Ничто в жизни не является определенным, кроме смерти и налогов, по крайней мере, так гласит старая поговорка. Даже если вам приходится сталкиваться с налоговой подготовкой каждый год, это никогда не становится проще. В конце концов, немногие люди начинают бизнес, потому что им нравится заполнять налоговые формы (если, конечно, они не идут в бухгалтерию). Вам решать, насколько большим будет налоговый сезон. Предприятия, которые готовятся к налоговому сезону, заранее собирая все необходимые документы и записи (и, возможно, даже нанимая налогового эксперта для помощи в подаче документов), будут иметь минимальное время простоя. Если вы не соберете данные заранее, у вас будет стресс, пытаясь найти важные документы и электронные письма, чтобы уложиться в сроки подачи. В этой статье мы обсудим, для чего используется W9 в бизнесе, в некоммерческой организации и как заполнить форму.
Что такое W9?
Форма W9 — это форма IRS, которая используется для предоставления идентификационного номера налогоплательщика (TIN) плательщику или лицу, ответственному за предоставление информации в IRS. Форма W9 называется «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и форма подтверждения» по ее полному названию.
W9 используется бизнесом для сообщения о платежах подрядчикам, фрилансерам и другим поставщикам в налоговую службу. Какую форму (W-9 или W-4) вам нужно заполнить? Ответ будет разным, если вы независимый подрядчик или сотрудник.
Кроме того, запрос на получение идентификационного номера и сертификата налогоплательщика, или формы W9, используется бизнесом для получения налоговой информации от фрилансеров, консультантов и других поставщиков. Форма W-9 должна быть заполнена подрядчиком или продавцом и отправлена компании, которая их оплачивает.
Какая информация содержится в форме W-9?
Ваше имя, как оно указано в вашей налоговой декларации, идет в первой строке. Этот раздел прост, если вы являетесь физическим лицом и записываете свои доходы от работы по контракту в Таблице C, Прибыли или убытки от бизнеса. Ваше собственное имя должно быть указано в строке 1, если вы являетесь единственным владельцем или компанией с ограниченной ответственностью (LLC), состоящей из одного человека. При подаче заявки в качестве товарищества LLC с многочисленными участниками, корпорация C или корпорация S используют юридическое название компании.
Кроме того, если у вас есть бизнес, вы можете указать его здесь во второй строке. Строка 2 — это место, где индивидуальные предприниматели и ООО с одним участником должны указать свой бизнес или название «ведения бизнеса от имени» (DBA). Строка 2 — это место, где товарищество, ООО с несколькими участниками, корпорация C или компания S должны указать свое торговое название, DBA или другие альтернативные названия.
В третьем разделе вы укажете, как физическое или юридическое лицо в строке 1 облагается налогом федеральным правительством. Пожалуйста, выберите только один. Если вы выберете вариант «Компания с ограниченной ответственностью», вам придется обосновать налоговый статус вашего бизнеса. Вы можете выбрать между:
- Траст / Имущество
- Физическое лицо / Индивидуальный предприниматель или ООО с одним участником
- S Corporation
- ООО
- С корпорация
- Партнерство
В строке 4 вы можете вставить код, чтобы объяснить, почему вы свободны от дополнительного удержания.
Кроме того, ваш адрес должен быть указан в строке 5. Пожалуйста, укажите свой полный адрес, включая номера квартир или апартаментов. Ваш адрес (город, штат и почтовый индекс) указан в строке 6. На этот адрес налоговая служба отправит форму 1099-NEC или 1099-MISC. Кроме того, если вы собираетесь подавать налоги, вам необходимо включить эти данные.
Кому нужно заполнять форму W9?
Форма W9 должна быть заполнена любым независимым подрядчиком, чей годовой доход превышает 600 долларов США. W9 также требуется от всех, кто получает более 600 долларов необлагаемого налогом годового дохода от роялти, арендных платежей, призов и наград.
Вместо того, чтобы сдавать W9 в IRS, запрашивающая компания хранит их в файле для налогового периода. Следующие ситуации требуют формы W9:
- Кредиторы часто отказываются или значительно сокращают долговые обязательства, такие как остатки по кредитным картам и процентные платежи по ипотечным кредитам.
- Когда компании необходимо нанять работника, который принесет более 600 долларов дохода, они обращаются к независимым подрядчикам.
- Сделка с недвижимостью, например продажа дома или другого имущества, в которой участвует налогоплательщик.
- Финансовое учреждение, управляющее инвестиционным портфелем налогоплательщика.
Как заполнить W9
Если заполнение налоговых форм вызывает у вас желание, не волнуйтесь; Форма W-9 — один из самых простых документов IRS. Мы покажем вам, как правильно его закончить. На веб-сайте IRS есть все страницы формы W-9. Кроме того, форма IRS может содержать собственный уникальный набор инструкций. Вот несколько простых шагов о том, как заполнить форму W9.
