Когда дело доходит до улучшения ваших бизнес-операций, улучшение процессов (PI) является важным инструментом. Это помогает гарантировать, что задачи выполняются эффективно, а удовлетворенность и ценность клиентов находятся на самом высоком уровне. Но что такое улучшение процессов, какие существуют типы подходов и что следует учитывать при его внедрении? В этой статье будут рассмотрены определение, типы и методология непрерывного улучшения процессов, а также представлены основные соображения, которые следует учитывать при совершенствовании процессов.
Что такое улучшение процесса?
Улучшение процессов — это практика анализа существующих процессов в организации и внесения изменений, направленных на повышение производительности, эффективности или надежности этих процессов. Это включает в себя изучение и разработку стратегии, как изменить процесс к лучшему. Это может включать перепроектирование процесса для повышения эффективности, улучшение качества результатов процесса или внесение любых других изменений, направленных на улучшение процесса.
Улучшение процессов может называться по-разному, включая улучшение бизнес-процессов (BPI), управление бизнес-процессами (BPM), реинжиниринг бизнес-процессов и процесс постоянного улучшения (CIP), и это лишь некоторые из них. Кроме того, независимо от названия, все они направлены на устранение ошибок, сокращение отходов, увеличение производства и повышение эффективности.
Преимущества улучшения процессов
Внедрение методологии улучшения процессов как части вашей общей системы управления дает вам возможность выявлять и устранять трудности в ваших процессах.
В результате этих трудностей может пострадать ваш клиентский опыт, внутреннее производство или другие бизнес-цели. Время вашей команды и деньги вашего бизнеса могут быть потрачены впустую из-за неработающих или неэффективных процессов. Вы можете убедиться, что вы всегда ищете проблемы и устраняете их, внедрив технику PI.
Более того, реинжиниринг процессов, управление бизнес-процессами и процессы постоянного совершенствования — вот лишь некоторые из названий, которыми может пользоваться PI.
Каковы типы улучшений процессов?
Компании используют подходы PI для улучшения внутренних рабочих процессов, что улучшает обслуживание клиентов и качество продукции, сокращает циклы выставления счетов и ускоряет время доставки. Проекты PI делятся на следующие типы в зависимости от их целей:
№1. Снижение затрат
Реорганизация ключевых бизнес-процессов — один из способов оптимизации процесса. Кроме того, это помогает выявить избыточность процессов, которая приводит к росту расходов. Благодаря реструктуризации удаляются ненужные задачи, что позволяет наилучшим образом использовать имеющиеся ресурсы.
№ 2. Улучшение коммуникации
Установление четкого потока коммуникаций на протяжении всего процесса — еще одна цель улучшения процесса. Автоматизация процессов сокращает количество обменов электронной почтой и точек взаимодействия между сотрудниками и отделами, в отличие от ручных процессов, требующих многократных обменов электронной почтой. Специализированное программное обеспечение, позволяющее персоналу просматривать важную информацию и обмениваться ею, может упростить общение. Эта программа может значительно улучшить межведомственное согласование и прозрачность.
№3. Визуализация процесса
Используя картирование процессов, вы можете визуализировать, как все работает. Модели процессов могут значительно улучшить аудит, выявить узкие места по мере их появления и облегчить изменения.
Улучшение бизнес-процессов
Улучшение бизнес-процессов (BPI) — это постоянные усилия по оптимизации и повышению производительности бизнес-процессов, выявлению и реализации возможностей, а также упрощению обслуживания и управления процессами. BPI фокусируется на бизнес-процессах и стремится сделать процессы более эффективными и действенными. Тем не менее, типичные примеры PI включают оптимизацию производственных процедур и операций, внедрение стратегий инвентаризации точно в срок и устранение бумажной работы. Методы улучшения бизнес-процессов варьируются от организации к организации, но обычно включают в себя бенчмаркинг, непрерывное улучшение процессов, управление изменениями, общее управление качеством и бережливую PI.
Каковы пять ключевых элементов улучшения процесса?
Улучшение процессов, также известное как управление бизнес-процессами и улучшение бизнес-процессов, включает в себя идентификацию, анализ и улучшение рабочих процессов.
