Служебные электронные письма играют важную роль в электронном маркетинге, о которой многие люди не подозревают. хотя они немного отличаются от электронных писем службы поддержки, как мы увидим в этой статье, важно понимать, что такое служебная электронная почта и как она работает. Здесь мы дадим вам общий обзор служебной электронной почты с соответствующими примерами, а также основных поставщиков услуг электронной почты и простой этикет обслуживания клиентов по электронной почте.
Что такое служебная электронная почта?
Служебные сообщения электронной почты — это сообщения, содержащие уведомления, предупреждения, квитанции и подтверждения. Служебные электронные письма обычно содержат информацию об элементах или услугах, которые получатель обязался использовать.
Электронная почта в данном случае не имеет отношения к маркетингу. И, в отличие от маркетинга по электронной почте, где для отправки электронной почты требуется разрешение, для служебных электронных писем разрешение не требуется. В результате, если служебные электронные письма не считаются маркетинговыми электронными письмами, они могут быть отправлены без авторизации.
Зачем нужны служебные письма?
Служебные электронные письма используются для различных целей. Основной причиной является немедленная доставка информации клиентам. Это оказывает значительное влияние на весь потребительский опыт. И не было бы клиентов, которых нужно обслуживать, если бы не было исключительного обслуживания клиентов.
Еще одна причина, по которой используются сервисные электронные письма, заключается в том, что они экологичны. Вместо отправки печатных материалов, таких как квитанции или обновления информации, они отправляются онлайн.
Служебные электронные письма могут использоваться для различных целей и не должны ограничиваться. Такие элементы, как выписка со счетов, часто рассылаются. В результате постоянный клиент или клиент выиграют много. Они получат обзор своей учетной записи, в то время как вы продолжите устанавливать отношения и обслуживать их. В общем, держитесь на высоте.
Служебные электронные письма с уведомлениями
Обновление условий — прекрасный пример использования служебных писем. Клиенты/подписчики должны быть уведомлены всякий раз, когда ваши условия обновляются. И есть ли лучший способ сделать это, чем по электронной почте? Нет необходимости отправлять несколько страниц печатного контента, которые будут отброшены.
Если служебный адрес вашей компании или контактная информация изменились, высылается служебное электронное письмо, чтобы предупредить клиентов.
Потребитель также может позвонить или пообщаться в чате, чтобы исправить или изменить информацию о заказе или учетной записи. Затем они почти мгновенно получат подтверждение модификации. Любые соответствующие обновленные материалы также распространяются по электронной почте.
По какой-либо причине клиент решает сбросить свой пароль, поэтому для сброса и подтверждения нового пароля отправляется несколько служебных электронных писем.
Другой тип уведомления — это когда потребитель входит в систему из незнакомого или нового места. Потребителю отправляется электронное письмо с просьбой подтвердить вход в систему.
Сервисные письма с подтверждением заказа
Подтверждения заказов чаще всего используются в индустрии электронной коммерции. Онлайн-заказ поступает в интернет-магазин. После заказа по электронной почте отправляется подтверждение со всей важной информацией о покупке, такой как дата покупки, адрес доставки, продукт, налоговая квитанция и так далее.
Предварительный заказ может быть включен в онлайн-заказ. Заказ был размещен, но товар может отсутствовать на складе или в наличии в данный момент. В этом случае будет отправлено подтверждение предварительного заказа. Кроме того, дополнительные служебные электронные письма будут отправлены после того, как заказ будет на складе и готов к отправке.
После отправки заказа может быть отправлено еще одно служебное электронное письмо. Затем доставка подтверждается по электронной почте, и клиент подтверждает получение товара. Как вариант, подтверждение подписи.
Последующее электронное письмо может быть отправлено позже, чтобы запросить информацию.
Служебные электронные письма для обратной связи с клиентами
Служебные электронные письма также часто используются для получения отзывов потребителей. Вы хотите знать, как у вас дела или что ваши клиенты думают о вашем продукте или услуге? Все, что вам нужно сделать сейчас, это спросить.
Для сбора отзывов можно использовать опрос. Это также может помочь вам в принятии будущих маркетинговых и деловых решений. Возможно, имя вашей компании не так известно, как другие. Или, возможно, ваша компания слаба в определенной области знаний. Результаты опроса могут помочь определить ваши будущие маркетинговые цели и стратегии.
Что такое электронная почта службы поддержки?