№1. W-9, линия 1
Введите свое имя точно так, как оно указано в налоговой декларации.
№2. W-9, линия 2
Если название вашей компании или название организации отличается от того, которое вы использовали на шаге 1, вставьте его сюда. Если вы являетесь единственным владельцем, но не хотите использовать свое собственное имя при продвижении своей компании, вы можете использовать вымышленное имя, «ведя бизнес как» что-либо еще. Это место для ввода этого прозвища.
Компании с ограниченной ответственностью с одним лицом часто упускают из виду. Кроме того, никогда не используется классификация индивидуальных предпринимателей и корпораций типа S как неучитываемых юридических лиц.
№3. W-9, линия 3
Пожалуйста, укажите, является ли ваша фирма индивидуальным предпринимателем, товариществом, корпорацией, обществом с ограниченной ответственностью, трастом, имуществом или «другим» для целей федерального налогообложения. Должна быть выбрана только одна категория, поэтому убедитесь, что вы установили правильный флажок.
Кроме того, как часть инструкций для формы W9, IRS предоставляет сводную таблицу, которая поможет вам решить, какую бизнес-организацию включить в список.
№4. W-9, линия 4
Исключения. Скорее всего, вы просто оставите эти поля пустыми. Однако возможны следующие два случая:
- В некоторых случаях необходимо использовать поле «Код освобожденного получателя платежа», чтобы указать, что получатель освобожден от дополнительного удержания, например, в случае корпораций. Освобожденные получатели платежа и их соответствующие коды, а также категории платежей, для которых требуются эти коды, подробно описаны в инструкциях к форме W-9. Код «5» будет введен в форму W-9 корпорациями, получившими проценты или дивиденды.
- Поле «Освобождение от кода отчетности FATCA» предназначено для получателей платежей, которые освобождены от подачи налоговых деклараций в соответствии с Законом о соблюдении налогового законодательства для иностранных счетов (FATCA). Большинство независимых подрядчиков не вписываются ни в одну из этих категорий.
№ 5. W-9, строки 5-6
Необходимы ваш почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Используйте почтовый адрес, указанный в налоговой декларации. Для простоты предположим, что вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который арендует офисные помещения, но регистрирует налоги, используя свой домашний адрес. В этом случае вы должны указать свой домашний адрес в форме W-9, чтобы IRS могла легко сопоставить ваши формы 1099 и 1040.
Кроме того, форма W9 может быть единственным механизмом, с помощью которого компания получает ваши личные данные. Когда вы зарегистрированы как поставщик в их записях, эта информация может быть введена в их систему учета, и вы можете получить форму 1099 или другую налоговую форму по почте на этот адрес.
№6. W-9, линия 7
Идентификация запрашивающей стороны по имени и почтовому индексу не является обязательной. Установите этот флажок, если вы хотите получить запись о лицах, которым вы предоставили свой идентификационный номер налогоплательщика.
Кроме того, в нижней части этой первой части формы W-9 вы можете указать номера счетов, если это необходимо. Чтобы идентифицировать конкретного пользователя в системе клиента, укажите здесь номер его учетной записи. Например, вас могут попросить заполнить форму W-9. Учитывая, что вы являетесь поставщиком № 45 в их системе, вас могут попросить указать этот номер здесь.
№ 7. W-9, Часть I
IRS называет следующий раздел частью I. Если вы являетесь индивидуальным владельцем, введите здесь свой собственный номер социального страхования; если вы являетесь корпорацией или другим юридическим лицом, укажите свой идентификационный номер работодателя (EIN).
Хотя у некоторых индивидуальных предпринимателей есть EIN, IRS советует физическим лицам вместо этого использовать свои SSN при заполнении формы W-9. Если вы подаете налоговую декларацию, используя свой номер социального страхования, это упростит сопоставление любых форм 1099, которые вы получаете, с вашей налоговой декларацией.
Что делать, если у вашей компании еще нет EIN? Форма W-9 по-прежнему доступна для заполнения. IRS инструктирует налогоплательщиков заполнить заявку на получение ИНН и отметить «подана заявка» в соответствующем поле. До тех пор, пока вы не предоставите этот номер, вы будете подвергаться дополнительному удержанию, поэтому получите его как можно скорее. Веб-сайт IRS — это то место, куда вы должны обратиться, чтобы подать заявку на EIN. Для получения дополнительной информации о дополнительном удержании см. часть II шага 8 ниже.
