Метод периодической инвентаризации — это метод управления запасами, который позволяет малым предприятиям розничной торговли отслеживать свои запасы. В случае системы инвентаризации, работающей на периодической основе, о любых изменениях запасов сообщается только на циклической основе, чаще всего в конце каждого месяца или года. Таким образом, организации, которые используют периодическую инвентаризацию, делают это в разные периоды времени, а не отслеживают потери или прибыли в товарах каждый раз, когда происходит финансовая операция. В этой статье мы обсудим пример системы периодической инвентаризации, бухгалтерский учет и разницу между системой постоянной инвентаризации.
Однако, чтобы полностью понять систему периодической инвентаризации, мы должны сначала понять, что такое периодическая инвентаризация.
Что такое периодическая инвентаризация?
Периодическая инвентаризация — это процесс оценки запасов, который выполняется через определенные промежутки времени в бухгалтерском учете. В конце квартала предприятия физически подсчитывают свою продукцию и используют эту информацию для балансировки своей главной бухгалтерской книги. Затем корпорации будут использовать оставшийся баланс в начале следующего срока.
Различные методы учета применяются в рамках системы постоянного обзора и системы периодического обзора для управления запасами. В конце года корпорация проводит инвентаризацию, чтобы определить сумму для периодической инвентаризации. Ежемесячная и ежеквартальная отчетность в середине года основывается на оценках. Когда корпорация покупает продукты для перепродажи, бухгалтеры не обновляют запасы в главной бухгалтерской книге. Вместо этого списываются покупки, сделанные с использованием временной учетной записи. Каждый новый календарный год временная учетная запись будет иметь новый пустой баланс. Кроме того, в конце года бухгалтер переводит средства на отдельный счет.
Контрасчет в главной бухгалтерской книге — это место, где компания должна регистрировать любые денежные или кредитные несоответствия, возникающие в результате покупки. Цель контрсчета, который может быть включен в финансовую отчетность, состоит в том, чтобы служить противовесом главной бухгалтерской книге. Счета возврата покупок и пособий, а также скидки на покупки - это два типа контрсчетов. Сумма этих двух регистров представляет собой общую потраченную сумму.
При периодическом контроле запасов стоимость доставки остается на отдельном счете от запасов. Они отслеживают затраты, относящиеся к учетным записям «Доставка товаров» или «Доставка товаров» для входящих запасов. Со временем эти расходы повысят балансовую стоимость их акций.
Как работает периодическая инвентаризация?
Термин «запасы» используется для описания материалов и готовой продукции, которые предприятие имеет в наличии и может продать. В ходе обычной деятельности большинство компаний будут поддерживать определенный уровень запасов. Учитывая его важность как источника дохода, он занимает одно из первых мест среди самых ценных активов компании.
Для предприятий существует несколько методов отслеживания уровня своих запасов. Одним из примеров является система инвентаризации через регулярные промежутки времени. Эта система бухгалтерского учета требует физического подсчета запасов через регулярные промежутки времени, например, в конце каждого квартала или финансового года. Для предприятий это означает, что они могут следить за уровнем своих запасов в начале и в конце любого финансового периода. Не существует системы, позволяющей следить за акциями или рекордными продажами. Предприятия могут рассчитать себестоимость проданных товаров, используя систему периодической инвентаризации.
Кроме того, компании с меньшими ресурсами могут выбрать периодическую инвентаризацию вместо более частой. В таких организациях подсчет запасов обычно выполняется вручную, поскольку для этого не требуется программное обеспечение для бухгалтерского учета. Компании, занимающиеся мелкосерийными товарами, например, произведениями искусства или автомобилями, часто применяют этот метод.
Инвентаризация через регулярные промежутки времени — это простой и недорогой подход к ведению финансовой отчетности. Это связано с тем, что не обязательно, чтобы это происходило регулярно. Он не требует дорогих программ или даже дополнительной помощи, что делает его идеальным для магазинов, которые продают только несколько товаров за раз. Однако есть и минусы, такие как:
- Последствия человеческих ошибок
- Отсутствие возможности обнаружить недостатки и/или кражу
- Возможность приостановки работы для численности персонала
Что такое периодическая система инвентаризации
Система периодической инвентаризации — это форма управления запасами, которая работает в сочетании с вашим общим планом управления запасами. Периодические системы не отслеживают запасы на ежедневной основе, а позволяют предприятиям проверять свои начальные запасы и конечные уровни запасов в течение установленного периода времени. Эти системы предназначены для отслеживания запасов и себестоимости посредством подсчета физических циклов; после того, как физическая инвентаризация завершена, остаток на счете покупки переносится на счет запасов и корректируется, чтобы отразить стоимость конечных запасов.