Ответы по электронной почте на вопрос, отзыв или жалобу клиента называются электронными письмами службы поддержки клиентов. Клиенты могут связаться с вашей компанией, используя контактную форму на вашем веб-сайте, адрес электронной почты, указанный на вашем веб-сайте, или связавшись со службой поддержки клиентов. Ваша компания может рассылать автоматизированные электронные письма службы поддержки клиентов или составлять персонализированные электронные письма для клиентов. Как правило, электронные письма службы поддержки адресованы проблеме клиента с продуктом или услугой. Вот несколько альтернативных вариантов использования электронной почты службы поддержки клиентов:
- Решение проблем
- Ответ на критику
- Предоставление помощи
- Предоставление услуг по установке
- Устранение технологических сложностей
- Делать запросы
- Запрос у них обратной связи
Примеры электронной почты службы поддержки клиентов
Вот несколько примеров электронных писем службы поддержки, которые помогут вам составить собственные ответы:
№1. Ответ на вопрос
Вот пример ответа по электронной почте на запрос клиента:
Привет Джон.
Спасибо, что связались с нами по поводу оценки доставки для вашего индивидуального заказа.
На то, чтобы индивидуальные вещи дошли до места назначения, уходит от трех до четырех недель. Я просмотрел ваш заказ # HW-659 и увидел, что он близится к завершению. Он должен прибыть в течение семи-десяти рабочих дней.
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.
С уважением,
Мария
Представителю службы
№ 2. Отвечая на несколько вопросов
Вот пример потребителя, у которого есть несколько вопросов:
Ширли, добрый день.
Благодарим вас за обращение к нам по поводу вашего индивидуального заказа # HW-659. Ответы на ваши вопросы здесь.
«Есть ли способ переупорядочить одни и те же предметы, не повторяя процесс настройки?»
Да, вы можете изменить порядок заказов, выполнив следующие действия:
- Войдите в свой аккаунт.
- Затем выберите «История аккаунта».
- Выберите «Покупки».
Если вы хотите сделать повторный заказ, перейдите к покупке и выберите «Купить снова».
«Как применить несколько кодов скидок?»
В настоящее время мы не принимаем несколько кодов скидок в одной транзакции. Могу ли я предложить покупать ваши вещи отдельно и использовать другие ваши коды скидок таким образом?
Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы.
Лучший,
Сэм
Представителю службы
№3. Ответ на жалобу потребителя
Если у клиента есть жалоба, вы можете ответить следующим образом:
Добрый день, Диана.
Спасибо за ваши недавние комментарии. Я сожалею, что мы не смогли оправдать ваши ожидания по качеству с заказом № HW-659 и что ваш товар был доставлен поврежденным.
Я вернул полную сумму за товар в вашем аккаунте. Деньги должны быть на вашем счете в течение 48 часов. Мы отправили вам замену товара ускоренной доставкой. ABC456123 — это номер для отслеживания этой посылки.
Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.
Большое спасибо.
Пол
Представителю службы
Электронный этикет обслуживания клиентов
Поскольку все эти электронные письма отправляются и получаются каждый день, соблюдение обычных правил этикета электронной почты может увеличить вероятность того, что деловые партнеры и потребители ответят на сообщение и будут взаимодействовать с ним.
Вот несколько рекомендаций по этикету обслуживания клиентов по электронной почте, которые может использовать каждый:
№1. Используйте хорошее правописание и грамматику.
Орфографические и грамматические ошибки делают отправителя менее профессиональным, облегчают чтение вашего сообщения и демонстрируют уважение к получателю. Электронное письмо, предназначенное для продвижения «общественной» программы, но без буквы «i», например, может вызвать путаницу и унижение; эта ошибка не является чем-то необычным, как подтверждают сотрудники государственного сектора, и она остается распространенной проблемой. Кроме того, распространенные грамматические ошибки, такие как смешивание их, их и они, представлены небрежно. Даже лучшие писатели (и, если уж на то пошло, редакторы) время от времени допускают опечатки и грамматические ошибки. Используйте проверку орфографии, чтобы выявить частые ошибки. Подумайте о том, чтобы сделать еще один шаг и использовать более продвинутую проверку орфографии и грамматики, такую как Grammarly.
№ 2. Создайте отдельную строку темы.
Строка темы — это первое, что видят получатели, и это самый важный аспект в определении того, откроют ли они ваше письмо вообще. Напишите строку темы, которая побудит людей открыть ее — что самое главное, что они должны знать о содержании вашего электронного письма? Что они могут выиграть?
