Покупка продуктов и услуг для бизнеса у поставщика за пределами компании называется бизнес-закупками. Процесс закупок включает в себя поиск вещей, обсуждение условий продажи, покупку товаров, их тщательную проверку и ведение тщательного учета каждого шага. Вы можете поддерживать бесперебойную работу компании, в которой работаете, узнав больше о закупках для бизнеса. В этом посте вы узнаете, что такое закупки в бизнес-цикле, типы закупок, цепочку поставок и чем они отличаются от закупок.
Что такое закупки в бизнесе
Действие фирмы, приобретающей товар или услугу для внутреннего использования, известно как деловые закупки. Чтобы выполнять свою рутину, предприятия часто покупают товары и услуги. По сравнению с более крупными организациями, более мелкие фирмы часто закупают значительно меньшие объемы товаров и услуг. Сырье, материалы для технического обслуживания, потребительские товары, обработанные материалы, офисное оборудование, дизайн сайта, маркетинговые услуги и подбор персонала — вот лишь несколько примеров товаров и услуг, которые может приобрести бизнес.
Как работает закупка
Управление закупками и процессами закупок может потреблять значительный процент ресурсов компании. Как правило, бюджеты закупок предоставляют менеджерам определенную сумму, которую они могут использовать для покупки необходимых им продуктов или услуг. В связи с тем, что способность приобретать определенные товары или услуги может влиять на прибыльность операций, процесс закупок часто является важным компонентом стратегии компании. Процессы закупки товаров и услуг часто регулируются корпоративными стандартами, которые часто централизованы средствами бухгалтерского учета отдела кредиторской задолженности (AP). Подготовка и обработка запроса, а также окончательное получение и утверждение платежа включены в процесс закупок.
Это может охватывать широкий спектр действий, включая поиск и выбор поставщиков, установление стандартов, переговоры о ценах и контроль запасов. В результате для успешных закупок многим крупным фирмам может понадобиться помощь нескольких корпоративных отделов. Процесс закупки включает в себя несколько этапов, в том числе:
- Подбор необходимых товаров и услуг
- Заполните форму запроса на покупку и запросите оценки у нескольких поставщиков.
- Проработайте сделку и цену с поставщиком, затем завершите заказ на поставку.
- Получите доставку, затем произведите оплату.
Учет закупок
Поскольку закупки влекут за собой закупку товаров и/или услуг для получения доходов организации, расходы на закупки обычно включаются в финансовый учет фирмы. В результате некоторые предприятия могут нанять главного сотрудника по закупкам (CPO) для надзора за этими инициативами. Таким образом, CPO:
- Контролирует требования к закупкам
- Сотрудничает с кредиторской задолженностью, чтобы гарантировать эффективную оплату и интеграцию стандартов закупок
- Участвует в командах, которые выносят суждения о закупках, когда есть несколько конкурентных предложений
Существуют различные способы разделения и проверки обработки заготовки. Следовательно, компании и отрасли по-разному управляют приобретением прямых и косвенных расходов. Кроме того, компании, которые продают товары, в отличие от компаний, которые предоставляют услуги, также будут по-разному управлять затратами.
Закупочный цикл
В цикле закупок есть несколько этапов, требующих тщательной подготовки и выполнения. Стратегия закупок компании в значительной степени зависит от каждого шага. Шесть этапов цикла закупок заключаются в следующем:
№1. Цикл планирования закупок
На этом этапе проблема распознается и проводится предварительная проверка для подтверждения специфики проблемы. Примеры включают тип требуемого продукта и наилучший подход к рассматриваемой проблеме.
№ 2. Цикл закупок определения требования
Следующим шагом после планирования является определение требований. Техническое задание — это документ, в котором перечислены все предпосылки для решения проблем. Это важный этап, поскольку спецификации показывают, насколько хорошо потенциальные поставщики понимают проблему.
№3. Цикл снабжения
В это время компания свяжется с поставщиком и сообщит все особенности закупки, такие как условия, сроки поставки и спецификации товара или услуги. Поставщики будут проверять, исследовать и представлять предложение в ответ на предложение компании.
№ 4. Цикл закупок оценки и отбора
Бизнес выберет лучшее предложение из числа представленных поставщиками после их оценки. Решение принимается в соответствии с тем, насколько четко решение изложено в предложении.
№ 5. Закупочный цикл присуждения контракта
Выбранный поставщик получает контракт. Если компания хочет получить более подробную информацию о конкретной области плана, будут проведены дополнительные обсуждения.
