Организации, которые полагаются на традиционные подходы к процессам обработки заказов на продажу, наблюдают снижение производительности и количества возвратов клиентов, которого они никогда не ожидали. Эти и другие факторы способствуют росту автоматизации бизнес-процессов и использованию интеллектуальных технологий сбора данных. Эти технологии, как правило, не только важны и модны, но и становятся все более важными для предприятий, стремящихся оставаться конкурентоспособными. Итак, в этой статье мы узнаем больше об этапах процесса заказа на продажу и рабочем процессе. Мы также увидим загружаемый шаблон формы заказа на продажу.
Что такое заказ на продажу?
Заказ на продажу — это документ, созданный продавцом после получения заказа на покупку от покупателя, в котором указаны сведения о продукте или услуге, а также цена, количество, информация о покупателе, такая как адрес доставки, адрес выставления счета, способ оплаты, и условия, а также условия.
В целом, процесс обработки заказа на продажу следует шагам, описанным ниже:
- Продавец дает клиенту цитату.
- Если предложение принято, клиент отправляет заказ на покупку продавцу.
- На основании заказа на покупку продавец создает заказ на продажу.
- Клиент может запросить заказ на продажу, чтобы увидеть точную информацию о продуктах, включая цену, условия и даты доставки. Большинство предприятий обычно пропускают этот тест.
- После отгрузки товаров поставщик формирует счет-фактуру на основе заказа на продажу.
В чем разница между заказом на продажу и заказом на покупку?
Покупатель отправляет продавцу заказ на покупку, в котором указываются приобретаемые товары, количество, цена, номер заказа, условия доставки и оплаты, а также адрес доставки.
Когда продавец получает заказ на покупку, он или она создает заказ на продажу.
Кроме того, продавец может вручную ввести данные из заказа на покупку или использовать программное обеспечение для автоматизации заказов на продажу для его автоматизации. Программное обеспечение для автоматизации может конвертировать заказы на закупку в заказы одним щелчком мыши, сводя к минимуму затраты, время и количество ошибок.
Важность заказа на продажу
- Системы управления запасами и заказами зависят от заказов на продажу. Когда клиент отправляет вам заказ на покупку или размещает заказ через ваш магазин электронной коммерции, компания должна выполнить заказ.
- Это предоставляет вам детали инвентаря. Если товар есть на складе, сколько находится в резерве? Таким образом, это позволяет вашему отделу закупок делать обоснованные оценки и закупки у ваших дистрибьюторов.
- Как можно скорее введите заказ в вашу систему. Не совершайте ошибку, приняв заказ на покупку за заказ на продажу, так как это вызовет хаос не только в вашем отделе закупок, но и в бухгалтерии.
- Отдел выставления счетов обращается к заказам, чтобы проверить соответствующую информацию и действительность продажи перед созданием счетов. Преобразовывая заказы на продажу в счета-фактуры, предприятия автоматизировали обработку счетов-фактур. Ошибки ценообразования и количества в заказе на поставку могут привести к ошибкам бухгалтерского учета.
- Финансовые аудиторы часто спрашивают о записях заказов на продажу при оценке финансовой отчетности компании. Они предоставляют кредиты на оборотный капитал в соответствии с подтвержденной стоимостью заказа компании.
Преимущества автоматизации заказов на продажу
Это некоторые из основных преимуществ автоматизации заказов на продажу.
№1. Время работы сведено к минимуму.
Работа с документами — одна из самых трудоемких операций, с которой приходится сталкиваться отделам продаж. Автоматизация заказов импортирует или преобразует заказы клиентов на покупку и генерирует заказы на продажу в ваших системах ERP. Это устраняет необходимость повторного ввода данных из заказов на покупку, что экономит время и силы. Несколько отделов, включая продажи, дистрибуцию, складирование, выставление счетов, бухгалтерский учет и поддержку клиентов, также могут использовать одну запись устройства.
№ 2. Улучшает поддержку клиентов
Вместо того, чтобы просеивать стопки бумаг, торговые представители будут иметь под рукой ценную информацию о клиентах. Обслуживание клиентов быстрое, а также надежное. Автоматизация заказов устраняет ошибки и аномалии в заказах клиентов и выставлении счетов, в результате чего клиенты становятся более довольными.
