Знание того, что ваш работодатель ожидает и нуждается в возмещении расходов на километраж в 2023 году, будет полезно, если вы собираетесь путешествовать по делам. Сотрудникам, которые используют свои транспортные средства (например, легковые или грузовые автомобили) для выполнения служебных поручений, может быть возмещен их пробег. В 2023 году Служба внутренних доходов (IRS) установила новую стандартную ставку возмещения расходов на вождение автомобиля для работы, благотворительности, лечения или переезда. Форма для возмещения пробега запрашивает информацию о поездке, которую сотрудники должны заполнять каждый раз, когда они выполняют поручения по бизнесу.
В этой статье мы рассмотрим важные моменты, касающиеся возмещения расходов на километры, как убедиться в том, что вы имеете на это право, и советы по точному документированию ваших транспортных расходов.
Возмещение миль
Когда работник использует свое транспортное средство в служебных целях, работодатель возмещает ему стоимость пробега. Большинство предприятий используют формулу центов за милю. Тем не менее, работодатель и его соглашение с работником будут определять ставки возмещения, покрываемые расходы и график платежей.
Компенсация, которую вы получаете за использование личного автомобиля в служебных целях, называется компенсацией пробега. Компенсация покрывает все расходы, связанные с владением и эксплуатацией автомобиля в течение необходимого пробега. В большинстве случаев он рассчитывается за милю и покрывает все расходы, связанные с владением и эксплуатацией транспортного средства в служебных целях.
Элементы возмещения миль
Несколько факторов, например следующие, могут повлиять на возмещение миль:
№1. право
Хотя не все работники имеют на это право, работодатели могут возмещать работникам расходы на километраж, когда они используют свои транспортные средства в служебных целях. Специфика вашей работы будет определять, имеете ли вы право. Типичная политика возмещения миль обычно распространяется на следующие поездки:
- Визиты с клиентами
- Предоставление транспортных средств для клиентов
- Совершите поездку на место временной работы
- Поездка на конференцию или профессиональный съезд
Помните, что налоговые последствия могут возникнуть в результате возмещения компании. Рекомендуется поговорить с опытным налоговым специалистом, чтобы узнать, как это может повлиять на ваш доход.
№ 2. Стандартные тарифы
Служба внутренних доходов (IRS) установила стандартную ставку пробега, но компания также может устанавливать свои ставки. IRS разрешает налоговым декларациям вычитать до этой суммы за пробег. Хотя многие компании основывают свои ставки на ставке IRS, это не требуется по закону. Ваш работодатель может предоставить возмещение, которое меньше или больше установленного законом минимума.
№3. Требования работодателя
Работодатели не обязаны выплачивать компенсацию за километраж, если только это не приведет к тому, что заработная плата работника упадет ниже порога минимальной заработной платы штата.
Как отследить возмещение миль
Некоторые работодатели требуют, чтобы рабочие представили квитанции за бензин и ремонт автомобилей для возмещения расходов. Громоздкий процесс сбора квитанций устраняется при использовании стандартной ставки вычета. Использование программы отслеживания расходов упрощает отслеживание пробега. Эти программы позволяют вам вводить информацию о пробеге и рассчитывать возмещение на основе этой информации. Следуя приведенным ниже инструкциям, вы можете контролировать компенсацию пробега:
- Запишите дату поездки.
- Следите за временем в пути.
- Как только путешествие начнется, отметьте километраж.
- Укажите начальную и конечную точки.
- Включите краткое изложение целей поездки.
- После того, как вы вернулись из поездки, обратите внимание на пробег.
Ваш работодатель может предоставить вам установленную ежемесячную компенсацию за пробег, FAVR (фиксированную и переменную ставку) или стандартную ставку возмещения расходов, требуемую IRS.
FAVR (фиксированная и переменная ставка)
FAVR, популярная замена традиционному методу, предполагает выплату сотрудникам комбинации расчетной ставки в центах за милю для покрытия переменных затрат и фиксированной суммы для покрытия постоянных затрат. Газ, нефть, техническое обслуживание и ремонт являются некоторыми примерами переменных затрат. В то время как аренда, налоги, регистрационные и лицензионные сборы, а также амортизация и страхование являются примерами постоянных затрат. Как всегда, вы должны использовать стандартную ставку IRS за пробег, и любое дополнительное возмещение будет облагаться подоходным налогом.
