Как вы можете убедить всех в вашей команде воспринимать что-то одинаково, когда у них так много разных личностей и точек зрения? Кроме того, как заставить весь персонал последовательно выполнять задачу или процесс одинаковым образом? Карты бизнес-процессов — это структура, предназначенная именно для этого: графически представить процесс так, чтобы каждый мог понять его и следовать ему одинаково. В этом руководстве мы охватываем как базовые, так и расширенные вопросы отображения бизнес-процессов, включая программное обеспечение, историю, сертификацию, методологию, примеры и преимущества.
Что такое картирование бизнес-процессов?
Визуальное представление рабочих процессов называется отображением бизнес-процессов. Карты процессов, которые могут быть представлены в виде блок-схем или символов моделирования и нотации бизнес-процессов (BPMN), иллюстрируют отношения между этапами, необходимыми для создания продукта или услуги.
Карты бизнес-процессов касаются бизнес-операций, целей, стандартов успеха, ролей и обязанностей, а также того, когда и где будут иметь место отдельные процессы. Они являются компонентом управления бизнес-процессами (BPM). Картирование бизнес-процессов способствует прозрачности для всех заинтересованных сторон, особенно для тех, кто заинтересован в соблюдении требований, а также для тех, кто работает в организации.
Моделирование бизнес-процессов и отображение бизнес-процессов часто путают. Когда эксперты моделируют бизнес-процессы, их больше интересует, как выполняются процедуры и кто (или какой отдел) их выполняет.
История картирования бизнес-процессов
Американское общество инженеров-механиков (ASME) впервые разработало картирование бизнес-процессов в 1921 году. Затем карты бизнес-процессов были приняты инженерами и производственными предприятиями, и они превратились в программы, которые мы используем сегодня.
Первые шаги в поиске наилучшего способа выполнения работы», Фрэнк и Лилиан Гилбрет представили блок-схему процесса в презентации под названием «Процесс-схемы в 1921 году». В Университете Пердью есть архив этих материалов, если вы хотите узнать больше. Чтобы обеспечить согласованность такого рода диаграмм, в 1947 году ASME создала систему символов.
Зачем нужно картирование бизнес-процессов?
Важнейшим компонентом управления успешной компанией является картирование бизнес-процессов. Сотрудникам остается строить догадки и ошибаться в отношении лучших практик в вашей организации без визуального представления о том, как там работают предсказуемые процессы. Каждому отделу и сотруднику предоставляется возможность разработать свою собственную последовательность и назначение, если бизнес-процесс не полностью определен посредством отображения. Когда владельцы работы не указаны, это вызывает путаницу, суматоху и обвинения.
Программное обеспечение для картирования бизнес-процессов
Вы знаете, поскольку все изменилось, возникла необходимость в создании карт процессов. Существуют приложения и программное обеспечение, которые значительно упростят процесс. В следующих нескольких строках мы рассмотрим доступные инструменты и программное обеспечение.
Облачное или онлайн-приложение, называемое программным обеспечением для картирования бизнес-процессов, позволяет пользователям графически представлять шаги, необходимые для выполнения определенного бизнес-процесса, с помощью диаграмм и графиков. На карте отображается блок-схема стандартных рабочих процедур, описания задач и всех действий, связанных с процессом, таких как ввод/вывод.
Почему программное обеспечение для картирования бизнес-процессов так важно?
Основная цель любого программного обеспечения для картирования бизнес-процессов — сделать людей, организации или предприятия более эффективными в том, как они выполняют свою повседневную деятельность. Эти экстраординарные технологии позволяют руководству эффективно контролировать рабочие процессы, чтобы получить полное представление о всей организации и ее различных операциях.
Инструменты отображения процессов также помогают разложить сложность бизнес-процессов и улучшить понимание потоков процессов. Благодаря этому пользователи могут указать этапы улучшения процесса.
Поскольку вам необходимо понять процессы, прежде чем вы сможете предпринять какие-либо действия для их улучшения, программное обеспечение для картирования бизнес-процессов может быть очень полезным инструментом для вашей компании. Эти инструменты отображения процессов созданы для того, чтобы помочь вам понять суть любого процесса, для чего они и предназначены.
