Офис-менеджер или бизнес-менеджер отвечает за то, чтобы офис и все его помещения работали без сбоев каждый день. В их обязанности входит общение с руководителями отделов, передача важной информации или изменений в политике от вышестоящих руководителей, а также создание стимулов, чтобы заставить людей работать усерднее. В этой статье более подробно рассматриваются обязанности офис-менеджера, контрольный список, обязанности медицинского и стоматологического офис-менеджера, а также резюме обязанностей офис-менеджера.
Обязанности офис-менеджера
Офис-менеджеры могут быть начальным контактным лицом как для внутренних, так и для внешних сторон в вашем офисе, что может повлиять на различные аспекты обслуживания клиентов и коммуникации в рамках их должностных обязанностей. В зависимости от размера группы обязанности и ответственность могут включать:
№1. Управление персоналом
- Найдите и наймите новых кандидатов.
- подготовить документы для новых сотрудников и людей, увольняющихся с работы.
- проводить ориентацию персонала для новых сотрудников.
- найти и настроить планы обучения для сотрудников.
- Мотивировать, обучать и направлять персонал.
- делегировать и управлять рабочими задачами.
- мониторинг производительности, который включает в себя оценки и комментарии.
- разрешать споры и жалобы.
- Ведение учета посещаемости сотрудников.
- хранить личные дела сотрудников.
№2. Бухгалтерия
- контролировать и отслеживать расходы.
- Подготавливать отчеты о расходах.
- сохранить бюджет офиса.
- ежемесячные финансовые отчеты помогут вам не отставать от вашей системы отслеживания.
- обработка полученных и кредиторских счетов.
- Следите за просроченными счетами.
- сделать сверку счетов.
- распоряжаться небольшой суммой наличных.
№ 3. Начисление заработной платы
- Смотрите и записывайте, сколько часов было отработано, включая сверхурочные.
- Следите за отпусками и больничными
- Управление преимуществами
- Расчет налоговых деклараций
- Выписывать и доставлять чеки по заработной плате
№ 4. секретарь
- Назначайте переговоры и встречи
- Следите за датами и временем
- Управление организацией поездок
- Подготавливать и рассылать протоколы собраний
- Настройтесь и будьте готовы к переговорам
- Подготовка и отправка корреспонденции
- Сделайте специальные бумаги и покажите их людям
- Отвечайте, просматривайте и маршрутизируйте входящие вызовы
Читайте также: Что такое офис-менеджмент? Все, что тебе нужно знать
Контрольный список обязанностей офис-менеджера
У офис-менеджеров много работы. Их работа очень разнообразна: от обеспечения безопасности конфиденциальных документов компании до проверки эффективности сотрудников и составления годовых бюджетов. Давайте сразу перейдем к контрольным спискам обязанностей офис-менеджера. Вот они:
№1. Контрольный список утилизации записей
Уничтожение записей — важная часть управления записями, потому что, если это не будет сделано правильно, это может привести к дорогостоящим юридическим проблемам или утечке больших данных. Несмотря на то, что это может показаться простым процессом, компании часто подвергают себя опасности, не соблюдая строгих правил.
Следовательно, для предприятий любого размера, особенно тех, которые имеют дело с тысячами записей, содержащих конфиденциальную информацию, крайне важно реализовать стратегию уничтожения записей. Независимо от того, хранятся ли ваши записи на бумаге или в цифровой форме, их нужно выбросить или они хранятся в хранилище, этот план проведет вас через все шаги, чтобы избавиться от них законным и эффективным способом.
№ 2. Контрольный список проверки безопасности офиса
Офис-менеджеры обязаны следить за тем, чтобы их офисы были в безопасности. Невыполнение этого требования может обойтись очень дорого как в финансовом плане, так и для имиджа компании. Контрольный список обязанностей офис-менеджера является важным компонентом хорошо проведенной инспекции рабочего места, поскольку это единственный способ убедиться, что все сделано для предотвращения несчастных случаев, травм и заболеваний.
№3. Контрольный список оценки офисных рисков
В рамках контроля за здоровьем и безопасностью вашей организации вы должны регулярно оценивать и контролировать риски в каждой офисной зоне. От общих опасностей, таких как спотыкание и падение, до эргономики и того, как работники используют офисное оборудование, в этом контрольном списке есть все, что вам нужно для полной оценки рисков всего рабочего пространства. Он во многом похож на контрольный список проверки безопасности, но в нем также есть дополнительные задания для выяснения того, насколько осведомлены сотрудники, и после завершения оценки рисков с коллегами.
№ 4. Контрольный список разрешения конфликтов в офисе
У 85% работников есть какие-то конфликты, а у 29% они возникают постоянно. Это тревожное число, которое заставляет задуматься, достаточно ли делают менеджеры, чтобы помочь решить офисные проблемы и не допустить их усугубления. Конечно, с большинством разногласий между двумя Людьми можно справиться без посторонней помощи, поскольку причина номер один конфликтов на работе — это просто плохое общение.
