Как мне начать электронное письмо? Что предпочтительнее, использовать имя или фамилию человека? «Уважаемый господин или госпожа» все еще применяется? Стоит ли вообще здороваться? Помните о влиянии приветствий по электронной почте. Строка темы вашего электронного письма задает тон вашего общения, формирует то, как получатель видит вас, и может даже определить, прочитают ли они ваше сообщение или немедленно удалят его. Читайте дальше, чтобы узнать примеры профессиональных приветствий по электронной почте и способы не начинать электронную почту.
Примеры приветствий по электронной почте
Контекст — это все, когда дело доходит до приветствий по электронной почте. То, что работает для ваших друзей, может не сработать для собеседования в крупной корпорации. Следовательно, для ваших коллег то, что уважительно и вежливо по отношению к вашему университетскому преподавателю, может показаться жестким и устаревшим. Чтобы выбрать правильное приветствие по электронной почте, ответьте на следующие вопросы:
- Это письмо предназначено для одного человека или группы? Вы можете обращаться к каждому получателю по имени, если получателей всего от одного до трех. Используйте общие приветствия, такие как «Привет всем» или «Привет, команда», когда обращаетесь к большим группам людей.
- Какая у меня связь с получателем? Насколько хорошо вы разбираетесь в этом человеке? Какую степень формальности вы соблюдаете между вами?
Лучшие поздравления по электронной почте, как персонализированные, так и общие, можно найти здесь. Ваш лучший вариант — это приветствие, которое относится именно к вам. Всегда старайтесь узнать чье-то имя, когда отправляете электронное письмо кому-то, кого не знаете. Вы можете выполнить эту работу с помощью их корпоративного сайта или профиля LinkedIn. Стандартное приветствие по электронной почте может поддержать вас, если ваше исследование не увенчалось успехом. Итак, ниже приведены некоторые примеры приветствий по электронной почте:
№1. Привет [Имя]
Это один из лучших примеров приветствия по электронной почте, за исключением самых формальных ситуаций.
№ 2. Добрый день [имя]
Чтобы сделать приветствие по электронной почте немного более формальным, вы можете заменить «Привет» на «Привет». Это приветствие находится между дружеским «Привет» и формальным «Дорогой».
№3. Привет [Имя]
Это один из примеров приветствия по электронной почте, который является более официальным для начала деловой электронной почты. «Уважаемый» подходит для вступительного письма, но если вы добавите его в каждое сообщение в длинной цепочке писем, оно может выглядеть формальным и монотонным. Вы можете заменить «Привет» в следующих письмах.
№ 4. Уважаемый [фамилия], господин/госпожа, доктор/профессор
Используйте «Уважаемый», а затем почетное звание или титул, фамилию человека и официальное приветствие, когда обращаетесь к уважаемому человеку в электронном письме. Например, «Уважаемый профессор Грин» или «Уважаемый мистер Смит». Вместо запятой после приветствия вы можете использовать двоеточие для самой официальной корреспонденции.
№ 5. Привет
Это также один из примеров приветствия по электронной почте. Фраза «привет» уместна, если вы не знаете имени человека. Тем не менее, мы настоятельно рекомендуем вам персонализировать свое приветствие и узнать имя получателя.
№ 6. Привет
Если вы не уверены в имени получателя, вы можете использовать его вместо «Приветствия». Просто помните, что неформально написанные электронные письма могут не требовать приветствия «Привет».
№ 7. Всем привет
Наконец, это один из примеров приветствия по электронной почте. Когда вы пишете группе людей, это приветствие по электронной почте эффективно. Однако вы можете обращаться к каждому получателю по имени, если получателей всего три или меньше. Например, «Привет, Сэнди, Том, Марк».
Избегайте этих приветствий по электронной почте
Ниже приведены некоторые приветствия по электронной почте, которых следует избегать:
№1. Привет!
Такому приветствию не место в деловом общении. Просто оставьте своим друзьям и близким знакомым это поздравление.
№ 2. Эй!
Вы бы приветствовали запрос о партнерстве или деловое предложение, адресованное вам как «Йо»? Ваш получатель также согласен.
№3. Привет, [никнейм]
Не думайте, что Джессика ответит вам, если вы направите ей свое письмо как Джесс. Точно так же, если она заканчивает на Джесс, вы должны обращаться к ней таким же образом.
№ 4. Приветствую, сэр/мадам.
Это приветствие слишком формальное, похожее на «Для кого это может касаться». Кроме того, он довольно общий. Такое приветствие по электронной почте показывает, что вы не провели достаточно исследований, чтобы выяснить, кто является получателем.
№ 5. Приветствую, [Название должности]
Это приветствие точнее, чем «Для кого это может касаться» и «Уважаемый господин или госпожа». В любом случае, «Уважаемый менеджер по найму» не будет доволен тем, что вы не приложили дополнительных усилий, чтобы узнать его имя.
№ 6. Добрый день/день!
Таких любезностей следует избегать, особенно если вы отправляете электронное письмо кому-то из другого часового пояса, потому что вы никогда не знаете, когда они получат ваше сообщение.
