Не рекомендуется обсуждать управление жизненным циклом контракта на званом обеде. Но если вы сделаете это правильно, это может спасти или разрушить вашу компанию. В любой отрасли есть законные опасения по поводу отслеживания такого большого количества контрактов. Кроме того, последствия пропуска важной даты контракта могут быть серьезными. Любой может испытать это. Однако управление жизненным циклом контракта (CLM) может быть полезным (да, для всех). Одной из важнейших процедур, которая помогает фирмам управлять своими контрактами и, что наиболее важно, является управление жизненным циклом контракта. В этой статье мы расскажем об управлении жизненным циклом контрактов, рассмотрим различные типы программного обеспечения CLM, обсудим преимущества CLM-решений Ironclad для поставщиков и перечислим лучшие CLM-программы для более эффективного автоматизированного управления контрактами.
Что такое CLM Software
Любая цифровая платформа, предназначенная для обработки контрактов на всех этапах жизненного цикла, считается программным обеспечением CLM. Сравните это с программным обеспечением для подписи документов, которое просто позволяет собирать цифровые подписи. С помощью решений CLM штатные юридические и бизнес-пользователи могут автоматизировать процедуры управления, а также извлекать коммерчески полезную информацию из своих контрактов.
Некоторые предприятия концентрируются на определенном этапе или функции контракта, например на создании документов, в то время как другие концентрируются на конкретном типе контракта. Тем не менее, несколько специалистов из смежных областей права, таких как управление материальными потоками или расходами, предприняли попытки управления жизненным циклом контракта.
Уже существует не менее 150 компаний, предлагающих программное обеспечение для управления контрактами, но только одна может помочь современным предприятиям автоматизировать каждый этап процесса заключения контрактов.
Возможности программного обеспечения CLM для поставщиков
Не все программное обеспечение CLM для поставщиков одинаково, и если, как и большинство юридических отделов, вы тратите 97% своего времени и ресурсов на составление контрактов, вы хотите, чтобы ваше программное обеспечение CLM служило различным интересам в соответствии с требованиями вашей компании. Большинство программных решений CLM для поставщиков обычно включают следующие стандартные функции и возможности:
№1. История контактов и аудит
Вы всегда можете использовать самую последнюю версию контракта благодаря способности программного обеспечения CLM создавать историю версий, но вы также можете отслеживать внесенные изменения, а также их время и авторов. Большая часть программного обеспечения CLM отслеживает входы в систему, загрузки и другие изменения контрактов, поскольку проблемы, скорее всего, возникнут на этапах исправления или редактирования, поэтому раннее обнаружение ошибок является преимуществом.
№ 2. Совместное редактирование контракта
Крайне важно иметь возможность поддерживать и редактировать контракты в цифровом виде и асинхронно. В вашей программе CLM должна быть возможность совместного редактирования. Например, изменения, внесенные в контракт в юридической фирме Восточного побережья, можно быстро просмотреть и обсудить в немецкой юридической фирме.
№ 3. Согласие
Из-за потенциальных последствий соблюдения требований контракта, этот этап требует крайней осторожности. Ваша программа должна быть способна выполнять автоматическую проверку соответствия для вас. Согласно недавнему отчету международной юридической фирмы Ropes & Grey, 61% респондентов заявили, что разъяснение сотрудникам правил и норм является ключевым фактором, помогающим им понять их соблюдение. Вспомогательный персонал и помощники юристов раньше отвечали за проверку соблюдения условий контракта.
Однако, если вы используете программу CLM, вы сможете зарегистрировать соответствие и перепроверить его, сравнив его с другими контрактами, которые сопоставимы с ним, а также с архивами вашей компании и текущими юридическими документами.
№ 4. Просматриваемая база договоров
По данным The Aberdeen Group, 78% ведущих компаний имеют базы данных контрактов с возможностью поиска, что не только облегчает поиск конкретных товаров, но и экономит время и деньги.
Ваше решение CLM должно предлагать выделенные базы данных с возможностью поиска для ваших данных, а также надежное и безопасное хранилище (через облачный сервис). Кроме того, он должен иметь возможность сохранять предварительно установленные условия для типовых контрактов.
№ 5. Возможности электронной подписи
С цифровыми подписями меньше вероятность того, что ваши контракты будут скопированы или изменены. Вы должны предложить юридически обязывающий метод принятия цифровых подписей в своем решении CLM. Ваше программное обеспечение CLM должно автоматически распознавать и изменять эти требования, поскольку требования к цифровым подписям различаются в зависимости от федерального и международного законодательства.