Кроме того, эти программные приложения дополняют то, как вы в настоящее время отслеживаете запасы. Вы можете использовать их для сбора бумажных инвентаризационных списков, импорта данных о запасах и вычисления чисел, таких как то, что вам нужно, чтобы заказать больше запасов и как вам нужно согласовать запасы, которые у вас уже есть, на следующий отчетный период. Бухгалтерия может получать данные и отчеты в электронном виде. Организационные потребности и функции программного обеспечения являются основными критериями для покупки программного обеспечения.
Как работает система периодической инвентаризации?
Для эффективной стратегии управления запасами предприятия должны внедрить систему периодической инвентаризации, чтобы гарантировать, что уровень их запасов всегда правильный, без излишков или дефицита. Вполне возможно, что изобилие чего-либо может быть вредным из-за расточительства или течения времени. Кроме того, это приводит к удержанию средств, которые могут быть использованы для других целей.
Точно так же нехватка может снизить производительность и привести к бесхозяйственности в управлении корпорацией. Следовательно, такой подход существенно облегчает эффективное управление запасами.
Соответствующее подразделение постоянно следит за уровнем запасов по всем направлениям, от сырья до незавершенного производства и готовой продукции. В системе периодической инвентаризации товары подсчитываются вручную, а не с помощью любого автоматизированного программного обеспечения или системы подсчета.
Однако актуальная информация об уровне запасов будет недоступна в процессе подсчета.
Для расчета продажной цены мы используем следующий метод. Но если запасов много и много разных видов одного и того же, работа может стать трудоемкой и запутанной. Ошибки подсчета, кражи и потери создают элемент неопределенности.
Расчеты в системе периодической инвентаризации
Как уже было сказано, разница в стоимости запасов между двумя физическими инвентаризациями определяется путем сравнения начальных сальдо двух счетов и внесения соответствующих корректировок в учет добавлений и исключений.
Расчет прост:
Количество предметов, доступных для продажи, равно сумме начального запаса (определяемого самой последней физической инвентаризацией) и всех покупок, сделанных между моментом истощения этого запаса и следующей физической инвентаризацией.
Кроме того, стоимость запасов компании рассчитывается путем вычитания количества товаров, проданных в промежутке между физическими подсчетами, из стоимости (или общей цены) вещей, которые могут быть проданы. После этого мы сверяем рассчитанное значение с фактическим подсчетом, который мы сделали. Расхождения проявляются в виде отрицательного сальдо в отчете о себестоимости проданных товаров.
Опять же, физическая инвентаризация занимает много времени и в конечном итоге стоит денег, поэтому система периодической инвентаризации является наиболее популярным видом процесса инвентаризации, используемым предприятиями.
Поддержание, по крайней мере, периодических обновлений товаров компании, доступных для продажи, часто сводит к минимуму любые серьезные опасения с точки зрения потерянных товаров или упущенных возможностей для получения прибыли, однако расхождения тем более вероятны, чем дольше время между инвентаризациями.
Особенности системы периодической инвентаризации
Особенности системы периодической инвентаризации включают следующее:
- Физический счет. В этом методе сырье, промежуточные продукты и готовые товары физически подсчитываются и регистрируются, чтобы обеспечить точный учет запасов компании.
- Нет мониторинга в реальном времени. Существует период задержки между сеансами подсчета из-за отсутствия отслеживания в реальном времени и отсутствия автоматизированного программного обеспечения или технологии. Задержка между подсчетом запасов и его последующим обновлением может быть довольно длительной.
- Техники, используемые в бизнесе.. Важно помнить, что не каждая компания может извлечь выгоду из этой стратегии. Малые предприятия, те, которые используют постоянный набор сырья, и те, которым необходимо регулярно подсчитывать свои запасы, могут извлечь выгоду из такого управления запасами.
- Расчет стоимости проданных товаров. На этом этапе процесса COGS регулярно рассчитывается для каждого случая.
- Процедурная сложность. Отсутствие контроля и сложность в системе бухгалтерского учета периодической инвентаризации можно объяснить необходимостью использования физического подсчета. Если сбор и анализ данных непоследовательны или неэффективны, результаты могут ввести в заблуждение.
Поэтому перечисленные выше особенности системы периодической инвентаризации используются некоторыми предприятиями для обеспечения эффективности и открытости.
Каковы плюсы и минусы системы периодической инвентаризации?
Чтобы следить за уровнем запасов, система периодического управления запасами выполняет регулярный физический подсчет всех товаров на складе. Преимуществами этого метода являются низкие накладные расходы, простые шаги и простая документация. Вот основные преимущества периодической системы инвентаризации.
