Счета-фактуры являются важным элементом ведения бизнеса, и знание того, как правильно составить и отправить счет-фактуру, поможет вам повысить эффективность и быстрее получать оплату. Для начала создайте счет, содержащий ваше имя и контактную информацию, имя вашего клиента и контактную информацию, даты, номер счета, выполненные услуги, общую сумму и условия оплаты. Когда вы закончите, отправьте его по электронной почте, почте или в программу для выставления счетов, чтобы получить компенсацию за ваши усилия.
Что такое счет-фактура
Счет-фактура — это письмо, которое компании рассылают клиентам с просьбой об оплате за оказанные товары и услуги. Чтобы счет-фактуру можно было квалифицировать как юридическую документацию, должны присутствовать следующие компоненты:
- Контактные данные для клиентов и предприятий
- Номер начисления
- Дата выставления счета и дата платежа
- Наименование и реквизиты товаров и услуг
- Сумма, выплачиваемая в целом и за каждую единицу продукта
- Условия оплаты
Как подготовить счет перед отправкой?
Всегда сообщайте своим клиентам особенности покупки, прежде чем выставлять счет. Ничто в газете не должно шокировать или удивлять их.
Сумма счета-фактуры является наиболее важным аспектом для рассмотрения. Это легко определить, потому что цены часто фиксированы. Если клиента не устраивают ваши тарифы для бизнеса, вы можете попытаться прийти к соглашению, предложив скидки или скидки.
Затем укажите даты выставления счетов и сроков оплаты, чтобы ваш клиент знал, когда ожидать счет-фактуру и в течение какого времени он должен вернуть вам деньги. Просто дайте им оценку, если вы работаете над проектом, в котором время доставки варьируется, чтобы они знали, чего ожидать.
Проведя эти обсуждения на раннем этапе, вы можете улучшить свои отношения с клиентами и повысить вероятность того, что они будут платить вам вовремя.
Как отправить счет
№1. По электронной почте
Электронная почта — самый быстрый и удобный способ отправки счетов. Чтобы избежать мошенничества, вы можете прикрепить свой счет в нередактируемом формате PDF. Кроме того, не забудьте четко и лаконично описать свою компанию и счет в строке темы и теле письма.
У разных клиентов и потребителей могут быть разные способы получения счетов. Обнаружение того, есть ли конкретная информация для предоставления в строке темы для ускорения оплаты, может быть хорошей идеей.
№ 2. Через обычную почту
Обычный способ отправки счета здесь - по почте или по факсу.
Документ необходимо распечатать, вложить в конверт, проштамповать и либо доставить лично, либо сдать в почтовое отделение. По ряду причин мы рассматриваем такой подход как устаревший способ ведения бизнеса.
Начнем с того, что процедура занимает много времени. Со временем управление вашим бизнесом отошло на второй план по сравнению с работой почтальона. Начнем с того, что процедура занимает много времени. Со временем управление вашим бизнесом отошло на второй план по сравнению с работой почтальона.
Из-за более высокой стоимости бумаги, чернил и почтовых расходов по сравнению с другими способами отправка чего-либо обычной почтой также обходится дороже. Кроме того, использование такого большого количества бумаги для отправки простого счета-фактуры затруднительно для вашей компании и окружающей среды.
№3. Использование программного обеспечения для выставления счетов
Чтобы создать свой счет, вы можете использовать одну из многих доступных программ для выставления счетов, таких как PayPal. Преимуществом использования программного обеспечения для выставления счетов является обилие доступных шаблонов и простота брендинга.
Клиенты могут платить вам легче, потому что у них есть простой доступ к платежным ссылкам.
Как отправить счет на PayPal
Для выставления счета PayPal необходимо несколько элементов. Сначала у вас должна быть учетная запись PayPal Business. К счастью, дополнительная плата не взимается, и эти учетные записи просты в настройке. Далее вам потребуется адрес электронной почты вашего клиента. Подходящий файл изображения также необходим, если вы планируете включить логотип в свой счет.
Следуйте этим процедурам, чтобы построить свой счет после того, как эти две или три вещи будут в вашем распоряжении:
- Откройте ПК, Mac или iPad и войдите в свою учетную запись PayPal.
- Выберите «Выставление счетов» в раскрывающемся меню в разделе «Инструменты», затем нажмите «Создать счет».
- Введите адрес электронной почты вашего клиента. В поле «Копия» укажите любые дополнительные адреса.
- Имя клиента и другая информация будут заполнены автоматически, когда вы нажмете «Добавить данные клиента». А также, при необходимости, адрес доставки.
- Включите конкретные элементы, количество и цены в список продаж. Включите любые штрафы за просрочку платежа или другие дополнительные расходы.
- Убедитесь, что вы просмотрели счет дважды, чтобы обеспечить точность.
- Нажмите «Отправить».
Теперь PayPal создаст счет и уведомит вашего клиента по электронной почте. Затем ваши потребители могут совершить платеж, используя выбранный ими метод. Вместо этого они могут использовать свой баланс PayPal или кредитную или дебетовую карту.
Как отправить счет на eBay
- Перейдите на домашнюю страницу eBay, войдите в систему, затем нажмите ссылку «Мой eBay» в правом верхнем углу и выберите «Продажи» в раскрывающемся меню.
- Выберите «Ожидание оплаты», выделив ссылку «Заказы» в разделе «Центр продаж».
- Чтобы отправить счет, нажмите кнопку «Отправить счет» в нижней части экрана после проверки стоимости доставки, выбранного способа доставки и добавления примечания для клиента на следующей странице.
