КАК СОЗДАТЬ СЧЕТ: Лучшее руководство по созданию стандартного счета

Содержание Спрятать

Что такое счет-фактура?
Для каких операций требуется счет?
1. Функции для счетов
Что включено в счет-фактуру?
Как создать счет?
Нужно ли мне выставлять счета для моего малого бизнеса?
Как создать счет в Word
Как создать счет для малого бизнеса?
Что такое пример счета-фактуры?
Можете ли вы использовать Excel для создания счетов?
Рекомендации
Статьи по теме

У вас есть возможность создать счет вручную или с помощью бухгалтерского программного обеспечения. Однако очень важно убедиться, что ваши счета содержат все необходимое для обеспечения своевременных платежей, независимо от того, как вы их готовите. Организации постоянно высылают и получают счета, но их своевременная оплата является большой проблемой. Но все большее число компаний не в состоянии отправить соответствующие счета. Установление точных процедур бухгалтерского учета имеет решающее значение для повышения финансовой стабильности вашей компании. Читайте дальше, чтобы узнать о функциях для счетов и о том, как создать счет в Word.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура представляет собой запись, которую продавец предоставляет покупателю для запроса оплаты. Он состоит из цены товаров или услуг, полученных покупателем. Так, если в счете-фактуре указаны имена продавца и клиента, описание и стоимость товара или услуги, а также условия оплаты. Тогда это также может служить доказательством в суде.

Для каких операций требуется счет?

Правила, регулирующие выставление счетов, более либеральны в США, чем в других странах. Для продаж «бизнес-потребитель» (B2C) счет-фактура не требуется, поэтому единственная запись, которую вам нужно отправить, — это квитанция об оплате. Однако, если клиент (потребитель) просит вас отправить ему счет, вы должны подчиниться. Для некоторых транзакций между предприятиями (B2B), а также в случае, если ваша компания импортирует или экспортирует товары, могут потребоваться счета-фактуры.

Кроме того, для получения информации о местных правилах выставления счетов вам следует обратиться в правительство штата. Кроме того, независимо от того, продаете ли вы свои товары через Интернет или людям, которые живут в другой стране, но покупают у вас, вы обязательно должны отправить им счет-фактуру.

Функции для счетов

Чтобы запрашивать платежи, предприятия должны предоставить счета. Счет-фактура является юридически обязывающим способом показать, что обе стороны согласны с ценой и условиями оплаты. Однако использование счетов-фактур имеет дополнительные преимущества. Они включают:

№1. Сохранение записей

Возможность вести юридический учет продажи является основным преимуществом счета-фактуры. Это позволяет легко узнать, кто купил и продал товары и когда.

№ 2. Мониторинг платежей

Счет-фактура является важным элементом бухгалтерского оборудования. Отслеживание платежей и непогашенных остатков выгодно как покупателю, так и продавцу.

№3. Законная защита

Надлежащий счет-фактура может служить доказательством того, что покупатель и продавец договорились о цене. Это защищает продавца от ложных судебных исков.

№ 4. Простая налоговая декларация

Отслеживание счетов-фактур помогает организации точно регистрировать доходы и платить правильные налоги.

# 5. Бизнес-аналитика

Компании могут узнать о покупательских привычках своих клиентов и выявить тенденции, популярные товары, пиковые периоды покупок и многое другое, анализируя данные счетов. Это помогает в создании маркетинговых планов, которые работают.

Что включено в счет-фактуру?

Вы должны включить следующую информацию в счет-фактуру, чтобы он был действительным, независимо от того, продаете ли вы другому бизнесу или клиент запрашивает его:

Слово «Счет-фактура» выделялось с размахом.
полные имена и адреса вас и ваших клиентов
Дата счета
Крайний срок оплаты
отдельный номер заказа
разбивка товаров или услуг, предлагаемых к продаже
Доступность и стоимость каждого товара или услуги
Дата поставки товаров или услуг
Вся сумма задолженности

Кроме того, если вы импортируете или экспортируете товары, вам, возможно, придется указать, откуда они прибыли и где они были ввезены в страну. Вам также может потребоваться взимать налог с продаж в счетах-фактурах. Перед выставлением счета изучите местные критерии, поскольку в каждом штате и округе действуют свои налоговые ставки и законы.

