Поскольку в сутках не так много часов, очень важно максимально использовать свое время. Есть два способа повысить продуктивность на рабочем месте или в любом другом аспекте жизни: работать больше часов или работать умнее. Не знаю, как вы, а я предпочитаю второй вариант.
Быть более продуктивным на работе — это не высшая математика, но это требует более обдуманного управления временем. Эта статья познакомит вас с простыми, но эффективными стратегиями повышения производительности вашего рабочего места. А пока давайте рассмотрим некоторые основные понятия.
Что такое продуктивность и почему это важно?
Проще говоря, производительность — это мера экономической или деловой эффективности, которая показывает, насколько эффективно отдельные лица, предприятия, отрасли и целые экономики преобразуют вложения, такие как труд и капитал, в результаты, такие как товары или услуги.
В чем важность продуктивности?
Производительность важна на конкурентном рынке или на работе, потому что она является мерой эффективности. Повысьте свою производительность, и вы сможете зарабатывать больше денег — или устанавливать более низкие цены и переманивать клиентов у конкурентов. И наоборот, если ваша производительность падает или растет медленнее, чем у конкурентов, вы, возможно, не сможете работать с прибылью или будете испытывать вялый рост.
Что такое цель производительности?
Производительность можно измерить с точки зрения произведенных единиц, обслуженных клиентов или других показателей выпуска. Установление целей производительности отдельных сотрудников имеет долгосрочный эффект повышения общей производительности компании, позволяя компании выполнять больше работы за то же время и с тем же количеством сотрудников.
Используя четыре характеристики эффективной цели, примером высокой цели производительности для рабочего сборочного конвейера может быть «увеличить количество единиц, производимых в час, на 5% между каждым полугодовым обзором производительности». Великолепной целью для сотрудника, занимающегося вводом данных, может быть «увеличение скорости набора текста на пять слов в минуту каждый месяц, пока она не достигнет 60 слов в минуту».
Каковы 4 основных компонента производительности?
Если и когда вы решите повысить производительность на своем рабочем месте, независимо от того, работаете ли вы в офисе или дома, вот 4 основных компонента, о которых следует помнить.
№1. Ваши возможности планирования (стратегически)
Какие у Вас планы на завтра?
На первый взгляд, это кажется смехотворно простым вопросом, но это не так.
Как люди, мы часто ставим перед собой нереалистичные цели и цели, иногда даже не осознавая этого. В результате невозможно добраться до конца растущего списка дел.
Чтобы этого избежать, составьте стратегический план на каждый день. Запишите все, что вы хотите выполнить, а затем сузьте список до задач, которые, как вы знаете, вы можете выполнить и которые являются наиболее важными. Все остальное можно отложить.
№ 2. Ваше желание сосредоточиться (на одном проекте за раз!)
Это, пожалуй, самый сложный аспект продуктивности, но со временем вы сможете освоить его. Чтобы оставаться сосредоточенным, вы должны работать только над одним проектом за раз, что восходит к упомянутому ранее планированию списка дел.
Вы можете выполнять каждую работу по очереди, если знаете, что вам нужно делать каждый день. Вместо того, чтобы переключаться между задачами, посвятите все свое внимание и усилия одной задаче, пока она не будет выполнена. Повторяйте этот процесс в течение дня, каждый день, и вы быстро справитесь со своим списком дел.
№3. Принятие лучших решений
У нас есть только ограниченное количество времени, чтобы играть каждый день, поэтому само собой разумеется, что его следует использовать с умом. Это возможно только в том случае, если вы принимаете правильные решения.
Что действительно важно? Какие задачи или проекты можно отложить до завтра, следующей недели или следующего месяца? Где вы, скорее всего, заработаете деньги и удовлетворите своих клиентов?
Всегда расставляйте приоритеты в том, что важно, выбирая задачи, которые приносят наибольшую отдачу в течение ограниченного времени.
№ 4. Ваша надежность
Мы все работаем с разной скоростью, но сохранение постоянного темпа — ключ к продуктивности. Это может быть молниеносно для вас. Другие могут найти это намного медленнее. Нет правильного или неправильного пути; это то, что лучше всего работает для каждого человека. Итак, имейте в виду, что не имеет значения, насколько быстро или медленно вы двигаетесь, пока вы не прекращаете делать то, что делаете.
