КОРПОРАТИВНАЯ КНИГА ЗАПИСЕЙ: значение, важность и как ее получить

Содержание Спрятать

Что такое корпоративная книга учета
1. Важность корпоративной книги записей
Корпоративная книга учета для ООО
Как получить корпоративную книгу учета
Заключение
Часто задаваемые вопросы
Кто несет ответственность за управление бизнесом корпорации?
Нужно ли мне регистрировать название моей компании?
Как вы составляете учредительные документы?
1. Рекомендации
2. Статьи по теме

По закону жизненно важно, чтобы каждая компания записывала информацию, относящуюся к их компании, и этого можно добиться с помощью корпоративной книги учета. Корпоративная книга учета необходима для каждой компании для записи информации. Здесь, в этой статье, мы описываем корпоративную книгу учета и шаблон для ООО и как его получить.

Что такое корпоративная книга учета

Корпоративная книга учета — это книга, которую компании используют для записи всех необходимых документов. Корпоративная книга учета содержит

Устав корпорации,
Устав,
Протокол встречи
Книга сертификатов акций
Сертификаты акций
Корешки сертификатов акций
Документация по перемещению запасов

Важно хранить корпоративную книгу учета вашей организации в штаб-квартире.

Вы также можете хранить записи своей компании «в облаке», но вы должны убедиться, что ваш сервер безопасен, поскольку эти записи могут содержать конфиденциальные данные и проприетарные процедуры.

Важность корпоративной книги записей

Корпоративная книга учета важна и необходима для ведения в каждой компании. Важность этого нельзя недооценивать, и именно поэтому мы будем обсуждать причину, по которой корпоративная книга учета является необходимостью для всех корпораций.

№1. Исторические свидетельства.

Корпоративная книга записей может служить исторической записью значительных деловых операций, которые произошли в течение всей деятельности организации, включая, помимо прочего, значительные приобретения, продажи, ссуды и аренду.

Это также может помочь предотвратить возражения со стороны миноритарных акционеров и поддержать шаги, которые могут последовать в случае аудита IRS.

№ 2. Налоговый аудит.

Один из первых пунктов, которые агент IRS попросит рассмотреть во время аудита IRS корпорации, — это корпоративная книга учета. Корпорация окажется в неловкой ситуации, когда перед аудитом придется обновлять корпоративную книгу учета, если она вообще не обновлялась или не велась.

Своевременное обновление книги протоколов для аудита может быть дорогостоящей и сложной задачей, в зависимости от того, насколько она устарела. Должностное лицо или директор могут поддерживать свое хорошее поведение и выполнение своих обязательств и обязанностей перед организацией, ведя актуальный журнал корпоративных протоколов.

№3. Сторонняя оценка

Банки и кредиторы часто просят посмотреть книгу протоколов корпорации или, по крайней мере, ее учредительные документы, уставы и самые последние протоколы собраний или решения о согласии. И это будет представлять потенциальную угрозу, если оно недоступно или не обновлено, потому что при попытке реконструировать то, что на самом деле произошло в любой конкретный год в более позднее время, неспособность поддерживать обновленный протокол может создать проблемы.

При попытке увековечить событие, произошедшее несколько лет назад, акционеры, директора и должностные лица часто расходятся во мнениях относительно того, что произошло, когда это произошло и почему. Ежегодное обновление книги протоколов помогает избежать этой проблемы.

Несмотря на то, что точные критерии могут незначительно различаться в зависимости от вашего штата и отрасли, в которой вы работаете, существует ряд документов, которые должны быть в документации всех организаций. Тем не менее, в целом, вот некоторые из вещей, которые вы должны упомянуть:

Корпоративная книга учета для ООО

Распространенным выбором для предприятий является ООО, потому что книга записей ООО проще, чем другие корпоративные формальности.

Корпоративная книга учета для LLC может потребовать меньше документов, но она по-прежнему должна соблюдать определенные правила, чтобы поддерживать статус ограниченной ответственности (требуемые документы различаются в каждом штате в зависимости от их законодательства).

Каждая корпоративная книга учета для LLC должна, по крайней мере, хранить и поддерживать следующие записи, потому что ведение хороших записей действительно помогает вам отслеживать свой прогресс. Каждая компания будет иметь уникальную систему ведения учета, которая им подходит. Вы можете осуществлять свои планы до тех пор, пока они законны и функциональны.

IRS устанавливает правила относительно продолжительности времени, в течение которого вы должны вести учет, особенно те, которые относятся к налоговым вопросам. Семь лет — это самый большой срок. Поэтому, если нет веской деловой причины не делать этого, обычно рекомендуется хранить все записи в течение семи лет.