Как создать счет?

Чтобы убедиться, что ваш клиент увидит счет и оплатит его вовремя, важно знать, что должно быть в нем и как правильно его составить. К счастью, с эффективным программным обеспечением для онлайн-выставления счетов сделать идеальный счет-фактуру очень просто. Ниже приведены способы создания счета:

№1. Настройте свой счет

Настройка счетов-фактур может повысить осведомленность потребителей о вашем бренде. Счета кажутся более профессиональными и отражают идеалы, которые ваша компания хочет донести до своих клиентов, благодаря цветам, шрифтам, логотипу и другим элементам брендинга. Тем не менее, чтобы сохранить последовательность и быть легко идентифицируемым на доске, убедитесь, что дизайн счета соответствует компонентам и цветам вашего веб-сайта, учетных записей социальных сетей и других контентных сайтов.

№ 2. Добавьте квалифицированный заголовок

Счет должен начинаться с полированного заголовка, который включает название компании, логотип (если есть), адрес и контактные данные. После этого добавьте название компании клиента, имя контактного лица и его точные контактные данные.

№3. Включить информацию о счете

Для удобства покупателя пометьте бумагу словом «счет-фактура». Добавьте отдельный идентификационный номер счета-фактуры, чтобы вы могли отслеживать свои транзакции. Идентификатор счета обычно состоит из буквенно-цифровых символов и содержит определенные данные, например название проекта или дату выставления счета. Следовательно, во избежание недоразумений каждая организация должна выбрать и придерживаться подходящей для них системы нумерации счетов.

№ 4. Укажите даты

Чтобы создать временную шкалу и отслеживать платежи, включая дату поставки — день доставки продуктов или услуг — и дату выставления счета.

№ 5. Описание предоставляемых товаров или услуг

Все проданные товары или услуги, предоставленные компанией в обмен на оплату в течение указанного расчетного периода, должны быть перечислены в счете-фактуре. Включите количество, цену за единицу и промежуточную сумму каждого проданного товара. Кроме того, укажите количество времени, затраченное на каждую позицию, и укажите конкретную услугу при предоставлении услуг.

№ 6. Включите условия оплаты

Чтобы создать счет, включите налоговую информацию, относящуюся к продаже, которая зависит от законодательства страны, местной налоговой ставки, типа бизнеса и других элементов.

Кроме того, общие налоговые обязательства часто рассчитываются на основе окончательной суммы счета-фактуры и отображаются в нижней части счета-фактуры со многими позициями. Вместо того, чтобы вычислять налог по каждому элементу, вы можете разделить сумму налога в соответствии со многими налоговыми категориями, к которым относятся подлежащие оплате элементы.

№ 7. Добавьте пояснения и условия к примечаниям

Даже если счета-фактуры не требуют пояснений, все равно может возникнуть путаница. Клиенты могут не заметить, например, что вы добавили скидку на один из ваших продуктов. Этого можно избежать, включив сноску с объяснением скидки, чтобы потребитель знал, что в будущих счетах могут появиться более высокие цены на идентичные товары.

Нужно ли мне выставлять счета для моего малого бизнеса?

У вас есть множество обязанностей как владельца малого бизнеса, включая управление персоналом, ведение инвентаря и взаимодействие с клиентами. С этой целью поддержание бизнеса на плаву и прием платежей часто являются вашими главными приоритетами. Из-за этого очень важно подумать о других способах оплаты. Использование выставления счетов в данной ситуации. Одним из самых известных и надежных инструментов удаленных платежей является выставление счетов.

Как создать счет в Word

Закончили настраивать свой первый счет в Word? Вы должны придерживаться нескольких важных процедур, особенно в отношении компонентов выставления счетов, если хотите создавать профессиональные счета без использования шаблонов счетов. Следующая информация научит вас, как создать счет-фактуру с нуля в Microsoft Word:

№1. Создайте новый пустой документ

Чтобы создать счет в Word, откройте Word, нажмите «Файл», а затем выберите «Новый документ» в меню, чтобы начать создание собственного счета с нуля. Откройте совершенно новый пустой документ. Помните, что вам нужно будет создать свои собственные поля ввода с помощью этой опции, поскольку она не будет иметь такой же предварительно отформатированной структуры, как шаблон Microsoft Word. Это может потребовать больше работы, чем просто выбор шаблона счета. Однако, поскольку у вас будет больший контроль над дизайном и функциональностью вашего счета, это выгодный компромисс для компаний со специализированными процедурами выставления счетов.