№8. W-9, Часть XNUMX
Прежде чем подписать Форму W-9, вы должны проверить точность информации, предоставленной в Части II. Если вы заведомо подадите ложную налоговую декларацию, вы можете столкнуться с серьезными последствиями, включая штрафы и, возможно, тюремное заключение. Вы должны поклясться (под страхом наказания за лжесвидетельство), что следующие заявления верны, прежде чем подписать форму W-9.
- Я подтверждаю, что указанный здесь идентификационный номер налогоплательщика принадлежит мне (или что я в настоящее время подаю заявку на его получение). Должны использоваться законные идентификационные номера налогоплательщиков. Ложь под присягой с использованием «заимствованного», украденного или сфабрикованного идентификационного номера налогоплательщика влечет за собой суровые наказания.
- Мне не нужно беспокоиться о дополнительном удержании, потому что (а) закон специально освобождает меня от этого, (б) IRS не проинформировал меня о том, что я должен сообщать обо всех своих процентах и дивидендах, или (c) IRS проинформировал мне, что на меня больше не распространяется дополнительное удержание.
- Я являюсь законным резидентом или гражданином Соединенных Штатов. Если вы являетесь законным постоянным жителем, вы в безопасности. Налоговая служба также классифицирует как «резидент США» любое домашнее имущество или внутренний траст, а также любое товарищество, корпорацию, фирму или ассоциацию, созданную или структурированную в соответствии с законодательством США. Внимательно прочитайте инструкции к форме W-9, если ваш бизнес является партнером иностранного партнера. Форма W-8 или форма 8233 может потребоваться лицам, не являющимся гражданами США.
- Я подтверждаю, что коды освобождения от FATCA, которые я указал в этой форме, являются точными. Этот вопрос, относящийся к Закону о соблюдении налогового законодательства для иностранных счетов, вероятно, не является чем-то, на чем вам нужно акцентировать внимание.
Для чего W9 используется в бизнесе?
Информация, представленная в формах W9, используется бизнесом для подготовки и подачи формы 1099, налоговой декларации, используемой независимыми подрядчиками для регистрации доходов, а также IRS для контроля отчетности о доходах, полученных лицами, не являющимися сотрудниками.
Работодатели, у которых есть работники, по закону обязаны удерживать часть заработной платы своих сотрудников для оплаты социального обеспечения и медицинского обслуживания. Однако независимые подрядчики несут ответственность за заполнение своих собственных деклараций по подоходному налогу, и часто из их заработной платы не удерживаются налоги. Из-за этого компании должны выдавать форму 1099 всем фрилансерам, консультантам и независимым подрядчикам, заработавшим более 600 долларов в данном налоговом году.
Например, всем независимым подрядчикам рекомендуется подготовить полностью заполненную форму W9 до начала работы с вашим бизнесом. Это подтверждает законность подрядчика и предоставляет вашей компании данные, необходимые для целей бухгалтерского учета и отчетности.
W9 для некоммерческих организаций
Многие руководители некоммерческого сектора, вероятно, будут разочарованы тем фактом, что их организациям необходимо практически дышать бюрократией, чтобы сохранить свой статус освобождения от налогов и выполнять свои задачи. Также читайте КАК НАЧАТЬ НЕКОММЕРЧЕСКУЮ КОМПАНИЮ В 2023 ГОДУ: Пошаговое руководство.
В то время как некоммерческая версия формы W9 добавляет еще одну форму в бесконечную кучу, по крайней мере, ее легко понять и заполнить.
Что такое форма W9 для некоммерческих организаций?
«Запрос идентификационного номера налогоплательщика и подтверждения» (форма W-9) — это документ, который следует использовать, когда другое предприятие или государственное учреждение запрашивает ИНН вашей некоммерческой организации. При регистрации в IRS для получения ИНН с использованием формы SS-4 некоммерческая организация одновременно получает ИНН. Хотя это самая важная часть передаваемых данных, форма также включает:
- Название вашей некоммерческой организации
- Адрес организации
- Тип объекта
- ИНН организации
Что такое W9 для некоммерческих целей
Если ваша некоммерческая организация должна предоставить свой идентификационный номер налогоплательщика (и информацию, связанную с ним) другой организации, чтобы она могла подать информационную декларацию в Налоговое управление США, вам потребуется заполнить форму W9. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) вашей компании может потребоваться для различных целей, например:
- Вы получаете деньги от другой компании.
- Организационные и имущественные переходы
- Основной платеж по ипотеке
- Покупка, продажа или отказ от собственности
- Освобождение от долгов
- Инвестиции во вклад пенсионного счета
Как заполнить форму W-9 для некоммерческой корпорации
Ниже подробно описано, как заполнить соответствующие разделы формы W9 для некоммерческой корпорации.
- Имя. Укажите полное юридическое название организации, как оно указано в IRS 990 и других организационных документах.
