Составление ежедневного расписания с приоритетными задачами имеет решающее значение для поддержания баланса в вашей профессиональной и личной жизни. Это помогает достигать долгосрочных целей, регулярно работая над их достижением. Управление задачами и поддержание рабочего процесса необходимы для организации успешного графика. В этой статье объясняется, как создать расписание, его создание, полезные советы и инструменты, а также приводятся примеры.
Что такое расписание?
Расписание — это расписание, в котором перечислены задачи или действия для различных контекстов, таких как работа, образование и личная жизнь. Кроме того, он помогает отдельным лицам и организациям эффективно управлять своим временем, поскольку содержит такие сведения, как дата, время, продолжительность и любые зависимости.
Кроме того, расписания можно создавать с помощью таких инструментов, как электронные таблицы, программное обеспечение для управления проектами и специализированное программное обеспечение для планирования. Они обеспечивают своевременное завершение, расставляют приоритеты в работе, эффективно управляют ресурсами и выявляют потенциальные конфликты или задержки. В целом, графики являются ценным инструментом для достижение целей и управление временем и ресурсами.
Почему важен распорядок дня?
Ежедневное расписание дает вам основу, которая способствует вашей продуктивности и позволяет вам эффективно расставлять приоритеты в своих потребностях и желаниях. Важность режима дня заключается в том, что он:
- Найдите время, чтобы выполнить все ваши ежедневные задачи.
- Увеличивает производительность
- Сокращает прокрастинацию
- Формирует полезные привычки.
- Обеспечивает здоровый баланс между работой и личной жизнью
Что делает хорошее расписание?
Многочисленные хорошие расписания имеют несколько отличительных черт. Здесь представлена пятерка лучших!
№1. Это просто объясняется.
График должен быть понятен тем, кто выполняет работу. Поэтому вам не следует использовать диаграмму метода критического пути (CPM) в качестве метода планирования, если никто в вашей команде никогда не видел ее. Вообще говоря, расписания, представленные графически, легче понять.
№ 2. Это адаптируется.
Расписания могут варьироваться. Реальность проектной жизни такова, что что бы вы ни говорили и ни делали, значительная часть вашего графика будет меняться. Таким образом, эти расписания, несомненно, будут меняться, несмотря на все ваши усилия по предотвращению этого путем совершения ошибок.
№3. Команда проекта занимается этим.
Если вы сообщаете члену команды, что задача должна быть выполнена до вторника, этот член команды должен согласиться закончить ее к этой дате и быть уверенным, что задача может быть выполнена в течение этого периода времени. В противном случае член команды не будет чувствовать себя обязанным соблюдать график и, возможно, так и будет.
# 4. Это делает очень ясными связи между различными задачами.
Задачи никогда не выполняются в вакууме; скорее, они часто зависят от данных или результатов связанных задач, которые были выполнены одновременно или ранее. Кроме того, вы должны указать, как эти задачи связаны с вашим расписанием.
# 5. Он готовится с использованием календарного времени, а не рабочих дней.
Попробуйте угадать день или два через 60 рабочих дней, чтобы продемонстрировать это. Посмотрите, насколько проще вычислить дату, когда наступит 60 календарь дней с этого момента. Поэтому используйте календарное время при составлении расписаний, потому что так думают все.
Как составить рабочий график?
Чтобы создать эффективный график работы для вашей команды, выполните следующие четыре шага:
№1. Проанализируйте необходимое время смены:
Менеджеры могут оценить, когда им потребуется нанять персонал для компании. Рассмотрите часы работы бизнеса, время настройки или подготовки и часы закрытия как часть этого этапа планирования. Поэтому, чтобы помочь сотрудникам вовремя закончить смену и предотвратить возможную сверхурочную работу или переработку, вы также должны учитывать, как сотрудники воспринимают время и способы оптимизации рабочего процесса.
№ 2. Составьте список сотрудников и их потребности:
Составьте полный список сотрудников и график работы на следующий период. Многие менеджеры предпочитают двухнедельные или ежемесячные смены, регулярно пересматривая график. Поэтому вы должны учитывать потребности сотрудников, включая минимальное количество часов, баланс между работой и личной жизнью и гибкость в отношении внешних обязательств, таких как уход за детьми.
