Руководители проектов тратят свои дни на управление бюджетом и соблюдением сроков, уделяя основное внимание завершению проекта как можно быстрее и дешевле. Хотя руководители проектов часто озабочены графиками и бюджетами проектов, по-настоящему хороший руководитель проектов также рассматривает и другие вопросы. Управление коммуникациями, управление рисками и взаимодействие с заинтересованными сторонами являются критически важными аспектами работы. Третий пункт — взаимодействие с заинтересованными сторонами — часто упускается из виду, особенно начинающими руководителями проектов. Они не всегда ценят влияние заинтересованных сторон на успех или неудачу проекта. Итак, ниже мы рассмотрим план взаимодействия с заинтересованными сторонами, обсудим компоненты стратегии и проведем вас через шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать ее в первый раз. Вы также узнаете, как эффективно управлять стратегией взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Что такое стратегия взаимодействия с заинтересованными сторонами?
Определенные организационные действия окажут влияние на многие отдельные группы заинтересованных сторон и заинтересуют их.
Например, если совет хотел создать мемориал в честь местных солдат, он мог обсудить эту идею с родственниками. Они также могут обсудить дизайн с местным скульптором и уведомить средства массовой информации, чтобы они помогли опубликовать его представление.
Однако все группы заинтересованных сторон не равны. Некоторым, возможно, потребуется регулярно обновлять информацию об изменениях. Для других, вы должны поддерживать случайный контакт.
Стратегия взаимодействия с заинтересованными сторонами поможет вам определить, как часто вам нужно общаться с каждой группой и какие технологии использовать для каждой из них.
Зачем нужна стратегия взаимодействия с заинтересованными сторонами?
В зависимости от отрасли хорошее взаимодействие с заинтересованными сторонами может привести к увеличению числа клиентов, более четко сформулированным политикам, хорошо управляемым проектам, инновациям и многому другому.
Что такое план взаимодействия с заинтересованными сторонами?
План взаимодействия с заинтересованными сторонами — это вспомогательный документ, который часто разрабатывается вместе с основным планом проекта для определенного объема работ. Это письменный документ, который создается до начала проекта. Он хранится в файле, и вы можете изменять его, когда вам это нужно, на протяжении всего проекта. Таким образом, его цель состоит в том, чтобы определить основные заинтересованные стороны проекта и описать метод и подход к тому, как команда проекта будет взаимодействовать и общаться с этими заинтересованными сторонами.
«Взаимодействие с заинтересованными сторонами — это просто выяснение того, как успешно общаться, сотрудничать и связываться с ключевыми людьми, которые оказывают положительное или отрицательное влияние и могут повлиять на результат вашего проекта».
Источник: Тим Миллс
Важность плана взаимодействия с заинтересованными сторонами
Во всех проектах есть заинтересованные стороны. Это лица, обычно занимающие руководящие должности, которые лично и профессионально заинтересованы в успехе проекта.
Заинтересованные стороны могут иметь большое влияние на то, как продвигается проект. Они разрешают и предоставляют ресурсы для проекта. Кроме того, они могут даже принять решение отложить или полностью прекратить проект, если считают, что он не дает ожидаемых или намеченных результатов. Команда проекта должна указать метод управления этими ожиданиями. Это связано с тем, что все заинтересованные стороны будут вовлечены в разную степень и могут иметь свои собственные мотивы или ожидания в отношении проекта.
«Общение с основным клиентом отличается от общения с командой проекта, которая может быть больше озабочена тем, что им нужно сделать для эффективного выполнения проекта», — объясняет Миллс. План взаимодействия с заинтересованными сторонами позволяет менеджеру проекта разработать систематический подход к обеспечению того, чтобы ожидания, решения, риски/проблемы и информация о ходе проекта предоставлялись нужному лицу в нужное время с наиболее эффективным и действенным уровнем информации.
Читайте также: Планирование и стратегии управления заинтересованными сторонами
Что входит в План взаимодействия с заинтересованными сторонами?
План взаимодействия с заинтересованными сторонами состоит из трех разделов:
№1. Определение заинтересованных сторон
В этом разделе будут указаны имена всех заинтересованных сторон проекта. Как минимум, в этом разделе описываются их задачи и обязанности, связанные с проектом. Однако в некоторых случаях он может быть значительно более тщательным.
Комплексный план взаимодействия с заинтересованными сторонами также будет классифицировать заинтересованные стороны по силе, влиянию, отношениям (внутренним или внешним) или любой другой категории, которую руководитель проекта может счесть полезной для управления коммуникациями.
