Каждая отрасль в бизнес-среде имеет правила и положения, регулирующие ее от местных и федеральных органов. Нет оправдания несоблюдению этих правил. Причем последствия несоблюдения, как правило, неблагоприятны. Вот почему предприятия интегрируют систему управления соответствием в свою администрацию, чтобы контролировать соблюдение национальных и самостоятельных правил. Сотрудники могут отклоняться от национальных правил, оставляя предприятия брать на себя вину. Чтобы избежать и этого, некоторым предприятиям пришла в голову идея использовать программное обеспечение в своей системе управления соответствием требованиям. Таким образом, все, от разработки политики до ее соблюдения, мониторинга, аудита и отчетности, находится под безупречным контролем.
Что такое система управления комплаенс?
Система управления соответствием включает в себя все структуры, процессы и меры, применяемые предприятием или организацией для обеспечения соблюдения законов и правил, регулирующих ее существование. Это общекорпоративное руководство по поведению, соответствующему правилам. CMS тесно связана с каждой организационной ролью и отделом. Одна из его основных целей заключается не только в удовлетворении различных требований и правил, но и в упреждающем устранении потенциальных рисков, которые могут повлиять на ваш бизнес.
По Компли, система управления соответствием представляет собой интегрированную систему, состоящую из письменных документов, функций, процессов, средств контроля и инструментов, которые помогают организации соблюдать требования законодательства и минимизировать ущерб потребителям в результате нарушений законодательства. Хорошая система управления соответствием должна включать метод разработки, изменения, распространения и мониторинга политик соответствия.
Почему важна система управления соответствием?
Основное значение системы управления соблюдением требований заключается в том, что она управляет рисками, которые могут привести к судебным разбирательствам, денежным потерям и, возможно, судебным искам, которые могут оказать негативное влияние на ваш бизнес. Фактически, компании интегрируют системы соответствия, чтобы защитить себя.
В долгосрочной перспективе это может пригодиться и помочь компании справиться с любыми действиями, которые могут повлиять на работу их бизнеса. Это может варьироваться от мошенничества, злоупотреблений, дискриминации и других практик.
По данным Федеральной корпорации по страхованию депозитов (FDIC), основное значение CMS заключается в том, что она управляет возможными рисками, которые могут привести к судебным разбирательствам, денежным штрафам и другим формам официального наказания.
Каковы 7 элементов соответствия?
- Внедрение политик, процедур и стандартов поведения
- Назначение сотрудника по соблюдению и комитета по соблюдению
- Проведение эффективного обучения и воспитания
- Иметь функциональную линию связи
- Внутренний контроль и аудит.
- Обеспечьте соблюдение стандартов с помощью широко разрекламированных дисциплинарных правил.
- Обнаружение нарушений и корректирующие действия
№1. Внедрение политик, процедур и стандартов поведения
Не просто имейте политику, убедитесь, что она написана. Вы также должны убедиться, что письменные процедуры и стандарты поведения легко понятны, чтобы обеспечить их соблюдение при выполнении должностных обязанностей.
№ 2. Назначение сотрудника по соблюдению и комитета по соблюдению
Наличие консультативного комитета по соблюдению обычно обеспечивает наличие адекватных ресурсов, поддерживающих структуру организаций. Они также обеспечивают программы соответствия, продвигают стандарты поведения и устанавливают четкие средства связи для сообщения о несоблюдении. Проще говоря, они обнаруживают несоответствие и устраняют его до того, как оно станет проблемой.
№3. Проведение эффективного обучения и образования
Обучение и тренинги организации не должны проводиться каждый день или неделю, а должны проводиться не реже одного раза в год. Когда сотрудники получают напоминания и обновляются в случае изменения правил, они легко приспосабливаются к ним. Это просто означает, что ваш комитет по соблюдению требований должен быть в курсе последних событий в вашей отрасли. Они могут сделать это, общаясь с профессионалами в соответствующей отрасли, читая статьи, посещая конференции или участвуя в группе.
№ 4. Иметь функциональную линию связи
Компании могут интегрировать анонимную горячую линию, адрес электронной почты или опрос, которые они могут использовать для получения максимальной обратной связи.
№ 5. Внутренний мониторинг и аудит
Составьте годовой план работы по внутреннему мониторингу и аудиту, определите любые области риска, а также активно проверяйте и анализируйте программу соответствия. Таким образом, нет никаких лазеек ни в одной точке, ни в другой.