Сведение к минимуму ошибок, сокращение потерь, повышение производительности и упрощение внутренних и внешних процессов компании являются ключевыми задачами PI.
№1. Отображение процесса:
Это включает в себя создание визуального представления операций и процессов объекта. Это метод сбора и документирования связанных задач, действий и обязанностей для повышения производительности. Картирование процессов может выявить возможные возможности для улучшения путем выявления стандартизации и узких мест. Он также может выявить возможную избыточность и неэффективность.
№ 2. Анализ:
Это включает в себя оценку текущего процесса для выявления областей для улучшения, неэффективности или потенциальных возможностей. Это можно сделать, используя данные или качественные показатели в качестве источников информации. Прежде чем тратить время на перепроектирование или улучшение процесса, важно знать, как он работает.
№3. Редизайн:
Здесь вы вносите изменения или реформы в существующий процесс, чтобы повысить эффективность или устранить выявленные проблемы. Это больше, чем просто внесение незначительных корректировок, это включает в себя изменение основных компонентов процесса для внесения крупномасштабных улучшений.
№ 4. Монитор:
Это включает в себя мониторинг результатов изменений, внесенных в процесс, чтобы оценить, насколько успешным является новый дизайн процесса. Это делается путем сбора отзывов или данных, чтобы увидеть такие измерения, как продолжительность, стоимость и эффективность.
№ 5. Оптимизировать:
Это последний шаг в цикле улучшения процесса. Это включает в себя использование собранных данных и отзывов от мониторинга для внесения дальнейших изменений и корректировок. Другими словами, это может быть сделано для дальнейшего повышения эффективности и действенности процесса, а также для обеспечения того, чтобы улучшения, внесенные в процесс, сохранялись.
Методы улучшения процессов
Методы улучшения процесса — это стратегии или методология, которые организация использует для выявления проблем в процессе, определения способов их решения и оценки того, были ли улучшения успешными или нет. Каждый метод удовлетворяет отдельному требованию. Культура фирмы, стратегии бережливого производства или отображение рабочих процессов процессов могут быть главными приоритетами организации.
Несмотря на то, что все они нацелены на один и тот же результат, каждый способ улучшения процесса лучше всего подходит для разных нужд. Другие сосредоточены на том, чтобы привести культуру вашей компании в надлежащее положение для PI, в то время как другие концепции делают акцент на стратегиях бережливого производства для PI. Предприятия могут визуализировать рабочие процессы процессов с использованием методологии улучшения процессов.
№1. Кайдзен:
Кайдзен поощряет постоянное совершенствование с упором на гибкие подходы и склоняется к совершенствованию процессов. Чтобы создать рабочее место, где за ошибки не наказывают, а вместо этого стараются избегать, Кайдзен фокусируется на повышении качества, производительности и эффективности посредством крошечных изменений в повседневных операциях или организационной культуре.
№ 2. 5С:
Пять ключевых шагов модели 5S: сортировка, выпрямление, полировка, стандартизация и поддержание. Это компонент Kaizen и Lean для PI. Подход 5S может стандартизировать процесс и помочь ему стать более последовательным.
№3. PDCA:
Планируй, делай, проверяй и действуй, или PDCA, также является компонентом методологии Кайдзен для улучшения процессов. Когда организации определяют процессы, которые нуждаются в улучшении, это делает их более эффективными. Кроме того, чтобы решить проблему, вы должны сначала определить ее (планировать), разработать и применить решение (выполнить), оценить эффективность решения с использованием данных (проверить), зафиксировать результаты (действовать) и, если план выполнен. успешно, выполняйте.
№4. Методика "шести сигм
С помощью популярной методологии «Шесть сигм» для улучшения процессов сотрудники продвигаются по служебной лестнице с помощью званий, обозначаемых поясами карате. Вы начинаете с зеленого пояса и продвигаетесь к черному поясу через обучение. Чтобы разбить PI на отдельные этапы, Six Sigma использует два подхода. DMAIC (определение, измерение, анализ, улучшение и контроль) и DMADV (определение, измерение, анализ, проектирование и проверка) — вот некоторые из этих шагов.