Однако, если существует серьезная основная проблема, и конфликт явно вредит моральному духу и производительности других сотрудников, предоставление антагонистам возможности разобраться в этом — не лучшая стратегия. Быть нейтральным посредником, который слушает, часто может улучшить ситуацию и предотвратить эскалацию конфликта. Этот контрольный список обязанностей офис-менеджера проведет вас через каждый этап процесса разрешения конфликтов, гарантируя, что обстановка в офисе останется спокойной и каждый сможет вернуться к работе в хорошем настроении.
№ 5. Контрольный список увольнения
Избавление от сотрудника — серьезный процесс, который может привести к ужасным результатам, если он не будет выполнен правильно. Есть много вещей, которые нужно сделать, прежде чем вы сможете отпустить их, например, лишить их доступа к собственности компании, передать им письмо с их льготами и пройти собеседование при увольнении. Независимо от того, уходит ли сотрудник по собственному желанию или его увольняют, этот контрольный список поможет вам убедиться, что процесс выполняется вежливо, законно и эффективно.
Читайте также: Директор по продажам: описание работы, зарплата и как им стать
Обязанности менеджера медицинского кабинета
Менеджер медицинского офиса, также называемый менеджером медицинской практики, отвечает за административную работу медицинского офиса, и его основные обязанности заключаются в том, чтобы заботиться о пациентах, платежных ведомостях, счетах и бюджетах офиса, а также нанимать и обучать канцелярский персонал. . В обязанности работника на вакантом месте "Заведующий медицинским кабинетом" входит следующее:
- Управление финансами медицинской практики или учреждения
- Забота о повседневных делах
- Наблюдение за пациентом и персоналом
- Отслеживание процесса регистрации пациентов
- Поддержание медицинской и кадровой информации в порядке и в актуальном состоянии
- Улучшить обслуживание клиентов и сделать так, чтобы пациенты были довольны
- Планирование, внедрение и мониторинг офисных политик и процессов
- Обеспечение соблюдения федеральных, государственных и местных правил, включая правила OSHA и HIPAA.
- Планирование собраний персонала для клинического, неклинического и административного персонала
- Проведение собеседований и найм людей в медицинский кабинет
- Обучение медицинских работников и проведение обзоров их работы
Обязанности администратора стоматологического кабинета
В обязанности менеджера стоматологического кабинета входит надзор и поддержка всех административных задач в стоматологическом кабинете. Они отвечают за управление такими вещами, как собрания персонала, планы, бюджет офиса и ежемесячная платежная ведомость. Также называется администратором кабинета дантиста или офис-менеджером. В обязанности работника на вакантом месте "Заведующий стоматологическим кабинетом" входит следующее:
- Убедиться, что офис работает хорошо, создавая и управляя всеми внутренними процессами и практиками.
- Ведение финансового контроля стоматологической клиники, штатного расписания, главной бухгалтерской книги и системы выставления счетов.
- Давать прямые указания как отдельным лицам, так и командам, чтобы убедиться, что все офисные работники обеспечивают отличное обслуживание клиентов.
- Координация ежедневного внедрения офисных практик, повышающих производительность и эффективность.
- Своевременное и квалифицированное реагирование на клинические и операционные проблемы.
- Разработка и выполнение успешного бюджета офиса
- Найм, контроль и обучение новых офисных сотрудников
Читайте также: ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖЕР: значение, обязанности, зарплата, роли и личный менеджер
Обязанности офис-менеджера резюме
Работа офис-менеджером требует, чтобы вы носили несколько шляп, и, скорее всего, вы проводили собеседования или принимали решения по набору персонала самостоятельно. Это означает, что вы уже знаете, сколько времени и усилий уходит на то, чтобы убедиться, что кто-то подходит для компании. Теперь, когда вы находитесь по другую сторону стола для собеседований, используйте эти рекомендации и примеры для составления резюме офис-менеджера, которое поможет вам нанять.
№1. Напишите убедительный профиль, резюмирующий ваши квалификации
Менеджеры по найму обычно получают много заявок, поэтому нужно быстро выделиться. Личное резюме поможет вам сделать это. Эта часть вашего резюме идет вверху, где вы указываете свой опыт и навыки. Ищите ключевые слова или навыки, которые менеджер по найму называет обязательными, например, хорошее владение Microsoft Office или хорошее понимание законов HIPAA. Это также хорошее место, чтобы рассказать о своем опыте руководства, о том, как вы справляетесь с конфликтами и насколько хорошо вы все организуете.
