Мы все используем электронную почту каждый день, от работы до общения с друзьями и семьей. Но все ли мы следуем этикету электронной почты, чтобы общение было эффективным и продуктивным? Этикет электронной почты — это больше, чем просто здравый смысл. Речь идет о понимании правил этикета и важности их соблюдения.
В этой статье мы рассмотрим различные аспекты этикета электронной почты, от понимания основ до понимания важности соблюдения правил. Мы также обсудим 10 основных правил этикета электронной почты, что можно и чего нельзя делать с электронными письмами, а также пять элементов этикета. Давайте начнем!
Этикет электронной почты для бизнеса
Этикет электронной почты особенно важен в деловом мире. Важно понимать важность соблюдения правил, чтобы обеспечить эффективное и действенное общение с коллегами, клиентами и заказчиками.
Прежде всего, важно помнить, что все электронные письма должны быть профессиональными. Это означает использование соответствующего языка, избегание сленга и правильную грамматику и пунктуацию. Также важно, чтобы электронные письма были краткими и по существу. Электронные письма также должны быть четкими и понятными.
При общении с коллегами, клиентами и заказчиками важно использовать профессиональный адрес электронной почты. Это должно включать ваше имя и, если применимо, название компании. Также важно включить подпись с вашим именем, должностью и контактной информацией.
Правильный этикет электронной почты
Правильный этикет электронной почты необходим для эффективного общения. Важно быть уважительным, вежливым и внимательным во всех электронных письмах. Это означает использовать имя и титул получателя, быстро отвечать и избегать сарказма.
Также важно использовать соответствующую строку темы. Это должно быть четким и описательным и должно указывать на цель электронного письма. Также важно включить ясное и краткое тело сообщения.
Что касается вложений, важно убедиться, что они правильно помечены и не содержат вирусов. Также важно включить заявление об отказе от ответственности, если электронное письмо содержит конфиденциальную информацию.
Правила этикета электронной почты
Есть определенные правила, которых следует придерживаться, когда речь идет об этикете электронной почты. К ним относятся:
- Используйте профессиональный адрес электронной почты.
- Избегайте использования сленга, смайликов и чрезмерного количества восклицательных знаков.
- Используйте четкую и описательную тему письма.
- Включите подпись с вашим именем, должностью и контактной информацией.
- Будьте вежливы, уважительны и внимательны.
- Избегайте сарказма.
- Отвечайте быстро.
- Делайте электронные письма краткими и по существу.
- Используйте правильную грамматику и пунктуацию.
- Включите отказ от ответственности, если электронное письмо содержит конфиденциальную информацию.
Важность электронного этикета
Соблюдение этикета электронной почты поможет вам повысить профессионализм, наладить более прочные связи на работе и произвести положительное впечатление о вашем работодателе. Кроме того, это улучшит общение и избавит вас и компанию от неприятностей. Понимание профессионального этикета электронной почты поможет вам уважительно общаться с другими людьми и продвинуться по карьерной лестнице. Этикет электронной почты важен для эффективного общения. Важно соблюдать правила этикета, чтобы общаться профессионально и уважительно.
Хороший этикет электронной почты необходим для бизнеса. Это помогает строить отношения с коллегами, клиентами и покупателями. Это также важно для поддержания хорошей репутации в деловом мире.
Этикет электронной почты также важен для личного общения. Соблюдение правил этикета поможет сделать ваше сообщение ясным, кратким и уважительным.
Каковы 10 правил, которые можно и чего нельзя делать при использовании электронной почты?
Пытаясь работать быстрее и эффективнее, мы не должны упускать из виду социальные нормы, которые сопровождают любой метод общения. Вот 10 правил этикета электронной почты, которые можно и чего нельзя делать.
№1. Используйте четкую тему письма.
Вероятность того, что ваше сообщение будет прочитано, увеличивается с ясностью вашей темы, потому что большинству из нас приходится бороться с сотнями электронных писем, которые загромождают наши почтовые ящики каждый день. Для ясности: если вы отправляете кому-то предложение, напишите «Предложение Fitch прилагается».
№ 2. Не забудьте подписать.
Каждое электронное письмо должно иметь подпись, которая идентифицирует отправителя и содержит контактную информацию. Настройте его для автоматического отображения в конце каждого письма. Чтобы получателю не приходилось искать ваш адрес, адрес электронной почты или номер телефона, включая всю вашу контактную информацию.
№3. Обращайтесь официально.
Независимо от того, насколько хорошо вы знаете человека, использовать «Эй», «Йо» или «Хия» непрофессионально. Вместо этого скажите «Привет» или «Привет». Фраза «Уважаемый (вставьте имя)» более формальная. Вполне допустимо использовать имя получателя в приветствии, например, «Привет, Роберт», но имейте в виду, что вы не должны сокращать чье-либо имя, если у вас нет его разрешения.
№ 4. Не используйте юмор.