№6. Управление рабочим процессом
По данным Thomson Reuters, автоматизация и координация управления контрактами могут высвободить до 82% работы юриста. Контракт должен управляться несколькими сторонами и проходить несколько этапов, включая выдачу, согласование, исполнение и продление.
Лучшее программное обеспечение CLM информирует все стороны об изменениях, подготавливает их к выполнению своих ролей в контракте (включая соблюдение и предварительное обнаружение) и информирует их о том, что необходимо сделать для завершения контракта, с помощью предупреждений и уведомлений.
№ 7. Оповещения и уведомления об изменениях контракта
Все стороны должны быть немедленно проинформированы, если необходимо исправить ошибку или внести изменение, при этом отслеживая, кто вносит изменения. Кроме того, вы можете фильтровать оповещения через свою программу CLM, чтобы узнавать только о соответствующих изменениях.
Лучшее программное обеспечение CLM
Ниже перечислены лучшие программные инструменты управления жизненным циклом контрактов (CLM), которые позволяют улучшить администрирование контрактов:
№1. Icertis Управление контрактами
Icertis хорошо осведомлен о различных аспектах CLM, включая инструменты для обеспечения соответствия, истории аудита и соответствия. Кроме того, он соединяется со всеми важными платформами CRM, ERP и управления расходами. Платформа имеет панель инструментов для анализа рисков на основе внутренних и внешних данных, что позволяет заблаговременно обнаруживать риски или недостатки в контрактах, чтобы вы могли принять меры для их смягчения.
№2. DocuSign CLM
DocuSign хорошо известен в сообществе CLM и может похвастаться более чем 1,000,000 1 3,000 платящих клиентов и 500 миллиардом пользователей по всему миру. Помимо более чем XNUMX федеральных, государственных и муниципальных правительственных организаций, он предоставляет услуги ведущим корпорациям из списка Fortune XNUMX в области вычислительной техники, банковского дела и здравоохранения. И eSignature, и CLM одобрены на уровне умеренного воздействия FedRAMP (протокол безопасности для правительства и Министерства обороны США).
№3. Контракты SAP Ariba
Покупатели и поставщики могут сэкономить время и свести к минимуму количество ошибок, используя SAP Ariba, которая специализируется на разработке основных шаблонов и унификации повторяющихся и согласованных терминов. Программа помогает своим пользователям управлять лицензиями на интеллектуальную собственность, внутренними соглашениями и контрактами на товары и услуги. Он также автоматизирует и ускоряет CLM от начала до конца. Кроме того, он быстро и легко подготавливает контракты, используя предварительно утвержденные шаблоны и условия.
№ 4. Конга Контракты
У Conga Contracts отличный уровень удержания клиентов (9 из 10 клиентов продлевают контракт с ними), и оно уже десять лет подряд удерживает звание самого загружаемого платного приложения CLM. Он предлагает интегрированное решение Salesforce для управления контрактами от начала до конца. Он также был признан лидером в магическом квадранте Gartner для управления жизненным циклом контрактов, 2021 г., и в IDC MarketScape: всемирные приложения SaaS и облачные приложения для управления жизненным циклом контрактов, 2021 г.
№5. LinkSquares
Более 400 юридических групп в компаниях среднего и крупного бизнеса, в том числе такие известные компании, как TGI Fridays, Cogito и Wayfair, помогли LinkSquares найти клиентов и быстрее развивать свой бизнес. Он также предоставляет LinkSquares Finalize, который извлекает важную информацию из всех ваших контрактов, отправляет вам отчеты по всему вашему юридическому портфолио в режиме реального времени и надежно архивирует все ваши соглашения в едином онлайн-репозитории.
№ 6. ПандаДок
PandaDoc — это мощное решение для управления контрактами, которое может помочь компаниям любого размера в создании, передаче и отслеживании контрактов и других важных документов. Это популярный вариант для предприятий, пытающихся улучшить свои процедуры управления контрактами и ускорить свои рабочие процессы с документами благодаря удобному дизайну, адаптируемым возможностям и соединителям.
№ 7. Эвисорт
Благодаря централизации контрактов без переноса, использованию ИИ для отслеживания и поиска метаданных и условий без ручного ввода данных, а также предоставлению командам возможности составлять, исправлять, утверждать, подписывать, составлять отчеты и продлевать контракты, платформа Evisort для анализа контрактов, разработанная Harvard Law and Выпускники Массачусетского технологического института — предлагает быструю окупаемость за 30 дней. Платформа также включает в себя Intelligent Dashboarding, первые в отрасли автоматически заполняемые информационные панели, которые автоматически отображают контрактные данные из отсканированных документов Word или PDF-файлов и обобщают критические показатели без ввода данных пользователем.