№ 2. Дизайн заголовка для счета-фактуры

В документе добавьте заголовок. Логотип, название и контактная информация вашей компании должны быть указаны в заголовке счета-фактуры. Кроме того, в нем должно быть однозначно указано, что это счет-фактура.

№3. Включите дату счета

Затем, чтобы создать счет в Word, укажите дату счета-фактуры. Обычно это правая верхняя часть документа Word. Непосредственно под заголовком счета укажите текущую дату. Под датой счета вы также можете указать дату, когда должен быть произведен платеж.

№ 4. Добавить специальный номер счета

Добавьте отдельный номер счета-фактуры вверху документа. При просмотре счета с клиентом или при его регистрации для записей вашей компании номера счетов используются в качестве точки отсчета. Система нумерации, которую вы будете использовать для процедуры выставления счетов, должна быть определена заранее и ее следует придерживаться. Нумерация счетов-фактур, начиная со счета-фактуры № 001, затем счета-фактуры № 002 и т. д., является самым простым методом.

Отличная идея, если вы изо всех сил пытаетесь организовать свои счета, — это использовать генератор счетов и программное обеспечение для организации. Наряду с несколькими бесплатными шаблонами счетов, которые мы рассмотрим позже, FreshBooks предлагает различные варианты программного обеспечения для выставления счетов, которые помогают автоматизировать эту процедуру и организовать ваши платежи.

№ 5. Добавьте контактную информацию вашего клиента

Включите информацию о компании вашего клиента, такую как название компании, логотип, имя контактного лица, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и, возможно, номер заказа на покупку клиента. Убедитесь, что контактная информация в вашем счете-фактуре является точной; если в бизнесе вашего клиента есть отдел выставления счетов или дебиторской задолженности, вам может потребоваться указать это лицо вместо вашего обычного контактного лица.

№ 6. Составьте список конкретных товаров или услуг

Затем сделайте подробный перечень товаров и услуг, которые вы предоставили компании или клиенту. Следует указать краткое объяснение каждой услуги, количество выполненных часов или поставленных предметов, а также плату. Итог каждой услуги отдельно. Часто проще всего сделать таблицу в счете-фактуре Word, чтобы ваши товары и услуги были легко отображены.

№ 7. Показать полную сумму задолженности

Чтобы создать счет в Word, перечислите все применимые налоги после суммирования всех сборов. Затем счет-фактура должен включать всю причитающуюся сумму и отображать эту информацию на видном месте внизу. Чтобы сделать это как можно более ясным, обозначьте его как «итого» или «итого».

№8. Включите дату платежа

Чтобы предотвратить просроченные платежи, укажите дату платежа в счете-фактуре. Дайте как можно больше информации, когда указываете дату платежа. Укажите точную дату, например «Срок платежа — 31 декабря 2018 г.», а не просто «Срок платежа — 30 дней».

№ 9. Укажите, как вы планируете платить

В самом низу документа укажите условия оплаты. Включите методы оплаты, которые вы используете, и укажите любые штрафы за просрочку платежа, которые будут сделаны после установленного срока, при условии, что ваш клиент принял ваши условия оплаты при найме вас на работу.

Как создать счет для малого бизнеса?

Отличительный номер счета-фактуры
Дата поставки товаров или услуг.
Описание товара или услуги.
Сумма задолженности с установленным сроком.
Условия оплаты и рекомендации.
Сумма и дата последнего платежа.

Что такое пример счета-фактуры?

Если ритейлер закупает продукцию у производителя, то продукция транспортируется в приемный отдел ритейлера, а счет-фактура выставляется в бухгалтерию магазина.

Можете ли вы использовать Excel для создания счетов?

Используя шаблон, который вы можете изменить для своей компании, вы можете создавать счета, которые выглядят профессионально. Его можно распечатать или заполнить в Word или Excel и отправить в электронном виде в формате PDF.