№ 6. Цикл закупок администрирования контракта
После того, как контракт был выдан поставщику, крайне важно управлять им, чтобы решить любые потенциальные юридические проблемы. Целью является проверка того, что поставщик соблюдает все условия контракта. На этом этапе все управляется, от своевременной доставки до стоимости результатов.
Виды закупок
Прямые, косвенные закупки и закупки услуг — это три разные категории. Использование заказа на поставку или контракта для получения продуктов или услуг непосредственно от поставщика называется прямой закупкой. Покупка продуктов или услуг у источника косвенно предполагает использование посредника, такого как агент или дистрибьютор. Процесс приобретения услуг у поставщика услуг известен как закупка услуг. Рассмотрим следующие виды закупок, перечисленные ниже:
№1. Непрямые закупки
Процесс приобретения товаров и услуг, не связанных напрямую с основной деятельностью организации, известен как непрямая закупка. Такие товары, как канцелярские товары, услуги по уборке и ИТ-оборудование, относятся к косвенным закупкам.
Это часто влечет за собой другой набор процедур и стандартов для выбора поставщиков и контролируется группой, не входящей в группу прямых закупок. Косвенные закупки направлены на повышение эффективности и сокращение затрат без ущерба для качества.
№ 2. Прямые закупки
Процесс закупки товаров и услуг непосредственно у поставщиков, которые являются участниками цепочки поставок вашей компании, называется закупкой первого уровня или прямой закупкой. Другими словами, прямые закупки относятся к практике приобретения товаров или услуг непосредственно у поставщика или производителя, как правило, без использования посредника. Прямые виды закупок имеют различные преимущества, в том числе более низкие цены и больший контроль над качеством. Типы прямых закупок также могут иметь определенные недостатки, такие как длительное время выполнения заказов и меньшая гибкость.
№3. Закупка услуг
Процесс получения услуг от третьей стороны известен как закупка услуг. Основное различие между покупкой продуктов и услуг заключается в том, что при покупке услуг вы покупаете определенную цель или результат, а не материальный товар. Прежде чем приобретать услуги, очень важно точно определить, что вам требуется от поставщика. Вы можете приступить к созданию критериев для оценки возможных поставщиков услуг, как только у вас будет четкое представление о ваших требованиях.
Что такое закупки в цепочке поставок
Успешная служба закупок способствует повышению прибыльности компании. Закупки являются важным компонентом управления цепочками поставок. К ним относятся поиск, торг, покупка и отслеживание поставок в дополнение к закупке товаров и услуг. Поскольку совершенствование технологий в последние годы подтолкнуло нас к динамичному образу жизни, значение закупок в управлении цепочками поставок возросло. Даже если мы прошли долгий путь от тех дней, когда у нас были физические записи о каждой покупке, по-прежнему крайне важно тщательно выбирать продукты и услуги, необходимые для деловых операций.
Ключевые показатели эффективности закупок:
Организация должна регулярно придерживаться ряда KIP, чтобы повысить эффективность процесса закупок, отслеживать прогресс и согласовывать команду с бизнес-целями. Эти KPI включают следующее:
- Время цикла для заказа на поставку
- Время выполнения заказа, уровень брака и доступность поставщиков
- Количество поставщиков
- Точность выполнения
- Окупаемость процесса закупок
Этапы процесса закупки:
- Идентификация. Первым шагом является идентификация, во время которой группа по закупкам определяет первоначальную потребность организации в конкретных продуктах и предметах. Пополнение запасов может быть необходимо для новых или ранее заказанных товаров.
- Подача запроса: команда по закупкам должна отправить официальный запрос бизнесу с подробной информацией о товаре, количестве и цене для любой крупномасштабной закупки продуктов. После утверждения финансовой группой группа закупок может приступить к плану закупок.
- Оценка поставщиков: команда должна решить, какие вещи необходимо приобрести, прежде чем определять поставщиков, у которых следует совершать покупки.
- Переговоры: команда по закупкам ведет переговоры с продавцом о снижении цены до наилучшего значения или о пересмотре условий продажи после получения предложения.
- Заказ на покупку: после согласования количества и цены создается заказ на покупку со всеми особенностями заказа, указанными для выполнения поставщиком.
- Проверка поставляемой продукции: группа по закупкам должна проверить количество поставленной продукции и любые поврежденные товары после их доставки.
