Взаимодействие с заинтересованными сторонами и управление имеют решающее значение для определения и достижения успеха проекта. Картирование заинтересованных сторон является важным инструментом, который поможет вам в этом. Этот пост шаг за шагом проведет вас через процесс, используя пример сопоставления заинтересованных сторон. Вы узнаете, как классифицировать заинтересованные стороны на основе их интересов и влияния, чтобы определить критических участников, потенциальных саботажников, сторонников и пожирателей времени. Следуя шагам, описанным в этой статье, вы сможете составить надежный план привлечения самых важных людей к вашему проекту — заинтересованных лиц.
Что такое заинтересованные стороны?
Заинтересованные стороны могут быть определены как «любой, кто имеет долю в проекте», хотя это несколько широкое определение. Более практичным определением могло бы быть: «Любой, кто может создать или разрушить ваш проект».
Этот набор более конкретных заинтересованных сторон делится на четыре широкие категории:
1) Спонсоры часто — это те, кто запускает проект, организуя необходимые ресурсы и назначая людей для выполнения задачи. Спонсоры контролируют требования проекта, и если эти требования изменяются, они должны соответствующим образом вести проект.
2) Проектная группа отвечает за выполнение проекта и обеспечение его завершения. Команда проекта отвечает за разработку решения для требований проекта.
3) Референтная группа состоит из людей, с которыми проектные группы должны консультироваться, чтобы прийти к наилучшему решению. Они уверяют, что решение будет работать должным образом.
4) Пользователи — это разнообразный набор лиц, которые извлекают выгоду из решения проекта.
Наконечник: Референтная группа и некоторые члены проектной группы также могут быть классифицированы как пользователи. Часто это очень умная идея.
Картирование заинтересованных сторон: что это такое?
Картирование заинтересованных сторон — это совместный процесс изучения, дебатов, а также дискуссий, который опирается на множество точек зрения для разработки критического списка заинтересованных сторон из всего спектра заинтересованных сторон.
Картирование можно разделить на четыре этапа:
1) Идентификация: список соответствующих групп, организаций и отдельных лиц
2) Анализ: понимание точек зрения и интересов заинтересованных сторон
3) Отображение: изображение связей между целями и другими заинтересованными сторонами.
4) Приоритизация влечет за собой ранжирование важности заинтересованных сторон и выявление проблем.
Важность инструмента картирования заинтересованных сторон
Картирование заинтересованных сторон имеет решающее значение, потому что заинтересованные стороны имеют решающее значение для успеха проекта. Заинтересованных сторон обычно много, а значит, много разных ожиданий. Вам будет трудно установить связь с заинтересованными сторонами и удовлетворить их, если вы не определите их влияние и интерес к проекту.
Однако это улица с двусторонним движением. Хорошая коммуникация с заинтересованными сторонами обеспечивает менеджеров проектов столь необходимой информацией о проекте, которая приносит им пользу во многих отношениях. Это помогает в снижение риска и определение истинных целей проекта заинтересованных сторон.
Другими словами, картирование заинтересованных сторон является первым шагом в разработке эффективная коммуникационная стратегия. Проекты потерпят неудачу, если коммуникации практически отсутствуют. Чем лучше коммуникация, тем ровнее пойдет проект, и тем проще будет понять желания ваших стейкхолдеров.
Картирование заинтересованных сторон — еще один инструмент управления ожиданиями. Вы можете узнать о взглядах ваших заинтересованных сторон на проект, наметив их. В результате, по мере продвижения проекта руководитель проекта может поэтапно справляться с этими ожиданиями, приводя их в соответствие с проектом, чтобы все были в порядке с результатами.
Пример картирования заинтересованных сторон
Карты заинтересованных сторон призваны помочь вам оценить ваше окружение, показывая, кто может поддержать или помешать успеху вашего проекта.
В предыдущем примере сопоставления показан один из методов создания карты заинтересованных сторон. Пожалуйста, имейте в виду, что этот пример картирования заинтересованных сторон — лишь один из многих способов изобразить заинтересованные стороны и их влияние.
Хотя карты заинтересованных сторон могут иметь различные формы и форматы, они всегда должны включать следующую информацию:
- Их легко читать, потому что они предназначены для использования в качестве инструмента для быстрого принятия решений.
- Всесторонний, потому что только полное понимание основных заинтересованных сторон может предоставить полезную информацию.
- Многие заинтересованные стороны организованы в категории в зависимости от их типа, взаимных интересов и степени влияния.
Вы можете управлять своим общением с заинтересованными сторонами четырьмя способами: жестко управлять ими, поддерживать их удовлетворенность, информировать их или просто контролировать их.
Если заинтересованная сторона имеет значительное влияние, но не так сильно интересуется проектом, они должны быть удовлетворены, что означает, что они требуют регулярных обновлений, и их мнение имеет решающее значение.
Заинтересованное лицо с высоким уровнем влияния и интереса должно находиться под пристальным наблюдением. Это влечет за собой встречи с ними чаще, чем с группой из категории «остаться довольным», и их обратная связь также важна для принятия любых решений.
