Как говорится: «Написать письмо — это одно; писать профессионально — совсем другое». И вот здесь на помощь приходит профессиональное письмо. Профессиональное письмо — это официальное письмо, которое вы можете использовать для запроса или предоставления информации. Когда дело доходит до написания профессионального письма, важно знать, как написать профессиональное письмо, чтобы эффективно общаться с предприятиями и другими организациями, независимо от его цели, отставки, ссылки, рекомендации или жалобы.
Однако, если вы ищете советы о том, как написать профессиональное письмо, вы пришли в нужное место. В этой статье мы объясним, как написать профессиональное письмо, и дадим другие советы, которые сделают ваши письма заметными.
Что такое профессиональное письмо?
Профессиональное письмо — это деловое письмо, обычно используемое для общения с другими предприятиями или отдельными лицами с целью запроса или предоставления информации. Обычно это официальный, профессиональный тон и стиль. Это может быть письмо, которое вы пишете своему потенциальному работодателю, клиенту, коллеге или деловому партнеру.
Профессиональные письма обычно приходят с определенной целью или намерением, включая приветствие, основные абзацы и заключение. Письмо должно быть хорошо написано и не содержать грамматических или орфографических ошибок. Они также должны быть четкими и краткими и попадать прямо в суть. Итак, когда вы хотите написать профессиональное письмо, помните о получателе и соответствующим образом адаптируйте письмо.
Типы профессиональных писем
Существует много типов профессиональных писем, и у каждого есть свое предназначение, но некоторые из наиболее распространенных включают в себя:
№1. Сопроводительные письма:
Сопроводительные письма используются при приеме на работу или при подаче предложения или заявки потенциальному клиенту. Чтобы написать профессиональное сопроводительное письмо, вы должны сосредоточиться на должности и позволить своим словам убедить компанию или работодателя в том, что вы являетесь подходящим кандидатом.
№ 2. Рекомендательное письмо:
Рекомендательное письмо — это профессиональное письмо, написанное с целью дать положительный отзыв о навыках или характере человека. Это письмо, в котором кто-то, кто хорошо вас знает, пишет о ваших положительных качествах. Письмо часто используется в процессе найма, так как оно может предоставить ценную информацию о квалификации кандидата.
Рекомендательное письмо содержит положительные замечания и может помочь в получении стипендии, работы или стажировки. Кроме того, профессиональное рекомендательное письмо может быть ценным активом при подаче заявки на стипендию, работу или стажировку. Например, если вы хотите получить работу или стипендию, вам нужен кто-то, кто напишет профессиональное рекомендательное письмо. Все, что вам нужно сделать, это предоставить человеку, пишущему письмо, всю необходимую информацию и выразить признательность за его время.
№3. Рекомендательное письмо:
Рекомендательное письмо — это письмо, которое пишет кто-то, кто знает кандидата на работу, и подтверждает его квалификацию. Это может исходить от предыдущего работодателя, коллеги, профессора или профессиональной организации. Ваш потенциальный работодатель может запросить это письмо в рамках процесса найма.
Другими словами, письмо должно быть положительным и содержать конкретные примеры квалификации кандидата. Например, если вы хотите написать профессиональное рекомендательное письмо, адресуйте его человеку, должности, на которую он претендует, и подпишите его.
№ 4. Письмо жалобы:
Письмо-жалоба — это официальное письмо, используемое для жалобы на продукт, услугу или ситуацию. Письмо должно быть адресовано компании, организации или ответственному лицу.
Поэтому, если вы хотите написать профессиональное письмо с жалобой, включите всю необходимую информацию, такую как дата, время и место происшествия, а также подробное описание проблемы, вежливо и профессионально.
№ 5. Заявление об отставке:
Заявление об увольнении — это официальный документ, который работник направляет своему работодателю, чтобы объявить о своем намерении покинуть свою должность. Чтобы написать профессиональное заявление об увольнении, вы должны указать имя вашего сотрудника, должность, название компании и дату вашего последнего рабочего дня.
В письме работник также должен указать причины своего увольнения и поблагодарить своего работодателя за возможность работать на него.
№ 6. Благодарственные письма:
Благодарственные письма рассылаются после интервью или встречи, чтобы выразить признательность за предоставленную возможность. Они также предназначены для общей признательности коллегам, работодателям, клиентам, деловым партнерам и т. д.
Как написать профессиональное письмо
Вот общее руководство о том, как написать профессиональное письмо, независимо от заявления об отставке, отзыва, рекомендации или жалобы.
№1. Используйте буквенный шрифт и поля:
Если вы хотите произвести впечатление профессионала в своей письменной переписке, начните с основ: качественный шрифт письма и поля. Это придаст вашему письму законченный и формальный вид. Чтобы выбрать шрифт, ищите что-то, что легко читается и имеет профессиональный вид. Например, Times New Roman — хороший выбор. Затем установите поля в один дюйм со всех сторон, чтобы придать вашему письму чистый и обтекаемый вид.
