Эффективно ли вы управляете своими заинтересованными сторонами? Но во-первых, знаете ли вы, кто все ваши заинтересованные стороны? Вы когда-нибудь замечали, что пропустили определенный критерий после завершения половины проекта? Это могло быть требованием влиятельного человека, который не был вовлечен так сильно, как должен был. Согласно последнему опросу, только 36% респондентов были уверены, что заинтересованные стороны и ключевые участники полностью привержены целям и преимуществам проекта. Если вам не посчастливилось оказаться в неловкой ситуации, подобной той, что описана выше, у вас есть возможность избежать таких ситуаций. В этом посте вы узнаете, как планировать управление заинтересованными сторонами вашего проекта.
Кто является заинтересованной стороной?
Теперь, когда вы понимаете важность управления заинтересованными сторонами, давайте начнем с основ управления заинтересованными сторонами, т. е. с того, кто является заинтересованной стороной.
Заинтересованное лицо — это тот, кто имеет интерес к фирме и может влиять на нее или находиться под ее влиянием. Инвесторы, сотрудники, клиенты и поставщики являются основными заинтересованными сторонами в нормальной фирме. Однако по мере того, как корпоративная социальная ответственность продолжает набирать обороты, это понятие расширяется и включает в себя несколько других вещей, таких как сообщества, правительства и торговые группы.
Заинтересованная сторона — это тот, кто будет затронут проектом. Заинтересованные стороны широко классифицируются как «внутренние заинтересованные стороны» и «внешние заинтересованные стороны».
Внутренние заинтересованные стороны — это люди, которые работают в вашей компании. К ним относятся ваш спонсор проекта, владелец проекта, команда проекта и любой человек или группа, которые вносят свой вклад или получают выгоду от результатов проекта. Сюда также входят те, кто может пострадать от негативного воздействия инициативы. Например, некоторым работникам может потребоваться переквалификация в результате автоматизации, или они могут быть переведены в другое место.
Внешние заинтересованные стороны — это те, кто не является частью вашей организации. Это могут быть поставщики, клиенты, акционеры, правительство, аудиторы и так далее.
Вы можете пойти в наш предыдущий пост и узнать больше об анализе заинтересованных сторон и как узнать своих ключевых влиятельных лиц.
Что такое управление заинтересованными сторонами проекта?
Крайне важно управлять заинтересованными сторонами и их ожиданиями. В результате управление заинтересованными сторонами является важным компонентом управления проектами. Должны быть определены все заинтересованные стороны проекта. В небольших проектах может быть небольшое количество заинтересованных сторон, тогда как в более крупных проектах может быть огромное количество заинтересованных сторон.
Вероятно, не ко всем заинтересованным сторонам будут относиться одинаково. У каждого будет свой набор стандартов и ожиданий. Поэтому очень важно определить каждую заинтересованную сторону. Это гарантирует, что ни одна заинтересованная сторона не останется без внимания. Следующим этапом является классификация заинтересованных сторон, чтобы они могли быть надлежащим образом вовлечены. Вы с меньшей вероятностью упустите из виду какие-либо критические потребности, если у вас есть и то, и другое.
Управление заинтересованными сторонами проекта включает выявление заинтересованных сторон и анализ их влияния и ожиданий. Да, благодаря своей силе они могут повлиять на результаты проекта. В результате вы должны разработать приемлемые стратегии сотрудничества с заинтересованными сторонами и выполнения проекта. Каждая заинтересованная сторона нуждается в соответствующем количестве общения. Прежде чем углубляться в управление заинтересованными сторонами проекта, давайте взглянем на коммуникацию.
Управление коммуникациями
Управление коммуникациями проекта обеспечивает планирование, создание, сбор, распространение, хранение, извлечение, контроль и мониторинг проектной информации своевременным и подходящим образом. Коммуникация часто имеет множество аспектов, которые необходимо изучить.