№ 5. Причинно-следственный анализ
Причинно-следственный анализ — еще один метод Шести Сигм. Он включает в себя использование диаграммного подхода для решения проблем в первый раз путем выявления проблемы, обнаружения препятствий и определения того, почему процесс не работает.
№ 6. SIPOC-анализ
Анализ SIPOC, формат диаграммы, который относится к методологии «Шесть сигм», выполняется на этапе «измерения» DMAIC или DMADV. Прежде чем приступить к работе, SIPOC помогает организациям в определении и внедрении проектов по улучшению процессов, а также в выявлении потребностей и основных компонентов.
№ 7. Картирование потока создания ценности, или VSM
Ценность продукта, процесса или услуги для организации можно определить с помощью VSM, который позволяет организациям графически отображать впечатления клиентов от бизнес-процессов. Подобно другим методологиям улучшения процессов, она делает упор на сокращение потерь, дублирования и максимально возможное бережливое отношение.
№8. TQM, или всеобщее управление качеством
TQM помогает организациям внедрить непрерывную PI во всей организации с упором на достижение долгосрочного успеха за счет удовлетворенности клиентов. Поощряя культуру, в которой люди не боятся совершать ошибки и мотивированы общей бизнес-целью, эта методология расширяет возможности сотрудников.
№ 9. Канбан:
Канбан — это метод визуализации потоков процессов, который объединяет бизнес-подразделения, руководство и сотрудников в стремлении к PI. Lean for Process Improvement — это дополнительная методология PI, которая включена и рекомендуется.
№10. Отображение процедур
Картирование процессов — это еще один вид визуализации рабочего процесса, который помогает предприятиям создавать стратегию улучшения процессов. Он также известен как функциональная блок-схема, модель процесса и блок-схема процесса. В конце концов, построение блок-схемы — это то, что предоставляет важные сведения о рабочем процессе процесса от начала до конца.
№ 11. Непрерывное совершенствование процессов (CPI)
Непрерывное совершенствование процесса — это постоянные усилия, например, в производственном процессе, по постоянной оценке и улучшению операций и процедур с целью оптимизации производства и эффективности. Более того, это очень эффективный способ поэтапных улучшений с течением времени, от устранения расточительных действий до улучшения результатов. CPI может помочь выявить и устранить изменчивость в производственном процессе, повысить удовлетворенность клиентов и снизить затраты.
Пять шагов, используемых в большинстве программ непрерывного улучшения:
- Определите процесс: определите потенциальные области улучшения.
- Измеряйте производительность процесса: собирая данные и анализируя тенденции.
- Анализируйте процесс: ищите возможности для улучшения.
- Внедряйте решения: применяйте методы непрерывного улучшения.
- Контролируйте и изменяйте: анализируйте результаты и корректируйте процесс по мере необходимости.
Используйте эти пять шагов в цикле, чтобы убедиться, что вы всегда становитесь лучше. При хорошо реализованной программе организации могут получить мощный инструмент для достижения ощутимых и значительных улучшений с течением времени.
Каковы примеры улучшения процессов?
Повышение эффективности процессов — основная цель PI. Вот несколько примеров:
Примеры улучшения процессов
Чтобы уменьшить количество отходов: В эту категорию входят любые усовершенствования процессов, направленные на сокращение потерь усилий, времени, ресурсов и энергии. Плотник может вставить в ремень подходящие гвозди, чтобы сэкономить время на их поиске.
Чтобы исключить шаги: удаление из процесса повторяющихся или избыточных шагов Примером может служить исключение из заявки на ипотеку трех вопросов, которые не имеют реального отношения к изменениям риска или соблюдения требований.
Для планирования: включает добавление или удаление шагов из процесса. Например, отдел продаж может принять решение исключить необходимость создания планов отделов продаж для каждой учетной записи, поскольку их работа некачественная и не улучшает продажи.
Через реструктуризацию: Изменение иерархии или структуры организации для повышения эффективности процессов. В качестве примера рассмотрим банк с динамично развивающимся ИТ-отделом, в котором разработчики, создающие код, постоянно отвечают за поддержание его в рабочем состоянии.
По анализу первопричин: В этом методе ищется первопричина проблемы. Например, в плохом обслуживании клиентов виноват программный продукт, который неэффективен и добавляет стресса при каждой встрече с клиентом, а не работники или обучение.