№1. Идеально подходит для стартапов и местных магазинов
Небольшие фирмы с низким уровнем запасов могут извлечь большую выгоду из периодического подхода к инвентаризации. Инвентаризация проста в выполнении, что позволяет делать оценки временной стоимости проданных товаров для предприятий с ограниченными ресурсами.
Кроме того, высокая степень неточности системы делает ее полезной только для небольших предприятий и серьезной головной болью для более крупных. Периодический метод более подвержен человеческим ошибкам и потере или забыванию инвентарных записей из-за его ручного характера.
Себестоимость проданной продукции и конечный баланс запасов недоступны в режиме реального времени через систему периодической инвентаризации. В результате становится сложнее отслеживать уровень запасов.
Чтобы следить за покупками, продажами и стоимостью предметов в режиме реального времени, в большинстве бухгалтерских программ используется система непрерывного учета. При таком подходе владельцы бизнеса могут учитывать устаревшие или списанные запасы при расчете себестоимости.
№ 2. Сокращение затрат
Поскольку для этого требуется такое небольшое количество материала, система периодической инвентаризации может быть быстро настроена и приведет к снижению общих затрат. При использовании периодических систем вам не придется делать дорогостоящие инвестиции в программные решения. На самом деле, строго говоря, владельцам бизнеса не нужно вообще ничего вкладывать, кроме времени, необходимого для подсчета их физических запасов в соответствии с заранее указанным периодом времени.
№3. Тренировочные ограничения
Процедура физического подсчета запасов может занять много времени, но она не является сложной или сложной. В конце отчетного месяца сотрудникам необходимо провести подсчет остатков товаров. Когда наступают дни инвентаризации, вам может потребоваться выделить больше средств на потребности в персонале, но вам не нужно будет обучать персонал использованию сложных систем для записи и отслеживания продаж на постоянной основе. Этот аспект особенно выгоден для предприятий и областей, где наблюдается высокая текучесть кадров.
№ 4. Простая бухгалтерия и учет
Периодическая инвентаризация использует только несколько простых записей, а именно: количество товарно-материальных ценностей, которые в настоящее время находятся на складе, а также количество приобретенного сырья и (3) количество проданных товарно-материальных запасов. Из-за простоты необходимости просто отслеживать три переменные ведение записей с использованием периодических систем обычно не составляет труда. Это означает, что вы можете начать использовать его немедленно, чтобы определить стоимость ваших акций.
№ 5. Удобный
Благодаря тому, что они не требуют использования сложного аппаратного или программного обеспечения, системы периодического учета упрощают для компаний начало использования программы в первый же день. Поскольку этот подход требует минимального обучения и чрезвычайно прост в применении на практике, выбор его в качестве варианта хранения и управления вашими товарами, доступными для продажи, может быть менее напряженным выбором.
Минусы системы периодической инвентаризации?
Ниже приведен список некоторых недостатков системы периодической инвентаризации, о которых вам следует знать:
№1. Неточности
Одна из худших особенностей системы периодической инвентаризации заключается в том, что она может быть крайне неточной. Помните, что количество ваших физических запасов отражается в обновленной бухгалтерской записи в конце года. Это фундаментальная проблема в системе. Бывают случаи, когда точность просто невозможна. Вы можете быть уверены только в точности. Это может не быть проблемой для некоторых компаний, особенно если мы имеем дело с очень маленькой. Тем не менее, более крупные компании должны знать, что, хотя ошибки не являются обычным явлением, они также не являются чем-то необычным при использовании этого подхода.
№ 2. Трудоемкий
Если у вас небольшой складской запас и годовой объем заказов, переход на систему периодической инвентаризации не составит большого труда. Даже лист Excel может содержать информацию, введенную вручную. Однако по мере расширения вашей компании управление циклическим методом управления запасами может становиться все труднее. Проведение физической инвентаризации может быть трудоемким процессом, с которым вам не следует торопиться. Поиск времени и ресурсов для надлежащего управления системой периодической инвентаризации может быть трудным для любой организации, но особенно для небольших. На этом этапе ваши ошибки могут стать заметными.
№3. Осуществление контроля
Еще одна вещь, о которой следует помнить, это то, что в будущем будет намного сложнее поддерживать контроль над своим инвентарем, поэтому вам следует подготовиться к такой возможности. Кроме того, может стать труднее определить масштабы проблемы воровства.