№ 2. Намерение взаимодействовать с заинтересованными сторонами
В следующем разделе показано, как команда проекта будет взаимодействовать и взаимодействовать с заинтересованными сторонами, указанными в первом разделе плана. По словам Миллса, это часто влечет за собой более глубокую оценку каждой заинтересованной стороны, которая будет использоваться для информирования остальной части плана.
Например, мы могли бы оценить стейкхолдеров на основе степени предполагаемого участия. Являются ли они осведомленными, сопротивляющимися, нейтральными, поддерживающими или ответственными за проект? Эти знания помогут руководителю проекта разработать способы вовлечения заинтересованных сторон таким образом, чтобы повысить их осведомленность о существенных проблемах проекта или побудить их более активно поддерживать успех проекта.
№3. Деятельность по взаимодействию с заинтересованными сторонами
Последний раздел плана, по сути, является кратким изложением многих действий, которые команда проекта будет выполнять для общения с заинтересованными сторонами, управления их ожиданиями и поддержания их участия в проекте. Сюда входят такие действия, как заранее запланированные встречи с заинтересованными сторонами или важные отчеты.
Кроме того, наличие схемы известных действий по взаимодействию позволяет менеджеру проекта и команде быстро воспринимать меняющиеся требования заинтересованных сторон и реагировать на них.
В этом разделе документа также часто подробно описываются виды коммуникаций, которые будут использоваться на протяжении всего проекта, такие как электронная почта, периодические встречи, телефонные конференции и т. д., а также то, для кого лучше всего подходит каждая форма коммуникации.
Как составить план взаимодействия с заинтересованными сторонами
№1. Определите, кто будет частью стейкхолдеров вашего проекта.
Первым этапом разработки плана взаимодействия с заинтересованными сторонами является четкое определение того, кто должен быть включен в него. Хотя существует множество стратегий, которые вы можете использовать для составления этого списка, я предлагаю начать с трех конкретных тактик.
Во-первых, встретьтесь один на один со спонсором проекта (человеком, ответственным за успех проекта). Используйте это обсуждение, чтобы четко определить их ожидания от проекта, а также любые риски или трудности, которые могут возникнуть у них с определенным планом.
Во-вторых, вы можете получить достойный старт, посмотрев предыдущий подобный проект и сравнив его со своим. Учитывайте такие факторы, как:
- Кто были заинтересованными сторонами проекта?
- Должны ли они быть частью этого?
- Если нет, то кто должен быть их коллегами?
- Был ли кто-то, кто, по вашему мнению, не участвовал в первоначальном проекте, должен быть частью этого?
Наконец, будет создана карта разума, которая представляет собой визуальное представление тех, кто может оказать влияние на проект.
№ 2. Создать и внедрить эффективные методы взаимодействия с каждым стейкхолдером.
Имея на руках список заинтересованных сторон, вы можете спланировать, как вы будете общаться и взаимодействовать с каждым из выбранных вами людей. Вы должны изменить этот план, чтобы он подходил каждому человеку, принимая во внимание его конкретные предпочтения в общении, а также уровень его участия в проекте.
Оценивайте следующие области при оценке каждой заинтересованной стороны:
- Что они уже знают о проекте
- Что они должны знать
- Их способность влиять или воздействовать на проект
- Их энтузиазм по поводу этой идеи очевиден.
№3. Ведите учет своей работы.
Последним шагом в разработке плана взаимодействия с заинтересованными сторонами является документирование и формализация усилий. На этом этапе вы распространяете документ среди всей проектной группы, чтобы каждый мог проверить и изменить собранные данные, а также оценить любые корректировки или дополнения, внесенные в последнюю минуту.
Какие стратегии вы используете для управления взаимодействием с заинтересованными сторонами?
С другой стороны, создать стратегию взаимодействия с заинтересованными сторонами довольно просто, но управлять ею сложнее.
Давайте посмотрим всю процедуру управления вашей стратегией взаимодействия с заинтересованными сторонами.
№1. Изучите своих стейкхолдеров.
Никогда не предполагайте, что вы знаете, кто все ваши заинтересованные стороны; всегда подтверждайте. Cambridge Dictionaries Online определяет заинтересованную сторону как:
«Лицо, такое как работник, потребитель или гражданин, которое связано с организацией, обществом или другим юридическим лицом и, следовательно, несет ответственность перед ним и заинтересовано в его успехе».
Используя этот критерий, вы можете быстро определить как внутренних, так и внешних заинтересованных лиц. Следующим шагом является разделение этих заинтересованных сторон на четыре группы:
- Низкий интерес и влияние: Тех, у кого мало интереса и влияния, следует держать в курсе.