№3. Просмотрите стиль презентации для своего расписания:
Существует множество вариантов расписания сотрудников, включая мобильные приложения и электронные таблицы. Поэтому вам следует сотрудничать с руководством и предпочтениями команды, чтобы определить наиболее подходящий формат. Наконец, оцените общие затраты на одного сотрудника и простоту использования обновлений и изменений.
№ 4. Продолжайте оценивать графики в течение года:
Вы должны оценивать процесс планирования ежегодно или периодически, чтобы обеспечить удобство для пользователя и улучшить моральный дух сотрудников и текучесть кадров. Это поощряет сотрудничество внутри команды, позволяя вносить необходимые изменения и создавая комплексную систему.
Как составить расписание на неделю?
Вы можете использовать Canva для составления расписания на неделю, выполнив следующие действия:
№1. Открыть Канву
Чтобы начать создавать свой дизайн, запустите Canva и введите «Расписание на неделю» в строке поиска.
№ 2. Выберите шаблон.
Изучите шаблоны недельного расписания Canvas, выполнив поиск по определенным ключевым словам и щелкнув нужный шаблон.
№3. Изучите несколько функций.
Изучите библиотеку профессионально разработанной графики Canva, изменяйте размер и расположение текстовых полей, а также используйте перетаскивание для удобного перемещения элементов.
№ 4. Сделайте его еще более отличительным.
Настройте еженедельное расписание, изменив макет шаблона, добавив иллюстрацию и выбрав фон, цветовую схему и стиль шрифта.
№ 5. Публикуйте и делитесь
Поделитесь дизайном расписания на неделю с друзьями и коллегами с помощью инструмента для совместной работы или распечатайте его для удобства.
Как составить расписание на месяц?
Вот пошаговая инструкция, которая поможет вам составить эффективное расписание на месяц:
№1. Определите свои задачи:
Составьте список всего, что вы должны сделать в этом месяце, чтобы начать. Это может относиться к рабочим задачам, индивидуальным поручениям, общественным собраниям и многому другому. На этом этапе просто запишите все это на бумаге или в цифровом документе, не беспокоясь об организации.
№ 2. Разберитесь со своими задачами
Создайте категории для своих задач после того, как вы создали подробный список. Эти разделения могут быть сделаны по срочности, цели задач (например, рабочие, личные и т. д.) или любым другим факторам, которые имеют для вас смысл.
№3. Определите время, необходимое для каждой задачи.
Оцените количество времени, необходимое для выполнения каждой задачи. Это поможет вам составить подробный план, которому вы сможете следовать, и определить задачи, которые могут потребовать больше времени или ресурсов.
№ 4. Установите приоритеты для своей работы:
Расставьте приоритеты задач в соответствии с их важностью и сроками выполнения после их группировки и оценки времени, необходимого для каждой из них. Делая это, вы можете более разумно распределять свое время и следить за тем, чтобы срочные дела были выполнены в первую очередь.
№ 5. Выделите время для каждой задачи
Выделите определенное время для задач в ежемесячном расписании, учитывая продолжительность, крайние сроки и зависимости. Это помогает расставлять приоритеты, управлять временем и избегать чрезмерных обязательств. Обратите внимание, что правильно составленный график повышает продуктивность, позволяет достигать поставленных целей и приводит к повторяющимся успехам.
№ 6. Пересмотрите и скорректируйте свое расписание
Пересмотрите свой график, чтобы убедиться, что он реалистичен и достижим. Настройте его, чтобы не перегружать или не пренебрегать важными задачами. Если вы чувствуете, что работали весь день и ничего не сделали, исправьте это и избегайте проблемы.
Кроме того, рассмотрите возможность найма помощника руководителя, если у вас слишком много работы и не хватает времени.
Как организовать еженедельные и ежемесячные планировщики?
№1. Сделайте его простым и привлекательным.
Чтобы сделать ваш ежедневник визуально привлекательным, добавьте по краям наклейки или ленту васи, чтобы было удобно ориентироваться. Кроме того, используйте разные цвета для каждого типа задач, например, синий для рабочих заданий и зеленый для личных поручений, чтобы различать их без необходимости читать каждую запись по отдельности. Для виртуальных планировщиков используйте цветовой код текста, используйте режим фокусировки, блочное оформление или выделение текста, чтобы улучшить взаимодействие с пользователем.