- Генерация счетов и ведение учета: после доставки товаров создается счет, и финансовый персонал организации оплачивает его.
Закупки против закупок
Слова «закупка» и «закупка» на простом английском языке означают одно и то же. Однако в бизнес-среде они далеко не таковы. Хотя у них обоих есть определенные параллели, один больше связан с транзакционными задачами, а другой — со стратегическим процессом поиска продуктов. В дискуссиях о закупках и закупках путаница не является чем-то необычным. В действительности это различие не имеет большого значения для небольших фирм. Однако непонимание различий между ними может навредить вашей компании по мере ее расширения. Здесь мы рассмотрим это различие более подробно.
Что такое закупки в бизнесе? Закупки против закупок
Процедура, используемая всякий раз, когда ваша компания или организация приобретает товары или услуги для достижения своих целей, называется закупкой. Если это делается за счет средств компании, выплата заработной платы персоналу, аренда нового офисного помещения или даже покупка новой микроволновой печи для офисной кладовой — все это считается покупками.
Что такое закупки в бизнесе? Закупки против закупок
Поиск, ведение переговоров и выбор товаров и услуг, которые обычно имеют большее значение для организации, на более техническом языке называются закупками. Более осознанным способом приобретения товаров и услуг в компании являются закупки.
Ключевые различия между закупкой и снабжением
Работая в похожей среде, закупки и закупки — это не одно и то же. Чтобы иметь успешную систему, важно иметь полное представление о том, как они различаются. Ниже приведены некоторые ключевые различия между закупками и закупками:
№ 1. Цели
При закупках основное внимание уделяется цене вашего заказа, тогда как при закупках основное внимание уделяется полученной ценности и общей стоимости владения.
№ 2. Ценообразование и стоимость
Закупки для бизнеса больше ориентированы на долгосрочную ценность, которую приобретаемые продукты или услуги приносят компании. С другой стороны, покупка ориентирована на цену или стоимость, с которой поставляются желаемые материалы.
№3. Партнерство с поставщиками
Установление связей с поставщиками, как правило, не является главным приоритетом в управлении закупками, поскольку оно работает только с текущей базой поставщиков. С другой стороны, одной из основных обязанностей управления закупками является развитие долгосрочных партнерских отношений с поставщиками, которые набираются стратегически.
№ 4. Транзакционный VS реляционный фокус
Еще одно различие между процедурами закупок и закупок заключается в том, что процессы закупок являются реляционными, тогда как процессы закупок являются транзакционными.
№ 5. Подход: проактивный против реактивного
Процессы, обоснования и цели обоих указывают на то, что закупки используют упреждающий подход, в то время как закупки более реактивны. Поскольку они предполагают более высокий уровень планирования и стратегии до, во время и после приобретения необходимых ресурсов, процессы закупок являются упреждающими.
№ 6. Оценка рисков и их снижение
Как чисто транзакционная деятельность, покупка не позволяет оценивать и снижать риск. При взаимодействии с продавцами или поставщиками организация может столкнуться с рядом опасностей цепочки поставок. Операционный риск, финансовый риск, риски с безопасностью данных и т. д.
№ 7. Последовательность операций
Технологический процесс при закупках значительно сложнее, чем при закупках. Это влечет за собой все, включая идентификацию требований, поиск поставщиков, закрытие контрактов и ведение записей. Заказ, ускорение и оплата — это три шага, которые составляют большую часть процесса покупки.
Каковы 5 главных вещей в закупках?
Каждый из них предлагает частичку секрета успешных закупок:
- Поток цепочки закупок
- Управление рисками поставщиков
- Наращивание потенциала для предиктивной аналитики
- Централизованная база данных поставщиков
- Включение в коллективную инновационную систему компании.
Каковы 4 основные роли закупок?
Поиск поставщиков, ведение переговоров, управление контрактами и управление отношениями с поставщиками — четыре основные функции отдела закупок.
Какова цель закупок?
В важнейшую бизнес-функцию закупок входит множество действий, которые помогают организации приобретать товары и услуги. Цель закупок состоит в том, чтобы найти поставщиков по конкурентоспособным ценам, которые обеспечивают наибольшую ценность.
Похожие сообщения
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ: значение, преимущества, стратегии и этапы
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ЗАКУПОК: лучшие бесплатные программы и компании в 2023 году
- Как консультанты по закупкам помогают предприятиям экономить деньги и увеличивать стоимость
- Управление закупками проекта: подробное руководство по процессам закупок
Рекомендации