Работодатели и независимые подрядчики могут вычитать пробег, связанный с бизнесом. Кроме того, он не облагается налогом, поскольку не считается доходом работника. Но если работодатель платит работнику больше, чем фактическая стоимость вождения в служебных целях, часть возмещения может рассматриваться как компенсация и облагаться налогом.
Что дает право на компенсацию миль?
Ваша компания может вычесть расходы на командировки, которые не связаны с регулярными поездками сотрудника на работу. На возмещение миль распространяются следующие расходы:
- Деловая поездка
- Выездные консультации с текущими и потенциальными клиентами
- Выполнение поручений по закупке расходных материалов для компании
- Поставки для бизнеса
Ставка возмещения пробега в 2023 году
Новые тарифы IRS действуют для поездок, которые начинаются 1 января 2023 года.
- 65.5 центов за милю при поездке на работу
- Для переезда или медицинских нужд 22 цента за милю.
- 14 центов за милю в благотворительных целях
По мере того как менялись цены на топливо, эффективность использования топлива и стоимость страховки, менялись и новые тарифы на пробег.
Правила возмещения миль
Вы должны соответствовать трем требованиям IRS к подотчетному плану, чтобы ваше возмещение не облагалось налогом:
- Ваши наличные расходы должны быть связаны с вашей работой, то есть вы понесли их, работая на своего работодателя.
- Вы должны своевременно и точно предоставить своему работодателю отчет об этих расходах.
- Любая дополнительная компенсация или пособие должны быть возвращены вовремя.
Кроме того, у IRS нет каких-либо конкретных указаний относительно возмещения федерального пробега. Вы должны соблюдать законы о минимальной заработной плате, даже если вы не предлагаете это возмещение. Убедитесь, что вы платите работникам по крайней мере минимальную заработную плату, за вычетом компенсации за пробег.
Рассчитать возмещение миль
Допустим, Джо, один из ваших сотрудников, выполняет какие-то поручения для вашей компании. За припасами Джо преодолевает расстояние в 50 миль туда и обратно. Затем он проезжает 13 миль, чтобы встретиться с клиентом, прежде чем вернуться в офис за 20 миль. Джо преодолел 83 мили по дороге на работу. Поскольку стандартная ставка за пробег составляла 65.5 (0.655 доллара за стандартный пробег x 36 деловых миль), вы должны вернуть ему 54.37 доллара.
Форма возмещения миль
Сотрудники могут использовать ручку и бумагу, чтобы отслеживать свой ежедневный рабочий пробег. Многие компании предлагают своим сотрудникам форму возмещения пробега. Затем сотрудники могут заполнять форму возмещения пробега каждый раз, когда они выполняют задачу, связанную с бизнесом компании.
Форма для возмещения пробега запрашивает информацию о поездке. В форме обычно запрашивается такая информация, как дата, деловая цель, пункт отправления, пункт назначения, количество пройденных миль и общее количество миль. Как правило, сотрудники, которые хотят получить компенсацию за использование своих транспортных средств в рабочих целях, заполняют форму возмещения расходов на пробег.
Чтобы сотрудники могли вводить информацию о нескольких поездках, формы часто содержат несколько строк или пробелов. В то время как некоторые компании запрашивают отчеты о пробеге только один раз в год, другие могут попросить сотрудников предоставлять их ежемесячно.
Данные будут идентичны между цифровыми и бумажными формами. Кроме того, использование цифровой формы учета пробега устраняет риск того, что сотрудники потеряют или потеряют бумажную форму, что может привести к потере данных о пробеге.
Какова федеральная ставка возмещения расходов на пробег на 2023 год?
Стандартная ставка пробега для всех деловых миль составляет 65.5 цента за милю, в то время как ставки на переезд или медицинские расходы составляют 22 цента за милю, а в благотворительных целях они составляют 14 центов за милю.
Как рассчитать компенсацию за мили?