Юмор трудно передать по электронной почте. Без соответствующего вербального тона и выражений лица то, что вы считаете юмористическим, может быть неправильно истолковано другим человеком или воспринято как сарказм. Если вы сомневаетесь, избегайте использования юмора в профессиональных дискуссиях.
№ 5. Проверьте свое сообщение на наличие ошибок.
Не удивляйтесь, если кто-то оценит вас по тому, как вы пишете электронные письма. Например, если ваша электронная почта полна опечаток и грамматических ошибок, люди могут подумать, что вы небрежны, небрежны или даже неграмотны. Прежде чем нажать «отправить», проверьте правописание, грамматику и текст сообщения.
№ 6. Не думайте, что получатель понимает, что вы говорите.
Даже если ваше письмо является реакцией на серию электронных писем, напишите его как отдельную заметку. Тогда никаких "однострочников". Включите тему, а также любые намеки на более ранние электронные письма, исследования или взаимодействия. Оглядываться назад на цепочку, чтобы просмотреть контекст, может быть утомительно и отнимать много времени. Ваш получатель может получать сотни писем каждый день и вряд ли вспомнит последовательность событий, которые привели к вашему письму.
№ 7. Отвечайте на каждое письмо.
Быстро и вежливо отвечайте на каждое подлинное электронное письмо, адресованное вам. Даже если у вас нет ответа сразу, напишите ответ на письмо, чтобы отправитель знал, что вы его получили. Если электронное письмо было отправлено не тому человеку, сообщите об этом отправителю.
№8. Не стреляйте с губ.
Никогда не отвечайте резко и не пишите гневных писем. Прежде чем отправить сообщение, хорошенько обдумайте его. Поместите свое сообщение в папку «черновики», если вы хотите сохранить его для последующего рассмотрения, когда вы успокоитесь и у вас будет время придумать подходящий ответ.
№ 9. Не разглашайте никакую личную информацию.
Даже случайно поделиться электронной почтой слишком просто. Лично или по телефону — лучший способ сообщить любую сугубо личную или секретную информацию. Прежде чем включать личную информацию в электронное письмо или вложение, получите разрешение.
№10. Не используйте восклицательные знаки без необходимости.
В профессиональном общении восклицательные знаки и другие знаки восторга, такие как смайлики, аббревиатуры, такие как LOL, и полные ЗАГЛАВНЫЕ буквы не передаются эффективно. Если вы не очень хорошо знаете человека, откажитесь от него. Кроме того, использование строки восклицательных знаков непрофессионально.
Поддержание профессионализма и сосредоточенности в ваших электронных письмах может потребовать некоторой работы, но в конечном итоге вы будете казаться более отточенным и хорошо организованным.
Каковы пять элементов этикета?
Пять элементов этикета — это уважение, вежливость, внимание, ясность и вежливость. Уважение означает относиться к другим с уважением, а вежливость означает быть вежливым во всех взаимодействиях. Рассмотрение означает принятие во внимание чувств и потребностей других. Ясность означает быть ясным и кратким во всех коммуникациях. «Вежливость» означает быть вежливым и выражать признательность другим. Ниже приведены основные правила делового этикета, которые вы должны соблюдать:
№1. Вежливость
«Спасибо», «пожалуйста» и «добро пожаловать» — одни из самых важных выражений, о которых следует помнить. Постоянно выражайте благодарность другим за любую возможность, которую они могут предоставить вашей компании. Если обе стороны вам знакомы, не забудьте представить их при первой встрече. Предоставьте краткое описание позиции каждого члена команды при представлении их клиенту. У вас есть возможность обменяться визитками при первой встрече с клиентом или деловым знакомым. Прежде чем положить карту в бумажник, прочтите ее.
№ 2. Учтивость
Всегда полезно показать свою признательность, но имейте в виду, что некоторые люди могут рассматривать дорогие подарки как взятки. Маленькие подарки или благодарственные письма считаются гораздо более уместными. Даже если у вас нет ближайших планов работать с кем-то, вы всегда должны отвечать на звонки и электронные письма. Для человека, стоящего рядом с вами, держите дверь открытой. Избегайте курения в общественных местах, особенно если кто-то из вашей группы не курит.
№3. манеры
В деловых отношениях хорошие манеры являются краеугольным камнем. Подождите, пока все не рассядутся и не будут обслужены, прежде чем приступать к еде, если вы встречаетесь с клиентами или коллегами за завтраком, обедом или ужином. Старайтесь не переполнять свою тарелку в первый раз за шведским столом. В то же время воздержитесь от ковыряния в еде и постарайтесь сделать вид, что вам нравится и еда, и компания. Постарайтесь вовлечь всех в разговор и воздержитесь от обсуждения чего-либо личного, если только другой человек не инициирует это. Будьте вежливы с официантами ресторана, а также со своими подчиненными.