Ведя эти записи, вы защищаете свою «корпоративную завесу», которую кредиторы и стороны в иске могут попытаться использовать, продемонстрировав, что вы игнорировали корпоративный протокол. Они могут даже попытаться захватить вашу частную собственность в рамках урегулирования.

Что должна содержать корпоративная книга учета для ООО

Корпоративная книга учета должна содержать некоторые документы, которые вы должны представить в офис государственного секретаря при создании ООО.

Каждое ООО должно хранить копию своих учредительных документов. Они известны как статьи организации в большинстве штатов. Как минимум они будут включать следующее:

Название ООО
Цели компании
Деловой адрес
Имя и адрес зарегистрированного агента LLC.

Единственными другими записями, которые вы обычно должны вести для штата, являются годовые и двухгодичные отчеты. Вы должны сохранить копию каждого документа, если вы вносите какие-либо изменения.

Вы также получите сертификат или другой аналогичный документ от государственного секретаря, подтверждающий создание вашего LLC; вы должны сохранить это вместе с документацией по формированию.

№1. Операционное соглашение

Журнал учета сотрудничества также должен содержать операционное соглашение. Операционное соглашение для LLC является ключевым документом, который описывает, как вы управляете своей компанией. Вы должны хранить копию в главном офисе компании вместе с любыми изменениями. Как правило, в операционном соглашении указываются следующие детали:

Капитальные вложения, которые делает каждый участник, и понимание дополнительных взносов (если таковые имеются).
Процесс распределения прибылей и убытков.
Возможность каждого члена получать выплаты.
Право голоса для членов.
Процедуры приема и выхода новых и возвращающихся членов.

№ 2. Информация об участниках и управлении

Информация об участниках и менеджерах: важно поддерживать актуальную информацию об участниках и менеджерах. Как минимум, нужно вести список всех нынешних и бывших членов с именами и адресами. Менеджеры также должны хранить ту же информацию.

№3. Протокол заседаний

Согласно протоколу собрания, большинство ООО не обязаны по закону штата проводить собрания. Однако мандат на проведение совещаний можно было бы включить в рабочее соглашение. Наилучший способ действий в этой ситуации — попросить кого-нибудь записать точный протокол встречи, включающий следующие детали:

Имена участников.
Решения принимаются путем голосования.
Любая дополнительная информация, которая будет полезна.

Несмотря на то, что встречи не требуются, законы некоторых штатов могут требовать, чтобы вы записывали ход слушаний в письменной форме.

№ 4. Финансы и налоги

Финансовые отчеты, финансовые документы и коммерческие контракты, которые разрабатывает ООО, должны храниться не менее трех лет.

№ 5. Декларации по подоходному налогу

В течение последних трех лет IRS имеет право проверять любую налоговую декларацию. Все декларации о подоходном налоге с ООО на федеральном уровне, уровне штата и местном уровне должны храниться как минимум в течение этого времени. Если подозревается мошенничество, существует юридическая лазейка без срока давности, поэтому вы должны хранить свои налоговые документы вечно.

Все соответствующие записи должны сохраняться как связанные с налогами расходы, кредиты и доходы. Частью этого является хранение следующего в течение как минимум трех лет.

Депозитные квитанции для компании.
Выписки по всем счетам с использованием кредитных карт.
Все накладные.
Чеки были недействительны.
Сборы оплачены.

Уплата налогов на заработную плату необходима, если в вашем ООО работают сотрудники. IRS рекомендует хранить все документы по налогу на работу в течение как минимум четырех лет. Кроме того, вы должны сохранить их формы W-4, платежную информацию, платежную информацию и личную информацию.

Шаблон корпоративной книги учета

Шаблон корпоративной книги записей содержит формат и информацию, которую должны содержать корпоративные записи. Он может быть легко доступным и полезным, особенно для руководства. Оригинальный шаблон корпоративной книги учета должен иметь место, где вы должны записывать все необходимые бумажные работы, такие как

Ваши учредительные документы (и любые изменения к ним)
Ваши корпоративные уставы в письменной форме
Заседания совета директоров и протоколы годового собрания акционеров
Возврат подоходного налога (и подтверждающие документы для любых вычетов, которые вы делаете)
Отчеты о налогах на рабочую силу
Список ваших резолюций (важных решений, принятых советом), например, касающихся покупки недвижимости, изменений в правилах правления и значительного числа увольнений или найма.
Копия каждого из ваших годовых отчетов
Данные о фондовых биржах (и других ценных бумагах)
Денежные записи
Выписки по кредитным картам и банковские выписки
Кадровый учет (наем, увольнение, соискатели)

Время, проведенное на деловых или профессиональных встречах, фиксируется в корпоративных протоколах. Чтобы корпорация сохранила свой юридический статус, она должна зафиксировать эти протоколы в файле. В частности, это касается организаций с ограниченной ответственностью или некоммерческого статуса. Официальная запись этих корпоративных протоколов гарантирует, что ваша организация соблюдает закон и может сохранить свой уникальный корпоративный характер.