- В соответствующем заказе выберите «Отправить счет». Вы можете убедить покупателя заплатить немедленно, если включите сообщение в свой счет.
- Нажмите «Отправить счет», когда закончите вводить информацию.
- После этого вам в идеале следует дождаться ответа с оплатой от вашего клиента.
Как отправить счет по электронной почте
С помощью электронной почты со счетом вы можете отправлять цифровые счета своим клиентам и гарантировать своевременную оплату. Ваше электронное письмо относительно счета должно быть кратким, четким и информативным.
Ниже приведены советы по отправке хорошего счета по электронной почте.
Напишите хорошую тему:
]Самое важное и первое, что увидит ваш клиент, — это строка темы. Ваши шансы на своевременную оплату счета возрастут, если вы сделаете его кратким и по существу. Ваши счета-фактуры должны содержать номер счета-фактуры, название проекта и название компании в строке темы электронной почты.
Выберите подходящего получателя(ей):
Для отправки электронного счета-фактуры правильным получателям необходимо включить всех соответствующих получателей. Например, если вы отправляете электронное письмо со счетом в компанию, вы должны скопировать соответствующий отдел, человека, который дал вам проект, и бухгалтерию.
Прикрепите все свои счета:
Не забудьте прикрепить счет к письму! Вы должны преобразовать его в PDF, если вы написали его в Word. После прикрепления дайте ему имя, которое включает в себя как название вашей компании, так и соответствующий номер счета-фактуры.
Исправить тело письма
Без сопроводительного предложения отправка счета по электронной почте эффективна лишь наполовину. Это некорректное поведение и непрофессионализм. Однако это не должен быть длинный или показной текст.
Электронное письмо, содержащее счет, должно быть четким и информативным.
Вы должны сообщить своему клиенту об отправленном счете-фактуре и любезно попросить его выполнить свою часть сделки, а также поблагодарить его за сотрудничество.
Как отправить счет фрилансеру
Когда вы работаете на клиентов в качестве фрилансера, вы должны получать оплату за выполненную задачу. Выставление счетов — лучший метод для получения платежей.
Возможно, вы предоставили своему клиенту расценки с указанием стоимости работы, которую они просили у вас. После того, как ваша работа будет завершена, вам будет отправлен счет-фактура с подробным описанием выполненной работы и суммой платежа, которую вы ожидаете заплатить.
Какая информация должна быть в счете-фактуре фрилансера?
Контактная информация:
Укажите свое имя (или, если уместно, название вашей компании) и адрес. Укажите свой номер телефона и адрес электронной почты на случай, если клиенту потребуется связаться с вами. Если у вашей компании есть логотип, включите его в свой счет, чтобы придать ему более изысканный вид. Вы также должны указать имя и адрес вашего клиента или компании вашего клиента. Включите имя человека, который просматривает их счета, если вы знаете о них.
Номер счета:
Вам необходимо отслеживать номера своих счетов-фактур, делаете ли вы их вручную или используете программу учета, которая их создает. Возможно, вам потребуется выяснить местонахождение неоплаченных счетов или ответить на запросы клиентов о вашей работе в качестве фрилансера. Когда возникают такие запросы, систематизированные записи счетов-фактур помогут вам ответить. Ссылка на номер счета гарантирует, что и вы, и клиент обсуждаете одну и ту же транзакцию.
Дата выдачи и срок исполнения:
Крайне важно указать дату выставления счетов-фактур, потому что это день, когда начинается крайний срок оплаты. Ссылка на дату выставления также может помочь отличить один счет от другого, если вы случайно пронумеровали свои счета неправильно.
Подробная информация о позиции и причитающаяся сумма:
Разбивка товаров и услуг, которые вы предоставили, является наиболее важной частью информации в счете-фактуре. Включите точную разбивку общей суммы задолженности по каждому пункту в списке, а также описание работы или товара, который был выполнен или доставлен, его количество, цену и тариф.
Процедуры оплаты:
Сделайте так, чтобы ваши клиенты платили вам как можно проще. Включите варианты для клиентов, чтобы заплатить вам, а также любую необходимую информацию для них, чтобы выполнить этот платеж. Если вы принимаете чеки, обязательно укажите, куда клиенты могут их отправлять. Включите любой адрес электронной почты, связанный с учетной записью PayPal вашей компании, и любые банковские реквизиты, необходимые для банковских транзакций.
Дополнительные детали:
В нижней части счета укажите любые дополнительные расходы, скидки или двусмысленные формулировки. Это может иметь какое-то отношение к штрафам за просрочку платежа или скидкам за досрочную оплату.
Как я могу отправить счет по электронной почте.
Чтобы отправить счет по электронной почте, вам нужно написать хорошую тему, а затем выбрать надлежащего получателя. После этого вы должны прикрепить все номера своих счетов-фактур, а затем убедитесь, что вы написали подробный и понятный текст.
Как отправить простой счет?
Последовательная нумерация счетов — самый простой способ отправить простой счет. Вы можете отправить счет 001 в качестве первого, затем счет 002 и так далее.
Заключение
Предприятия обязаны вести записи почти для всего. Ключевые детали, такие как дата выставления счета, общая сумма к оплате, а также то, произвел ли клиент платеж полностью или нет, доступны мгновенно благодаря счетам-фактурам.
- Как создать и преуспеть в бизнесе с помощью шаблона PDF «Пустой счет-фактура»
- Финансирование счетов; Определение, типы, плюсы и минусы.
- Бесплатное программное обеспечение для выставления счетов; 15 лучших приложений для выставления счетов в 202 году3.
- Счет-проформа; Что такое счет-фактура Profoma и примеры?
Рекомендации