Постоянная и периодическая система инвентаризации
Постоянная система инвентаризации постоянно обновляет уровни запасов. Покупка и продажа запасов отслеживаются и учитываются автоматически с помощью компьютеризированных POS и систем управления бизнес-активами. Это огромный шаг вперед по сравнению со старым периодическим методом инвентаризации.
Система постоянной инвентаризации очень обширна. Пока никакие предметы не были украдены или повреждены, обновленный подсчет запасов является точным и легко доступным. По мере совершения продаж обновления также предоставляются в учетную запись COGS. Данные, полученные в цифровом виде, мгновенно загружаются в централизованные системы.
Участие предприятий меньше из-за использования технологий:
- Продукты получают штрих-коды для контроля их срока годности и эффективности продаж.
- В сочетании с компьютерной системой POS-терминал может автоматически обновлять уровень запасов по мере продажи товаров.
- Все финансовые транзакции, включая покупки, себестоимость и уровни запасов, записываются в собственные книги.
Из-за высокой стоимости настройки и обслуживания такой системы инвентаризации она может быть недоступна для некоторых предприятий. По сравнению с периодической системой эта значительно менее сложна и проста в использовании. Вы можете не только следить за вещами в режиме реального времени, но и непрерывная инвентаризация также более точна, чем физический подсчет. С помощью штрих-кода, прикрепленного к каждому товару, предприятия могут более точно отслеживать движение запасов. Также читайте ПОСТОЯННАЯ СИСТЕМА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: определение и все, что вам нужно знать.
Разница между постоянной и периодической системами инвентаризации
Компании, которые используют любой из этих методов инвентаризации, являются ключевым различием между ними. Возможно, что предприятия со скромными объемами продаж и меньшим количеством сотрудников могут получить больше преимуществ от системы периодической инвентаризации. В таких ситуациях запасами обычно можно управлять с помощью ручного подсчета.
Кроме того, бессрочная система может принести больше пользы предприятиям с более высокими объемами продаж и более сложными уровнями запасов. Постоянная система инвентаризации обычно используется такими предприятиями, как супермаркеты и аптеки. Технологическая составляющая системы постоянной инвентаризации предлагает различные преимущества, в том числе возможность комплексного представления всех операций на уровне отдельных единиц и простоту выявления проблем, связанных с инвентаризацией.
Два подхода к управлению запасами также существенно различаются по ряду других ключевых аспектов, в том числе:
№1. Методы записи
В системе постоянной инвентаризации компьютеры и связанное с ними программное обеспечение регулярно обновляют бухгалтерские книги компании, чтобы отражать изменения в уровне запасов и продажах. Тем не менее, ручная запись необходима для периодической системы инвентаризации.
№ 2. Усилие
После первоначальной настройки программного и аппаратного обеспечения постоянной системы компании не нужно много делать, чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии. Это потому, что весь процесс происходит онлайн в настоящее время. Система периодической инвентаризации требует физического подсчета, который может занять много времени, если есть какие-либо необходимые пересчеты.
№ 3. Стоимость проданных товаров
В отличие от постоянной системы инвентаризации, которая включает последовательные проводки в учетную запись COGS, периодические системы делают это только время от времени. Вместо этого в конце интервала подсчета получается единая сумма.
№ 4. Интервал оценки ошибок
Из-за присущего человеческому фактору счета в периодических системах вероятность ошибок выше. Предполагая, что не будет потерь из-за кражи или повреждения, многие предприятия выбирают вечные системы.
Кроме того, постоянная система инвентаризации позволяет менеджерам принимать информированные решения о сроках закупок, учитывая, что они имеют полную информацию о количестве товаров, хранящихся в каждом из филиалов компании. Кража — это один из типов проблем, которые можно отслеживать более эффективно с помощью улучшенного отслеживания, которое позволяет точнее определять уровни запасов.
Что лучше: постоянная или периодическая система инвентаризации?
В большинстве случаев постоянная система превосходит периодический метод, когда дело доходит до управления запасами. Это потому, что программное обеспечение, используемое предприятиями, по существу устраняет необходимость вмешательства человека. Штрих-коды размещаются на продуктах, а POS-системы отслеживают их местонахождение, когда они перемещаются по магазину. Эти штрих-коды предоставляют ритейлерам множество данных, например, среднее время, которое продукт провел на полке перед покупкой. Кроме того, постоянные системы точно фиксируют цены продажи и покупки продуктов.
Каковы плюсы и минусы непрерывной системы инвентаризации?
Вот плюсы системы вечного инвентаря.
- Отслеживая уровень запасов в режиме реального времени, вы можете пополнять запасы до того, как они закончатся, экономя время и деньги.