Документ корпоративного протокола должен включать детали собрания. В нем будет содержаться информация о времени и месте проведения собрания, а также его цели. При необходимости могут быть включены результаты встречи. В целях ведения учета форма должна также включать имя и контактную информацию лица, заполняющего ее. Пока компания работает, любой документ корпоративного протокола должен храниться в записях.

Когда следует использовать шаблон корпоративного протокола?

Если вам нужно записать то, что обсуждалось на вашем собрании, и решения, принятые на совете директоров или собрании акционеров, вам следует использовать шаблон корпоративного протокола.

Кто должен вести протокол собрания?

В большинстве штатов требуется, чтобы все корпорации C вели записи о важных решениях компании и важных встречах.

Делавэр, Канзас, Невада, Северная Дакота и Оклахома — штаты, в которых теперь не требуется ведение протоколов собраний. Протоколы не нужны для предприятий, которые организованы как ООО.

Какие детали должны быть зафиксированы в протоколе собрания?

Важнейшая информация, которой обменивались, любой важный выбор, который был сделан, и любые действия, которые были выполнены, должны быть включены в протоколы собраний. Хотя протоколы не обязательно должны быть точными, они должны содержать достаточно информации, чтобы служить «институциональной памятью» компании.

Дата, время и место проведения собрания часто включаются в протокол.
Список лиц, отсутствующих на собрании, с указанием их имен и того, пропустили ли они какие-либо заседания собрания.
Любые акты голосования и голос каждого человека
Когда собрание было созвано к концу

Какие действия или решения могут быть обязаны записывать?

Примеры информации, которую вы должны записывать, включают:

Совет директоров и собрания акционеров проходят ежегодно.
Представляем новых офицеров
Повышение вознаграждения или найм большего количества персонала
Денежные операции: открытие новых банковских счетов, кредиты и кредитные карты
выпущен новый запас

Как получить корпоративную книгу учета

Вы можете получить корпоративную книгу рекордов, купив ее в магазинах. Несмотря на то, что большинство магазины канцелярских товаров предоставить компоненты, которые вы можете получить в корпоративных комплектах, вы можете купить «корпоративный комплект» у одного из нескольких предприятий.

Убедитесь, что вы задокументировали первую дату подачи заявки корпорацией, дату подачи и оплату пошлины. Эти документы будут одними из первых, которые вы внесете в книгу учета компании.

Попросите у государства сертификат о продовольственном статусе. Внесите это в отчеты компании. Включите копии устава и любых поданных изменений, а также учредительные документы.

Сделайте копию своего устава и напишите свой собственный. Сделайте официальную запись каждого корпоративного действия. Каждое действие корпорации должно подтверждаться документацией в книге учета.

Как подготовить корпоративную книгу записей

Вы можете составить протокол первого собрания корпорации в первом разделе. Он также должен включать

Выбор должностных лиц и директоров, а также.
Резолюция, утверждающая права акционеров и соглашение о голосовании в письменном виде о правах акционеров и соглашении о голосовании.
Любые первоначальные контракты на услуги, заключенные корпорацией с юристами и бухгалтерами.

Пока корпорация работает, держите этот раздел открытым для размещения всех собраний и протоколов. Точно так же следите за любыми предстоящими выборами или отставками здесь.

Добавьте сюда все выпущенные сертификаты акций. Владелец каждого сертификата должен быть указан вместе с датой выдачи сертификата, получателем и его контактной информацией (возраст, место жительства, физическое или юридическое лицо).

Храните здесь также любые корпоративные акции или сделки с акционерами. Укажите здесь также, сколько акций корпорации принадлежит каждому физическому или юридическому лицу. Изменения общего доступа также будут отмечены здесь.

Включите любые ссуды или подарки, полученные корпорацией от ее членов, должностных лиц или директоров. Это особенно верно, когда финансирование впервые предоставляется для запуска бизнеса. Здесь вы можете документировать решения, кредитные соглашения, и их принятие должно быть б.

Перечислите адреса бухгалтеров, адвокатов, страховых агентов и других специалистов компании, которых компания нанимает для ведения бизнеса. Четвертая часть должна содержать эту информацию.

Укажите местонахождение, дату покупки и получение денег для гонорара и переплетов для всей юридической и страховой документации.

Вы должны документировать каждое существенное приобретение, продажу, формирование или изменение полиса, а также любое расширение или прекращение действия по решению корпоративных должностных лиц.