Например, электронное письмо, рекламирующее крупнейшую распродажу вашей компании в этом году, может указывать на то, сколько вещей продается со скидкой и как долго получатели должны участвовать, например: скидка 60% на всю летнюю одежду только в эти выходные. С другой стороны, электронное письмо, представляющее вашу недавнюю содержательную статью, может выделить основную проблему, которую она решает, например, ваши решенные проблемы с обустройством дома.
Крайне важно, чтобы строка темы отражала содержание электронного письма, а также была честной и привлекала внимание. Если заставить кого-то прочитать вашу электронную почту, это не победа, если электронная почта не соответствует обещанию, данному в строке темы, и вы рискуете потерять доверие своих получателей, обманув их.
№3. Отправляйте электронные письма только тем получателям, которые согласились.
Это не только отличный этикет электронной почты для маркетологов; это тоже закон. Отправляйте электронные письма только тем, кто активно присоединился к вашему списку, чтобы избежать попадания в черный список и попадания ваших электронных писем в спам-фильтры. Если кто-то получает от вас электронное письмо, которое он не запрашивал, он, скорее всего, отклонит его как нежелательную почту, а не как что-то, что стоит открыть и прочитать. Соблюдение стандартов подписки на электронную почту не только защитит вас от списков спама, но и повысит эффективность отправляемых вами электронных писем.
№ 4. Следуйте спецификации шрифта и цвета бренда.
При создании шаблонов электронной почты сначала учитывайте руководство по стилю вашей компании. Шрифты и цвета, используемые в профессиональных электронных письмах, должны соответствовать тем, которые используются на вашем веб-сайте и других маркетинговых платформах, и обычно существует стандарт даже для внутреннего общения между деловыми партнерами и коллегами. Если корпоративный веб-сайт полностью бирюзовый и фиолетовый с шрифтом Arial, электронное письмо, оранжево-черное в Comic Sans, будет казаться совершенно другим брендом. Поддержание согласованной визуальной идентичности позволяет потребителям и коллегам в одной и той же фирме связывать с вами весь свой опыт и точки соприкосновения, включая маркетинговые электронные письма, индивидуальные электронные письма, электронную коммерцию, блог и многое другое.
№ 5. Учитывайте размер электронной почты.
Многие типичные формы контента имеют огромные размеры файлов, например инфографика, фильмы и электронные книги в формате PDF. Большие вложения могут быть отклонены или помечены почтовым клиентом как спам. Даже если они достигают папки «Входящие», они будут загружаться медленно и могут потреблять пропускную способность папки «Входящие», которую ваш получатель не может себе позволить.
Вместо вложений электронной почты по возможности вставляйте материал, но только в том случае, если он не увеличивает размер электронного письма. Если размер вашего контента превышает 100 КБ, вместо этого включите ссылку на файл, размещенный на вашем веб-сайте.
Хотя загружаемые маркетинговые ресурсы часто размещаются за воротами для генерации лидов, по-прежнему важно помнить о размере электронной почты при доставке сообщений клиентам, потенциальным клиентам или внутренним деловым партнерам. Когда вы имеете дело с клиентами, которым требуется помощь, специалисты по продажам, успеху клиентов или группам поддержки клиентов могут счесть полезным отправить вложение, и последнее, что вы хотите сделать, — это загромождать чью-то электронную почту большими PDF-файлами или JPEG-файлами, когда они находятся в разгаре. сложного сценария.
№ 6. Включите сильный призыв к действию (CTA).
Каждое маркетинговое письмо, которое вы отправляете, служит определенной цели. Крайне важно четко определить действие, которое вы хотите, чтобы получатель сделал после прочтения электронного письма. Иногда это будет покупка, но чаще всего электронный маркетинг приводит к более мягким действиям, таким как нажатие, чтобы прочитать статью в блоге, подписка на ваш бизнес в социальных сетях или заполнение опроса. Определите ключевое действие, которое вы хотите, чтобы получатель выполнил перед отправкой, и используйте его для создания CTA, который мотивирует их сделать это.
№ 7. Используйте восклицательные знаки экономно.
Восклицательные знаки могут показаться простым способом добавить яркости письму, но они могут создать впечатление, что вы слишком стараетесь. Подумайте о том, чтобы получить электронное письмо с темой: «Добро пожаловать в наш список рассылки!!!!».