№ 2. Установите сроки для каждой задачи.
Сроки дают людям чувство срочности и стремление к выполнению задач. Крайне важно быть реалистичным при установлении сроков относительно того, сколько времени у вас есть. Рассмотрите любые дополнительные обязательства или обязанности, которым, возможно, потребуется придать более высокий приоритет.
№3. Просмотрите и поразмышляйте над расписанием.
Сделайте привычкой оценивать и анализировать свои достижения за предыдущую неделю. Это облегчит определение того, что прошло гладко, а что нет, чтобы можно было внести изменения на следующей неделе.
№ 4. Быть гибким.
При необходимости адаптируйте и изменяйте планы для управления непредвиденными событиями или задачами. Используйте еженедельник, чтобы оставаться организованным, оставаться сосредоточенным и достигать целей. Поэтому будьте проще, устанавливайте сроки, анализируйте и размышляйте, а также будьте гибкими, чтобы сделать неделю более продуктивной и менее напряженной.
№ 5. Разбивайте задачи на более мелкие части.
Разделите сложные задачи на более мелкие, более управляемые части. Это уменьшит чувство подавленности и упростит расстановку приоритетов и выполнение текущей задачи.
№ 6. Установите напоминания.
Установите напоминания о сроках или важных задачах. Это можно сделать, установив будильник телефона или напоминание в календаре, или даже записав задачу более одного раза в планировщике.
№ 7. Держите его доступным.
Убедитесь, что ваш планировщик легко доступен, будь то на столе, в сумке или кошельке. Цифровые планировщики удобны для работы с ноутбуком или смартфоном при условии, что у них есть заряженный аккумулятор.
Как написать простое расписание?
Вы можете использовать шаги, перечисленные ниже, чтобы создать базовое расписание:
1. Определите задачи: составьте список, включающий все задачи, которые необходимо выполнить. Будьте как можно более конкретными и разделяйте более сложные задачи на более мелкие, более управляемые задачи. Например, сбор данных, написание сводки и корректура отчета могут быть подразделены на «Полный отчет по проекту».
2. Подсчитайте, как долго будет длиться каждое действие: Подсчитайте, сколько времени, по вашему мнению, займет каждое задание. Будьте благоразумны и рассмотрите любые потенциальные проблемы или прерывания, которые могут произойти.
3. Установите время начала и окончания каждого действия: Установите время начала и окончания для каждого действия. Примите во внимание любые зависимости или ограничения, такие как крайние сроки или доступность ресурсов, которые могут повлиять на время выполнения каждого действия.
4. Установите расписание. Составьте расписание с помощью календаря или другого программного обеспечения для планирования. Перечислите каждое действие вместе с временем его начала и окончания в хронологическом порядке. Чтобы расписание было легко читать и понимать, используйте цветовое кодирование или другие визуальные подсказки.
5. Изучите и измените расписание. Проверьте расписание, чтобы убедиться, что в него включены все действия и что время начала и продолжительность каждого действия разумны. Внесите необходимые изменения в расписание, чтобы убедиться, что оно может быть выполнено.
6. Поделитесь расписанием. Сообщите членам команды и другим заинтересованным сторонам, которым необходимо об этом знать. Убедитесь, что все знают о расписании и своих обязанностях.
Наконец, простое расписание включает в себя определение действий, определение времени и продолжительности, а также создание четкого и краткого расписания для легкого понимания и выполнения.
Как планировать ежедневно и еженедельно?
№1. Обратите внимание на 3 главные ежедневные цели:
Чтобы создать эффективный план на неделю, расставьте приоритеты для своих задач. Перегрузка вашего списка дел может негативно сказаться на выполнении и привести к незавершенным задачам. Поэтому начните с трех основных задач и набирайте обороты по мере прохождения. Например, руководитель проекта должен сосредоточиться на составлении расписания для клиентов, назначении брифингов и встречах с клиентами для обновления их календарей. После достижения ежедневных целей добавляйте новые задачи по мере необходимости.
