«Где же я оставил этот инвентарь?» — удивляетесь вы, ошеломленно блуждая по своему складу. Этот сценарий немного драматичен, но он может показаться таким, когда вы обнаружите, что ваши инвентарные номера неверны. Правильное отслеживание использования запасов и отклонений является ключом к максимальному использованию ваших продуктов. К счастью, это не должно быть так сложно, как кажется. Мы составили исчерпывающее руководство, которое поможет вам понять основы системы отслеживания запасов, включая бесплатное программное обеспечение, которое вы можете использовать для своего малого бизнеса, и таблицу, которая поможет вам в этом процессе. Без дальнейших церемоний, давайте продолжим!
Что такое инвентаризационный трекер?
Отслеживание запасов, как следует из названия, относится к отслеживанию уровня запасов на протяжении всей деятельности предприятия. Они постоянно меняются по мере того, как клиенты совершают покупки и поступают новые запасы, будь то для замены товаров, проданных этим клиентам, или для прогнозирования изменения структуры спроса.
Если вы владеете розничным бизнесом, большим или малым, ваша самая важная обязанность — поддерживать нужные запасы в нужных количествах, а для этого вам нужна точная система отслеживания запасов как часть вашей системы управления запасами.
Есть две причины, почему отслеживание запасов так важно. Во-первых, это удовлетворение потребительского спроса, а во-вторых, сумма денег, на кону. Компании должны оптимизировать управление запасами, чтобы клиенты могли найти нужные продукты и чтобы предприятия не тратили деньги на избыточные запасы.
Крупные предприятия могут выделять больше ресурсов на управление складом и контроль запасов. В некоторых даже есть специальные отделы, полностью сосредоточенные на этой работе. Это, очевидно, менее жизнеспособный вариант для малого бизнеса. Тем не менее, такие инструменты, как программное обеспечение для отслеживания запасов, могут помочь этим малым предприятиям в управлении складированием, выполнением и другими задачами.
Преимущества отслеживания запасов
Отслеживание запасов имеет множество преимуществ, поскольку уровни запасов в режиме реального времени напрямую влияют на ваши складские операции и продажи. Тройка лучших выглядит следующим образом:
№1. Вы сможете принимать обоснованные решения о заказе продукции.
Вычисление оптимальных точек повторного заказа, планирование и прогнозирование спроса и многое другое становится проще, если у вас есть представление об уровне запасов и движении. В результате улучшается способность увеличивать продажи и максимизировать прибыль.
№ 2. Вы сэкономите деньги по всем направлениям.
Когда ваши запасы находятся под контролем, вы можете сэкономить деньги на хранении, перемещении товаров, закупках и заработной плате сотрудников. Поскольку на инвентарь выделяется меньше денег, вы можете инвестировать их в маркетинг электронной коммерции, чтобы увеличить продажи и расширить свой бизнес.
№3. Сотрудники вашего склада оценят наличие информации о ваших точных уровнях и местонахождении запасов.
Они будут более продуктивными, если у них будет больше информации. Если вы еще этого не сделали, вам следует начать использовать программное обеспечение для управления складом. Также увеличивается скорость выполнения заказов, и ваши сотрудники будут тратить меньше времени на поиск недостающих товаров или сортировку большого количества товаров. Это также приводит к большему количеству довольных клиентов.
Проблемы отслеживания запасов
Хотя преимущества отслеживания запасов говорят сами за себя, важно также знать о недостатках. Понимание этих проблем имеет решающее значение, поскольку оно может помочь предприятиям не стать их жертвами.
№1. Это отнимает много времени
Хотя ранее мы упоминали, что отслеживание запасов может помочь предприятиям сэкономить время, усилия и деньги, здесь стоит отметить, что управление запасами само по себе может занимать много времени. Это становится более сложным по мере того, как предприятия выходят на новые каналы и увеличиваются продажи, а это означает, что нужно больше анализировать и отслеживать.
Само собой разумеется, что у розничных предпринимателей много времени. У многоканальных ритейлеров много забот, будь то наем и обучение новых сотрудников, проведение маркетинговых кампаний или поиск новых возможностей для бизнеса. Управление запасами — это дополнительная ответственность помимо всего остального.
