Белые книги — популярный и эффективный инструмент контент-маркетинга. Их можно использовать для того, чтобы сделать вашу компанию лидером мнений, представить релевантные и убедительные исследования и информацию о ваших продуктах и услугах, а также привлечь потенциальных клиентов. Это подробное руководство научит вас всему, что вам нужно знать, чтобы сделать маркетинг белой книги мощным компонентом вашей стратегии контент-маркетинга. В этой статье мы проведем вас через пошаговое руководство по написанию технического описания. Мы также включили несколько отличных советов по дизайну, которые помогут вам вывести свои официальные документы на новый уровень, а также советы о том, как правильно распространять и продвигать свои официальные документы.
Что такое Белая книга?
Белая книга — это официальный документ, предназначенный для полного информирования читателя по конкретной теме. Это документ, который сочетает в себе экспертные знания и исследования, чтобы аргументировать конкретное решение или рекомендацию.
Читатель может использовать технический документ, чтобы лучше понять проблему, решить проблему или принять решение.
Официальные документы — это бизнес-документы с большим объемом текста, ориентированные на данные. Белые книги — это углубленное чтение с формальным тоном, потому что они содержат большой объем данных и исследований.
Почему вы должны написать White Paper?
Белая книга демонстрирует авторитет и опыт человека или компании в своей отрасли. Его цель — убедить читателей в том, что конкретное решение проблемы является лучшим, путем проведения глубокого анализа фактов и информации. Кроме того, это показывает читателям, что автор (или компания), стоящая за официальным документом, является уважаемым экспертом в этой области.
Хотя в официальном документе не следует специально упоминать, рекламировать или поддерживать продукт или услугу, уровень отображаемой экспертизы может оказать положительное косвенное влияние на репутацию компании или автора.
Кто является целевой аудиторией Белой книги?
Белые книги написаны для аудитории, не связанной с отраслью. Читатели могут быть знакомы с темой или хотят узнать больше об отрасли, прежде чем покупать продукт или услугу, поэтому технический документ стремится предоставить надежные знания, опыт и рекомендации посредством достоверных исследований и рассуждений.
Как выбрать тему для White Paper
Выбор правильной темы имеет решающее значение для прочтения вашего официального документа. Необходимо учитывать три основных фактора:
№1. Аудитория
Аудитория является первым фактором в любом деловом письме. Белая книга должна быть написана с расчетом на предполагаемого читателя. Аудитория может состоять из постоянных клиентов, знакомых с отраслью, или новых потенциальных покупателей, которые совершенно не знакомы с этой областью.
Рассмотрите основные проблемы или болевые точки читателя. Ищите темы, которые не были тщательно исследованы или где доступная информация устарела.
№ 2. Знание
Белая книга должна отражать и подчеркивать опыт вашей компании.
Документ должен содержать тщательное исследование, включающее как внешние исследования, так и внутренние знания. Включенный контент и то, как он составлен, основаны на собственном ноу-хау бизнеса.
№3. Ориентация на решение проблем
Белые книги должны идентифицировать и решать конкретную проблему. В вашей сфере проблема должна быть актуальной и актуальной. Документ может концентрироваться на таких вопросах, как общие затруднения, новые тенденции, изменение методов, отраслевые сравнения и так далее.
Для решения проблемы технический документ должен включать предлагаемое решение или рекомендацию. Это решение является результатом тщательного изучения проблемы и возможных решений.
Каков правильный формат для White Paper?
Поскольку не существует единой точной структуры для написания технического описания, обязательно ознакомьтесь с подсказками и рекомендациями вашего преподавателя. Однако, в целом, технический документ должен включать следующие элементы:
- Титульный лист
- Вводный абзац (включая «Постановку задачи»)
- Предыстория (тяжелая исследовательская работа)
- Предложение решения
- Заключение
- Цитаты или ссылки
Важно отметить, что, в отличие от большинства научных статей, решение (в конечном счете, основной аргумент) должно появиться в конце, после того, как информация была представлена и проанализирована.
10 шагов о том, как написать технический документ
Теперь, когда вы понимаете, что такое технический документ и для чего он используется, давайте рассмотрим, как написать его для вашего собственного бизнеса.