№ 6. Обеспечьте соблюдение стандартов с помощью широко разрекламированных дисциплинарных правил
Никогда не бывает достаточно установить правила, необходимо также определить дисциплинарные меры. Это гарантирует, что все, независимо от их ранга или положения, придерживаются правил.
№ 7. Обнаружение нарушений и корректирующие действия
Помимо группы аудита и мониторинга, должна быть система, которая выявляет несоответствия. Также должен быть способ отслеживания внесенных исправлений, чтобы гарантировать отсутствие записей об отклонениях. Если нет корректирующих мер, то соблюдение бесполезно.
Как вы внедряете систему управления соответствием?
Следующие шаги помогут вам внедрить вашу CMS
- Проведите оценку риска.
- Обучение сотрудников
- Создает политики и процедуры
- Настройте хороший канал связи
- Система обратной связи для сообщения о несоблюдении
№1. Проведите самооценку рисков в своем бизнесе
Первым шагом к внедрению системы комплаенс является оценка рисков рассматриваемой компании. Компании внедряют системы управления соответствием, чтобы защитить себя от рисков. Поскольку разные отрасли сталкиваются с разными рисками, необходимо определить, что представляет собой риск для вашей компании. Идеальный способ сделать это — запустить тест оценки рисков, адаптированный к вашим бизнес-требованиям. Если вы не знаете, с чего начать, вы можете проверить COSO. Они всегда будут рады помочь. Это поможет вам устранить все выявленные риски и предложить стратегические решения для этих возможных рисков. Но тогда вы также должны быть готовы изменить вещи, как только возникнет необходимость.
№ 2. Создание политик и процедур
Когда дело доходит до соблюдения требований внутри компании, необходима политика. Политическое завещание представляет собой совокупность всех правил и положений, регулирующих деловое поведение. Деловая политика отличается даже для схожих отраслей. Проще говоря, это кодекс поведения.
№3. Обучение персонала
Обучение и обучение сотрудников является одним из элементов системы комплаенс-менеджмента. Каждая компания должна интегрировать образовательную модель, которая обучает своих сотрудников системе соответствия компании. Когда сотрудники хорошо информированы, они могут нести ответственность за свои действия и, таким образом, придерживаться программы соответствия.
№ 4. Настройте хороший канал связи
Коммуникация так же хороша, как и настройка политики, которая управляет работой. Также необходимо обеспечить результативность обучения ваших информационных сотрудников.
№ 5. Система обратной связи для сообщения о несоблюдении
Это тоже один из элементов комплаенс-системы. Компании должны обеспечить наличие горячей линии или анонимных средств сообщения о несоблюдении требований. Во-вторых, должны быть соответствующие средства инвестирования отчета. Затем соответствующие меры по исправлению положения, а также помочь предприятиям обеспечить соблюдение.
Кто отвечает за управление соответствием?
Совет директоров или сотрудник по соблюдению требований, назначенный советом директоров, отвечает за управление соблюдением требований в организации. Однако они, как правило, заняты другими обязанностями, и разработка системы управления соответствием является одним из способов их решения. В дополнение к разработке системы управления соответствием, директора также назначают сотрудника по соблюдению требований для наблюдения за всем от их имени.
Что такое комплаенс-мероприятия?
Действия по обеспечению соответствия включают все действия, направленные на соблюдение системы управления соответствием организации. К ним относятся разработка политики, отчетность, обучение сотрудников, отслеживание, аудит, корректирующие действия и так далее.
Что такое инструменты соответствия?
Средства обеспечения соответствия обычно представляют собой программное обеспечение, которое автоматизирует или упрощает систему управления, которую каждый бизнес должен внедрить, чтобы соответствовать своим отраслевым, юридическим, нормативным требованиям и требованиям безопасности. Они также известны как программное обеспечение.
Шаблон системы управления соответствием
Создание шаблона имеет решающее значение для успеха любой системы управления соответствием требованиям бизнеса. Если у вас возникли проблемы с созданием общего шаблона управления соответствием требованиям, вы можете разбить его на части. Например, вы можете создать шаблон для оценки рисков, обучения сотрудников, мониторинга и аудита, политики, исправления несоответствий и т. д.
Что такое CMS и пример?