- Высокий интерес, низкое влияние: Это люди, которых вы должны привлечь и проконсультироваться с ними.
- Низкий интерес и высокое влияние: Вы должны задействовать могущественных стейкхолдеров, у которых мало интересов, но много власти.
- Высокий интерес, большое влияние: Партнеры, с которыми вы должны сотрудничать
Это позволяет определить наиболее эффективные стратегии взаимодействия и коммуникации с каждой группой. Чтобы помочь вам управлять стратегией, вы можете создать простую матрицу стратегии взаимодействия с заинтересованными сторонами, такую как эта, на основе приоритетов группы по вводу в эксплуатацию NHS.
№ 2. Определите свою цель.
Четкая цель необходима для эффективного управления взаимодействием с заинтересованными сторонами. Когда у вас есть четкая цель, процесс вовлечения становится более актуальным для всех участников.
Результаты, которых вам необходимо достичь благодаря взаимодействию с заинтересованными сторонами, будут различаться в зависимости от вашей отрасли и конкретного бизнеса. Общие цели в государственном секторе, например, включают:
- Разработка политики
- Создание общих сервисов
- Рост туризма
- Инициативы по защите окружающей среды
- Создание учебного плана
- Кампании за здоровье
- Инициативы по снижению преступности
Точно так же, если вы работаете в сфере розничной торговли, вы можете встретиться с заинтересованными сторонами, чтобы:
- Создать элементы
- Создавайте специальные предложения.
- Разработать ценовую стратегию.
- Создавайте новые торговые точки.
- Повышение уровня обслуживания
- Дизайн интерьера торговых заведений
Имея в виду четкую цель, вы можете использовать свою матрицу для выявления соответствующих заинтересованных сторон и управлять их взаимодействием наиболее подходящим образом — сотрудничать, проявлять внимание, информировать их — в зависимости от того, насколько они активны и влиятельны.
№3. Согласуйте доступные инструменты с указанными заинтересованными сторонами.
После того, как вы определили заинтересованные стороны и поставили цели, пришло время найти лучшие инструменты для информирования, консультирования или сотрудничества с ними.
Когда дело доходит до выбора цифровых инструментов для сотрудничества с заинтересованными сторонами, мы предлагаем создать карту, подобную приведенной ниже, и наложить ее на исходную матрицу. Таким же образом можно использовать традиционные инструменты взаимодействия с заинтересованными сторонами, такие как бумажные анкеты, информационные выездные презентации, личные встречи и рекламные объявления в газетах.
№ 4. Выбирайте лучшие методы и технологии для работы.
Создавать матрицу цифровых или традиционных инструментов взаимодействия в первый раз может быть пугающе. Может показаться, что вы должны инвестировать в различные процедуры и технологии, которые могут быть дорогостоящими, трудоемкими и неэффективными.
Кроме того, вложение средств в универсальный онлайн-пакет для совместной работы позволяет вам мыслить масштабно и начинать с малого, расширяя сферу вашего плана взаимодействия с заинтересованными сторонами по мере появления новых проектов.
Часто задаваемые вопросы о стратегии
Каковы пять уровней взаимодействия с заинтересованными сторонами?
Заинтересованные стороны могут быть классифицированы по одной из пяти степеней вовлеченности: «Неосведомленные», «Сопротивляющиеся», «Нейтральные», «Поддерживающие» или «Ведущие». Крайне важно оценить текущий уровень участия каждой заинтересованной стороны и убедиться, что все они поддерживают проект.
Какова цель взаимодействия с заинтересованными сторонами?
Взаимодействие с заинтересованными сторонами — это процесс, посредством которого организации общаются со своими заинтересованными сторонами и узнают о них. Компании могут лучше понять, чего хотят люди, когда они этого хотят, насколько они вовлечены и как планы и деятельность компаний повлияют на их цели, узнав их.
Как выглядит план взаимодействия с заинтересованными сторонами?
План взаимодействия с заинтересованными сторонами включает в себя заинтересованные стороны, в том числе их интересы, подчеркивает их силу и влияние и определяет методы, которые будут использоваться для осуществления взаимодействия с заинтересованными сторонами.
- Планирование и стратегии управления заинтересованными сторонами
- Анализ заинтересованных сторон: подробное руководство по процессу анализа заинтересованных сторон
- Как завоевать лояльность клиентов. [8 простых способов + тематическое исследование]
- Лучшие инструменты поддержки продаж 2021: (15+ лучших вариантов)