№3. Вы можете быстро масштабировать вверх и вниз.
Автоматизация заказов на продажу позволяет вам масштабироваться, не заботясь о функциональности или емкости. В результате, когда начнут поступать заказы, вы сможете быстро их обрабатывать без необходимости немедленно увеличивать штат сотрудников.
№ 4. Обрабатывать данные можно откуда угодно.
Облачные приложения позволяют обрабатывать данные и получать доступ к информации из любого места. Вашим торговым представителям не придется полагаться на внутренних торговых представителей для получения данных, если они им понадобятся во время звонков по продажам. Как правило, клиенты будут довольны производительностью и скоростью работы вашего персонала.
Форма заказа на продажу
Форма заказа на продажу может служить ряду бизнес-потребностей, таких как выполнение онлайн-покупок, создание заказов на строительные и ремонтные работы, а также заказ услуг, таких как общественное питание или фотография, независимо от того, ведете ли вы небольшой розничный бизнес или нуждаетесь в нем для некоммерческого сбора средств. Итак, ниже вы найдете ряд шаблонов рабочих заданий, которые можно бесплатно загрузить, которые просты в использовании и настройке, а также могут быть распечатаны.
Шаблон формы заказа на продажу
Скачать шаблон бланка заказа — Excel
Этот шаблон можно использовать для создания счета-фактуры или формы заказа на продажу. Шаблон Microsoft Excel содержит все детали заказа, такие как подробный список продуктов, количество заказанных товаров, цены за единицу и общую стоимость. Также есть место для предоставления условий оплаты, а также любых других деталей, которые могут понадобиться клиентам. Кроме того, шаблон автоматически рассчитывает затраты, включая налоги и стоимость доставки.
Ключевые условия и роли в обработке заказов
По мере изучения управления заказами на продажу вы должны быть знакомы со следующими терминами и ролями:
Электронный обмен данными (ЭОД):
Это метод для компьютерных систем для обмена данными в стандартизированном формате, позволяющий предприятиям обмениваться заказами и другими документами без необходимости вмешательства человека.
котировки:
Коммерческое предложение или ценовое предложение — это цены, которые вы предоставляете потенциальным покупателям, чтобы они могли определить, соответствует ли покупка их потребностям. Команды по продажам несут ответственность за создание и представление коммерческих предложений, но, поскольку принятые ценовые предложения становятся заказами на покупку, группы обработки продаж должны знать о них.
Счет-проформа:
Счет-проформа является предварительным счетом-фактурой. Счет-фактура отправляется поставщиком до тех пор, пока товары не будут отгружены или доставлены.
Распределение запасов:
Это процесс принятия решения о том, как ваш инвентарь будет разделен между вашими складами или другими физическими местами.
Возврат продаж:
Возврат товара — это товар, возвращенный покупателем в основном из-за ошибки или дефекта. Финансовый отдел сообщает об этом как дебет счета возврата товаров и кредит дебиторской задолженности.
Прайс Книга:
Прайс-лист — это набор различных цен на один и тот же продукт в некотором программном обеспечении. Таким образом, цены могут варьироваться в зависимости от закупаемого количества, розничной или оптовой продажи, региона доставки, акций и других факторов.
Рабочие области торговых документов:
Рабочие области документов по продажам — это области в наборах для обработки продаж, где вы можете отображать данные, относящиеся к аспектам вашего заказа на продажу, такие как предложения и счета.
Цикл от заказа до оплаты:
Время, которое проходит между размещением заказа покупателем и получением оплаты продавцом.
Цикл от закупки до оплаты
Цикл от закупки до оплаты аналогичен циклу от заказа до оплаты. Первый относится ко времени, которое проходит с момента, когда покупатель размещает заказ на покупку, до момента, когда покупатель оплачивает покупку.
Представители службы поддержки клиентов и служба заказов или команда являются важными участниками обработки заказов. Кроме того, этот процесс поддерживают сотрудники по работе с ключевыми клиентами, администраторы заказов на продажу, специалисты по управлению заказами на продажу и специалисты по выполнению заказов. Они также помогают убедиться, что компания правильно обрабатывает запросы на заказы, что цены и наличие продуктов актуальны, а сотрудники правильно выполняют заказы. Учет продаж является специализированной областью, и некоторые организации, такие как Ассоциация специалистов по бухгалтерскому учету, проводят обучение обработке заказов в рамках процесса сертификации.