Как мы можем повысить вашу производительность?
Попробуйте включить эти стратегии, чтобы повысить свою производительность и работать эффективнее на работе или в любой должности!
№1. Выйти из многозадачности
Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, особенно если они кажутся незначительными или простыми. Однако это просто не работает.
«Многозадачность по-человечески невозможна», — говорит профессор нейробиологии Эрл К. Миллер.
Мы заблуждаемся, если думаем, что можем легко совмещать телефонные звонки, презентации и обед. Мой совет: концентрируйтесь на одной задаче за раз, и вы закончите ее быстрее.
№ 2. Делайте частые перерывы
Мы можем полагать, что работая дольше, мы делаем больше, но мы никогда не работаем так же хорошо, когда мы истощены.
Исследования показали, что регулярные перерывы улучшают концентрацию и настроение.
Итак, совершите пятиминутную прогулку по офису или выделите 15 минут, чтобы выпить послеобеденный кофе.
№3. Ставьте маленькие цели
Глядя на наши цели иногда может быть ошеломляющим. Наличие большого количества крупных проектов в вашем календаре может вызывать стресс.
Однако, если вы разделите его на более мелкие задачи, вы почувствуете больше контроля и будете намного продуктивнее. Вместо того, чтобы писать «завершить проект», разбейте его на все задачи, которые потребуются.
Это будет держать вас в курсе ваших повседневных дел и сделает более крупные проекты менее пугающими.
№ 4. Выполняйте самые важные задачи, когда вы наиболее бдительны
Мы все откладываем большие цели, потому что не уверены, что сможем их выполнить. И к тому времени, когда мы добираемся до них, мы слишком устали за день, чтобы уделить им внимание, которого они требуют. Вот почему проекты растягиваются на дополнительные дни, создавая впечатление, что производительность исчезла.
Таким образом, понимание того, когда и как вы работаете лучше всего, имеет решающее значение для своевременного завершения крупных проектов. Но тут нет универсального расписания. Если вы жаворонок, решайте основные задачи утром в первую очередь.
№ 5. Следуйте «Правилу двух минут»
Заполните эти крошечные окна реальными задачами, чтобы максимально использовать свое рабочее время.
По словам предпринимателя Стива Оленски, поиск и выполнение задач, которые занимают две минуты или меньше, на самом деле экономит ваше время. Итак, если это займет всего две минуты, сделайте это сейчас.
Правило двух минут также гласит, что любую цель или привычку можно начать менее чем за две минуты. Постановка новых целей не означает, что вы сможете выполнить каждую задачу за 120 секунд, но это первый шаг к их достижению!
№ 6. Будьте активны, а не реактивны
Термин «реактивный» подразумевает, что вы не используете или не имеете инициативы. Вы позволяете другим говорить вам, что делать, и принимать решения на работе, в то время как вы являетесь «исполнителем», который добивается цели.
Напротив, термин «активный» подразумевает, что вы предугадываете события, находите новые способы работы и самостоятельно придумываете новые идеи. Никто не должен говорить вам, что делать, потому что вы всегда на шаг впереди.
Чтобы стать более проактивным и использовать свое время более продуктивно и эффективно, не говоря уже о том, чтобы произвести большее впечатление на ваших коллег, помните три ключевых момента:
- Спросите себя, что может произойти, и составьте план действий до того, как это произойдет.
- Рассмотрите общую картину и заранее примите необходимые меры.
- Держите свой уровень энергии на высоком уровне и свою игру на высоте.
Проактивности помогает делать то, что вам нравится, потому что вы искренне хотите быть лучшим в том, что вы делаете.
№ 7. Получите максимум от поездок на работу
Независимо от того, как вы добираетесь до работы — едете ли вы на машине, на автобусе, на велосипеде, пешком или на скутере — средний американец тратит более 100 часов в год на поездки на работу.