- Название компании/название неучитываемой организации. Вы должны указать здесь «dba» или торговое наименование, если ваша некоммерческая организация работает под псевдонимом, отличным от того, который указан в ее уставе. Оставьте это поле пустым, если ваша организация не использует базу данных.
- Федеральная налоговая классификация. Выберите «другое» и напишите «Некоммерческая корпорация, освобожденная от налогообложения в соответствии с разделом Кодекса IRS ____». для назначения федерального налога. Введите 501(c)(3), чтобы узнать, освобождена ли ваша организация от налогов.
- Освобождение. Введите здесь код, чтобы не подавать дополнительный отчет об удержании налога или отчет о соблюдении налогового законодательства об иностранных счетах. Компании, подпадающие под действие раздела 501(c)(3) Налогового кодекса, могут игнорировать этот раздел. См. инструкции к форме IRS W-9 или поговорите с бухгалтером, если у вас есть вопросы об исключениях.
- Адрес. Пожалуйста, заполните следующие разделы, указав почтовый адрес вашей организации.
- Идентификационный номер налогоплательщика. Для целей федерального налогообложения ИНН или EIN некоммерческой организации аналогичен номеру социального страхования человека. Подача формы IRS SS-4 позволит вашей некоммерческой организации получить EIN, если у нее его еще нет. EIN можно запросить онлайн и получить мгновенно. Если у вас есть EIN, вы можете заполнить форму W-9 с этой информацией. Вы можете указать «подана заявка» в форме W-9, если вы подали заявку на получение EIN, но еще не получили его. Не указывайте свой номер социального страхования в отведенных для этого местах.
- Сертификация. Укажите свое имя и дату в декларации. Вы можете быть уверены, что с вас не было произведено дополнительное удержание, поскольку вы указали правильный идентификационный номер налогоплательщика.
Является ли W9 таким же, как 1099?
Подрядчики заполняют форму W-9, чтобы сообщить свою информацию компании, в которой они работают, и компания затем использует эту информацию для заполнения формы 1099, чтобы сообщить о годовом доходе подрядчика в IRS.
Как W9 повлияет на мои налоги?
Работодатель не будет удерживать ваши налоги, если вы подадите форму W-9. Вы должны убедиться, что правильные налоги выплачиваются правительству. Тем не менее, вы также должны покрывать половину налогов социального обеспечения и Medicare как для работодателя, так и для работника.
Заключение
Если вы работаете по контракту, фрилансер или индивидуальный предприниматель, вам нужна форма W9 для подачи налоговой декларации. Ваш работодатель не обязан удерживать какие-либо налоги из вашей зарплаты, и, заполнив форму W9, вы подтверждаете, что будете нести ответственность за это самостоятельно.
Однако вы не должны подавать эту форму в налоговую службу. Вы доставляете его запрашивающим работодателям. Заполнить W9 несложно, но вы всегда должны делать окончательную проверку, чтобы убедиться, что все правильно. Если вам нужна помощь в понимании ваших налоговых форм, вы можете проконсультироваться со специалистом по налогам.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я отказаться от заполнения формы W9?
Да, вы имеете право отказаться от заполнения формы W-9, если у вас есть сомнения в законности запрашивающей ее компании. Не спешите заполнять форму W-9, если компания не использует ее для целей налогообложения. Кроме того, работники, занятые полный рабочий день, освобождаются от заполнения формы W-9.
Что произойдет, если я не подам форму W9?
За каждую непредставленную форму может быть наложен штраф в размере от 50 до 270 долларов. Однако, если вы являетесь получателем платежей, подрядчиком или продавцом компании, вы должны заполнить форму W-9 или столкнуться с потенциальными штрафами IRS.
Сколько вы можете заработать без W9?
Любое физическое лицо или организация, которые получают платежи от вашего малого бизнеса на сумму более 600 долларов США в течение определенного налогового года, должны заполнить форму W-9.
Зачем кому-то нужен W9 от вас?
Как только вы начнете работать с заказчиком или организацией в качестве подрядчика, они должны попросить у вас форму W-9. Информация в форме сообщает нанимающей стороне, нужно ли им подавать 1099 от вашего имени в IRS.
похожие статьи
- КАК ЗАПОЛНИТЬ W9: ОПРЕДЕЛЕНИЕ И КАК ЗАПОЛНИТЬ.
- НЕКОММЕРЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ: лучшие услуги и программное обеспечение
- НЕКОММЕРЧЕСКИЕ КРЕДИТЫ: что это такое, как это работает и все, что вам нужно
- КАК ПОЛУЧИТЬ НОМЕР EIN: Подробное руководство
- Торговый счет с высоким уровнем риска: лучшие обработчики торговых счетов с высоким уровнем риска в 2023 году
Справка