№ 2. Не всегда легко следить за товарами.
Еще одна проблема с отслеживанием запасов заключается в том, что заказы часто перемещаются из одного места в другое. Это не так просто, как хранить их все на одном складе, пока они не потребуются клиентам. Предметы могут перемещаться из одного места в другое до того, как они попадут к потребителю.
По мере того, как предметы перемещаются из одного места в другое, становится все труднее отслеживать, где они находятся и сколько их. Это может иметь негативные последствия. Это, в частности, подразумевает, что существует риск сокращения запасов (например, из-за потери или кражи), невыполнения или просроченных заказов и неточных финансовых отчетов.
№3. Большими запасами труднее управлять.
Мы уже упоминали об этом, но более крупными запасами управлять сложнее. Очевидно, амбициозные предприниматели всегда ищут пути расширения. Но по мере роста продаж будет увеличиваться и оборачиваемость запасов, и управлять этим, несомненно, сложно.
Вы можете обнаружить, что у вас есть несколько вариантов одного и того же типа продукта, поэтому задача здесь состоит в том, чтобы отслеживать их все — во всех их различных размерах, цветах, стилях и так далее. А также управлять их ценами, обеспечивая при этом, чтобы у вашего бизнеса было достаточно каждого для удовлетворения спроса клиентов. Таким образом, расширение масштабов отслеживания запасов является одной из самых сложных задач для растущего бизнеса.
Как эффективно отслеживать запасы?
Методы отслеживания запасов различаются, некоторые из них более эффективны, чем другие. Давайте взглянем на некоторые из них.
№1. Ручка и бумага
Некоторые предприятия (как правило, более старые и мелкие) продолжают использовать ручные бумажные методы, записывая детали каждой транзакции в карточной системе. Однако это явно неоптимальный метод, и большинство предприятий давно отказались от такой практики.
№ 2. Таблицы Excel
Для отслеживания запасов некоторые предприятия просто используют электронные таблицы Excel. Это нормально для небольших компаний, работающих с очень небольшими объемами заказов, но может оказаться недостаточным даже для среднего бизнеса. По мере роста вашей компании вы, вероятно, обнаружите, что эти электронные таблицы уже не подходят.
№3. Отслеживание запасов Google Таблиц
Хотя электронные таблицы лучше бумажных копий, информацию по-прежнему необходимо вводить вручную. Однако, если вы используете Google Sheet, вы можете автоматически обновлять свой трекер запасов при каждом изменении.
№ 4. Сторонняя логистика
Другой вариант — передать выполнение заказа сторонней логистической компании, которая возьмет на себя весь процесс. Поскольку эти компании обрабатывают ваши заказы, они также отвечают за ваш инвентарь, упаковку и доставку заказов клиентам. Они также могут предоставлять подробные отчеты о запасах в режиме реального времени и контролировать точные уровни запасов.
№ 5. Мобильные приложения
Многие предприятия (в том числе многие небольшие стартапы) все чаще используют приложения для iOS и Android вместо электронных таблиц в качестве средства отслеживания запасов. Однако по мере роста компаний и усложнения их потребностей эти приложения могут стать несколько ограничивающими.
№ 6. Программное обеспечение для отслеживания запасов
Программное обеспечение для отслеживания запасов предоставляет гораздо более подробную картину запасов. По мере обработки заказов работники склада могут сканировать этикетки с двумерными штрих-кодами, обеспечивая мгновенную запись о том, какие товары есть на складе, какие заканчиваются, а каких нет. Это лишь один пример того, как автоматизация облегчает жизнь как предприятиям, так и их сотрудникам.
Лучшее бесплатное программное обеспечение для отслеживания запасов 2023
Бесплатное программное обеспечение для инвентаризации может предоставить малым предприятиям экономичный способ управления своими запасами. Однако вы получаете то, за что платите. Эти системы отслеживания запасов, как правило, малофункциональны, поэтому при поиске подходящего программного обеспечения убедитесь, что оно, по крайней мере, поддерживает ваши текущие операции. Мы выбрали несколько для вас, чтобы использовать. Они следующие:
№ 1. Оду
Odoo, система инвентаризации с полностью открытым исходным кодом, является лучшим бесплатным программным обеспечением для управления запасами, потому что она делает так много, включая автоматические заказы на покупку (PO) и отслеживание срока годности. Он полностью неограничен, что делает его идеальным для малого бизнеса с огромными товарными запасами, и за небольшую плату вы можете связать его с дюжиной других инструментов продаж и маркетинга Odoo. Odoo также интегрируется с системами электронной коммерции.