По приоритетам: Например, на производственной линии, где каждый рабочий осознает важность безопасности, линия остановится, если возникнет предполагаемая проблема безопасности.
По вытягивающим процессам: Такой подход позволяет спросу привлекать предложение, чтобы сократить потери. Например, производитель транспортных средств не начнет работу над вашим автомобилем, пока вы не разместите заказ.
Что такое рабочий процесс по сравнению с улучшением процесса?
Рабочий процесс — это серия шагов, которые выполняют проект, тогда как улучшение процесса — это тщательный анализ этих шагов и их эффективности, чтобы сделать процессы более эффективными и действенными. Улучшение процессов рассматривается как целостный подход к совершенствованию рабочих процессов с целью обеспечения лучшего обслуживания клиентов, более качественных результатов и более быстрого выполнения работ. Однако рабочий процесс фокусируется на организации потока документов и задач в рамках одного процесса. Обычно к нему прилагается диаграмма, показывающая каждый шаг и направление, в котором он идет. Напротив, улучшение процессов фокусируется на широком представлении рабочих процессов, поиске возможностей для автоматизации или оптимизации процессов, чтобы они стали более эффективными и рентабельными.
Что является ключом к улучшению процесса?
Ключом к улучшению процесса является понимание текущего процесса, а затем определение областей для улучшения. Это включает в себя анализ данных, получение отзывов от заинтересованных сторон и составление карты процесса для определения наиболее эффективного способа его улучшения. В конечном счете, ключевым является обеспечение того, чтобы любые изменения были эффективными, действенными и отвечали потребностям клиентов.
Какова цель улучшения процесса?
Улучшение процесса — это термин, используемый для описания действий и стратегий, используемых для повышения эффективности, рентабельности и надежности машины, системы или процесса. Его основной целью является сокращение отходов, максимизация пропускной способности и повышение удовлетворенности клиентов. Для достижения этой цели необходимо улучшить планирование, реорганизовать, автоматизировать и использовать лучшие практики. Эти действия могут помочь бизнесу сэкономить время и деньги, снизить риски и повысить лояльность клиентов.
С чего начать улучшение процессов?
Один из способов начать свой путь к лучшему — установить определенные правила заранее. Это включает в себя определение того, что вы улучшите, как вы улучшите и как вы будете измерять свои успехи (или даже любые неудачи), а также анализ ваших результатов как результата изменений, которые вы осуществляете. вошел.
Каковы шаги по улучшению процесса?
Основными шагами для улучшения процесса являются определение ситуации, анализ проблемы и внедрение улучшений. Определенные шаги в этом процессе по методологии повышения эффективности. Распространенной методологией является PDCA, которая разбита на «Планируй, делай, проверяй и действуй».
См. также КАРТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: Полное руководство
Заключение
Улучшение процессов — это непрерывный процесс, который требует от организаций регулярной оценки своей деятельности и выявления областей для улучшения. Организации должны гарантировать, что их стратегии улучшения процессов являются непрерывными и систематическими, чтобы гарантировать достижение целей этой деятельности.
Часто задаваемые вопросы по улучшению процессов
Какова единая методология улучшения процессов?
С помощью любимого Методология «Шесть сигм» для улучшения процессов, сотрудники продвигаются по званию, обозначаемому поясами карате.
Что такое непрерывное улучшение процессов?
Непрерывное совершенствование процесса — это постоянные усилия, например, в производственном процессе, по постоянной оценке и улучшению операций и процедур с целью оптимизации производства и эффективности.
Статьи по теме
- ЛУЧШИЙ КРЕДИТ НА ОБНОВЛЕНИЕ ДОМА В 2023 ГОДУ
- УЛУЧШЕНИЕ АРЕНДАТОРОВ: что это такое, примеры и все, что вам нужно знать
- ЛУЧШАЯ КРЕДИТНАЯ КАРТА ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ ДОМА: Лучшая кредитная карта для улучшения дома для домовладельцев
- Финансирование ремонта дома: варианты финансирования ремонта дома
- ПЛАН УЛУЧШЕНИЯ: что это такое, образец и руководство