Шаг № 1: выберите тему
Прежде чем вы начнете писать свой технический документ или даже смотреть примеры белого документа в поисках идей, вы должны сначала определиться с темой для своего официального документа.
Чтобы выбрать тему, которая актуальна и эффективна, рассмотрите следующее:
- Есть ли какой-либо аспект вашей отрасли, который имеет мало контента или информации, доступной в Интернете?
- Каким аспектом вашей компании, по вашему мнению, было бы полезно поделиться с коллегами по отрасли?
- Есть ли какой-то конкретный аспект вашего бизнеса, который вы хотели бы исследовать и сообщить о нем?
- Есть ли что-то, чего добилась ваша команда, что можно было бы повторить?
Выберите тему, в которой вы хорошо разбираетесь. Поскольку официальные документы являются экспертными документами, убедитесь, что у вас достаточно знаний, чтобы поделиться ими, а также источники или доказательства, подтверждающие их.
Вы также должны выбрать тему, которая интересует вашу аудиторию. Если ваша аудитория не актуальна или не интересна для ваших читателей, вы можете не достичь желаемых результатов. бесплатно
Шаг № 2: Проведите обширное исследование
После того, как вы определились с темой, вам нужно будет собрать информацию и данные, чтобы создать полезный контент, представляющий реальную ценность.
Вы можете собирать информацию для своего официального документа как из внутренних, так и из внешних источников. Чем больше вы исследуете свою тему, тем более уникальным и полезным будет ваш контент.
Вот несколько методов проведения углубленного исследования для вашего официального документа:
1. Ищите надежные источники.
Ведите учет всех источников, которые вы используете при изучении контента для вашего технического описания.
Вы можете включить эти источники в свой технический документ следующими способами:
- Как указано в тексте
- В качестве списка литературы в конце документа
- В виде сносок
Если вы используете цитаты или заявления лидеров мнений или экспертов в этой области, обязательно указывайте их имена.
2. Изучите соответствующие журналы, отчеты и технические документы.
Помимо ваших регулярных исследований в Интернете или в библиотеке, чтение журналов и отчетов, уже опубликованных по той же теме, — отличный способ найти надежные источники.
Чтение ранее опубликованного контента по вашей теме вдохновит вас подумать о новых ракурсах. Это также поможет вам выявить пробелы в содержании, которые вы можете устранить в своем официальном документе.
Создайте папку на своем компьютере для всех ваших исследовательских материалов, чтобы вы могли получить к ней доступ в любое время.
3. Свяжитесь с отраслевыми экспертами.
Проведите интервью с людьми, которые работают в области вашей темы для более индивидуального подхода. Общение с высокопоставленными личностями может быть трудным, но если вы сформулируете и убедительно изложите свою точку зрения, они могут просто ответить на ваш звонок (или электронное письмо).
4. Проверяем все на точность.
В ваших интересах делиться контентом, который, как вы знаете, заслуживает доверия и является достоверным. Не пропускайте этот шаг и перепроверьте информацию, которую вы получаете как из ранее опубликованного контента, так и из интервью.
Существует множество онлайн-инструментов, которые помогут вам проверить ваши исследования; журналисты и лидеры мнений используют эти инструменты на регулярной основе.
Шаг № 3: Знайте свою аудиторию
Ранее я упоминал, что рассмотрение вашей аудитории является важной частью выбора темы и подготовки контента для написания официального документа.
Однако недостаточно просто учитывать вашу аудиторию; вы должны пойти дальше и понять свою аудиторию на более глубоком уровне. Рассмотрим следующие вопросы:
- Почему моя аудитория интересуется этой темой?
- Как моя целевая аудитория обычно потребляет информацию?
- Насколько хорошо моя аудитория понимает эту тему?
- О чем моя целевая аудитория хочет узнать больше?
- Как мой технический документ может помочь им?
- Какой вид исследовательского анализа лучше всего подходит для моей целевой аудитории?