Поток/этапы обработки заказа на продажу
Цель
Этот процесс используется в распределенной среде для обработки заказов на продажу, при этом система ERP (SAP ECC) контролирует поток данных на склады и со складов через отдельные системы управления складом — либо системы SAP EWM (Extended Warehouse Management), либо внешние системы.
На приведенной ниже диаграмме показаны эти этапы процесса на примере обработки заказов на продажу в SAP CRM. Вместо этого, если вы создаете заказы на продажу в SAP ECC, процесс начинается с заказа в ERP и продолжается исходящей поставкой; выставление счетов также происходит в ERP.
Как заказы на продажу могут помочь предприятиям улучшить процессы доставки и выполнения заказов?
Заказы на продажу помогают компаниям улучшить свои процессы доставки и выполнения, предоставляя четкое представление о запросах клиентов и ожидаемых датах доставки, позволяя компаниям расставлять приоритеты и управлять своей деятельностью по доставке и выполнению.
Как заказы на продажу могут помочь компаниям в их стратегии ценообразования?
Заказы на продажу помогают компаниям в их стратегии ценообразования, обеспечивая четкое представление о спросе на товары и услуги, позволяя компаниям корректировать свои цены, чтобы оставаться конкурентоспособными и максимизировать доход.
Как заказы на продажу могут помочь предприятиям в разработке стратегии развития продукта?
Заказы на продажу помогают компаниям в реализации стратегии разработки продуктов, предоставляя информацию о предпочтениях клиентов и спросе на определенные товары и услуги, позволяя компаниям расставлять приоритеты в разработке и улучшении продуктов.
Как заказы на продажу могут помочь предприятиям улучшить свои маркетинговые усилия?
Заказы на продажу помогают компаниям улучшить свои маркетинговые усилия, предоставляя информацию о том, какие товары и услуги пользуются повышенным спросом, что позволяет компаниям направлять свои маркетинговые усилия на наиболее прибыльные области.
Как заказы на продажу могут помочь предприятиям в управлении взаимоотношениями с клиентами (CRM)?
Заказы на продажу помогают компаниям в управлении взаимоотношениями с клиентами (CRM), предоставляя четкое и организованное представление о взаимодействиях с клиентами и заказах, позволяя компаниям лучше понимать потребности и предпочтения клиентов.
Как заказы на продажу могут помочь предприятиям в управлении цепочками поставок?
Заказы на продажу помогают предприятиям управлять цепочками поставок, обеспечивая прозрачность спроса на товары и услуги, позволяя предприятиям планировать и расставлять приоритеты в своей закупочной и производственной деятельности.
Заключение
Таким образом, от точки продажи до проверки, управления запасами, выполнения и долгосрочного удержания клиентов, автоматизация заказов на продажу оптимизирует рабочий процесс и сокращает время обработки. Это вдвое сокращает время обработки заказов, что позволяет обрабатывать больше заказов за то же время.
Правильная программа управления заказами будет способствовать развитию компании.
Часто задаваемые вопросы о заказе на продажу
Что такое заказ на продажу и заказ на покупку?
Заказы на поставку используются покупателями для начала процесса закупок у поставщика. Заказы на продажу отправлены поставщиками покупателям после получение заказа на покупку от покупателя – проверка деталей и подтверждение покупки
Для чего нужен заказ на продажу?
Заказы на продажу играют центральную роль в обеспечении того, чтобы продажа была хорошо документирована, правильно проведена и отражала ожидания обеих сторон. Когда заказ получен от заказчик на товары, подлежащие поставке, Товар, количество, дату поставки и т. д., подробная информация указана с номером заказа на продажу.
Что такое заказ на продажу SAP?
Цель. Заказ на продажу договор между сбытовой организацией и покупателем о поставке продукции или предоставление услуги по определенным ценам, количествам и времени. … Система генерирует даты и точки отгрузки в графике доставки.
Что такое создание заказа на продажу?
«Заказ на продажу» — это контракт между Клиентом и Торговой организацией на поставку определенных товаров и/или услуг в течение определенного периода времени. … Заказ на продажу может быть создан с помощью ссылка на «предыдущий документ» например, запрос/котировка
