КОМАНДНЫЙ КАЛЕНДАРЬ: что это такое, лучший командный календарь и бесплатные приложения

Командный календарь — это согласованный календарь, к которому сотрудники имеют доступ, который предприятия или фирмы используют для отслеживания встреч, выходных дней, задач, сроков проектов и всего, что необходимо всем сотрудникам, чтобы быть в курсе. Тем не менее, лучшие командные календари усовершенствовались и стали более функциональными, чем раньше, например, делясь определенной информацией только с теми людьми, которые должны ее видеть. Приложение командного календаря используется для создания каналов для каждого раздела вашего бизнеса, содержащих различные виды инструментов планирования и т. д. Следите за обновлениями, чтобы узнать, как установить слияние группового календаря и те, которые не содержат групповой календарь.

Советы по созданию командного календаря

Следующие советы помогут вам создать идеальный календарь для вашей команды.

№1. Распределить содержание календаря

Важно, чтобы каждый работник обновлял календарь с определенными событиями, которые могут повлиять на всю команду. Поэтому назначьте определенного сотрудника для контроля и управления повторяющимися событиями, происходящими в календаре, и убедитесь, что он остается актуальным. Кроме того, обязательно назначьте того, кто лучше всего подготовлен для этой задачи.

№ 2. Использовать характеристики календаря

Использование функций календаря делает календарь вашей команды более конструктивным. Давайте рассмотрим функции, необходимые для создания командного календаря.

1. Цветовое кодирование: использование цветов для кодирования календарей позволяет лучше понять запланированную информацию.
2.  Фильтры: Вы можете использовать фильтры в сочетании с тегами событий, которые делят задачи, события и другие запланированные разделы на легко читаемые расписания в зависимости от контекста.
3.  Теги событий: Теги событий аналогичны цветовым кодам, если только вы не можете фильтровать, распределять теги и управлять ими в календаре. Кроме того, вы также можете использовать теги для разделения событий на разные группы.
4. Повторяющееся событиеs: Проекты с постоянными повторяющимися встречами или ежегодными мероприятиями, планирование повторяющихся мероприятий помогает менеджеру предотвратить ошибки.
5. Используйте напоминания: В онлайн-календарях есть функции напоминаний, которые сообщают всем сотрудникам важные вещи по электронной почте или текстовым сообщениям.

№3. Добавить все не подлежащие обсуждению события

Групповой календарь полезен для планирования совещаний, которые являются главным приоритетом для вашей группы. Однако, чтобы сделать свой календарь более эффективным, делайте в календаре всей команды только те мероприятия, которые не подлежат обсуждению. Команда может эффективно сдвинуть его в пользу не подлежащей обсуждению встречи. Например, если ваша команда встречается с клиентами, это означает, что встреча клиента может иметь преимущество перед внутренней встречей.

№ 4. Называйте предметы конструктивно

Командные календари очень полезны, если элементы имеют эффективные названия. Подумайте о создании структуры именования при создании календарей, которые являются повторяемыми, яркими и могут наносить как можно больше меток. Для эффективной маркировки сделайте свой календарь полезным инструментом в управлении проектами. Например,

• Встреча-клиент
• Проверка хода встречи
• Отпуск-Сэнди
• Компания Ивент-Пикник
• Корпоративное мероприятие-праздник
• Крайний срок-Клиентская подача

Имея конструктивное название каждого элемента, каждый человек автоматически знает, сколько встреч, крайних сроков или отпусков приходится на неделю, и правильно планирует.

№ 5. Включите день «без встреч»

Улучшите рабочий процесс и производительность, запланировав день или период дней, когда не будет совещаний, что повысит производительность сотрудников, а также снизит нагрузку на отдел. Кроме того, назначайте встречи на дни при создании календаря вашей команды.

Что такое управление календарем?

Управление календарем — это создание и планирование встреч, разрешение конфликтов, принятие приглашений на встречи и использование календаря для оптимизации управления временем с целью использования нашего самого драгоценного времени. Позвольте мне кратко поделиться с вами советами по управлению календарем вашей команды.