Чтобы найти ответы на эти вопросы, вам, возможно, придется провести обширное исследование. Если ваша команда уже выполнила эту задачу, вы будете на шаг впереди. Чтобы получить представление о потребностях и характеристиках вашей аудитории, создайте визуальный образ пользователя.
Идея состоит в том, что для того, чтобы наладить контакт со своей аудиторией, вы должны сначала понять ее. Если ваш заголовок вызовет их интерес, они начнут читать, но если содержание не на должном уровне, вы упустите шанс произвести впечатление.
Держите своего пользователя под рукой, чтобы не отставать от предполагаемых сообщений для этой аудитории.
Шаг № 4: Создайте план и формат для вашего официального документа.
Вы завершили свое исследование и теперь готовы написать технический документ для своего бизнеса. Но прежде чем вы сможете дать волю своему внутреннему рассказчику, вы должны сначала набросать план. Этот план технического описания почти наверняка заложит основу для фантастического оглавления в окончательном дизайне.
В качестве примера рассмотрим следующий простой план для официального документа:
- Аннотация или краткое изложение названия
- Подзаголовки в разделе «Введение»
- Сноски/Источники
- Заключение
Белые книги обычно пишутся в порядке возрастания, с заключением в конце.
Аннотация устанавливает игровое поле, а затем каждый раздел предоставляет информацию, основанную на предыдущем.
Вы можете посмотреть на это так:
- Опишите проблему или ситуацию.
- Предоставить методику с инструкциями.
- Не навязываясь, объясните возможные решения.
Наконец, хороший технический документ вызовет у читателя «Ага!» момент после завершения.
Используйте программное обеспечение для редактирования документов, такое как Google Docs или Microsoft Word, чтобы создать план документа. Используйте заголовки высокого уровня для самых важных разделов контента, а затем разветвляйтесь на подзаголовки.
Составьте список идей и важных моментов, которые необходимо осветить в каждом разделе. Ваши внутренние и внешние исследования подпитывают их.
Белые книги соответствуют стандартному формату документов. Считайте, что white paper — это скорее исследовательская работа, чем отчет. Различие заключается в том, что выводы в отчете включаются в резюме или введение, тогда как выводы в наброске белой книги включаются в конец.
Шаг № 5: Создайте привлекающий внимание заголовок
Обложка вашего официального документа — это первое, что заметят ваши читатели. Сделайте его привлекательным, интересным и привлекательным. Ваше название или заголовок будут занимать центральное место на обложке, поэтому обратите на них пристальное внимание.
Вот несколько полезных советов по созданию привлекающего внимание заголовка для вашего официального документа:
- Сделайте это привлекательным.
- Взять на себя обязательства
- Будьте кратки и ясны.
- Будьте проницательны.
- Используйте подзаголовок.
Шаг № 6: Создайте увлекательное вступление
Как указывалось ранее, официальные документы включают заключение в конце, а это означает, что вам нужно будет поприветствовать своих читателей введением другого типа в начале. Наиболее распространенным является резюме или реферат содержания белой книги.
Если вы или автор являетесь идейным лидером в своей области, включите аннотацию автора вместе с введением. В следующем примере используется одна страница, чтобы охватить оба экземпляра — аннотация автора слева и введение справа.
При написании введения, будь то приветственная записка или аннотация, оно должно быть кратким и привлекательным. Не выдавайте слишком много, но не забудьте выделить основные моменты. Включите свою мотивацию для написания белой книги и то, что, как вы надеетесь, читатель получит от этого.
Шаг № 7: Используйте подзаголовки для разделения контента
Пришло время правильно отформатировать содержимое вашего технического описания. Используйте подзаголовки в каждом основном разделе, чтобы разбить текст и облегчить его чтение.
В следующем примере показано, как главная страница темы делится на подтемы. Эта страница может служить введением в более длинный раздел, который будет разделен на три подраздела, как и первая страница.
Для читателя очень важно использовать подзаголовки для разделения контента. Это помогает в сохранении информации и исследований. Читатели могут захотеть выделить определенные разделы; подзаголовки помогут им найти свои заметки позже.
Шаг № 8: Сделайте резервную копию данных вашего контента.