№ 2. Выберите день, чтобы начать план на неделю:
Выберите свой еженедельный день планирования, будь то выходной или самый продуктивный день. Большинство людей разрабатывают стратегию по выходным или воскресеньям, что делает понедельник более продуктивным и сосредоточенным. Планирование помогает начать неделю с правильной ноги.
№3. Используйте свой календарь для планирования
Календарные приложения необходимы для планирования, управления событиями и собраниями, а также для уведомления людей о сроках. Google Календарь предлагает календарь, который помогает эффективно планировать задачи, не переключаясь между приложениями. Он позволяет создавать новые события, управлять существующими и извлекать задачи с других платформ посредством интеграции.
№ 4. Создайте еженедельный контрольный список.
Создавайте еженедельный список дел на основе срочности и важности для эффективного управления долгосрочными и краткосрочными целями. Это помогает избежать отвлекающих факторов и пустой траты времени, а также влияет на сосредоточенность и эффективность работы.
№ 5. Оставьте место для незапланированных событий.
Наличие достаточного времени между событиями имеет решающее значение для адаптации, непредвиденных ситуаций и саморефлексии. Поэтому создайте гибкий план с перерывами и потенциальными изменениями в последнюю минуту, чтобы обеспечить плавный переход и сохранить концентрацию.
№ 6. Убедитесь, что ваш план реалистичен.
Нереалистичные цели могут помешать продуктивности и сути планирования. Вместо этого ставьте более мелкие достижимые цели, отслеживайте шаги и определяйте, можно ли их достичь в течение недели или потребуется больше времени.
Как я организую свои ежедневные планы?
№1. Установите утреннюю рутину
Твердый утренний распорядок имеет решающее значение для организации повседневной жизни. Начните с составления плана на день, уделив этому 10–15 минут. Структурированный распорядок повышает организаторские способности и способствует формированию здоровых привычек. Кроме того, он задает тон на весь день, включая занятия, которые заряжают вас энергией, такие как бег трусцой, чтение или медитация. Индивидуальный распорядок согласуется с вашими приоритетами, обеспечивая успешный день.
№ 2. Расставьте приоритеты для ваших задач
Расставьте приоритеты в своем ежедневном списке дел, чтобы повысить производительность и снизить уровень стресса. Кроме того, разбейте свой список на выполнимые задачи, сосредоточив внимание на самых важных. Цифровые инструменты, такие как приложения и онлайн-платформы, могут помочь в управлении задачами, создании контента, финансовой свободе и списках покупок.
№3. Используйте приложение «Ежедневник»
В эпоху цифровых технологий такие приложения, как цифровые календари, онлайн-планировщики жизни и менеджеры задач, могут помочь управлять вашей повседневной жизнью и расписанием. Эти инструменты объединяют задачи и расписания, способствуя лучшему управлению временем.
Поэтому выберите приложение, которое соответствует вашему стилю жизни, например онлайн-календари, которые синхронизируются с цифровыми устройствами, чтобы оптимизировать ваши повседневные задачи и уменьшить умственную нагрузку, связанную с отслеживанием всего. Изучите различные приложения, чтобы найти то, которое лучше всего подходит для вас.
№ 4. Научитесь делегировать
Делегирование важно для организации повседневной жизни, снижения рабочей нагрузки и расширения прав и возможностей других. Это включает в себя поручение задач другим, таких как домашние дела или рабочие задания, и использование доступных ресурсов для эффективного выполнения задач. Кроме того, обучение делегированию включает в себя признание силы командной работы и оптимизацию ресурсов для более сбалансированной повседневной жизни.
№ 5. Создайте выделенное рабочее пространство
Специальное рабочее пространство имеет решающее значение для повышения концентрации и эффективности. Свободная от беспорядка среда, такая как домашний офис или спальня, может улучшить концентрацию и производительность. Кроме того, содержание рабочего места в чистоте, организованности и отсутствии отвлекающих факторов повышает творческий потенциал и концентрацию, что ведет к более организованному и продуктивному дню.
№ 6. Ограничьте отвлекающие факторы
Ограничьте отвлекающие факторы, чтобы повысить продуктивность и концентрацию. Определите общие отвлекающие факторы и составьте план по их ограничению. Это может включать установку определенного времени, использование шумоподавляющих наушников или создание спокойного рабочего места. Минимализм ведет к лучшему выбору и лучшему сосредоточению. Придерживаясь минимализма, вы можете улучшить общую организацию жизни и уровень производительности.