№8. Контракт Логикс
Ведущая компания по управлению контрактами Contract Logix является одним из старейших поставщиков программного обеспечения для управления контрактами. Многочисленные предприятия присоединились к Contract Logix, чтобы в цифровом виде изменить администрирование своих контрактов благодаря своему обширному опыту в области права, ИТ, закупок, финансов и продаж. В Индексе внедрения управления жизненным циклом контрактов для среднего рынка зимой 2 года G2023 программа получила награды «Самая простая в использовании» и «Самая высокая степень принятия пользователями».
№ 9. СирионЛабс CLM
SirionLabs занимает высокие позиции среди программного обеспечения CLM (по данным SpendMatters, оно превосходит контрольные показатели для аналитических функций) и опубликовала самые высокие рейтинги среди всех поставщиков в девяти областях, включая извлечение метаданных, интеллектуальные приложения, моделирование KPI и способность моделировать сложную финансовую информацию/структуры. в рамках контракта. У них также есть пользователи в более чем 70 разных странах.
№10. Броненосный CLM
Ironclad уже признан пионером в области CLM-решений, получив 4.8 балла из 5 и 94% рейтинга «Рекомендую» на обзорном сайте Gartner CLM. Решение только что анонсировало новый продукт для управления онлайн-соглашениями под названием Clickwrap. «Цифровые, юридически обязывающие онлайн-соглашения без необходимости подписи», — говорится в контрактах Clickwrap. Кроме того, он запускается всякий раз, когда пользователь щелкает кнопку или флажок. Количество используемых контрактов Clickwrap растет, и ежегодно обрабатываются миллиарды соглашений.
Броненосный CLM
Облачная платформа предоставляется Ironclad, поставщиком программного обеспечения для управления длительностью контрактов (CLM), для управления контрактами на протяжении всего их срока действия. Решение CLM от Ironclad предназначено для помощи предприятиям в оптимизации контрактных процедур, снижении рисков и улучшении соблюдения требований.
Платформа Ironclad CLM включает множество функций и возможностей, в том числе:
- Составление контракта и управление им: Функции Ironclad для совместной работы, управления версиями и электронной подписи позволяют предприятиям создавать контракты и управлять ими с единой платформы.
- Автоматизация рабочего процесса: Организации могут автоматизировать контрактные процедуры, такие как утверждения, уведомления и напоминания, используя возможности автоматизации рабочих процессов Ironclad.
- Аналитика договоров и отчетность: варианты аналитики и отчетности для контрактов, предлагаемые Ironclad, позволяют компаниям анализировать данные своих контрактов, выявлять риски и тенденции, а также следить за важными показателями эффективности.
- Интеграции: Чтобы упростить управление контрактами, Ironclad интегрируется с различными бизнес-системами, такими как Salesforce, Box и DocuSign.
Решение Ironclad CLM предназначено для помощи компаниям в повышении производительности, снижении рисков и обеспечении соблюдения требований на всех этапах заключения контрактов.
Каковы основные преимущества использования платформы Ironclad CLM?
Организации могут получить несколько существенных преимуществ, используя платформу Ironclad CLM, в том числе:
- Упрощенные контрактные процессы: С помощью этой платформы предприятия могут сделать свои процедуры создания контрактов, переговоров и управления более эффективными.
- Улучшенное соответствие: Платформа имеет инструменты для контроля за соблюдением условий договора, снижения риска несоблюдения и связанных с этим юридических проблем.
- Расширенное сотрудничество: Платформа Ironclad CLM имеет функции совместной работы, которые позволяют многочисленным заинтересованным сторонам вносить свой вклад в процесс контракта, снижая при этом вероятность недопонимания или недопонимания.
- Улучшенная видимость: Платформа CLM от Ironclad предоставляет предприятиям доступ к данным о контрактах, что позволяет им отслеживать важные ключевые показатели эффективности, а также выявлять тенденции и опасности.
- автоматизация: Инструменты автоматизации рабочих процессов на платформе Ironclad CLM помогают снизить потребность в ручных операциях и повысить производительность.
- Масштабируемость: Программное обеспечение CLM от Ironclad создано с возможностью масштабирования, что позволяет предприятиям управлять контрактами между многочисленными подразделениями, офисами и бизнес-подразделениями.
Организации могут улучшить свои процедуры управления контрактами, снизить риски и повысить эффективность, используя платформу Ironclad CLM, что в конечном итоге приведет к экономии средств и улучшению бизнес-результатов.