Советы по управлению календарем команды

№1. Сосредоточьтесь на своих временных интервалах

Сконцентрируйтесь на своем временном интервале, используя матрицу для оценки задач, встреч, встреч и расписаний в соответствии с потенциальным влиянием и необходимыми усилиями. Убедитесь, что в вашем календаре много быстрых побед (высокая отдача, небольшие усилия) и большое количество крупных проектов (высокая отдача, большие усилия). Точно так же вы можете регулярно управлять своим календарем с помощью упрощенного аудита календаря, то есть

• Понимание качества времени, проведенного на совещаниях
• Оцените, насколько важны ваши встречи
• Выявление возможностей тратить свое время более эффективно

№ 2. Защитите свое время концентрации

Одна важная вещь, о которой все думают, — это время, чтобы сосредоточиться на задачах. Эксперты по производительности говорят, что прибыльное рабочее время требует не менее двух часов непрерывного времени или более; в противном случае это приведет к ненужным затратам на переключение, и потребуется много времени, чтобы вернуться к вашему формальному уровню эффективности до перерыва.

№3. Автоматизируйте управление календарем

Еще один способ автоматизировать свой календарь — использовать помощь в планировании, например, по часовой стрелке. Когда вы хотите запланировать встречу с одним из членов вашей команды, планировщик выбирает наиболее подходящее время, исходя из рабочих часов каждого, часов встречи, часового пояса, времени концентрации и т. д.

№ 4. Используйте свой календарь для управления задачами

Убедитесь, что все ваши задачи запланированы в вашем календаре, как и любая другая встреча. Блокировка вашего календаря по времени помогает уменьшить пренебрежительное отношение к приоритетным задачам, много времени на менее важные и размышления о том, над чем работать дальше.

Приложение командного календаря

Это онлайн-календарь для групп, позволяющий организовывать людей, планировать и визуализировать использование ресурсов, планировать работу, делиться событиями и упрощать регистрацию. Приложение командного календаря напоминает нам о предстоящих событиях, устраняет все виды дублирования и помогает команде быть в курсе расписаний друг друга. Ниже я перечислю ключевые функции, на которые следует обратить внимание при создании приложения командного календаря.

Особенности хорошего приложения для командного календаря

• Функции совместной работы и обмена
• Автоматическая синхронизация
• Простые инструменты планирования
• Легкий в использовании
• Кросс-платформенная доступность

 Как добавить приложение календаря в команду?

•  Нажмите кнопку «Добавить приложения» и выберите приложение календаря.
• Перезапустите настольный клиент MS Teams, чтобы увидеть вкладку календаря.
• Добавьте вкладки SharePoint в команду
• Доступ к SharePoint в браузере
• Создайте приложение календаря на сайте SharePoint.
• Измените настройки календаря. по умолчанию
• Попросите всех в вашей команде сделать то же самое после того, как вы добавите разрешение
• Подключить календарь к Outlook

Каково использование приложения Team Calendar?

Владельцы бизнеса и предприниматели используют приложения командного календаря как средство экономии времени и управления им. По сути, отличной отправной точкой является поиск полезного приложения-календаря для улучшения общения и командной работы. Давайте посмотрим на использование или важность приложений командного календаря.

• Улучшенная организация встречи
• Лучший баланс между работой и личной жизнью
• Управление задачами и делегирование
• Прозрачность
• Высокая производительность

 Примеры приложений командного календаря

Для каждой организации, планирующей создать приложение группового календаря, все приложения, упомянутые ниже, имеют все необходимые функции, чтобы помочь им.

№ 1. Асана

Asana — это больше, чем приложение общего календаря, оно упрощает управление командными проектами и задачами. Функции показывают все разделы проекта и то, как они сочетаются друг с другом, и часто отслеживают изменения. Asana также имеет мобильное приложение и более 100 интеграций.

События календаря Asana могут быть сгруппированы в соответствии с проектом или инициативой, а также могут быть назначены отдельным членам команды.

№ 2. Тканый

Лучшие приложения-календари подходят для команд, стартапов или отдельных лиц, которые хотят сбалансировать свою работу и личную жизнь с помощью приложения-календаря. У Woven есть невероятные аспекты, которых нет больше нигде. Например, интеллектуальные шаблоны, встроенные групповые опросы, аналитика управления временем и интеграция с несколькими календарями.