Ваша потребительская база состоит из людей с небольшим влиянием, но большим любопытством. Им тоже требуются обновления прогресса, но не так часто, как группам «внимательно управлять» и «быть довольным». Те, у кого мало власти и интереса, нуждаются в наблюдении, но их, вероятно, следует уведомлять только об основных этапах проекта.
Как составить карту заинтересованных сторон
Когда вы будете готовы создать карту заинтересованных сторон и начать процесс сопоставления заинтересованных сторон, выполните следующие четыре шага:
№1. Определить заинтересованные стороны
У проекта может быть большое количество заинтересованных сторон. Список, который вы создадите, будет соответствовать вашей организации, влиянию проекта и его целям. Это означает, что вам, возможно, придется пересматривать список на протяжении всего проекта.
№ 2. Изучите заинтересованные стороны
Следующий шаг требует серьезного исследования. Это позволяет определить, насколько они актуальны для проекта и какую перспективу привносят. Определите, к какому типу стейкхолдеров они относятся, сколько они могут дать проекту и насколько легитимны они при этом. Готовы ли они участвовать? Сколько слов и участия они имеют в проекте?
№3. Участники на карте
Это этап, на котором вы проектируете свою коробку и делите ее на четыре части, при этом ось Y измеряет уровень эффекта от низкого (нижний) до высокого (верхний) (верхний). Вы наносите процентную ставку на ось X, от низкой (слева) до высокой (справа) (справа). Разместите заинтересованные стороны, а также результаты анализа на двух осях, используя список заинтересованных сторон и результаты анализа.
№ 4. Заинтересованные стороны должны быть в приоритете.
Теперь, когда вы определили, проанализировали и нанесли на карту заинтересованные стороны, вы можете приступить к планированию того, как вы будете взаимодействовать с ними на протяжении всего проекта. В зависимости от того, где они приземляются на карте, вы будете либо внимательно их контролировать, либо просто следить за ними. Это первый шаг в разработке вашей стратегии коммуникации с заинтересованными сторонами и общего управления заинтересованными сторонами.
Передовой опыт картирования заинтересованных сторон
Выгодно, если вы можете получить как можно больше информации обо всех ваших заинтересованных сторонах. Вам интересно, кто они и как они предпочитают общаться. Некоторые могут захотеть, чтобы вы только отправляли им текстовые сообщения, в то время как другие могут предпочесть личные презентации или телефонный разговор. Определите способ общения, который они предпочитают, и частоту, которая лучше всего подходит для них.
№1. Имейте открытый разум
Понимание культурного или языкового разнообразия среди ваших заинтересованных сторон является еще одним компонентом вашей карты заинтересованных сторон. Если они не говорят на вашем родном языке, вам нужно будет изменить свои сообщения. Крайне важно быть инклюзивным и понимать, что то, что хорошо для одной заинтересованной стороны, может быть плохо для другой.
№ 2. Общайтесь эффективно
Содержание Ваших сообщений должно быть ясным. Вы стремитесь избегать жаргона, а также предоставляете факты. Во время разговора будьте открытыми и честными и следите за тем, что достоверно, а что нет. Будьте открыты для комментариев заинтересованных сторон и понимайте, как они могут повлиять на ваши решения.
№3. Будьте открытыми и правдивыми.
Никогда не скрывайте информацию, особенно ужасные новости. Чем раньше вы это сделаете, тем быстрее вы сможете оправдать ожидания заинтересованных сторон, а также ответить на любые их опасения.
№ 4. Продолжать быть доступным
Наконец, поддерживайте открытые каналы связи. Поддерживайте контакт со своими заинтересованными сторонами, но также предоставьте им механизм, с помощью которого они могут связаться с вами, если это необходимо. Слушайте, что они говорят, общайтесь с ними и задавайте свои вопросы, когда они говорят. Коммуникация – это обмен информацией.
Процесс картирования заинтересованных сторон так же важен, как и результат, и качество процесса сильно зависит от понимания тех, кто в нем участвует.
Картирование заинтересованных сторон позволяет инициативам работать гладко.
пренебрегающий управление заинтересованными сторонами может привести к препятствиям и неудачам в будущем, поэтому картирование заинтересованных сторон должно быть важным инструментом в наборе инструментов каждого менеджера проекта.
Успех проекта зависит от взаимодействия и сотрудничества с заинтересованными сторонами из всех слоев общества. Понимание их мотивов и их классификация по различным категориям с использованием матрица власти/интереса и карты заинтересованных сторон могут иметь большое значение для обеспечения того, чтобы ваша работа шла по плану.
Часто задаваемые вопросы по картированию заинтересованных сторон
Что такое инструмент картирования заинтересованных сторон?
Как правило, картирование заинтересованных сторон — это инструмент, используемый в анализе заинтересованных сторон для классификации людей на основе их власти и интересов.
Что такое модель взаимодействия с заинтересованными сторонами?
Взаимодействие с заинтересованными сторонами относится к систематическому выявлению, анализу, планированию, а также реализации инициатив, направленных на воздействие на заинтересованные стороны.
- Планирование и стратегии управления заинтересованными сторонами
- Анализ заинтересованных сторон: подробное руководство по процессу анализа заинтересованных сторон
- Стратегия взаимодействия: как спланировать эффективную стратегию взаимодействия
- Деловое общение: как разработать эффективную коммуникационную стратегию