№ 7. Неверное или неправильное имя
Дважды подтвердите чье-то имя, прежде чем отправить ему электронное письмо. Если вы не знаете, как правильно написать имя, лучше начать разговор с общего приветствия, например «Привет». По сравнению с отправкой электронного письма с опечаткой это наносит гораздо меньший ущерб.
№8. Нет приветствия
Несмотря на то, что может быть сложно выбрать правильное приветствие по электронной почте, это не значит, что вы должны его пропустить. Грубо пропускать приветствие из делового письма, потому что это важный компонент.
Профессиональные поздравления по электронной почте
Надлежащие профессиональные поздравления по электронной почте включают в себя:
№1. Привет [Имя]
Приветствие, используемое в этом письме, приемлемо для профессионального приветствия по электронной почте. Когда вы хотите проявить уважение к получателю, вы обычно используете его в сопроводительных письмах, официальных деловых письмах и других формах общения.
Несмотря на такие титулы, как «Mr.» и «миссис». были исторически распространены, они рискуют исказить пол или предположить, что читатель женат. Вместо этого используйте «Дорогой Сэм» или «Дорогой Сэм Барни».
№2. Приветствие
Обычное «Привет» с запятой — хороший способ начать большинство электронных писем, связанных с работой. Подумайте об использовании приветствия «Привет», если желателен более официальный тон. Хотя это приветствие считается неформальным, оно также имеет простой и сердечный тон.
№3. Привет всем, привет, команда или команда хорошего дня, [название отдела]
Это одно из профессиональных поздравлений по электронной почте. Здесь у вас есть несколько вариантов отправки электронного письма двум или более людям. Неформальные, но подходящие способы обращения к группе людей: «всем привет», «привет, команда» или «привет, команда [название отдела]».
Кроме того, они воздерживаются от обращения к группе людей с такими местоимениями, как «Здравствуйте, дамы», «Здравствуйте, ребята» или «Господа», поскольку эти местоимения могут неадекватно описывать адресатов.
№ 4. Я надеюсь, что ваша неделя проходит хорошо или ваши выходные были приятными
Это также одно из лучших профессиональных поздравлений по электронной почте, потому что вы сразу благодарите своего читателя. Они также устанавливают хорошие отношения с коллегой, которого вы уже знаете или хотите вести дела.
№ 5. Я пишу вам по поводу
Это вежливо и прямолинейно начинать электронное письмо со слов «Я обращаюсь по поводу…», потому что это делает цель общения ясной. Поскольку за один рабочий день отправляются сотни электронных писем, этот метод показывает, что вы заботитесь о времени другого человека, будучи краткими.
Заявление о своих намерениях также помогает устранить недопонимание или двусмысленность в отношении того, что вам нужно от читателя.
№ 6. Спасибо
Наконец, это одно из лучших профессиональных поздравлений по электронной почте. Благодарность — еще один подход к приоритизации читателя. Командная работа на рабочем месте улучшается, когда вы сразу сообщаете человеку, что ваше электронное письмо является ответом на его или ее электронное письмо или действие.
Способы не начинать электронную почту
Приведенные ниже приветствия и вступительные предложения имеют формальный тон и в некоторых случаях создают впечатление, что человек не думает. Избегайте использования этих слов, если хотите произвести впечатление искреннего и вдумчивого человека. Таким образом, способы не запускать электронное письмо включают в себя:
№1. Для предъявления по месту требования
Это один из способов не начинать письмо. Несмотря на то, что «Кому это может касаться» кажется формальным приветствием, оно безлично и заезжено. Это означает, что вы не заботились о том, чтобы убедиться, что ваш получатель — это тот, за кого вы его принимаете, или имеет ли ваше сообщение отношение к нему.
Электронное приветствие «Уважаемый господин или госпожа» также подпадает под это правило. Гендерно-бинарное приветствие устарело и может рассматриваться как исключительное в данной ситуации.
№ 2. Здравствуйте [пропущено имя]
Проверьте правильность написания имени получателя, прежде чем использовать его в приветствии по электронной почте. Опечатки случаются, но неправильное написание чьего-то имени вызывает подозрение, что ваше сообщение было написано наспех без тщательности или внимания к деталям.
№3. Уважаемый, [Вставьте имя здесь]
Следует избегать как неправильного написания имени получателя в приветствии по электронной почте, так и полного пренебрежения вводом его имени в предварительно написанный шаблон. Попытка увлечь вашего читателя с помощью шаблона электронной почты без какой-либо персонализации, вероятно, бесполезна. Всегда дважды проверяйте, заменили ли вы все заполнители в приветствии правильно написанным именем получателя, если вам необходимо использовать шаблонное сообщение для эффективности.
№ 4. Не могли бы вы мне помочь?
Это также один из способов не начинать электронное письмо. Вступительная фраза типа «Можете ли вы сделать мне одолжение?» может звучать резко и корыстно, когда вы пишете кому-то по электронной почте в первый раз и не знаете их. Вместо этого подумайте о строке темы электронного письма, например «Я обращаюсь к вам, потому что…», которая кратко сообщает о проблеме, которую вы надеетесь решить с их помощью.