№ 2. Добавьте раздел о профессиональном опыте, ориентированном на достижения
При написании части своего резюме, посвященной профессиональному опыту, вы хотите точно описать свои прошлые обязанности и обязанности, но вам также нужно помнить, для кого вы пишете для менеджера по найму. Когда вы пишете свои списки вакансий, постарайтесь включить в них модные слова из описания работы, например, как вы использовали определенное программное обеспечение или как вы справлялись с жалобами клиентов. Чтобы дать руководителям по найму более полное представление о вашем опыте, включая цифры, когда это возможно, например, количество клиентов на рабочем месте.
№3. Включите соответствующее образование и сертификаты
При поиске работы в качестве офис-менеджера важно перечислить любое образование или сертификаты, которые делают вас хорошим кандидатом. Для некоторых вакансий потребуется как минимум степень бакалавра, в то время как другие могут больше заботиться о том, как долго вы работаете в этой области. Быть сертифицированным офис-менеджером — большое преимущество, но другие сертификаты программного обеспечения, а также сертификаты SEO и CRM могут продемонстрировать, что у вас есть дополнительные таланты, которые помогут вам добиться успеха после трудоустройства.
№ 4. Перечислите соответствующие ключевые навыки и умения
Часть вашего резюме под названием «Ключевые навыки и умения» должна представлять собой простой список пунктов, показывающих, что вы можете привнести в работу. Вы можете добавить в этот список как технические, так и социальные навыки, которые иногда называют «мягкими навыками». Если вы можете, рекомендуется быстро прочитать описание вакансии и добавить в этот список ключевые слова и обязательные элементы. Попробуйте включить эти часто востребованные навыки, если вы не знаете, что написать.
Какова самая важная роль офис-менеджера?
Офис-менеджер — одна из самых важных ролей в компании. Он или она выполняет общие административные задачи, создает процессы, повышающие эффективность, руководит и мотивирует сотрудников, а также следит за тем, чтобы команды общались друг с другом.
Что такое профессиональное резюме для офис-менеджера?
Организованный офис-менеджер с отличными навыками выполнения офисных функций и руководства административным персоналом для удовлетворения потребностей руководителей. Целеустремленность и целеустремленность, с глубоким пониманием потребностей в переговорах по контрактам, бюджетам, платежным ведомостям и офисным заказам.
В чем разница между офис-менеджером и операционным менеджером?
Ожидается, что операционные менеджеры будут смотреть на общую картину, работая каждый день над совершенствованием всех элементов бизнеса для достижения целей компании. Между тем, офис-менеджеры — это люди, которые берутся за дело, определяя тон офиса и следя за тем, чтобы члены команды были вовлечены и удовлетворены своей работой.
Каковы примеры офисного менеджмента?
Это может включать в себя широкий спектр задач, таких как поддержание офиса в актуальном состоянии, уход за офисным оборудованием, создание дружеской атмосферы, управление бюджетом офиса, приветствие посетителей и новых сотрудников, организация деятельности в офисе. выездные мероприятия для сотрудников офиса и планирование.
Как по-другому называется офис-менеджер?
Офис-менеджер, который также может быть известен как администратор офиса или просто администратор, — это человек в организации, который действует как связующее звено между управленческой командой и персоналом. Офис-менеджеры несут ответственность за широкий спектр действий, некоторые из которых включают отслеживание поставок, организацию рабочих мест и помощь руководителям, когда это необходимо.
Что делает хорошего менеджера?
Компетентный менеджер — это тот, кто может подать хороший пример своей команде и понимает, как извлечь выгоду из своих индивидуальных навыков, чтобы помочь команде в достижении ее целей. Наиболее эффективные менеджеры находят время, чтобы узнать своих сотрудников и найти методы их поддержки, чтобы они могли выполнять свою работу наилучшим образом. Крайне важно постоянно поддерживать четкую связь со своими сотрудниками относительно их целей, ожиданий и отзывов.
Что самое сложное в работе офис-менеджера?
Избавление от рабочих.
Это, вероятно, всегда будет самой сложной частью работы менеджера, и вы никогда не должны слишком привыкать к этому. Нет простого способа обойти это, и это не становится легче, независимо от того, сколько вы это делаете.
Рекомендации
Статьи по теме
- КАК СТАТЬ АССИСТЕНТОМ СТОМАТОЛОГИИ: требования, зарплата, работа и шаги, чтобы стать им в 2023 году
- СТОМАТОЛОГИЧЕСКАЯ СТРАХОВКА ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ ЗАНЯТОСТИ: стоит ли?
- ЛУЧШИЕ ПЛАНЫ СТОМАТОЛОГИЧЕСКОГО СТРАХОВАНИЯ: Лучшие планы для частных лиц и пожилых людей
- УПРАВЛЕНИЕ КОНФЛИКТОМ: лучшие стратегии разрешения конфликтов на рабочем месте
- ЛУЧШАЯ СТОМАТОЛОГИЧЕСКАЯ СТРАХОВКА ДЛЯ ПОЖИЛЫХ НА MEDICARE В 2023 ГОДУ
.