Давайте будем честными: это много часов, и они действительно складываются. Согласно Бюро переписей США, в 139 году более 2014 миллионов работников ездили на работу. Чтобы добраться до работы, требуется в среднем 26 минут каждый день, пять дней в неделю, 50 недель в году.
За год это составляет 29.6 миллиарда часов, 1.2 миллиарда дней или 3.4 миллиона лет, проведенных в поездках на работу. Подумайте, чего вы могли бы достичь за это время. Вместо этого вы застряли в поезде или застряли в пробке.
С другой стороны, ваши поездки неизбежны; мы все должны приступить к работе, и хотя это рутинная работа, у вас есть возможность превратить ее в продуктивное время в течение дня. Мы не имеем в виду прокрутку вашей ленты новостей Facebook; мы имеем в виду раннее начало рабочего дня.
Вы могли бы, например,
- Планируй свой день — мы уже упоминали, насколько важен этот пункт для вашей продуктивности, так почему бы не сделать это по дороге на работу?
- Отвечайте на электронные письма – Начните свой день с ответа на все электронные письма, которые отнимают ваше время первым делом с утра. Когда вы доберетесь до офиса, вы сможете начать свои задачи с чистым почтовым ящиком… довольно круто, правда?
- Потратьте время на развитие своей карьеры путем самообучения– Слушайте соответствующий подкаст или читайте самые последние новости в своей области. Вы получите образование и заставите свой мозг работать как можно скорее.
№8. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Чтобы повысить продуктивность на работе, вы должны устранить все, что отнимает ваше время. Для многих из нас это могут быть электронные письма, телефонные уведомления или социальные сети. Мы все настолько привыкли постоянно быть в сети с телефонами в руках и смотреть на что-то, что теряем счет времени.
Кроме того, во время работы очень легко отвлечься на коллег. Один хочет выпить с вами кофе, а другой просто «зашел» поболтать, пока вы пытаетесь сосредоточиться и закончить свою работу. Все эти перерывы приводят к изменению режима работы и снижению производительности.
Итак, как вы можете избежать этих отвлекающих факторов? Для начала научитесь работать умнее, а не усерднее, и начните устанавливать границы. Это может включать:
- Установление рабочих часов, чтобы люди знали, когда вы доступны и недоступны по
- отключение уведомлений телефона.
- Выделите время для проверки социальных сетей и электронной почты, чтобы не делать этого во время работы над чем-то другим.
- Чтобы получить максимальную отдачу от своего дня и свести к минимуму отвлекающие факторы, используйте такие инструменты, как функции планирования и режима работы BlockSite, чтобы работать и делать запланированные перерывы. Они блокируют веб-сайты, привлекающие ваше внимание и тем самым негативно влияющие на повышение производительности на рабочем месте.
Сокращая отвлекающие факторы, вы заметите, как быстро повысится ваша продуктивность, и нет лучшего чувства, чем знать в конце долгого рабочего дня, что вы сделали все, что нужно было сделать.
№ 9. Высыпайтесь
Знаете ли вы, что 70% американцев признаются, что дремлют на работе? Согласно опросу, проведенному Уильямом А. Энтони, доктором философии, клиническим психологом и директором Центра психологической реабилитации Бостонского университета, американцы спят во время работы просто потому, что им это необходимо. Люди не высыпаются из-за утренних поездок на работу, долгих рабочих часов и слишком большого количества домашних обязанностей.
Мы все знаем, что недостаток сна влияет на нашу производительность во всех аспектах нашей жизни. Тем не менее, это оказывает еще большее влияние на нашу продуктивность на рабочем месте, потому что недостаток сна влияет на префронтальную кору, которая помогает нам с задачами, требующими логических рассуждений и сложного мышления, и будет мешать нам при попытке выполнить такие задачи.
В результате крайне важно, чтобы мы все высыпались каждую ночь, чтобы поддерживать максимальную продуктивность. По данным Национального фонда сна, если вы взрослый человек в возрасте от 26 до 64 лет, это означает, что вы должны спать от 7 до 9 часов в сутки.
№10. Установите самостоятельные сроки
В то время как мы обычно связываем стресс с негативом, управляемый уровень стресса, навязанного самому себе, может быть полезным с точки зрения концентрации внимания и помощи в достижении наших целей.