- Внутренние (внутри вашего проекта) и внешние (внутри вашей корпорации) (поставщики, клиенты, другие проекты и организации)
- Формальные (протоколы, отчеты и брифинги) и неформальные (встречи) (записки, электронные письма, специальные обсуждения)
- Горизонтальные (между руководителями и подчиненными в организации), а также горизонтальные (между коллегами)
- Неофициальные (годовой отчет, информационные бюллетени) и официальные (годовой отчет, информационные бюллетени) (неофициальные сообщения)
- Устная и письменная – вербальная (включает в себя вокальные интонации) и невербальная (язык тела)
Теперь вы должны понять, почему общение имеет решающее значение для управления заинтересованными сторонами. Коммуникативные способности могут включать, но не ограничиваются:
- Уделять пристальное внимание и эффективно слушать
- Исследуйте и подвергайте сомнению концепции или события, чтобы лучше понять их
- Получение фактов для подтверждения или идентификации информации
- Заранее устанавливать ожидания и управлять ими
- Знания команды должны повышаться посредством обучения.
- Убеждение группы, отдельного лица или организации сделать что-либо.
- Мотивация других на поддержку и ободрение
- Подведение итогов, подведение итогов и определение следующего шага
- Коучинг поможет вам повысить эффективность и достичь поставленных целей.
- Заключение взаимовыгодных сделок
- решение вопросов, чтобы избежать каких-либо вредных последствий
Как создать план или стратегию управления заинтересованными сторонами
Выполните эти пять этапов, чтобы убедиться, что все ваши основы в плане управления заинтересованными сторонами охвачены, чтобы обобщить все уроки, которые вы только что извлекли, и применить их на практике.
№1. Составьте список заинтересованных сторон.
Знание ваших заинтересованных сторон — это первый шаг в разработке сильной стратегии управления заинтересованными сторонами.
№ 2. Определите приоритеты ваших заинтересованных сторон
Обратите внимание на то, какие заинтересованные стороны будут иметь наибольшее влияние на проект и когда их влияние уменьшится или увеличится.
№3. Проведение интервью с заинтересованными сторонами
Поначалу работать с новыми заинтересованными сторонами может быть непросто — с некоторыми труднее управлять, чем с другими. В зависимости от проекта будет много голосов из-за пределов организации с разными личностями и требованиями или много голосов внутри компании с конкурирующими целями. Итак, вот несколько примеров вопросов для интервью с заинтересованными сторонами, которые можно задать, чтобы прояснить ситуацию:
- Что вызывает у вас интерес к этому проекту?
- Какие у вас надежды на этот проект?
- Какие результаты больше всего вызывают ваше любопытство?
- Что привлекло вас к участию в этом проекте?
- Чего вы ждете от команды, если она у вас есть?
- Почему вы с оптимизмом смотрите на этот проект?
- Что, по вашему мнению, изменится в этом проекте после его запуска?
- Как быстро вы ожидаете, что этот проект будет завершен?
- Почему вас беспокоит этот проект?
- Вы предпочитаете встречи лицом к лицу, телефонные звонки или электронные письма?
№ 4. Создайте свою матрицу
Простой макет квадранта для категоризации ваших результатов позволит вам отделить те, которые вызывают большой интерес и высокий приоритет, от тех, у кого низкий интерес и низкий приоритет. Это также поможет в сортировке всех тех, кто находится посередине.
№ 5. Устанавливайте ожидания и управляйте ими
Четко определите, в какие этапы будет вовлечена каждая важная заинтересованная сторона, а также сроки для их комментариев. Включите график рабочих часов, когда они могут легко найти вас, чтобы они могли предоставить обратную связь либо в одиночку, либо в группе. Как обычно, будьте практичны, прозрачны и честны на каждом этапе проекта — ваши заинтересованные стороны это заметят и оценят.
В чем важность плана управления заинтересованными сторонами проекта?