Вот список некоторых из лучших программ для картирования бизнес-процессов, выбранных за их огромное количество положительных отзывов и высокий уровень удовлетворенности клиентов.
Лучшие программы для картографирования бизнес-процессов:
№1. Промап
Promapp — это простое в использовании приложение для картирования процессов, которое способствует совершенствованию процессов за счет значительного упрощения процесса картирования процессов. Эта фантастическая онлайн-платформа позволяет пользователям легко разрабатывать, изменять и делиться HR-процессами. Это делает возможным управление рисками, контроль качества и обеспечение непрерывности бизнеса.
№ 2. Draw.io
Блок-схемы процессов и другие типы диаграмм можно создавать с помощью простого приложения для составления карт процессов Draw.io. Он также может создавать сложные визуализации, такие как диаграмма SIPOC.
№3. SmartDraw
Пользователи SmartDraw могут легко создавать диаграммы и диаграммы профессионального вида. Благодаря невероятно интуитивно понятному дизайну, он удобен в использовании и предлагает широкий спектр функций и возможностей.
№ 4. Майкрософт Эксель
Microsoft Excel знакомо почти всем. Это, несомненно, одна из наиболее широко используемых и популярных электронных таблиц, используемых сегодня. Однако немногие знают, что Excel, программа, входящая в пакет Microsoft Office, включает в себя ряд функций, которые можно использовать для создания карт процессов.
№ 5. CWA Process & QM Suite
Это программное обеспечение для отображения процессов можно использовать для управления рабочими процессами, управления качеством и управления бизнес-процессами. Эту передовую технологию можно использовать для простого моделирования, оптимизации и распространения документов и процессов.
№ 6. LucidChart
Этот инструмент был разработан специально для создания карт бизнес-процессов. Из-за этого он имеет массу инструментов и функций, которые упрощают картографирование процессов. В качестве иллюстрации LucidChart включает в себя множество шаблонов, которые каждый может использовать для построения карты процессов любого типа, включая SIPOC, BPMN2, поток создания ценности и другие.
№ 7. Майкрософт Визио
У Microsoft есть специальная программа под названием Visio, которая используется для создания карт бизнес-процессов. Тем не менее, пользователям также понравятся многочисленные дополнительные функции и возможности этого полезного приложения. Лучшее программное обеспечение для картирования бизнес-процессов, доступное сегодня, Microsoft Visio, также является одним из самых дорогих инструментов в этом списке.
Примеры отображения бизнес-процессов
Основная цель карт процессов — объяснить, как работает процесс. Вы можете улучшить понимание вашими сотрудниками определенных бизнес-функций, выбрав и внедрив соответствующую карту процессов. Давайте рассмотрим некоторые популярные символы, используемые в отображении бизнес-процессов, прежде чем мы перейдем к нашим примерам.
№1. Деятельность/процесс:
Шаг или действие внутри процесса представлено действием или процессом. Его часто изображают прямоугольником.
№ 2. Поток
Обычно форма потока представляет собой линию со стрелкой на одном конце. Поток показывает зрителю порядок, в котором выполняются шаги процесса.
№ 3. Событие
Процесс начинается, изменяется или завершается из-за события. Ошибки, сообщения, отмены и ссылки — вот несколько примеров событий, которые вы хотели бы сделать видимыми. В зависимости от типа события, события обозначаются кружком, который включает дополнительные символы.
№4. Решение
Форма решения в форме ромба означает, что для продолжения процесса требуется решение. Это может быть простой выбор «да» или «нет», или это может быть более сложное решение с рядом вариантов, например, оператор случая в компьютерной программе.
Примеры отображения бизнес-процессов часто содержат указанные выше фигуры.
Примеры отображения процессов
№ 1. Служба поддержки
Чтобы сократить расходы и обеспечить эффективное обслуживание, несколько фирм автоматизировали часть процедур своих служб поддержки. Запросы должны иметь приоритет и направляться нужным людям в соответствии с рабочими процессами.