№4. Пунктуальность
Когда у вас деловая встреча, постарайтесь прибыть вовремя. Старайтесь не приходить слишком рано, так как другой человек может вас не ждать. Никогда не опаздывайте, так как это может произвести ложное впечатление и сделать вас неэффективным и ненадежным. Убедитесь, что вы готовы к встрече, заранее выполнив домашнее задание и действуя уверенно.
№5. Профессионализм
Когда вы разговариваете с коллегами и клиентами, воздержитесь от обсуждения политики, религии или других деликатных тем. Если тема разговора конкретно не касается вашей семьи, избегайте ее обсуждения. Никогда не пытайтесь сблизиться с кем-то, критикуя его или распространяя слухи.
№ 6. Позитивный язык тела
Когда сидите или стоите, держите осанку прямо. Убедитесь, что ваше рукопожатие не слишком сильное и не слишком мягкое. Избегайте прогулок или слишком быстрой ходьбы в группе. Всегда держите разумную дистанцию между собой и другими людьми. Когда разговариваете с кем-то, не подходите слишком близко и не держитесь слишком далеко. На встречи и ужины надевайте соответствующую деловую одежду. Носите повседневную одежду на неофициальные встречи, но воздержитесь от бросающейся в глаза или невежливой одежды.
Читайте также: Служебная электронная почта: значение, примеры и лучшие провайдеры
Каков пример электронного этикета?
Примером этикета электронной почты является использование профессионального адреса электронной почты, который включает ваше имя и, если применимо, название компании. Также важно включить подпись с вашим именем, должностью и контактной информацией. Что касается тела сообщения, оно должно быть четким и кратким, с использованием правильной грамматики и пунктуации.
Каковы три принципа этикета?
Три принципа этикета — это уважение, внимание и честность.
Уважение
Уважение подразумевает признание ценности другого человека и преднамеренные шаги, чтобы продемонстрировать свою заботу о нем.
Следующие примеры иллюстрируют, как объяснить это правило этикета:
- Уделить кому-то все свое внимание
- Не перебивать кого-то, когда он говорит или работает
- Правильно одеваться в любой ситуации
- Говорить уместно / не говорить с кем-то свысока
- Не участвовать в недобрых шутках или насмешках
- Рукопожатие
Рассмотрение
Рассмотрение влечет за собой вдумчивое поведение при взаимодействии с другими и демонстрацию сочувствия к другим.
Следующие примеры иллюстрируют, как объяснить это правило этикета:
- Сказать пожалуйста и спасибо
- Держите дверь открытой для кого-то
- Жевание с закрытым ртом
- Извините меня
- Предложение помощи, когда вы можете
- Оставаться дома, когда ты болен
- Быть вовремя
Честность
В дополнение к тому, чтобы говорить правду и воздерживаться даже от небольшой невинной лжи, быть честным означает действовать искренне и нравственно. Мы также должны сказать, что мы предпочитаем добрую честность безжалостной честности. Основа такта — найти конструктивную истину и действовать в соответствии с ней, не причиняя другому человеку боли или стыда. Быть искренним и искренним с другими — еще один аспект честности. Никому не нравятся фальшивые или «пустые» манеры; они могут быть такими же оскорбительными, как и обычная грубость.
Бонус
Вежливость
Отличные манеры – это состояние вежливости. Определение вежливости — это быть вежливым или вести себя так, как это подходит для данной социальной среды. Быть вежливым означает думать о том, как ваши действия повлияют на других, и действовать таким образом, чтобы помочь им. Уважение, внимание и вежливость — все это аспекты вежливости.
Заключение
Этикет электронной почты необходим для эффективного общения. Важно понимать важность соблюдения правил, чтобы гарантировать, что вы общаетесь профессионально и уважительно. Следуя 10 основным правилам этикета электронной почты, вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут четкими, краткими и уважительными.
Этикет электронной почты важен для бизнеса, поскольку помогает строить отношения с коллегами, клиентами и заказчиками. Это также важно для личного общения, так как помогает гарантировать, что ваше сообщение будет четким, кратким и уважительным. Пять элементов этикета — уважение, вежливость, внимание, ясность и вежливость — должны соблюдаться всегда.
Соблюдение правил этикета электронной почты необходимо для эффективного общения. Важно помнить, что все электронные письма должны быть профессиональными и уважительными. Соблюдая эти правила, вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут четкими, лаконичными и эффективными.
- ЛИДЕРСКИЕ ЦЕННОСТИ: важность ценностей в лидерстве
- ПИСЬМО-УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА 2 НЕДЕЛИ: как написать заявление об увольнении (+бесплатные образцы)
- УВАЖЕНИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ: лучшие способы продемонстрировать это и важность
- ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: лучшие советы и стандарты для подражания
- КАЧЕСТВА ЛИДЕРСТВА: основные сильные качества, которые делают хорошего лидера
Рекомендации