Попробуйте установить крайний срок и придерживаться его для открытых задач или проектов. Вы можете быть удивлены тем, насколько сосредоточенными и продуктивными вы можете быть, когда смотрите на часы.
№ 11. Просто отказывайтесь от встреч
Встречи — одно из самых трудоемких мероприятий, но мы продолжаем назначать их, посещать их и неизбежно жаловаться на них.
По данным Atlassian, средний офисный работник тратит более 31 часа в месяц на неэффективные совещания.
Прежде чем планировать следующую встречу, подумайте, сможете ли вы достичь тех же целей или задач по электронной почте, телефону или через веб-совещание (что может быть немного более продуктивным).
№ 12. Отбросьте иллюзию совершенства
Предприниматели часто зацикливаются на попытках усовершенствовать задачу; однако ничто никогда не бывает идеальным. Вместо того, чтобы тратить время на погоню за этой иллюзией, выполните свою задачу в меру своих возможностей и двигайтесь дальше.
Лучше закончить задачу и снять ее с себя; вы всегда можете вернуться и изменить или улучшить его позже.
№ 13. Работайте с шагом 90 минут
Исследователи из Университета штата Флорида обнаружили, что лучшие исполнители (спортсмены, шахматисты, музыканты и т. д.), которые работают с интервалом в 90 минут, более продуктивны, чем те, кто работает более 90 минут. Они также обнаружили, что лучшие работники работают не более 4.5 часов в день. Мне приятно это слышать!
№ 14. Сделайте что-нибудь приятное для себя
Хотя это может показаться маловероятным, некоторые исследования показывают, что обустройство рабочего места эстетически привлекательными элементами, такими как растения, может повысить производительность на 15%.
Украсьте свой офис картинами, свечами, цветами или чем-то еще, что делает вас счастливым.
№ 15. Слушайте музыку, повышающую продуктивность
Следует избегать отвлекающих факторов, но фоновая музыка иногда может помочь вам сосредоточиться.
Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может помочь.
№ 16. Планируйте заранее, как вы будете расставлять приоритеты в своих задачах
Вы можете убедиться, что выполнили все свои самые важные задачи в течение дня, перечислив их в порядке важности.
№ 17. Объединение связанных задач в один пакет
Написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения могут быть объединены в один пакет. Выполняя аналогичные задачи за один сеанс, вы сэкономите время. Todoist, приложение, которое может помочь вам организовать все эти вещи, является одним из вариантов. Это быстрый и простой способ планировать свой день, устанавливать напоминания и организовывать все самые важные задачи в одном месте.
№ 18. Вознаграждайте себя за выполнение крупной задачи
Вознаграждайте себя время от времени, чтобы оставаться мотивированным во всем, что вы делаете.
Отмечайте и отмечайте свои маленькие победы и достижения. Так что, когда вы разочаровываетесь в своем прогрессе, вы можете оглянуться назад и посмотреть, как далеко вы продвинулись!
№ 19. Всегда держите блокнот и ручку под рукой
Таким образом, вы можете записывать свои идеи, задачи и мысли в любое время. Важно выкинуть все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду.
Еще одна вещь, о которой стоит подумать, — это загрузить приложение Evernote. Это не только сэкономит вам чернила и бумагу, но также позволит вам делать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой. Если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться, это может быть полезно в некоторых ситуациях.
№ 20. Создайте блог, чтобы задокументировать свой личный рост и достижения.
Блог возлагает на вас ответственность за постоянную работу над самосовершенствованием и личностным ростом.
Когда вы записываете все свои маленькие достижения, у вас появляется больше мотивации двигаться вперед.
№ 21. Насколько это возможно, аутсорсинг
Научитесь делегировать или отдавать работу на аутсорсинг, если хотите добиться большего за меньшее время. Вот несколько компаний, которые могут помочь вам в аутсорсинге ваших повседневных задач:
- GetFriday
- Upwork
- Guru.com
- СкриптЛанкл
№ 22. Потребляйте подкасты
По дороге на работу, уборке дома, занятиях спортом или приготовлении ужина слушайте образовательные подкасты или аудиокниги.