- Вы можете видеть, какие продукты идут хорошо, а какие нет, в режиме реального времени благодаря данным о транзакциях.
- Управление запасами на многочисленных складах упрощается благодаря централизованной системе.
- При размещении заказа с доставкой в тот же день крайне важно знать, есть ли товар на складе.
- Повышает способность руководства следить за уровнем запасов
- Процесс включения оптимизатора либо для запасов, либо для цен значительно упрощается.
Вот минусы системы вечного инвентаря.
- Ошибка или упущение при вводе данных может привести к неточным записям.
- Дорогостоящие первоначальные затраты на лицензирование программного обеспечения и обучение пользователей.
- Запись каждой операции занимает много времени.
Пример системы периодической инвентаризации
Вот реальный пример системы периодической инвентаризации.
Важнейшим компонентом любого отчета о доходах является стоимость проданных товаров. Однако до тех пор, пока физический подсчет не будет завершен, сумма не будет известна бухгалтерским записям компании, если она использует систему периодической инвентаризации.
Возьмем, к примеру, компанию, запасы которой на 1 января стоят 500,000 250,000 долларов. В течение трех месяцев фирма тратит 31 400,000 долларов на запасы. Стоимость запасов фирмы на 350,000 марта оценивается в 500,000 250,000 долларов после физической инвентаризации. Это запас в наличии для начала следующего финансового периода. Себестоимость проданных товаров в первом квартале составляет 400,000 XNUMX долларов (XNUMX XNUMX долларов дохода + XNUMX XNUMX долларов расходов минус XNUMX XNUMX долларов дохода).
Из-за разницы во времени менеджер или владелец бизнеса, отвечающий за мониторинг запасов за период, должен решить, является ли финансово целесообразным выделение времени для подсчета запасов на ежедневной, еженедельной, ежемесячной или годовой основе.
В чем преимущество системы периодических обзоров?
Внедрение циклов обзора имеет широкий спектр преимуществ. Наиболее очевидным преимуществом является то, что они помогают предприятиям оставаться в курсе событий и в соответствии с правилами закупок. Системы регулярной оценки эффективности помогают найти места, где можно сократить расходы или повысить эффективность. Организации могут найти места, где они могут добиться значительного повышения эффективности и результативности, тщательно оценивая свои процессы и процедуры закупок на регулярной основе.
Тем не менее, системы периодических обзоров обеспечивают потенциальные преимущества, перечисленные выше, но они также могут помочь в развитии и поддержании плодотворных партнерских отношений с поставщиками. Регулярные проверки повышают вероятность того, что поставщик решит любые проблемы, возникающие в ходе выполнения контракта. Кроме того, предприятия могут показать, что они серьезно относятся к поддержанию высоких стандартов на протяжении всего процесса закупок, проводя частую оценку работы поставщиков.
Заключение
Одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать для прибыли своей компании, — это установить систему учета запасов, которая работает на вас. В конечном счете, вам решать, что наиболее практично. Давайте представим, что вы гордый владелец крошечного бизнеса с ограниченным выбором товаров. Если это так, вы можете обойтись менее дорогой и менее частой системой инвентаризации. Возможно, вам придется изучить другие возможности, если это не так.
Часто задаваемые вопросы о системе периодической инвентаризации
Кто, скорее всего, использует систему периодической инвентаризации?
Малые предприятия с низкой оборачиваемостью запасов за отчетный период часто применяют систему периодической инвентаризации. Это обычная тактика для этих предприятий, поскольку ее легко внедрить и не требуется никакого дорогого специального программного обеспечения.
Что такое периодическая инвентаризация?
Периодическая инвентаризация — это физический подсчет запасов, который происходит на регулярной основе при использовании системы периодической инвентаризации. Даже фирмы, которые используют постоянные запасы, должны проводить инвентаризацию на регулярной основе, чтобы учесть потери.
Что такое корректирующая запись?
Формула себестоимости проданных товаров лежит в основе корректирующих данных. В результате сумма приобретений и товарного запаса (начального) равняется запасу товаров для продажи.
похожие статьи
- График амортизации, кредиты и расчеты
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ: Подробное руководство и лучшие практики
- Обыкновенная рента: формула и способы расчета
- ЛУЧШИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В 2023 ГОДУ
- СТРАТЕГИЯ МЕРЧАНДАЙЗИНГА: 7+ стратегий мерчандайзинга для увеличения продаж и рентабельности инвестиций
- ПРОВЕРКА ПРЕДПОСЫЛКИ БИЗНЕСА: Как запустить One & Best Services
- ТОРГОВЫЕ СЧЕТА: что это такое, типы и зачем они нужны
Справка