Умножение вашего делового пробега на текущую ставку пробега IRS или вашего работодателя даст сумму вашего возмещения за пробег. Например, предположим, что в этом месяце вы проехали 800 миль по рабочим причинам, и ваш работодатель возместил вам расходы по стандартной ставке. Если это так, вы можете сделать это, используя приведенную ниже формулу для расчета компенсации за пробег: 800 миль x 65.5 цента равняется 524 долларам в качестве компенсации за пробег.
Сотруднице компании Мэри необходима встреча с клиентом в соседнем городе. Она путешествует, встречается с клиентом, а затем быстро возвращается в его офис. Мэри провела в общей сложности 74 мили за рулем. При вождении умножение 74 миль на 0.655 доллара дает 48.47 доллара.
Как работает компенсация миль?
Работодатель возмещает работникам в размере центов за милю расходы на транспортное средство, понесенные в рамках работы. Согласно правилам IRS, стандартная ставка за милю на 2023 год составляет 65.5 цента.
Эта ставка умножается на расстояние, которое вы проезжаете в течение платежного периода, чтобы определить компенсацию за пробег. Допустим, в этом месяце вы проехали 120 миль. Вы получите компенсацию за пробег в размере 78.6 долларов США.
Как компании оплачивают пробег?
Работодатель возмещает работникам в размере центов за милю расходы на транспортное средство, понесенные в рамках работы. Сотрудники получают от компании компенсацию в размере центов за милю, чтобы покрыть расходы на использование их транспортных средств в рабочих целях.
Какие доказательства мне нужны для получения миль?
Вам потребуется журнал учета пробега, если вы решите вычитать пробег стандартным методом. Вам потребуются квитанции с подробным описанием ваших расходов, если вы используете фактические расходы. Чтобы определить, какой метод приведет к большему вычету, вам, вероятно, следует отслеживать пробег.
Могу ли я требовать мили как работник?
Если вы не являетесь независимым подрядчиком, сотрудник, использующий свое транспортное средство в служебных целях, может иметь право на получение компенсации за пробег от своего работодателя. Это возмещение предназначено для покрытия расходов на бензин и износ во время командировок.
Заключение
Ваш работодатель может предоставить компенсацию за пробег, если вы используете личный автомобиль в служебных целях, чтобы покрыть свои расходы. Несмотря на законы некоторых штатов, нет федерального закона, требующего, чтобы вы платили своим сотрудникам за использование их транспортных средств в служебных целях.
Массачусетс, Калифорния, Иллинойс и другие штаты налагают на работодателей обязательства по оплате проезда и других связанных с этим расходов, понесенных работниками во время работы. Если вы не уверены, должны ли вы возмещать расходы на километраж, изучите законы своего штата и поговорите с юристом.
Возмещение миль в 2023 году: часто задаваемые вопросы
Что такое компенсация миль?
Компенсация, которую вы получаете за использование личного автомобиля в рабочих целях, называется компенсацией пробега.
Какие доказательства мне нужны для получения миль?
Вам потребуется журнал учета пробега, если вы решите вычитать пробег стандартным методом, или вам потребуются квитанции с подробным описанием ваших расходов, если вы используете фактические расходы.
Какова федеральная ставка возмещения расходов на пробег на 2023 год?
Стандартная ставка пробега для всех деловых миль составляет 65.5 цента за милю, в то время как ставки на переезд или медицинские расходы составляют 22 цента за милю, а в благотворительных целях они составляют 14 центов за милю.
Статьи по теме
- КАК РАССЧИТАТЬ МИЛЬ ДЛЯ НАЛОГА: Все, что вам нужно
- СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ: использование, страхование, лизинг и руководство.
- КАК РАССЧИТАТЬ ПРОБЕЛИ: Как рассчитать возмещение 2023
- ВОЗМЕЩЕНИЕ ЗА ОБУЧЕНИЕ: Как это работает и преимущества
- ЛУЧШИЕ СПОСОБЫ ПОКУПКИ АВТОМОБИЛЯ ДЛЯ БИЗНЕСА: Преимущества и главные советы
Рекомендации