№3. Календарно

Calendly — лучшее решение для постоянного планирования встреч и обратно. Все, что вам нужно сделать, это настроить параметры доступности, поделиться ссылкой Calendly с вашим клиентом или товарищами по команде, а затем Calendly предоставит им правильное время и даты для выбора. Этот календарь прост, удобен и имеет множество интеграций со сторонними календарями.

№ 4. TeamUp

TeamUp — это приложение-календарь, разработанное с красочным интерфейсом для удобного просмотра предстоящих событий или проектов без каких-либо проблем с настройкой учетных записей и разрешений и упрощением совместной работы в команде. Его использовали все, от индустрии образования до технологий, включая Гарвардский университет.

№ 5. Microsoft Outlook

Многие предприятия с настольными компьютерами продолжают использовать Outlook для интеграции с Microsoft Office, что позволяет им управлять электронной почтой и контактами, а также обмениваться параллельными сравнениями расписаний и событиями в единой настройке. В отличие от Apple Calendar, Outlook можно использовать как на устройствах Windows, так и на устройствах Apple.

Слияние командного календаря

Командные календари в Confluence позволяют вашей команде оставаться организованной и сообщать о доступности с помощью расписания личных и командных мероприятий, которые связаны с отдельными рабочими календарями и страницами Confluence. Это помогает информировать команды о принятии решений или просто отслеживать участников в заметках о собраниях, просто @упомянув команду на любой странице командного календаря Confluence или в комментариях.

Слияние командных календарей — это отличное решение для команд любого размера и специализации, которое обеспечивает новый уровень прозрачности вашей командной работы. Таким же образом слияние группового календаря — это полезный инструмент, который экономит ваше время и усилия, когда вам нужно понять, как ваше расписание повлияет на предстоящую работу.

Советы по созданию командного календаря Confluence

№1. Открыть календарь команды 

Для начала вам нужно создать календарь или добавить существующий. Сначала выберите «Добавить календарь», чтобы быстро создать новый календарь, или выберите «Добавить календарь», чтобы добавить существующий календарь следующими способами:

• Добавить существующий календарь – чтобы подписаться на другой календарь в вашем экземпляре Confluence.
• Импортировать календарь – для импорта файла ICS.
• Подписаться по URL – для подписки на сторонние календари из групповых календарей.

№ 2. Добавляйте события в календарь

Чтобы добавить событие в календарь, вам помогут следующие шаги:

• Выберите Добавить событие
• Щелкните дату в календаре в представлении месяца или недели (или щелкните и перетащите, чтобы выбрать диапазон дат).
• Дважды щелкните представление временной шкалы.

Вам будет предложено ввести название, время и другие данные. После добавления деталей выберите OK чтобы добавить событие в календарь. Если на странице «Мои календари» есть несколько календарей, вам нужно будет выбрать календарь, в который вы добавляете событие.

№3. Выберите представление

Вы можете просматривать свои события четырьмя различными способами: месяц, неделя, список и временная шкала. Слияние Team Calendar запоминает ваш последний выбранный вид, поэтому вам не нужно выбирать его снова, когда вы вернетесь в следующий раз.

№ 4. Размещайте календари на страницах слияния

Вы можете вставить календарь на любую страницу в Confluence по вашему выбору, чтобы вы и ваша команда всегда были в курсе последних событий. Ниже приведены способы встраивания календаря на страницы слияния.

• Вставьте ссылку на календарь
• Используйте браузер макросов
• Используйте Wiki наценка

Лучший командный календарь

Ваш календарь — это ваш бюджет. Вот почему ваш бизнес должен иметь как можно лучший календарь. Лучший командный календарь помогает координировать свои действия с другими людьми в вашей команде, особенно если вы хотя бы часть времени работаете удаленно. Вот несколько примеров лучшего командного календаря:

№ 1. Календарь Google

Этот календарь мощный и простой в использовании. Не нужно много времени, чтобы научиться добавлять события, переключаться с представления недели по умолчанию на представление месяца или дня, приглашать других контактов или добавлять видеоконференцию Google Meet. Все это стало проще с этим приложением.