№ 5. Я понимаю, что вы заняты, но
В лучшем случае введение этого электронного письма предполагает, что время читателя ценно. В худшем случае это означает, что даже если вы осознаете это, вы все равно заслуживаете их внимания. Независимо от того, насколько хорошо вы знаете читателя, вы должны пропустить это вступительное заявление и вместо этого кратко объяснить, почему ваше сообщение важно.
№ 6. Позвольте мне назвать вам свое имя
Когда вы отправляете электронное письмо кому-то в первый раз, это средство для открытия электронной почты часто используется. Это похоже на то, как вы рассказываете свое собственное введение, когда вы начинаете электронное письмо со слов «Позвольте мне представиться». Вы бы сказали это кому-нибудь вслух? Хотя это кажется окончательным, в конечном итоге это пустая трата времени. Сосредоточьтесь на погоне.
Отправить поздравление группе
Если вы к этому не привыкли, обращение к большому количеству людей в электронном письме может показаться странным. Вы можете выбрать один из множества шаблонов приветствия электронной почты. Шаблоны, включенные в список ниже, могут быть изменены в соответствии с вашими потребностями. Они включают:
№1. При приветствии от двух до четырех человек
В электронном письме вы должны обращаться к двум получателям иначе, чем к группе из 15 человек. Можно обращаться к каждому человеку напрямую, когда вы разговариваете с двумя или четырьмя людьми (Instructional Solutions предполагает, что это может быть до пяти человек), как показано ниже. .
- Привет, Томас и Шона.
- Здравствуйте, мисс Ривера.
- Здравствуйте, мисс Смит.
- Приветствую, мистер Томпсон.
- Привет Томас, Фэй, Лен, Шона
Итак, если вы не знаете пол людей, которым пишете, вы также можете использовать их полные имена и избегать названий с учетом пола. Лучше не угадывать пол по именам.
№ 2. Разговор с определенной командой
Если вы отправляете электронное письмо группе людей, которые работают в одной команде, вы должны обращаться к ним соответствующим образом в своем приветствии. Решая, что из нижеследующего использовать, имейте в виду, что ваш тон будет выражать серьезность или важность содержания.
- Привет, отдел продаж
- Приветствую, команда.
- Персонал FOH, пожалуйста
№3. Используйте имена, когда можете
Даже если вы пишете большой группе людей, адресовать письмо «господину» — неуважение. Бернс и компания» или «Дебора Смит и коллеги». Итак, если вы разговариваете с группой людей, делайте это коллективно. Кроме того, если вам нужно привлечь внимание к работе и вкладу одного человека, в частности, укажите его имя в теле письма.
№ 4. Печатные копии с несколькими адресами
Если вы хотите отправить физические письма двум разным людям, вы должны ввести первый адрес, оставить пустую строку, а затем ввести второй адрес. При этом уместно сделать адрес получателя первым адресом каждого письма.
Как вежливо начать электронное письмо?
- Привет [Имя]
- Здравствуйте пожалуйста.
- Всем привет Команда или команда [название отдела], привет.
Какое приветственное предложение лучше всего подходит для начала электронного письма?
- Я надеюсь, что вы в порядке и читаете мою электронную почту.
- Надеюсь, эта неделя началась для вас хорошо.
- Добрый день, день или вечер.
- Надеюсь, ваша неделя началась хорошо.
- Я ценю ваш быстрый ответ.
- Мы ценим, что вы связались с нами.
- Мне было бы интересно ваше мнение о.
- Кому я пишу.
Какие бывают официальные приветствия?
Официальные приветствия:
- Привет!
- Я здесь.
- Счастливое утро.
- Здравствуй, полдень.
- Спокойной ночи.
- Я рад, что встретил тебя.
- Рад встрече.
Что такое открывающая строка в электронной почте?
Лучшая строка темы электронного письма — это строка, которая привлекает внимание читателя и заставляет его читать дальше. Я надеюсь, что у вас хороший день, например, является хорошим примером начальной строки электронной почты.
Что такое хорошее вступительное предложение?
Подумайте об этом так: хорошее первое предложение — это то, что вы хотите сказать, даже если вы не думаете, что сможете это сказать.
Рекомендации
- smallbusiness.chron.com
- mail.com
- gramly.com
- Sparkmailapp.com
Статьи по теме
- ВИРТУАЛЬНЫЕ ТЕЛЕФОННЫЕ СИСТЕМЫ: лучшие виртуальные телефонные системы для любого бизнеса (+ подробное руководство)
- КОГО ЭТО МОЖЕТ КАСАТЬСЯ: Все, что вы должны знать!!!
- 15+ крупных грантов для малого бизнеса
- Хорошее обслуживание клиентов: лучшие стратегии улучшения (+бесплатные образцы)
- ОФИЦИАЛЬНЫЙ ФОРМАТ ПИСЬМА: какие форматы лучше всего подходят для любого бизнеса