Пользователи могут создавать, редактировать, совместно работать, публиковать и сохранять цифровую информацию с помощью системы управления контентом (CMS), которая представляет собой часть программного обеспечения. CMS в основном используются для управления веб-контентом и корпоративным контентом (ECM) (WCM).
Каковы 2 типа соответствия?
Корпоративное и нормативное соответствие являются двумя ключевыми категориями, которые указывают на источник структуры. Система законов, правил и процедур, которым необходимо следовать, обеспечивает соблюдение как корпоративных, так и нормативных требований.
Что такое KPI соответствия?
Как работают показатели соответствия требованиям? Измеряемая показателями соответствия и ключевыми показателями эффективности (KPI), способность отдела соблюдения требований обеспечивать соблюдение фирмой внутренних и внешних политик, а также требований законодательства.
Каковы большие 6 областей соответствия?
Все арендодатели должны убедиться, что они соблюдают все юридические и нормативные обязательства, связанные с соблюдением требований. Пожарная безопасность, газовая безопасность, электробезопасность, безопасность лифтов, обращение с асбестом и легионелла — это шесть основных проблем, связанных с соблюдением нормативных требований, с которыми должны справиться арендодатели.
Как по-другому называется комплаенс?
В этой статье перечислены 71 термин, которые являются синонимами, антонимами или связаны со словом соответствие. Эти слова включают соответствие, согласие, уступчивость, податливость, согласие и покладистость.
Программное обеспечение системы управления соответствием
Учитывая огромную работу, связанную с интеграцией CMS в бизнес, было бы здорово иметь программное обеспечение, которое помогает координировать его деятельность без особого контроля. Итак, вопрос в том, есть ли программное обеспечение или приложения, которые помогают бизнесу с его системой соответствия? Конечно, есть, но прежде чем мы перечислим лучшие CMS, давайте выясним, что это такое.
Что такое программное обеспечение системы управления соответствием
Программное обеспечение системы управления соответствием — это программа, которая постоянно отслеживает, контролирует и проверяет, соответствуют ли бизнес-процессы применимым законам, политикам организации и стандартам потребителей и деловых партнеров. С программным обеспечением CMS бизнес может легко централизовать все свои знания о соответствии, а также регулировать эти соответствия.
Мы также можем определить программное обеспечение для управления соответствием требованиям как программу, которую бизнес интегрирует в свою систему, чтобы постоянно отслеживать, контролировать и проверять соблюдение им собственных правил, организационных политик, отраслевых требований и других государственных постановлений.
Какие существуют типы программного обеспечения системы управления соответствием требованиям?
В настоящее время доступно три типа программного обеспечения CMS. Ваши бизнес-потребности должны соответствовать одному. Но тогда вам нужно убедиться, что вы понимаете потребность вашей отрасли в выборе правильного программного обеспечения. Ниже приведены типы программного обеспечения системы управления соответствием;
- Универсальные платформы управления соответствием требованиям.
- Отраслевые инструменты управления соответствием требованиям
- Программное обеспечение для управления, рисков и соответствия требованиям (GRC)
№1. Универсальные платформы управления соответствием
Универсальная платформа, также известная как универсальная платформа управления соответствием, способна управлять соблюдением требований в любом секторе.
№ 2. Отраслевые инструменты управления соответствием требованиям
Это специально для строго регулируемых отраслей, таких как здравоохранение, финансовый сектор, производство и так далее.
№3. Программное обеспечение для управления, рисков и соответствия (GRC)
Программное обеспечение для управления, управления рисками и соответствия (GRC) на самом деле более продвинуто, чем отраслевые инструменты управления соответствием требованиям. Это программное обеспечение системы управления соответствием имеет более широкий набор функций для управления рисками и корпоративного управления, чем просто общее управление соответствием. GRC — единственное программное обеспечение системы управления соответствием, которое объединяет управление ИТ-рисками, планирование непрерывности бизнеса и юридическое управление.
Каковы особенности программного обеспечения системы управления соответствием?
Ниже перечислены функции программного обеспечения CMS.
- Он не оставляет места для ошибок.
- Он управляет реестром соответствия и наборами политик.
- Программное обеспечение CMS позволяет проводить онлайн-обучение.
- Обеспечивает контроль за соблюдением.