Самое главное, с календарями Google и его уникальными функциями вы можете делиться целыми календарями, создавать столько календарей, сколько хотите, и подписываться на любой iCal-совместимый календарь, выбирая, какие календари вы хотите видеть, а какие нет. Кроме того, вы можете использовать стороннее приложение и возможность разделить рабочее время.

№ 2. Переключить план

План Toggl — это полнофункциональный командный календарь, предназначенный для совместной работы. Это позволяет вашей команде визуализировать, кто над чем работает и когда, чтобы вы знали, кто занят и у кого может быть пропускная способность для нового проекта.

Подобно Asana, Toggl Plan может показать вам, в какой день коллега работает над проектом, но вам придется работать вместе, чтобы найти согласованное время для встречи. С планом Toggl вы можете установить время для проекта, время, чтобы быть в курсе, и создавать повторяющиеся задачи.

№3. Вплоть до

Социально-ориентированный календарь, в отличие от других, использует закрытую социальную сеть для планирования мероприятий, что позволяет вам видеть расписание вашего колледжа в режиме реального времени. UpTo позволяет создавать группы для работы, семьи, проектов и многого другого. Кроме того, UpTo интегрируется с вашими существующими календарями, включая Календарь Google, Календарь Apple, Microsoft Outlook и События Facebook.

№ 4. мир задач

Taskworld — еще один лучший командный календарь, который предлагает больше, чем просто общий календарь для команд, потому что он имеет общий календарь и временную шкалу проекта, чтобы вы могли одновременно управлять командными проектами и задачами, показывает каждый бит проекта и помогает вы отслеживаете различия во времени. Самое главное, Taskworld предоставляет общие функции календаря вместе с другими инструментами для совместной работы, такими как инструменты управления задачами, общения и создания отчетов.

№ 5. Я-Облако 

Календари iCloud гибки в использовании, а их интеграция с устройствами Apple позволяет командам легко обмениваться информацией, планировать встречи и объединяться. Календари iCloud позволяют проверять ежедневные задачи и проекты, делая вид календаря «Сегодня». Он отлично работает для устройств Apple и теряет функциональность для устройств Android. Если у всей вашей команды есть продукты Apple, это сделает ваши бизнес-проекты более эффективными.

Календарь команды Бесплатное приложение

В этой главе мы перечислили бесплатное приложение командного календаря, которое имеет почти те же функции, что и перечисленные выше. Предприятия или фирмы используют его для отслеживания встреч, выходных дней, задач, сроков проектов и всего, что необходимо знать всем работникам.

• АКТИПЛАНЫ
• TeamUP
• Сохранить и поделиться
• Командная колода
• По часовой стрелке
• Cozi
• Любой. Делать
• дерево времени
• Google Calendar
• Microsoft Перспективы

Преимущества командных календарей

• Упрощенный запрос на отпуск
• Управление проектами следующего уровня
• Обновленное командное сотрудничество
• Повышение посещаемости и морального духа сотрудников
• Прозрачные льготы для сотрудников

Подводя итог, Team Calendar — это согласованный календарь, к которому имеют доступ коллеги, и предприятия или фирмы используют его для отслеживания встреч, выходных дней, задач, сроков проектов и всего, что необходимо для всей работы, чтобы быть в курсе. создание каналов для каждого раздела вашего бизнеса, содержащих различные инструменты планирования.

Статьи по теме

1. Помощник по административным вопросам: описание работы, навыки и зарплата (обновлено!)
2. ONLINE CRM: лучшее программное обеспечение для онлайн-систем для малого бизнеса в 2023 году (бесплатное и платное)
3. УСЛУГИ ВИРТУАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: лучшие услуги виртуальной помощи
4. СТРАТЕГИЯ МАРКЕТИНГА В СОЦИАЛЬНЫХ МЕДИА 2023: Подробное руководство (+бесплатный шаблон)
5. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ БИЗНЕСА: Программное обеспечение для планирования сотрудников
6. Экономический календарь: ключевые даты для трейдера