Белые книги должны быть информативными, ценными и хорошо изученными. Нет лучшего способа подтвердить ваши выводы, чем достоверные данные.
Использование в официальном документе проверенных фактов, статистики, цитат и других данных в качестве доказательств может помочь вашей компании завоевать авторитет в своей нише. Это также важно для обеспечения того, чтобы ваш технический документ оказал сильное влияние на вашу аудиторию.
Не забудьте правильно указать все источники данных, которые вы используете в своей статье. Используйте аннотации со сносками или аннотации с заключительным разделом, в котором перечислены источники, чтобы цитировать ваши источники. При цитировании источников самое главное помнить, что они проверены фактами и актуальны.
Вы можете использовать методы визуализации данных, такие как диаграммы, графики, виджеты, карты и многое другое, чтобы сделать ваши данные более привлекательными. Об этом будет больше позже.
Шаг № 9: Убедитесь, что каждый абзац имеет значение.
Этот совет важнее, чем вы можете себе представить. Поскольку технический документ — это не редакционная статья журнала или художественный роман, избегайте пустых формулировок, которые просто заполняют страницу. Каждый абзац должен каким-то образом добавлять ценность.
Как указывалось ранее, содержание белой книги отправляет читателя в путешествие, начиная с основной проблемы или утверждения.
Это ведет их в гору с изученными методологиями, решениями и данными к выводу, который создает у читателя впечатление, что они узнали что-то важное.
Шаг № 10: Редактируйте и корректируйте
Никогда не скупитесь на вычитку и редактирование. Все ваши исследовательские и письменные усилия могут быть сведены на нет простой опечаткой в заголовке или повторяющимся предложением.
Да, все делают ошибки, но у профессионалов есть корректоры, чтобы их не было.
Если вы не можете сделать корректуру и редактирование самостоятельно — не волнуйтесь, никто не может — заручитесь помощью коллег или подумайте о найме профессионала. Это того стоит!
В чем разница между официальными документами и сообщениями в блогах?
Белые книги и сообщения в блогах — это два типа маркетинговых материалов, которые можно связать между собой. Маркетологи часто используют сообщения в блогах (или даже подкасты), чтобы творчески и непринужденно переупаковать фактическую информацию из официального документа. Белая книга, с другой стороны, представляет собой развернутый документ, в котором приводится аргумент, основанный на данных, тогда как сообщение в блоге — это менее формальный маркетинговый материал, основанный на голосе и субъективный. Есть несколько ключевых различий между официальным документом и сообщением в блоге.
№1. Формат:
Белая книга — это отдельный документ, который можно распространять независимо (обычно в онлайн-формате PDF или на специальной целевой странице в Интернете). Сообщение в блоге сосуществует с другими сообщениями в блоге на платформе блога.
№ 2. Стиль:
Белые книги похожи на академические статьи, тогда как сообщения в блогах больше похожи на записи в общедоступных журналах. Технический документ — это документ, основанный на фактах, основанный на исследованиях, в то время как сообщение в блоге часто используется для выражения мнений и отражает собственный голос и тон автора больше, чем технический документ.
№3. Длина:
Белые книги — это объемные документы, которые охватывают много вопросов и обычно содержат от 2,500 до 5,000 слов. Сообщения в блогах обычно намного короче официальных документов и содержат от 500 до 2,500 слов.
№ 4. Цель:
Основная цель белой книги — распространение фактической и технической информации. Сообщения в блогах используются для привлечения интереса к бизнесу или бренду за счет использования маркетингового голоса бренда.
Какие еще аспекты форматирования и стиля должны быть в White Paper?
№1. Длина
Если вы пишете технический документ, ожидайте, что вы напишете длинный документ. Технический документ может быть длиннее 25 страниц в зависимости от вашей отрасли. Однако в академической среде это вряд ли будет так долго.
Если ваш инструктор просит вас написать технический документ, следуйте его рекомендациям по объему. Приготовьтесь написать не менее пяти страниц для вашего официального документа.
Изображения следует использовать как дополнение к письменному слову, а не как замену. Другими словами, одна страница контента обычно состоит из 300 слов; если ваш технический документ требует десяти страниц, вы должны написать 3,000 слов в дополнение к любым изображениям, которые вы включили.