Преимущества программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов
Программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта похоже на вашего су-шефа. Он обеспечивает соблюдение бизнес-политик, автоматизируя и упрощая жизненный цикл контракта. Другими словами, он выполняет более мелкие (и, возможно, более крупные) задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на общей цели.
Давайте рассмотрим еще несколько преимуществ, которые может предоставить программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов.
№1. Оптимизируйте создание контрактов, чтобы сэкономить время.
Программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта автоматизирует и стандартизирует такие процессы, как создание контракта, утверждение, сбор подписей, продление и отчетность. Это даст вам и вашей команде больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, таких как решение, что съесть на обед, или чтение мемов, которые ваш коллега присылал все утро.
№ 2. Сделайте переговоры проще
С помощью программного обеспечения для управления жизненным циклом контракта вы можете просто отслеживать и управлять условиями контракта, вносить исправления и поддерживать единый источник достоверной информации между различными сторонами. Это даст вам четкое представление о том, за что отвечает ваша организация, и упростит процесс переговоров.
№3. Оптимизация утверждения контрактов
Вы можете обеспечить быструю и эффективную авторизацию контрактов, автоматизировав такие процессы, как маршрутизация и уведомления.
№ 4. Повышение соответствия и безопасности
Единый репозиторий документов для всех контрактов вашей организации предоставляется программным обеспечением для управления жизненным циклом контрактов, которое может помочь вам повысить безопасность и соответствие требованиям.
№ 5. Низкие административные расходы
Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов может помочь снизить общие расходы на управление контрактами за счет автоматизации повторяющихся операций и повышения эффективности.
Что делает программное обеспечение Clm?
CLM (управление жизненным циклом контрактов) — это программное обеспечение для управления контрактами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания и согласования до исполнения и продления. В дополнение к нескольким инструментам и функциям для улучшения процесса управления контрактами программное обеспечение CLM часто предлагает центральную платформу для хранения и управления данными контрактов.
Делает ли Salesforce Clm?
Да, Salesforce предлагает функции управления жизненным циклом контрактов (CLM) через продукты Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) и Salesforce Contract Management.
Что означает Clm в Salesforce?
CLM расшифровывается как Управление жизненным циклом контракта в Salesforce. Salesforce предоставляет возможности CLM через инструменты Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) и Salesforce Contract Management.
В систему Salesforce CLM включены различные инструменты и функции для управления контрактами на протяжении всего их жизненного цикла.
В чем разница между CRM и Clm?
Как CLM, так и CRM поддерживают развитие связей с клиентами, повышают удовлетворенность клиентов и гарантируют регулярный доход для предприятий. CLM полностью фокусируется на многих этапах жизненного цикла клиента, чтобы определить возможности для улучшения, в отличие от CRM, которая делает упор на мониторинг и управление взаимодействиями с клиентами.
В чем разница между Cpq и Clm?
Системы CPQ отлично подходят для автоматизации ценообразования и других утверждений, связанных с созданием предложений, в то время как CLM предлагает полное утверждение документов и рабочие процессы.
Что такое Clm в базе данных?
CLM означает «Модель одновременных лицензий» в контексте баз данных.
В соответствии с этой моделью лицензирования ограниченному числу пользователей или устройств разрешен одновременный доступ к программному обеспечению или базе данных. В результате, если достигнуто разрешенное количество одновременных пользователей или устройств, новые пользователи или устройства не смогут получить доступ к программе или базе данных, пока существующий пользователь или устройство не выйдет из системы, чтобы освободить место для использования новых лицензий.
Заключение
CLM-система — это часть программного обеспечения, которое помогает предприятиям управлять процедурами жизненного цикла клиентов, от привлечения потенциальных клиентов до продления контракта. Системы CLM помогают повысить эффективность и наглядность, снижая при этом риск ошибок за счет централизации и автоматизации этих действий. CLM-система может быть полезным ресурсом для предприятий, которые управляют сложными жизненными циклами клиентов или большим количеством клиентов.
- ПЕРСОНАЛЬНЫЙ БАНКЕР: Должностная инструкция, обязанности и зарплата
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УДАЛЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ: лучшее программное обеспечение для удаленного рабочего стола 2023 года
- МАСТЕР МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТА: Должностная инструкция, обязанности и заработная плата
- OPERATIONS ASSOCIATE: что это такое и что они делают?
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОБЪЕКТОМ: Топ лучших FMS за 2023 год
Рекомендации