№8. Регулярно пересматривайте и обновляйте свои планы
Регулярно пересматривайте и корректируйте свои планы организации повседневной жизни, чтобы они не сбивались с пути. Каждую неделю уделяйте несколько минут анализу своих привычек и выявлению незавершенных задач. Чрезмерная приверженность может привести к стрессу и дезорганизации. Знайте свои пределы и говорите «нет», когда вы на пределе возможностей.
Поэтому используйте онлайн-планировщик жизни, чтобы регистрировать ежедневные действия, обновлять списки дел и использовать инструменты повышения производительности для автоматизации задач, освобождая время для других важных действий.
№ 9. Ставьте реалистичные цели.
Ставьте реалистичные цели, чтобы увеличить успех в повседневной жизни. Разбейте общие цели на выполнимые задачи, такие как ежедневная экономия денег. Кроме того, разбивайте громоздкие задачи на более мелкие, управляемые части, чтобы сделать их менее сложными и более легкими для начала. Кроме того, включение ухода за собой в повседневную жизнь способствует общему благополучию и повышает энергию и концентрацию на повседневных задачах.
Как создать ежемесячное расписание в Excel?
Вы можете создать ежемесячное расписание в Excel, следуя предоставленным инструкциям.
1. На листе Excel щелкните значок Меню в верхнем левом углу.
2. Выберите «Создать», щелкнув значок «Меню».
3. Введите «ежемесячное расписание» в поле поиска на следующем экране.
4. Будут отображаться несколько уже созданных ежемесячных расписаний Excel. Чтобы начать работу по одному из этих графиков, выберите любой из них.
5. Выбрав расписание, вы можете отредактировать его под свои нужды, введя в него данные.
Как создать расписание в MS Project
1. Перечислите ВСЕ действия, которые потребуются для вашего проекта. Убедитесь, что каждое действие имеет свою собственную идентификацию. Для работы, которую необходимо выполнить по каждому виду деятельности, в описание должны быть включены глагол и существительное. (Если вы что-то забыли, добавьте их, когда узнаете больше.)
2. Рассчитайте время, необходимое для каждой задачи, в соответствии с масштабом и опытом группы, работающей над ней. Держите все длительности ниже или равной одному отчетному циклу, за некоторыми исключениями. Держите продолжительность менее 5 дней, если вы сообщаете о своем прогрессе один раз в неделю.
3. Если вы указываете стоимость действий, установите ограничение на то, сколько может стоить каждое действие. Он не может превышать 5,000 10,000 долларов США за программный проект и XNUMX XNUMX долларов США за строительный проект.
4. Назначьте ресурсы для каждого вида деятельности, а также количество времени и усилий, затрачиваемых каждым ресурсом. Определите количество часов, которое может длиться любое занятие. Это облегчит более точную оценку каждого вида деятельности.
5. Логически соедините действия. За исключением первой задачи (начало проекта) и последнего действия, убедитесь, что КАЖДОЕ действие связано по крайней мере с одним предшественником и одним последующим (завершением проекта).
6. Убедитесь, что вы не перерасходовали свои ресурсы. Если это так, уменьшите чрезмерное выделение.
7. После того, как план (или график) составлен, составьте базовый график, чтобы оценить свою работу по сравнению с первоначальным планом.
8. Определите отчеты по проекту для передачи информации, определения целей команды и удовлетворения потребностей руководства. Используйте Библию коммуникаций по управлению проектами, чтобы выбрать подходящие отчеты на разных этапах и обеспечить своевременную коммуникацию с заинтересованными сторонами.
9. Установите дату состояния для каждого сообщения о прогрессе (введите фактические значения для времени начала и окончания или процент отработанных часов). Это можно сделать с помощью ИНСТРУМЕНТЫ > ОТСЛЕЖИВАНИЕ > ОБНОВЛЕНИЕ ПРОЕКТА > Перепланировать незавершенную работу, чтобы начать ее после даты состояния в Microsoft Project. Типичная частота для программного проекта — один раз в неделю. Типичная частота для строительного проекта — один раз в месяц.