Аудиообучение может продлить ваш день на несколько часов. Не говоря уже о том, что ваш череп будет вам благодарен.
Лучшие инструменты повышения производительности 2023 года
В современном быстро меняющемся и беспокойном мире вам могут потребоваться некоторые инструменты, которые помогут вам максимально использовать свое время и выполнять задачи в разумные сроки.
Эти инструменты помогают повысить нашу производительность, потому что трудно оставаться на правильном пути, когда мы жонглируем несколькими задачами и обязанностями. Так что, к счастью, есть приложения и сервисы, которые могут нам помочь.
Инструменты повышения производительности адаптированы к различным образам жизни и интересам. Вот наши 5 лучших инструментов и сервисов, которые помогут вам оптимизировать ваше время и усилия.
любое.делать:
Это приложение сочетает в себе списки, напоминания, календари, заметки и облачную синхронизацию. Это позволяет вам оставаться организованным и достигать гораздо большего. Все еще не убеждены? Он также получил награды, что показывает, насколько он хорош.
Понятие:
Notion — это, по сути, все, что вам нужно, в одном инструменте. Если у вас возникли проблемы с обработкой большого количества электронных писем или вам просто нужно организоваться, Notion может помочь. Он анализирует и приоритизирует электронные письма для вас, используя искусственный интеллект и собственный алгоритм.
Часы:
Этот инструмент помогает вам отслеживать все свое время и дает представление о вашей производительности. Вы можете выбрать автоматическое отслеживание своего времени или ввести его вручную, чтобы узнать, насколько продуктивно вы работали. Вы также можете создавать сводные и подробные отчеты обо всех ваших действиях, как связанных с работой, так и не связанных с ней.
TeamViewer:
Это часть программного обеспечения, которое позволяет командам удаленно подключаться для проведения онлайн-совещаний, проведения онлайн-презентаций и совместной работы над проектами. Одним из наиболее значительных преимуществ этого инструмента является то, что он поддерживает общий доступ к рабочему столу и файлам, а также удаленное управление. Вы можете получить доступ ко всем данным на компьютере вашего коллеги и просмотреть все соответствующие документы, как только вам будет предоставлено разрешение.
Evernote:
Фантастический инструмент для обмена информацией и создания быстрых заметок во время работы. Эти заметки могут быть аудио- или видеофайлами, изображениями, веб-клипами или веб-страницами, и ими можно делиться и получать к ним доступ с любого устройства. Чтобы сделать ваши письменные заметки более лаконичными, вы можете добавлять «чернила» и рисовать диаграммы, диаграммы и стрелки. PS Если вам нужно отслеживать свое время и производительность, Clockify имеет интеграцию с Evernote, которая позволяет вам отслеживать время в ваших заметках одним щелчком мыши.
Часто задаваемые вопросы о повышении производительности
Какие 4 фактора увеличили производительность?
Ниже приведены 4 фактора, которые повышают производительность на рабочем месте.
- Позитивное отношение и участие руководства
- Инициативные сотрудники
- Хорошие условия труда
- Инструменты и оборудование для повышения производительности
Каковы примеры продуктивности?
Продуктивность – это способность творить, особенно качественно и в быстром темпе. Способность выполнять высококачественные рабочие проекты за короткий период времени является примером продуктивности. Производительность можно измерить тем, насколько быстро фабрика игрушек может производить игрушки.
Что является лучшим показателем продуктивности?
Валовой внутренний продукт (ВВП) на отработанный час является одним из наиболее широко используемых показателей производительности и основой для повышения производительности на рабочем месте. Этот показатель лучше отражает использование затрат труда, чем объем производства на одного работника.
Статьи по теме
- СТИЛЬ РАБОТЫ: Повышение производительности за счет признания различных стилей работы
- 15 лучших программ для управления компенсациями в 2022 году
- УВАЖЕНИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ: лучшие способы продемонстрировать это и важность
- МЕСТНОСТЬ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ: признаки и как ее избежать
Рекомендации