Заинтересованные стороны имеют решающее значение для успеха вашего проекта. Они верят в инициативу и посвящают ей время, деньги и ресурсы. Таким образом, без хорошего плана управления заинтересованными сторонами они могут сделать все невероятно неуклюжим, с большим количеством бюрократии в процессе.
Коммуникационные преимущества
Планы управления заинтересованными сторонами также важны с точки зрения связей с общественностью. Учтите следующее: заинтересованные стороны не работают изолированно; поэтому они узнают о разработке проекта от других ресурсов и заинтересованных сторон.
Крайне важно, чтобы их интересы были защищены, и чтобы вы не нахмурили брови недовольного заинтересованного лица, получившего плохие новости. Поддержание открытого канала связи является наиболее важным шагом в разработке сильной стратегии управления заинтересованными сторонами.
Опасности отсутствия стратегии управления заинтересованными сторонами
Заинтересованные стороны, опять же, заставляют мир вращаться. Это ваши инвесторы, потребители, соседи и производители. Они могут либо быть вашими самыми сильными сторонниками, либо затормозить инициативу.
Поскольку заинтересованные стороны обычно включают несколько ключевых контактов по нескольким каналам, очень важно эффективно и результативно общаться с ними. Вы можете запутаться, пытаясь подтвердить требования заинтересованной стороны с низким приоритетом и низким интересом, не опросив их заранее и не оценив их приоритет или интерес, в результате чего те, у кого высокий приоритет, будут чувствовать себя неудовлетворенными процессом.
Хуже того, вы можете настроить свой бизнес на нехватку наличных денег или ужасное качество обслуживания клиентов в следующем проекте. Не подвергайте свою организацию нехватке ресурсов, денежных средств или времени.
Как управлять трудными заинтересованными сторонами
Что вы делаете, когда вам приходится иметь дело со сложными заинтересованными сторонами? Есть способы улучшить отношения, какими бы упрямыми они ни казались. Вот семь советов, которые помогут вам получить их одобрение:
Лучше тщательно выбирать сражения, иначе вы будете постоянно воевать. Имея дело с заинтересованными сторонами, будут случаи, когда вы не согласитесь, но они будут немногочисленны и редки. Вместо этого поддавайтесь маленьким просьбам. Заинтересованные стороны имеют власть, и вы должны признать эту иерархическую структуру. Это избавит вас от душевной боли, а также посеет семена доверия. Хотите верьте, хотите нет, но заинтересованные стороны будут уважать вас и в какой-то степени воздерживаться от споров с вами.
№ 2. Избавьтесь от негативных эмоций
Легко стать чрезмерно эмоциональным. То, что начинается как ссора, быстро перерастает в бурю ярости и ненависти. У профессионалов нет истерик, как у детей. Кроме того, дети не цепляются за плохие эмоции. Это то, чему мы можем научиться. Нет ничего плохого в том, чтобы злиться; тем не менее, поддаться этому негативу и, что еще хуже, продолжать разжигать огонь — проблема. Это только повредит вашим отношениям с заинтересованными сторонами, а также всему проекту.
№3. Признайте их негативность
Эмпатия является важной частью создания сострадательных отношений. Эмпатия — это способность понимать и испытывать эмоции других, и она должна быть включена в каждый план управления заинтересованными сторонами. Если вы сможете сделать шаг назад, признать, что они чувствуют, а затем попытаться смягчить их, вы будете на пути к просветлению и успешному начинанию.
№ 4. Ищите и принимайте советы
Трудные заинтересованные стороны часто трудно для дела. Конечно, у некоторых людей сложный характер, но другие могут вести себя так, потому что чувствуют себя неуслышанными. Кроме того, подумайте, как бы вы отреагировали, если бы считали, что вас никто не слушает. В результате постарайтесь быть неподвижным, спокойным и открытым. Слушайте, что они говорят, и даже спрашивайте их совета. Это не только психологический подход, но и практический подход к управлению проектами.