№2. Зохо
Zoho Inventory, предназначенный для малого и среднего бизнеса, помогает предприятиям управлять продажами, создавать заказы на покупку и точно отслеживать запасы. Он интегрируется с рядом онлайн-рынков, включая Amazon, Etsy и eBay. Он также поддерживает Shopify и доступен на всех платформах. Эта версия бесплатна и поставляется с 20 онлайн- и офлайн-заказами, 20 отгрузочными этикетками, 20 отслеживанием отгрузок и одним складом. Он включает в себя управление запасами и складом, многоканальные продажи, отчетность и другие функции.
№3. Переплет продаж
SalesBinder предоставляет отличное программное обеспечение для инвентаризации, которое работает более чем в 130 странах и в нескольких валютах. Его удобный интерфейс также допускает обширную настройку, позволяя вам заставить его работать именно так, как вам нужно, независимо от того, где вы находитесь. Бесплатный план SalesBinder не поддерживает интеграцию; вместо этого рассмотрите Zoho или Odoo. Его бесплатный план также ограничивает количество ежемесячных записей, которые он считает товарными позициями, счетами или заказами — ни одна другая система отслеживания запасов в нашем списке не делает этого ни для малого бизнеса, ни для крупной фирмы. Однако у него есть надежные функции учета и отслеживания запасов, а также мощные функции продаж и CRM.
№4. Сортировка
Sortly — это облачная платформа управления запасами, которая включает в себя такие функции, как отслеживание активности, отслеживание нескольких местоположений, штрих-кодирование и контрольные журналы. Однако его наиболее примечательной особенностью является встроенное мобильное приложение для сканирования штрих-кодов и QR-кодов, которое работает, даже когда устройство выключено. Даже если ваше телефонное приложение не получает сигнал, вы можете сканировать входящий и исходящий инвентарь — Sortly автоматически синхронизируется, как только вы снова подключитесь к сети. Sortly идеально подходит для оперативного управления запасами в нескольких местах благодаря своим автономным возможностям и отслеживанию в нескольких местах. В то время как мобильное приложение Zoho имеет автономный режим, Sortly предлагает инвентарь для нескольких местоположений.
# 5. Квадрат
Square наиболее известна своими возможностями точек продаж (POS) для розничных продавцов и ресторанов, и она занимает одно из первых мест в наших списках лучших POS-систем и ведущих бесплатных POS-систем. Тем не менее, он также включает в себя инструменты управления запасами Square совершенно бесплатно для 300 мест. Учитывая все функции, которые включают учетные записи Square, — продажи в магазине, интеграцию электронной коммерции, мобильные возможности и POS — это лучшее универсальное решение для розничных продавцов, которые хотят бесплатно управлять запасами и продавать в магазине, онлайн, через счет-фактуру и мобильный.
Читайте также: СИСТЕМА ОТСЛЕЖИВАНИЯ ЗАПАСОВ: передовой опыт
Как выбрать бесплатное программное обеспечение для управления запасами
Чтобы определить, какое бесплатное программное обеспечение для инвентаризации лучше всего подходит для нужд вашей компании, рассмотрите следующие факторы и взвесьте их в контексте вашего бизнеса.
№1. Многоканальное управление
Если у вас есть небольшой бизнес или крупная фирма с розничным магазином, а также интернет-магазином, вам понадобится бесплатная система отслеживания запасов, которая синхронизирует запасы из обоих мест. Для этого он должен интегрироваться с вашим POS и программным обеспечением для электронной коммерции. Например, Square — хорошее бесплатное решение для инвентаризации, а Stockpile от Canvus — нет.
