чем подписывать его, сканировать и повторно отправлять обратно. Интернет-факсы изменили все это.
Использование факс-серверов позволяет предприятиям подписывать документы, не распечатывая их. Люди, которые всегда в пути, найдут это решение очень удобным, главным образом потому, что они могут выполнять весь процесс на своих телефонах.
Электронные подписи также обеспечивают большую безопасность для очень важных и конфиденциальных документов, чем обычные печатные документы.
№ 2. Используйте приложения службы факсов
Одной из практик, которую вы можете оптимизировать в своем бизнес-процессе отправки факсов, являются приложения службы отправки факсов, которые позволяют вашей команде управлять системой отправки факсов из своих форм. Приложения службы факсимильной связи позволяют пользователям отправлять и получать факсы на свои телефоны, прежде чем передать их на факсимильный аппарат.
Компании, использующие приложения службы факсимильной связи, могут сэкономить время в процессе отправки факсов. Требуется отсканировать весь документ, загрузить его в Интернете, а затем отправить по электронной почте. Вместо этого служба передает документы мгновенно после их приема в устройство подачи документов и ввода номера факса получателя.
Когда необходимо прикрепить большие файлы, компаниям следует рассмотреть возможность загрузки отправленных или полученных документов, в которых задействованы большие файлы. Это означает, что если ваш бизнес интегрирует онлайн-факс в свою коммуникацию, вы можете изучить возможность использования облачных сервисов, которые позволяют передавать файлы PDF или изображения.
№3. Обучите свой персонал
Как безбумажная технология, факсимильная связь через Интернет является необходимой инвестицией для любого бизнеса. Чтобы выполнить его должным образом, предприятия должны разработать четкий план выполнения, который поможет перейти от бумажного офиса к безбумажному.
Помимо приобретения необходимого оборудования, хороший план выполнения должен включать в себя обучение сотрудников. Участие сотрудников лежит в основе оптимизации процесса отправки факсов в вашем бизнесе. Но они могут внедрить технологию онлайн-факсинга только в том случае, если они чувствуют себя вправе ее использовать. Ваши сотрудники должны быть хорошо обучены и осведомлены о необходимости принятия этой практики.
Рассмотрите возможность разработки программы обучения, чтобы помочь им понять основы работы с электронными факсами и как правильно использовать вспомогательные инструменты для использования. Попробуйте показать им, как онлайн-факсы работай. Вы также можете настроить их телефоны и электронную почту, чтобы они могли отправлять и получать факсы.
Предоставление вашим сотрудникам возможности использовать онлайн-факс позволяет вашему бизнесу сплотить всех, кто стоит за этой технологией, с хорошим пониманием того, почему бизнес переходит на безбумажные технологии.
№ 4. Добавление титульного листа к онлайн-факсам
Даже с развитием технологий в современном мире ваши факсимильные сообщения должны сохранять свой профессионализм. Онлайн-факсы отправляются и принимаются по электронной почте. Хотя электронная почта может считаться профессиональным способом общения, передача документов по этому каналу оставляет мало или совсем не производит впечатления на получателя.
Вы можете сделать сообщения, отправляемые по факсу в Интернете, отличными друг от друга, включив титульный лист в документы, которые отправляет ваша компания. Это гарантирует, что ваше сообщение оставит положительное впечатление у тех, кто его получит. Это также оставляет им важную информацию о вашем бизнесе, включая название компании, номер телефона и адрес.
№ 5. Инвестируйте в хорошее интернет-соединение
Интернет позволяет пользователям удобно и безопасно передавать документы из любой точки мира. Предприятия должны иметь хорошее подключение к Интернету, чтобы справиться с процессом передачи для отправки и получения онлайн-факсов.
Без стабильного соединения предприятия не могут получить доступ к веб-службам факсимильной связи или прикреплять документы к электронным письмам. Хотя отправка срочных факсов через слабое интернет-соединение возможна, вашей компании требуется стабильное соединение для передачи исходящих и входящих файлов большого объема.
№ 6. Архивировать факсимильные файлы в облаке
Одно из преимуществ, которые онлайн-факсы предлагают предприятиям, заключается в том, что они сокращают или устраняют необходимость в печати документов. Но даже при передаче цифровых документов компаниям все равно необходимо архивировать их для дальнейшего использования. Лучший способ архивировать файлы eFax — хранить их в облачном хранилище. Использование облачного хранилища имеет множество преимуществ для бизнеса.
К ним относится предоставление сотрудникам доступа к архивным документам в любое время и из любого места. Это также позволяет им искать в архиве и извлекать информацию, когда возникает необходимость. Облачное хранилище также упрощает для предприятий отправку и получение больших файлов, которые невозможно отправить по электронной почте.
Заключение
Деловые факсы приобрели популярность благодаря удобству, которое они предлагают компаниям. В отличие от традиционных факсов, онлайн-факс позволяет сотрудникам получать и отправлять документы в любое время и из любого места. Это эффективно устраняет необходимость ждать, пока вы вернетесь в офис, чтобы отправить или получить документы. Эти аспекты делают важным для компаний улучшение процессов отправки факсов и повышение их эффективности. Если вы хотите улучшить бизнес-процесс отправки факсов, примените шесть описанных выше методов.
