Вы слышали об усталости от электронной почты?
Это один из побочных продуктов работы из дома. Отсутствие личного общения заставило всех вместо этого отправлять многочисленные электронные письма и сообщения. В результате более трети сотрудников говорят, что могут уйти с работы из-за перегрузки.
Электронные письма — неизбежная часть вашей повседневной рабочей жизни. Пришло время обратить внимание на то, как мы их пишем.
Вы можете уменьшить утомляемость электронной почты и повысить скорость отклика. Ознакомьтесь с этими распространенными ошибками в работе с электронной почтой и узнайте, как их избежать.
Проверьте также ЗАЩИТА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ: почему это важно
№1. Плохая тема
Написание темы письма для большинства является проблемой. Иногда это задним числом — мы пишем все, что кажется подходящим, прежде чем нажать кнопку отправки.
Эта распространенная ошибка может заклеймить вас как непрофессионала. Вместо этого ваши электронные письма могут попасть в папку со спамом, особенно если вы включите триггерные слова.
Напишите лучшие строки темы, сделав это перед остальной частью вашего сообщения. Будьте краткими, но включите важные детали, такие как крайний срок или вопрос. Четко определите цель вашего электронного письма.
№ 2. Знаки приоритета
Вы отмечаете все свои электронные письма как срочные? Мы знаем, что вам нужен быстрый ответ. Избегайте этой распространенной ошибки. Скорее всего, вы можете подождать большую часть времени.
Когда каждое электронное письмо срочное, ничто не является срочным. Вскоре ваши коллеги будут знать, что нужно игнорировать все ваши сообщения, даже если на этот раз вам нужен немедленный ответ.
№3. Копирование генерального директора или всех
Вы можете подумать, что включение начальства в ваше электронное письмо заставит получателя отдавать вам приоритет, но все, что это делает, это раздражает всех. Вашему боссу или генеральному директору не обязательно знать каждую мелочь.
Еще одна ошибка в рабочей электронной почте — нажатие кнопки «Ответить всем». Не включайте никого другого, когда нужно знать только одному человеку.
Чтобы избежать этих ошибок, проверьте поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». Избегайте кнопки «Ответить всем» при ответе на электронные письма, если это не то, что вам нужно сделать.
№ 4. Пропущенные приветствия и закрытия
При написании рабочих электронных писем мы часто пропускаем приветствие и заключительные слова в спешке с ответом. Тем не менее, это обычная вежливость, которую вы всегда должны практиковать. Они создают ощущение профессионализма и формальности.
№ 5. Не двойная проверка
Не забыли прикрепить документ? Вы отправляете его правильному человеку?
Даже в спешке найдите время, чтобы перепроверить эти детали. Проверьте грамматику, орфографию и почти все остальное.
№ 6. Использование неправильной грамматики и тона
Быстрая настройка делает нас более склонными к грамматическим ошибкам в электронной почте. Одна-две простительны, но постоянное совершение ошибок заставляет вас выглядеть непрофессионально. Любой, кто читает ваши электронные письма, потеряет к вам доверие.
Помимо двойной проверки, вы можете использовать расширение, которое проверяет вашу электронную почту за вас. Примером является Grammarly, который помогает с орфографией, грамматикой, пунктуацией и многим другим. Вы можете быть уверены, что отправляете профессиональный ответ по электронной почте каждый раз.
Избегайте этих распространенных ошибок в рабочей электронной почте прямо сейчас
Вы виновны в одной или нескольких из этих ошибок в рабочей электронной почте? Скорее всего, вы уже в какой-то степени навредили своей репутации или рабочим отношениям. Тем не менее, еще не поздно его отменить.
Если вы станете лучше писать электронные письма, это поможет вам выглядеть профессионально и вызывать доверие.
Вы нашли это руководство полезным? Дополнительные советы читайте в других наших постах сегодня.
Статьи по теме
- Навыки деловой переписки на английском языке и способы их улучшения
- ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЙ РЫНОК: пошаговое руководство (все, что вам нужно знать)
- ТЕСТИРОВАНИЕ САЙТА: Как заработать на тестировании сайта
- Ошибки предпринимателя: ошибки, которых следует избегать начинающему предпринимателю.
- 5 ошибок, которых следует избегать владельцу малого бизнеса