№ 5. Будьте тактичны и правдивы.
Время от времени будут возникать законные причины для спора. Когда подобные вещи случаются в проекте, вы не можете просто спрятать их под ковер. Вы несете ответственность за успешный проект, отвечающий стандартам качества ваших заинтересованных сторон. Вы также обязаны вмешаться, если заметите, что они действуют против своих интересов. Однако, чтобы добиться своей точки зрения, вы должны быть честными и вежливыми. Никто не хочет, чтобы ему говорили, что он не прав, поэтому найдите способ сформулировать это по-другому или, что еще лучше, вообще не говорите о правильном и неправильном, а говорите о проекте и его требованиях.
№ 6. Сделай их счастливыми
Смазывание их маслом также помогает. Вы не хотите показаться неискренним, но если вы можете заставить своих стейкхолдеров чувствовать себя хорошо, они практически ничего не сделают для вас. Даже самый крутой человек изменит свою мелодию. Конечно, не льстите, а работайте достойно. Вот где сердца ваших стейкхолдеров, и именно так вы их удовлетворите.
№ 7. Персонализируйте свое общение
Не все заинтересованные стороны созданы равными. Вы должны быть хорошо знакомы со своими заинтересованными сторонами. Точно так же, как вы определяете, кто они в начале проекта, вам нужно выяснить, какова оптимальная коммуникационная стратегия. Это может быть полезно, например, если вы предпочитаете текстовые сообщения, электронные письма, телефонные разговоры или личные встречи. Однако это тоже психология. Некоторые люди могут захотеть, чтобы вы немного подняли их эго, но другие могут счесть это фальшивым, и это обернется для вас неприятными последствиями. Поймите требования и личности ваших заинтересованных сторон и персонализируйте свое общение с ними.
Заключение
Управление заинтересованными сторонами имеет множество преимуществ. Это необходимо и должно выполняться регулярно. Так что никаких раздумий по этому поводу не будет. Как вы выстраиваете отношения с заинтересованными сторонами проекта? Ключевым моментом будет определение всех заинтересованных сторон, а затем регулярный мониторинг их участия.
Вторая часть также имеет решающее значение. Когда проект начинается, менеджеры часто упускают из виду это. Соберите проектную команду, в которую войдут все соответствующие заинтересованные стороны. Как вы знаете, все они предоставят опыт и ценность для обеспечения успеха вашего проекта. Итак, наилучшие пожелания успешного управления заинтересованными сторонами в вашем проекте.
Часто задаваемые вопросы об управлении заинтересованными сторонами
Что должен включать план коммуникации с заинтересованными сторонами?
План коммуникации с заинтересованными сторонами обычно разрабатывается в ответ на информацию и выводы, содержащиеся в плане управления. Он должен включать список важных заинтересованных сторон, которые должны получать сообщения, а также тип, частоту и детализацию.
Зачем вам нужно общаться с заинтересованными сторонами?
Вы можете получить более полное представление о целях и общих задачах клиента или заинтересованного лица, эффективно общаясь с ними. Это позволяет вам анализировать и изменять то, как вы помогаете им в достижении их целей.
Как сотрудники заинтересованы?
Сотрудники являются наиболее важными внутренними заинтересованными сторонами. Сотрудники делают большие финансовые и временные инвестиции в бизнес и играют решающую роль в стратегии, тактике и операциях фирмы.
- Анализ заинтересованных сторон: подробное руководство по процессу анализа заинтересованных сторон
- Деловое общение: как разработать эффективную коммуникационную стратегию
- Аналитик бизнес-аналитики: описание работы, сертификаты и зарплата в США
- ПОСТРОЕНИЕ ВИДЯЩЕЙ КОМПАНИИ: (7 методов + советы)
- План управления рисками: 5 простых шагов и все, что вам нужно