- Обеспечивает контроль и отчетность
- Управляет конфликтами
- Имеет многоязычный интерфейс
- Он служит инструментом опроса
- Предотвращение и борьба с мошенничеством.
- Грамотное обращение с переходами и знание применимых правил
Покупка программного обеспечения системы управления соответствием
Маркетологи CMS повсюду пытаются убедить компании покупать их программное обеспечение. Предприятия должны полностью оценить свои потребности, прежде чем совершать покупку или обновлять свои инструменты соответствия. Следующие шаги помогут вам сделать правильный выбор;
№1. Определите масштаб вашего делового риска
Хотя верно то, что программное обеспечение CMS помогает компаниям управлять своими рисками соответствия, не каждому бизнесу нужно программное обеспечение. Поэтому сначала определите свой бизнес-риск, проведя оценку риска.
№ 2. Определите бизнес-направление и потребность
Ваша компания относится к строго регулируемой отрасли? Есть отрасли, которые имеют высокие правила, такие как финансовые услуги и здравоохранение. Во-вторых, вы можете объединить другие соответствующие потребности в программное обеспечение CMS, но вы должны сначала определить, что нужно вашему бизнесу.
№3. ИТ-потребности
Прежде чем интегрировать CMS, важно определить свои потребности в ИТ. Чтобы сократить расходы, следите за программными пакетами, которые поставляются с ИТ. Таким образом, вам не придется нести дополнительные расходы на это.
Примеры управления соответствием
Эй, каждый бизнес относится к той или иной отрасли, поэтому большинство систем управления соответствием, которые вы увидите в Интернете, скорее всего, являются предложениями. Вам нужно будет разработать систему управления соответствием вашего бизнеса, используя ваши отраслевые правила и ваши репосты оценки рисков, а не онлайн-пример.
№1. Определите правила в соответствии с вашей отраслью
Как было сказано ранее, в каждой отрасли есть набор правил или норм, которых она должна придерживаться. Прежде чем создавать программу CMS или систему управления, составьте список правил, которые ваша компания.
№ 2. Расположите законы в порядке важности
Это не означает, что существуют неважные правила. Это означает только то, что одни требуют большего внимания, чем другие, но в целом всем нужно подчиняться. Размещение их в порядке важности поможет вам определить, как часто вы хотите пересматривать эти правила. Есть и такие, которые требуют постоянного обзора, аудита и мониторинга. Есть некоторые, которые не требуют особого внимания, и для них идеально подходит ежегодный обзор.
№3. Придумайте правила обзора
После составления списка ваших основных обязанностей попробуйте разбить их на ежемесячные списки дел. Когда правление должно узнать об этих проблемах? Запишите их, чтобы не забыть. Когда эти новые правила вступят в силу? Отправьте самую актуальную версию и срок по электронной почте лицу, отвечающему за ее рассмотрение, примерно за месяц до этого.
№ 4. Планирование обучения сотрудников
Не упускайте из виду важность обучения как для ваших сотрудников, так и для вашего руководства.
№ 5. Составьте календарь списка дел
Наличие списка дел в календаре соответствия поможет вам выполнять дела в нужное время.
Заключение
Управлять рисками всегда лучше, чем позволить им выйти из-под контроля. Поэтому, если у вас есть бизнес без системы соответствия, интегрируйте ее. Эффект от его отсутствия заключался в том, что это стоило больше, чем его установка. И если он у вас есть, обязательно отслеживайте, проверяйте и вносите изменения, если это необходимо, чтобы не отставать от отраслевых норм.
Часто задаваемые вопросы о системе управления соответствием
Каковы четыре основные части системы управления соответствием?
- надзор за советом и руководством,
- Программа соответствия
- Ответ на жалобы потребителей
- Надзорный аудит
Каковы три этапа управления соблюдением требований?
- Советы по СОД
- Выявление и каталогизация угроз, стоящих перед компанией
- Постоянный аудит и соответствие.
Статьи по теме
- БИЗНЕС-РИСК: как управлять рисками в бизнесе
- РИСК УПРАВЛЕНИЯ И СООТВЕТСТВИЕ СОБЛЮДЕНИЮ: Что такое GRC?
- Как убедиться, что ваш бизнес соответствует требованиям HIPAA
- Управление знаниями: процессы, типы, примеры и инструменты
- Что такое ECM (управление корпоративным контентом)?
Рекомендации