№ 2. Создайте свой заголовок:
Заголовок профессионального письма должен включать имя и адрес отправителя, дату, имя и адрес получателя. Чтобы написать профессиональное письмо с заголовком:
- Во-первых, вы должны написать свое имя, адрес и дату в правом верхнем углу страницы. Вы также можете добавить свой номер телефона и адрес электронной почты.
- После этого добавьте информацию об адресе получателя под своим и выровняйте их по левому краю. Это поможет убедиться, что ваше письмо адресовано правильному лицу или отделу.
№3. Напишите приветствие:
Приветствие — это официальное приветствие в начале вашего письма. Поэтому под заголовком включите приветствие или приветствие и добавьте запятую. Если вы знаете имя и фамилию получателя, вы можете написать «Дорогой Джон Смит». А если вы не знаете имени получателя, используйте общее приветствие, такое как «Уважаемый господин или госпожа», «Для кого это может касаться» или «Уважаемый менеджер по найму».
№ 4. Абзацы тела:
Профессиональное письмо обычно состоит из трех основных абзацев. Вы можете написать профессиональное письмо следующими способами: Первый абзац представляет цель письма. Второй абзац предоставляет больше информации о цели, а третий абзац предлагает читателю принять меры. Следовательно, убедитесь, что эти основные абзацы ясны и лаконичны.
№ 5. Добавить заключительный абзац и подпись:
Большинство писем заканчиваются кратким абзацем, в котором поблагодарите получателя за уделенное время и сообщите, что вы свяжетесь с ним. Это хорошая возможность подписать позитивным утверждением или фразой. Например: «Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время». или «Спасибо за внимание». Если вы приложили приложения к своему письму, также укажите это здесь. Например: «Пожалуйста, приложите копию моего резюме».
После заключительной части оставьте две-три строки между заключительной строкой и добавьте заключительную подпись. Примеры подписей в письмах: «С уважением», «С признательностью», «Спасибо», «С уважением», «Искренне ваш» и т. д. Итак, выберите свою заключительную подпись и введите свой первый, средний инициал (если он у вас есть), и фамилия. Обратите внимание, что заключительная подпись и ваше имя должны быть внизу слева.
№ 6. Проверьте и отправьте письмо
После того, как вы написали письмо, найдите время, чтобы вычитать его. Проверка на грамматические и орфографические ошибки является обязательной, но также найдите время, чтобы прочитать ваше письмо, чтобы убедиться, что оно ясное и краткое. После этого вы можете отправить его получателю.
Что входит в профессиональное письмо?
Профессиональное письмо обычно включает заголовок с именем и адресом отправителя, а также дату, имя и адрес получателя. В теле письма отправитель сообщает цель письма. Оно должно быть четким и кратким и всегда заканчиваться профессиональной подписью, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
Как начать официальное письмо?
Традиционный способ начать официальное письмо — это приветствие «Уважаемый господин/госпожа/госпожа. Фамилия." Однако, если вы не знаете фамилию человека, вы можете использовать общее приветствие, например «Уважаемый господин или госпожа». И если вы знаете человека, вы можете использовать его имя.
Как начать профессиональное письмо без Уважаемого?
Вы можете начать профессиональное письмо разными способами, не используя слово «дорогой». Некоторые альтернативы включают «кого это может касаться», «привет» или просто использование имени получателя. Однако выберите приветствие, соответствующее вашим отношениям с получателем.
Например, «кому это может касаться» подходит для письма, получателя которого вы плохо знаете, а «здравствуйте» или имя получателя больше подходит для письма кому-то, с кем вы знакомы. См. образец ниже.
Для предъявления по месту требования
Тема: Запрос о помощи
Уважаемый [имя]
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы попросить вашей помощи в вопросе, который я считаю очень важным для меня.
Я обращаюсь к Вам с просьбой просмотреть приложенный документ и высказать свое мнение. Я был бы очень признателен за ваш вклад, так как я уверен, что ваш опыт будет бесценным в решении этой проблемы.
Спасибо за ваше время и внимание.
С уважением,
[Ваше Имя]С чего начать образец профессионального приветственного письма?
Начать профессиональное приветственное письмо можно так:
Dear Sir / Madam,
Спасибо за ваше письмо. Мне жаль слышать, что у вас возникли трудности с вашей нынешней работой. Я был бы рад поговорить с вами подробнее о вашей ситуации. Пожалуйста, дайте мне знать, если есть удобное для вас время.
С уважением,
Ваше имя.
Как должно быть оформлено профессиональное письмо?
Профессиональное письмо должно быть отформатировано так, чтобы вверху страницы стоял фирменный бланк, за которым следовала дата, имя и адрес получателя, а также приветствие. Затем тело письма должно быть однострочным, с пробелом между каждым абзацем. Письмо также должно быть подписано внизу, а затем указано имя отправителя и контактная информация.
Заключение
Профессиональное письмо обращается к разным аудиториям для разных целей. Хотя формат зависит от аудитории и цели, приведенные выше общие советы и рекомендации могут помочь вам написать профессиональное письмо, которое произведет положительное впечатление и позволит достичь желаемых результатов. Кроме того, помните, что письмо должно быть четким, кратким и безошибочным.
Статьи по теме
Рекомендации