Любые соглашения между корпорацией и другими физическими или юридическими лицами должны быть оформлены с использованием вашей корпоративной печати или у нотариуса. Включите в эту область любые документы, которые имеют эти печати.

Нужна ли корпоративная книга учета?

Чтобы продемонстрировать, что корпорация работает правильно в соответствии с требованиями Налоговой службы, чтобы создать корпорацию как отдельное юридическое лицо и сохранить корпоративную защиту от ответственности, необходимы корпоративные записи.

Как написать корпоративную книгу учета?

Вы можете начать писать книгу рекордов, выполнив следующие шаги. Начните с предоставления фактического названия вашей компании, а также даты, времени и места встречи.

Важно следить за тем, кто посещает. Запишите всех участников, которые не присутствуют. Любой, кто опоздает или уйдет раньше, должен быть отмечен. Следите за ведущим собрания и наличием кворума.
Обратите внимание на цели собрания, такие как избрание новых руководителей, выпуск акций, обсуждение финансовой деятельности, ежегодное собрание акционеров или директоров или наем новых сотрудников.
Подведение итогов обсуждения вопросов повестки дня. Обратите внимание на все документы, которые изучают участники. Приложите копию документации к протоколу.
Вы должны отслеживать все голоса, которые у вас есть.
Обратите внимание на время перерыва, а также время и дату следующего заседания.
Заполните протокол собрания, напечатав заметки о собрании
Следуйте требованиям вашей компании в отношении того, кто должен просматривать черновики замечаний.
Протоколы часто рассылаются совету перед следующим собранием.
Пункт «голосовать за» обычно является первым пунктом в повестке дня следующего собрания. Ознакомьтесь с политикой вашей компании, чтобы узнать, кто должен подписывать протокол собрания.
Утвержденные протоколы должны храниться там же, где и другие важные записи вашей компании.

Нужна ли корпоративным книгам печать?

Корпоративная печать служит официальным знаком корпорации. Корпоративная печать выступает в качестве подписи корпорации. Каждый юридический или официальный документ, выпущенный корпорацией, требует корпоративной печати.

Однако по мере того, как бизнес становился более гибким, а технологии вступали в эпоху цифровых технологий, корпоративная печать устарела и в какой-то степени стала бременем. Корпорации, ООО и штаты в США больше не обязаны иметь корпоративную печать. Несмотря на то, что официальные сертификаты акций и корпоративная печать когда-то требовались для корпораций, как шпоры на ботинке, эти исторические артефакты больше не функциональны и не имеют значения.

Юридическая сила корпоративной печати по-прежнему широко признается государствами, но современные технологии привели к уменьшению этих полномочий, и корпоративная печать и официальные сертификаты акций в конечном итоге устареют.

Каково назначение корпоративной печати?

В зависимости от законодательства штата использование печати корпорации или фирмы может иметь различные юридические последствия. Его можно рассматривать как доказательство того, что документ был авторизован, или оно может предоставить некоторое доказательство действительности документа, но само по себе оно может быть недостаточным доказательством для подтверждения подлинности документа. И не исключено, что это просто символический акт, не влияющий на его легитимность.

Какой должна быть корпоративная печать?

Печати компаний обычно имеют круглую поверхность диаметром 38 мм и место для размещения до 50 символов. Он должен содержать

Юридическое название компании
Вид бизнеса (можно использовать аббревиатуру LTD вместо LIMITED)
Год образования и состояние образования

Где поставить корпоративную печать?

Считайте корпоративную печать вашей компании ее официальной подписью. Вы можете поставить корпоративную печать на штаб-квартире компании.

Заключение

В любом бизнесе ведение записей имеет решающее значение. Вам будет легче вести точные и полные записи теперь, когда вы знаете о ценности корпоративной книги учета и о том, как ее создать. Помните, что обновление книги рекордов вашей компании жизненно важно, если вы хотите избежать ошибок.

Часто задаваемые вопросы

Кто несет ответственность за управление бизнесом корпорации?

Корпорацией управляют ее директора и должностные лица. Совет директоров — это группа директоров, которые работают как одна команда. Совет директоров является руководящим органом корпорации. Он имеет право выполнять все функции корпорации и управляет операциями и делами компании.

Нужно ли мне регистрировать название моей компании?

Чтобы иметь товарный знак, его не нужно регистрировать; товарные знаки вступают в силу после их использования в коммерческих целях. Однако регистрация товарного знака обеспечивает более широкую защиту и упрощает правоприменение.

Как вы составляете учредительные документы?

Название корпорации и почтовый адрес.
Имя и адрес зарегистрированного агента
Срок включения
характер бизнеса
Тип и количество выпущенных акций.
Полномочия регистрации
Строки для даты и подписи