10. После того, как вы начали сообщать о ходе выполнения проекта и добавлять или удалять действия, убедитесь, что вы добавили или удалили действия из базового расписания.
Как создать расписание в Google Sheets
1. Откройте шаблон еженедельного расписания из галереи шаблонов Google Sheets, выбрав Новые > Google Листы > от шаблон.
2. Выбрать Назначить шаблон.
3. Дважды щелкните ячейку C2 и введите нужную дату начала. Несмотря на то, что шаблон расписания Google Таблиц начинается в понедельник, вы можете выбрать любой день недели!
4. Следующее действие является необязательным: Чтобы изменить цвет фона шаблона, выделите верхнюю и нижнюю ячейки. Затем примените ту же обработку к ячейкам с текстом («Заметки», «Задачи»).
5. Добавьте запланированные дела
6. Выбрав Все под строкой формул, вы можете создать правила условного форматирования для обозначения встреч, событий, собраний и напоминаний цветом.
7. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте листа > Посмотреть другие действия с ячейками > Условное форматирование
8. Чтобы применить любое правило, откройте раскрывающееся меню рядом с пунктом Правила форматирования. Затем измените нужный стиль в разделе «Стиль форматирования».
9. Сохраните как новый шаблон, изменив имя листа на Шаблон.
10. Выберите значок «Новая папка», щелкнув значок папки рядом с заголовком листа.
11. Дайте папке имя и выберите «Сохранить», нажав на галочку.
12. Чтобы сохранить шаблон расписания в созданную вами папку, щелкните Переместить сюда.
Как создать расписание в Google Docs
Шаг 1: Откройте новый документ Google.
Чтобы использовать Документы Google, войдите в свою личную учетную запись или учетную запись Google Workspace. Откройте пустой документ Google на главной странице и назовите его «Ежемесячный календарь». Вы можете создавать ежедневные, еженедельные или годовые календари, используя одни и те же шаги. Введите название месяца в начале документа, например «март».
Шаг 2. Вставьте таблицу
Создайте ежемесячный календарь с квадратами 7 x 6, разделив январь 2021 года на шесть недель. Вставьте таблицу, выделив квадраты 7 x 6 и настроив выходные дни.
Шаг 3: Добавьте даты и задачи.
Вставьте таблицу 7×1 над таблицей, чтобы добавить дни недели. Откройте календарь и вставьте даты, например, январь 2021 года. Кроме того, добавьте задачи, такие как сообщения в социальных сетях, сообщения в блогах и встречи по контент-маркетингу. Запланируйте их соответствующим образом.
Шаг 4. Персонализируйте свой календарь
Создайте красивый календарь, добавляя цвета, изменяя шрифты и добавляя форматирование полужирным шрифтом или курсивом. Настройте квадраты календаря, чтобы добавить пространство и раскрыть свой творческий потенциал. Календарь можно легко изменить позже, если это необходимо.
Шаг 5: Измените ориентацию документа на альбомную.
Создайте календарь в Документах Google, установив альбомную ориентацию, чтобы сделать его разборчивым и предоставить больше места для сведений о задаче. Поделитесь календарем со своей командой, нажав кнопку «Поделиться» и добавив их адреса электронной почты. Кроме того, Документы Google предлагают различные шаблоны календарей, включая планы уроков, календари контент-маркетинга и редакционные календари, чтобы упростить процесс.
Как создать расписание в календаре Google
Расписания можно создавать в Календаре Google следующими способами:
- Нажмите стрелку влево рядом с Другие календари после входа в Календарь Google. Затем нажмите + > и в раскрывающемся меню выберите «Создать новый календарь».
- Дайте вашему календарю имя, а затем вы можете начать добавлять события, добавляя необязательное описание.
- Выберите часовой пояс, соответствующий рабочему времени.
- Чтобы создать календарь, щелкните .
- Чтобы использовать новый календарь в качестве планировщика смен, убедитесь, что он отображается в списке «Мои календари».
График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
FLEX TIME SCHEDULE: что это такое, как это работает, пример, преимущества и недостатки
ЦИФРОВЫЕ УСЛУГИ: цифровые услуги с примерами
Ссылки:
