Когда вы не на работе, сообщения об отсутствии на работе представляют собой автоматические ответы по электронной почте, которые рассылаются клиентам, заказчикам и коллегам. Они сообщают другим, когда они могут ожидать ответа на свое электронное письмо и когда вы будете доступны. Возможно, вам потребуется включить в сообщение определенную информацию в зависимости от причины вашего отсутствия в офисе. В этом посте мы определяем сообщения электронной почты об отсутствии на работе, приводим примеры и обсуждаем, когда вы можете использовать сообщение об отсутствии на работе.
Сообщение об отсутствии на работе
Если вы не сможете читать электронные письма или отвечать на них в течение заранее определенного периода времени, вы можете использовать сообщение об отсутствии на рабочем месте, также известное как сообщение «ООО» или сообщение электронной почты автоответчика. Они объясняют вашим контактным лицам причину задержки вашего ответа и то, как они могут получить необходимую им информацию или услуги, пока вас нет.
Когда вы используете сообщение об отсутствии на работе?
Коллеги, клиенты и подписчики часто нуждаются в быстрых ответах на свои запросы и решениях своих проблем, особенно от тех, кто занимается обслуживанием клиентов, маркетингом и коммуникациями. Сообщение об отсутствии на работе дает клиентам вежливое, краткое и экспертное обоснование того, почему вы не можете отреагировать сразу. Следовательно, если вас не будет на день, неделю или несколько месяцев, вы можете оставить сообщение «ООО». Ниже приведены некоторые причины отправки сообщения об отсутствии на рабочем месте:
- Составление планов поездок
- Посещение конференции, семинара или деловой встречи
- Взять творческий отпуск, отпуск по болезни или отпуск по уходу за ребенком
- Получение выходного дня
- Посещение кабинета врача
Что включить в электронное письмо, отправленное из-за пределов офиса
Основные сведения в уведомлениях об отсутствии на рабочем месте могут включать:
- Почему ты ушел?
- Как долго ты будешь отсутствовать?
- Время, когда ты вернешься
- К кому звонить для мгновенной помощи или в чрезвычайной ситуации.
В зависимости от ваших профессиональных обязанностей и информации, которая, по вашему мнению, потребуется вашим контактам во время вашего отсутствия, вы можете предоставить более подробную информацию. Следовательно, в большинстве профессиональных почтовых систем вы можете создать два сообщения ООО одновременно — одно для внутренних сотрудников и одно для внешних деловых контактов.
Чего следует избегать в сообщениях об отсутствии на работе
Уведомления об отсутствии на работе должны всегда быть реалистичными и профессиональными. Вам следует подумать о том, чтобы избежать:
- Предоставление избыточной информации: Простые и прямые ответы должны предоставляться автоматически. Не включайте в электронное письмо постороннюю информацию.
- Заявление, что вы ответите, как только вернетесь: Когда вы вернетесь к работе, проверка электронной почты, телефонных звонков и проектов может занять некоторое время. Следует избегать ожидания, что вы сможете ответить на пропущенное сообщение сразу же после вашего возвращения.
- Привлечение помощи коллеги без разрешения: Включите контактную информацию коллеги на случай, если возникнет срочная ситуация, пока вас нет. Прежде чем включать информацию о ваших коллегах, вы должны получить их согласие.
См. также: Электронное письмо с подтверждением собеседования: как его написать (+Шаблоны)
Примеры сообщений об отсутствии на работе
Если вашей компании требуются более длительные сроки выполнения работ, вам не нужно оставлять сообщение об отсутствии на работе, когда вы идете на быструю встречу, но вы должны использовать его каждый раз, когда уходите в длительный отпуск, отпуск по болезни или другой тип отпуска. отсутствия. Вот примеры сообщений об отсутствии на работе.
№1. Внутренний
Это один из примеров сообщения об отсутствии на рабочем месте. Здесь вы можете указать детали, относящиеся к проектам, над которыми вы работаете, если вы пытаетесь настроить сообщение «OOO» для использования исключительно в вашем бизнесе или отделе. В зависимости от культуры вашей фирмы вы также можете использовать менее профессиональный тон. Например
Привет
Я не вернусь в офис до 9 января, но тогда я отвечу на электронные письма. Я загрузил дубликаты чертежей проекта Apex Architecture на сервер в папку «Текущий проект» на случай, если они вам потребуются. Пожалуйста, свяжитесь со Стефани, если вам нужна срочная помощь.
Благодаря,
Джефф
№2. Отпуск
Здесь сообщите им точно, когда вы будете отсутствовать, чтобы они могли принять альтернативные меры или дождаться вашего ответа.
Привет!
Я буду в поездке с 5 по 15 апреля и не буду проверять электронную почту в этот период. Если ваше сообщение может подождать, я свяжусь с вами прямо сейчас. Пожалуйста, свяжитесь с координатором отдела кадров Ханом Видином по срочным вопросам по адресу [электронная почта защищена] или 946-555-6319.
С уважением,
Менеджер по персоналу Лаки Ли
№3. Конференция
Это тоже один из примеров сообщения об отсутствии на работе. Создайте сообщение об отсутствии на работе, если вы посещаете бизнес-конференцию, чтобы сообщить другим участникам, что вы доступны для сетевых возможностей. Кроме того, это возможность для вас продемонстрировать другим свою приверженность профессиональному росту.
Здравствуйте,
Я ценю ваше сообщение. Я не на работе, потому что нахожусь в Денвере, штат Колорадо, на ежегодном собрании Ассоциации инженеров-профессионалов. Если вам требуется экстренная помощь, свяжитесь с моим помощником Клиффом Кордом по телефону [электронная почта защищена] или 934-555-1940. Я буду часто проверять электронную почту.
Я хотел бы связаться с вами, если вы также будете в Денвере на этой неделе! Посетите меня на стенде 618 или позвоните мне по телефону (934) 555-1059 на мобильный телефон.
Бест, Джейк, Хан
№ 4. Короткий срок
Сообщения «OOO», возможно, потребуется настроить каждый раз, когда специалист, который должен общаться и проверять электронную почту, часто покидает офис на несколько часов. Если вам нужно уйти на встречу, но вы вернетесь только позже в тот же день, или если вам нужно ехать на встречу, такой вид общения может быть полезен.
Здравствуйте,
Я ценю ваше сообщение. Сегодня, 7 марта, с 11:3 до XNUMX:XNUMX я буду вне своего рабочего места на совещании. Поскольку у меня не будет много времени, чтобы проверить свою электронную почту, если у вас есть срочный запрос, пожалуйста, свяжитесь со Стейси Моден по адресу [электронная почта защищена] или 938-555-2819. Я отвечу на ваше письмо, как только вернусь в офис, если это может подождать.
Благодаря,
Торговый представитель Мэй Ван
№ 5. Нет на месте, но проверяю электронную почту
Пока они находятся вдали от рабочего места, некоторые специалисты следят за электронными письмами и даже отвечают на них. Позвольте отправителям знать, что они могут ожидать ответа, но он может быть задержан, если вы намерены регулярно проверять свою электронную почту.
Привет
Я ценю ваше сообщение. С 1 по 4 декабря я буду проводить семинар вне офиса. Я буду следить за своим почтовым ящиком в течение дня и сделаю все возможное, чтобы связаться со всеми (пожалуйста, отметьте срочные сообщения как очень важные). Однако, если вам нужна помощь прямо сейчас, свяжитесь с Джонни Ву по телефону 465-555-1098 или [электронная почта защищена].
Я ценю ваше терпение.
Гарсия, Даниэль
№ 6. Праздничный день
Это также один из примеров сообщения об отсутствии на работе, которое имеет различные процедуры отпуска. Сообщите своим контактам, насколько доступны вы будете в дни до и после праздника, даже если они не ожидают, что вы будете в офисе. Например
Приветствую!
В течение недели с 21 по 25 декабря наши офисы будут закрыты. Когда я вернусь к своему рабочему столу в понедельник, 28 декабря, я отвечу на ваше сообщение. Однако вы можете позвонить на мой мобильный телефон 829-555-1958, чтобы связаться со мной в случае чрезвычайной ситуации.
Праздничные поздравления,
Спенсер Тан
№ 7. Отпуск по беременности и родам или отцовству
В зависимости от того, где вы живете и работаете, отпуск по беременности и родам может длиться от менее 10 недель до шести месяцев и более. Вы должны указать людям направление работника, который возьмет на себя ваши обязанности.
Здравствуйте,
С 24 февраля по 18 мая я буду отсутствовать в связи с декретным отпуском. Патрик Хайнер, наш талантливый ведущий графический дизайнер, в это время будет присматривать за моими аккаунтами. По телефону 958-555-8265 или [электронная почта защищена], вы можете связаться с ним.
С Уважением,
Художественный директор Алекс Бакер
№8. Отпуск по состоянию здоровья
Чтобы убедиться, что ваши контакты уважают ваше пространство и время, пока вы выздоравливаете, вы можете включить эту информацию в свое сообщение об отсутствии на рабочем месте, если вам предстоит операция или вы имеете дело с состоянием, которое требует длительного курса лечения или восстановления сил.
Здравствуйте,
Я ценю ваше сообщение. Со 2 по 27 марта я буду в отпуске по болезни. Тем временем, если у вас есть какие-либо потребности в консультациях, свяжитесь с Эми Данн по телефону 395-555-9981 ([электронная почта защищена]). Я буду регулярно проверять электронную почту.
Я ценю ваше сотрудничество.
Киплингер, Харпер
№ 9. Повышение
Это также один из примеров сообщения об отсутствии на работе. Даже находясь за границей, специалисты по маркетингу и продажам также могут захотеть рекламировать свой блог, веб-сайт или услуги. В сообщения ООО они могут добавлять ссылки на ресурсы или элементы.
Привет
Я ценю ваше сообщение. Я не вернусь в офис до 20 июля, но когда я это сделаю, я отвечу на ваше письмо. Пожалуйста, воспользуйтесь бесплатным отрывком из нашей новой электронной книги «10 шагов к успеху в маркетинге». Если вам нравится то, что вы читаете, посетите сайт 10stepstosuccess.com, чтобы купить и загрузить всю книгу. С Дэвидом Таппером, нашим ассистентом по маркетингу, можно связаться по адресу [электронная почта защищена] или 420-555-2933 для срочных вопросов.
С уважением,
Лиза Лопес
Цифровой бренд-менеджер
Что такое хорошее сообщение для вне офиса?
Я ценю ваше письмо. Я буду отсутствовать на рабочем месте до [дата возвращения] по [причине]. Когда я вернусь, я буду рад ответить на ваше сообщение. Пожалуйста, свяжитесь с [имя коллеги + должность] по [адрес электронной почты, телефон и т. д.], если вам требуется поддержка в промежуточный период.
Что вы говорите в электронном письме с автоматическим ответом?
Простые и прямые ответы должны предоставляться автоматически. Не включайте в электронное письмо постороннюю информацию. заявив, что вы ответите, как только вы вернетесь. Когда вы вернетесь к работе, проверка электронной почты, телефонных звонков и проектов может занять некоторое время.
Как установить статус «Нет на месте»?
Выбрав «Установить сообщение о статусе» > «Запланировать отсутствие на работе» на изображении своего профиля или выбрав «Настройки» > «Основные» > «Нет на месте». Нажмите кнопку «Сохранить» после деактивации переключателя рядом с «Включить автоматические ответы».
Должен ли я установить сообщение об отсутствии на работе?
Настройка ответа вне офиса является вежливым этикетом, когда вы не можете прочитать электронную почту в обычное рабочее время. Кроме того, сообщение «ООО» допустимо, если вы берете многонедельный отпуск, однодневную поездку на отраслевое мероприятие или выездную встречу.
Как написать шаблон письма об отсутствии на работе?
Я ценю ваше письмо. У меня будет периодический доступ к электронной почте, пока я нахожусь вне офиса с (день/месяц) по (день/месяц). Пожалуйста, свяжитесь с [Имя] по [электронной почте] или [телефону], если у вас есть какие-либо неотложные вопросы. Я постараюсь ответить на ваше письмо как можно быстрее.
Как запустить автоматический ответ?
Создайте автоматический ответ:
- Следует выбрать «Файл» > «Автоматические ответы».
- Выберите «Отправлять автоматические ответы» в поле «Автоматические ответы».
- Напишите ответ, который вы хотите отправить коллегам или товарищам по команде, когда вы находитесь вне офиса, на вкладке «Внутри моей организации».
- Чтобы сохранить настройки, нажмите OK.
Как настроить пример автоматического ответа?
Следующие шаблоны можно использовать для создания эффективных автоматических ответов людям внутри и за пределами вашей компании:
- «Я ценю ваше письмо. Меня не будет в офисе с 8 по 12 августа.
- «С 25 по 29 июля я буду в отъезде. Вы можете связаться с моей коллегой Мэрилин Моралес по неотложным вопросам по адресу [электронная почта и номер телефона]».
- «Я ценю ваше письмо.
Что мне писать в автоответчике и вне офиса?
Отличное сообщение об отсутствии на работе, в частности, содержит следующие три части информации:
- Дни, когда тебя не будет.
- Краткое обоснование вашего отсутствия.
- Пункт(ы) контакта для получения дополнительной помощи в случае, если этого требует ситуация; если у вас есть несколько контактных лиц, укажите, к каким из них следует обращаться в отношении какой ситуации (ситуаций).
Как выйти из офиса в WhatsApp Business?
- Использование удаленных сообщений
- Запустите WhatsApp для бизнеса.
- Выберите Бизнес-инструменты > Сообщение об отсутствии в разделе Дополнительные возможности.
- Включите переключатель Отправить сообщение.
- Коснитесь сообщения в разделе «Сообщение об отсутствии», чтобы отредактировать его, затем коснитесь «ОК».
- Щелкните СОХРАНИТЬ.
Рекомендации
- prowritingaid.com
- indeed.com
- support.google.com
Статьи по теме
- Электронное письмо с подтверждением собеседования: как его написать (+Шаблоны)
- СТАНДАРТНАЯ ПОЧТА: сколько времени занимает стандартная почта
- Touching Base: значение 2023 года, лучшие альтернативы и образцы электронной почты (+ бесплатные советы)
- ПРОДАЖИ ВЕДУЩИЕ: как генерировать потенциальных клиентов для любого бизнеса, объяснил !!!
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОФИСОМ: лучшие бесплатные и платные варианты в 2023 году
- ИДЕИ ДЛЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ: 15 уникальных бесплатных советов
- РАБОЧИЕ БОТИНКИ ДЛЯ МУЖЧИН: 25 лучших ботинок для мужчин