№ 2. Деталь
Белая книга носит более академический характер, чем некоторые бизнес-документы, которые легко сканировать. Его абзацы будут насыщенными и сложными, а предоставленные факты, доказательства и информация будут тщательно объяснены и проанализированы.
№ 3. Визуальные эффекты
Наглядные материалы, такие как таблицы, графики, диаграммы и изображения, часто используются в официальных документах для уточнения и закрепления основных идей. Будьте готовы включить их, если они требуются как часть инструкций по заданию. Даже если заявленных требований нет, подумайте о том, чтобы включить эти наглядные изображения, чтобы выразить свою точку зрения более чем одним способом.
Помните, что изображения должны дополнять, а не заменять письменный контент. Их использование не влияет на объем письменного контента, который вам необходимо создать.
Чем White Paper отличается от коммерческого предложения или даже отраслевого блога?
Основное различие между официальным документом и другими текстами заключается в широте исследования.
Деловые предложения различаются по двум существенным признакам:
- Самореклама: В то время как деловые предложения — это, по сути, коммерческие предложения, написанные членами компании для продвижения своих собственных услуг, официальные документы убеждают читателей в том, что компания является надежным отраслевым экспертом. Это может непреднамеренно убедить читателей воспользоваться их услугами, но официальный документ не должен явно искать клиентов или контракты.
- Аудитория презентации. В то время как читателями коммерческого предложения обычно являются инвесторы или руководители, подписывающие сделку, технические документы написаны для более широкой аудитории неспециалистов, которые просто пытаются учиться.
- В конце концов, отраслевые блоги могут служить той же цели, что и официальные документы: убедить аудиторию в решении, основанном на экспертных рассуждениях и исследованиях. С другой стороны, требования к исследованиям для блога значительно ниже, чем для официального документа. С другой стороны, профессиональный отраслевой блог должен быть как профессиональным, так и академическим. В результате, хотя блог можно вести неформально, официальный документ должен поддерживать формальный тон.
Каковы преимущества продвижения White Paper?
№1. Повышает узнаваемость бренда
Хорошо оформленная бумага может помочь повысить узнаваемость бренда. Это отличный способ продвинуть бренд и выделить его из толпы. Чем выше качество, которое вы предоставляете, тем выше узнаваемость вашего бренда.
В результате вы можете привлечь внимание к своему бренду и превратить его в большее количество посещений, узнаваемость и узнаваемость бренда.
№ 2. Получает входящий трафик
Вы начнете получать трафик, как только создадите SEO-оптимизированную целевую страницу для своего официального документа.
№3. Устанавливает авторитет темы и доверие
Белые книги — это ваша область для демонстрации опыта бренда с помощью аргументов, основанных на фактах. В результате вы зарекомендуете себя как идейный лидер в своей отрасли.
Чтобы заложить основу для доверия, подчеркните болевые точки аудитории в официальном документе. Именно здесь вы должны зацепить читателей и постепенно завоевать их доверие.
№ 4. Сбор данных
После того, как читатели воспользуются контентом, вы получите запросы на техническую документацию и рекомендации руководства. Такая информация поможет вам адаптировать ваши усилия по контент-маркетингу к вашим клиентам.
Вы также сможете воспитывать их и направлять их к совершению покупки.
№ 5. Преобразование продаж
Несмотря на свой образовательный характер, официальные документы можно использовать для увеличения продаж. Вы можете расширить свою клиентскую базу, убедив читателя в том, что продукт вашей компании является идеальным решением его проблемы.
Последние мысли
Написать хороший технический документ — сложная задача. Тем не менее, если вы потратите время и усилия, вы получите ценный документ, в котором будут делиться знаниями вашей компании, способствуя общему образованию и прогрессу в вашей отрасли. Хороший технический документ также расширяет возможности для бизнеса.
- Как написать деловую статью: пошаговое руководство
- Лучшие услуги по индивидуальному написанию в 2023 году
- ЧТО ТАКОЕ БУМАЖНАЯ ТОРГОВЛЯ? Как это работает
Рекомендации