№ 2. Дополнительные интеграции
Если ваше бухгалтерское программное обеспечение включает отчеты об инвентаризации, возможно, стоит выбрать бесплатное приложение для инвентаризации, которое интегрируется с ним. Это устраняет необходимость подписываться на платный план управления запасами, чтобы получить доступ к расширенным отчетам. Существуют дополнительные причины, по которым ваше программное обеспечение для бухгалтерского учета и программное обеспечение для инвентаризации должны быть связаны: Средство отслеживания инвентаря классифицируется как актив в вашем балансовом отчете.
№3. Количество пользователей
Скольким людям потребуется доступ к вашему приложению для управления запасами? Бесплатное программное обеспечение часто имеет небольшое ограничение на количество пользователей, иногда допуская только одного пользователя. Включите себя, любого, кто заполняет или подсчитывает инвентарь, и, возможно, даже вашего бухгалтера.
№4. Бюджет
Бесплатное программное обеспечение для отслеживания запасов доступно для любого малого или крупного бизнеса. Но если немного более дорогая система отслеживания запасов сэкономит вам время, которое в противном случае было бы потрачено на ручное отслеживание запасов, или предотвратит дорогостоящие ошибки при заказе или отслеживании товаров, в долгосрочной перспективе она может стоить своей цены.
№ 5. Функции
Бесплатная система отслеживания запасов для малого бизнеса или крупных фирм обычно включает меньше функций, чем платные опции, такие как базовые отчеты, оповещения о низком уровне запасов, некоторые возможности цифровой маркировки и сканирования, а также мобильные функции.
Каков наилучший способ отслеживания запасов?
Самый простой метод отслеживания запасов — это вручную подсчитывать запасы каждые две недели и сравнивать цифры с продажами. Это называется периодической инвентаризацией. Существует также постоянная инвентаризация, в которой используются системы управления запасами, интегрированные в POS вашей компании.
Как я могу отслеживать свой инвентарь бесплатно?
Ручка и бумага, электронная таблица для отслеживания запасов или бесплатное программное обеспечение для управления запасами — все это можно использовать для бесплатного отслеживания запасов. Вы можете пойти с кем угодно, кто вам подходит.
Можно ли использовать Excel для отслеживания запасов?
Excel — это недорогая бесплатная система отслеживания запасов как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций, но у нее есть ограничения (и место для ошибок), которых нет у программного обеспечения для управления запасами. Электронная таблица имеет практически бесконечное количество столбцов для классификации и сортировки необходимой информации.
Каковы три метода отслеживания запасов?
Метод проталкивания, метод вытягивания и метод точно в срок — три наиболее популярных метода управления запасами.
Каковы два метода отслеживания запасов?
Существует два подхода: традиционный метод ручного отслеживания и записи потоков товаров, поступающих в ваш бизнес и вывозимых из него, или более практичный автоматизированный подход с использованием технологий.
Каковы типы систем отслеживания запасов?
Системы управления запасами делятся на три типа: ручные, периодические и бессрочные.
Почему вы должны отслеживать запасы?
Отслеживание вашего инвентаря может помочь вам избежать ошибок инвентаризации и неэффективности. Внимательное отслеживание товаров, имеющихся на складе вашей компании, может помочь вам увеличить прибыль и работать более эффективно.
Заключение
Отслеживание запасов является одной из наиболее важных частей успешного ведения бизнеса. Мудрый менеджер по запасам, менеджер склада или владелец бизнеса будет проводить полную инвентаризацию не реже одного раза в квартал и использовать данные из физических или постоянных инвентаризаций для улучшения своих методов управления запасами (см. Заработную плату менеджера по управлению запасами и зарплату менеджера склада).
Статьи по теме
- INVENTORY TRACKER: значение, бесплатное программное обеспечение и таблица
- ЛУЧШИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ В 2023 ГОДУ
- УПРАВЛЕНИЕ И СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ: передовой опыт
- ОТСЛЕЖИВАНИЕ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ: самые надежные отслеживатели и руководство
- 15+ лучших СИСТЕМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА в 2023 году (+ бесплатные опции)
- ЗНАМЕНИТЫЕ ЛИДЕРЫ: самые вдохновляющие люди и цитаты, которые вам нужно знать
Рекомендации