Большинству людей это кажется не очень профессиональным. Восклицательный знак может помочь вам время от времени выражать волнение, например, когда вы подписываете электронное письмо в конце января словами «С Новым годом!» или сказать новому клиенту: «Мы рады работать с вами!» Но используйте только по одному и используйте их экономно, убедившись, что они получают должное внимание, когда вы их используете».
Что такое поставщик услуг электронной почты для бизнеса?
Поставщик услуг деловой электронной почты управляет и обслуживает средства деловой электронной почты. Этот сервис предоставляет почтовую службу премиум-класса, которая значительно отличается от бесплатных служб веб-почты, таких как Yahoo и Google. Они подходят для малого и среднего бизнеса.
Доменное имя компании также включается в адрес электронной почты с помощью службы электронной почты Business. Вместо стандартных адресов электронной почты @yahoo.com, @hotmail.com или @gmail.com предприятия могут персонализировать адрес электронной почты на основе желаемого имени, чтобы оно выглядело более профессионально.
Другие современные технологии отличают службы деловой электронной почты от традиционных бесплатных поставщиков веб-почты. В сервисе будет размещено доменное имя компании, а также механизмы аутентификации безопасности электронной почты, включая перенаправление, репликацию и фильтрацию.
Каковы лучшие поставщики услуг электронной почты для бизнеса?
В первую десятку поставщиков услуг электронной почты входят:
- Люкс G
- Управление 365
- Microsoft Перспективы
- Yahoo! Малый бизнес
- Rackspace
- Kerio Connect
- Amazon WorkMail
- Intermedia
- IceWarp
- Пакет приложений OX
Как написать служебное письмо?
- Будь человеком.
- Быть вовремя
- Когда уместно, извинитесь
- Получите необходимую информацию немедленно
- Обеспечьте последовательность.
- Ничего не принимайте на свой счет
- Отвечать на все запросы клиентов
- Когда и где это возможно, делитесь ресурсами.
Как вы отвечаете на электронное письмо с запросом на обслуживание?
- Убедитесь, что у вас есть вся информация, необходимая для ответа.
- Избегайте чрезмерного усложнения вещей.
- Используйте язык клиента.
- Задавайте вопросы профессионально и вежливо
- Задавая вопрос, помните о трех S
- Важная информация должна быть отформатирована
- Всегда вычитывайте свою работу.
Каковы 3 примера почтовых сервисов?
Для безопасных, многофункциональных служб деловой электронной почты Gmail, Outlook и ProtonMail — отличные варианты.
Как вы отправляете электронное письмо с предложением услуг?
- Краткое введение и любая соответствующая справочная информация.
- Почему вы представляете предложение?
- Установите свои цели и задачи, а также их.
- Подчеркните свои отличительные таланты.
- Кратко обсудите бюджет и то, как он будет потрачен.
- Включите призыв к действию и просьбу о продолжении.
Что такое пример сообщения службы поддержки?
Здравствуйте [имя клиента], и спасибо, что связались с нами. Мы понимаем, что с вашим заказом может быть проблема. Мы расследуем это прямо сейчас и свяжемся с вами, как только узнаем, что происходит. Здравствуйте [имя клиента], я только что получил ваш билет.
Обобщить,
Служебные электронные письма производят большое впечатление на клиентов. Клиент получает доступ ко всей соответствующей информации, касающейся его покупки или обязательства. Электронная почта является идеальным средством для прямого и немедленного общения. То же самое можно сказать и о SMS; немедленные подтверждения и вдохновения доставляются прямо на ваш телефон.
Таким образом, можете ли вы использовать служебные электронные письма для маркетинга, в конечном итоге зависит от того, как вы их используете, соблюдая соответствующие правила. Однако в некоторых случаях служебные электронные письма можно рассматривать как непрямой маркетинг. Например, запрос обратной связи или проведение опроса может привести к снижению показателей отказа от подписки и повышению вовлеченности. Это всегда держит вас в центре внимания.
Статьи по теме
- Платформы для электронного маркетинга: обзор, общие характеристики, сравнение
- ЭЛЕКТРОННЫЙ МАРКЕТИНГ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: значение, лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга и советы
- Лучшие примеры маркетинговых кампаний по электронной почте (+ подробное руководство)
- СИСТЕМЫ ПОЧТЫ ДЛЯ БИЗНЕСА: 17+ лучших вариантов 2023 года (подробный обзор)
Рекомендации