№2. Рекрутинг
Традиционно рекрутинг был трудоемкой и трудоемкой задачей отдела кадров. Рекрутеры все чаще используют роботизированную автоматизацию процессов (RPA) и другие инструменты автоматизации, чтобы просматривать заявки соискателей и классифицировать их в соответствии с их учетными данными.
№3. Приобретение
Рабочие процессы процесса закупок могут быть сложными. Ручные запросы и утверждения могут привести к длительным задержкам и отсутствию прозрачности. Запрос, отправленный в отдел закупок, запускает рабочий процесс закупок. Затем сотрудники отдела закупок исследуют потенциальных поставщиков, получают предложения и выбирают одного из них.
№ 4. Онбординг клиентов
Положительный опыт онбординга необходим для удержания клиентов. Из-за увеличения количества точек соприкосновения с клиентами процессы адаптации усложнились. Это особенно верно в таких секторах, как банковское дело, которые жестко регулируются.
Сертификация карт бизнес-процессов
Обучение новым навыкам может быть облегчено путем получения сертификата картирования бизнес-процессов. Эти способности могут помочь вам укрепить свое резюме и обеспечить себе работу более высокого уровня. Руководители проектов могут расширять свой опыт и продуктивность, изучая способы улучшения деловой практики.
Вот список нескольких доступных сертификатов, если вас интересует картирование бизнес-процессов:
№1. ITIL сертификация
Для сертификации Фондов информационных библиотек (ITIL) не требуется предварительных условий, только проходной балл на экзамене. Он также включает практические экзамены и не имеет срока действия. Кроме того, он предлагает примеры из реальных ситуаций, которые помогут вам понять, как способности, полученные в результате этой сертификации, можно использовать на рабочем месте.
№ 2. СМА
Сертификат сертифицированного управленческого бухгалтера выдается Ассоциацией бухгалтеров и финансовых специалистов в бизнесе. После окончания средней школы требуется более двух лет обучения или подготовки, более двух лет опыта работы и сдача устного или письменного экзамена. Через год эта сертификация становится недействительной.
№3. Управление организационными изменениями: сертификация практикующего специалиста APMG CM
Управление организационными изменениями: Сертификация практикующего специалиста APMG CM доступна через «Дерево обучения». Для получения этого сертификата, действительного на всю жизнь, необходимо только сдать устный или письменный экзамен. В ходе курса вы получите полезные знания, которые сможете использовать при организации бизнес-операций путем внедрения управления изменениями.
№ 4. Сертификат глобальных бизнес-услуг (CertGBS)
Сертификат в области глобальных бизнес-услуг — это сертификат, предлагаемый ACCA. Эта сертификация просто требует, чтобы вы закончили курсы. Кроме того, эта сертификация является бессрочной.
№ 5. CITP
Специалист по информационным технологиям может получить сертификат Американского института CPA (AIPA). После окончания средней школы требуется более двух лет обучения или подготовки, более двух лет опыта работы и сдача устного или письменного экзамена. Прошел трехлетний период сертификации.
Методология картирования бизнес-процессов
Методология картирования бизнес-процессов существует в различных формах. Длинный список может включать в себя, каждая со своими особыми преимуществами: диаграммы Ганта, диаграммы UML, нотацию моделирования бизнес-процессов, блок-схемы, диаграммы потоков данных, диаграммы ролевой активности, интегрированное определение для функционального моделирования, сети Петри, объектно-ориентированные методы, технику рабочего процесса. и имитационные модели.
Методология картирования бизнес-процессов включает в себя следующее:
№1. Методы рабочего процесса
Рабочие процессы — это наборы задач, выполняемых отдельными лицами в организации или программами. Эти процедуры выходят за рамки простого моделирования. Они также поддерживают анализ и улучшение процессов. Сбор информации, моделирование бизнес-процессов, моделирование рабочих процессов, внедрение, проверка и выполнение — вот некоторые из этапов рабочего процесса.
№ 2. Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)
Метод, который предпочитают профессионалы в области процессов, — это BPMN. Это стандартизированный язык, который отлично подходит для ситуаций, в которых вы должны глубоко вникать в процессы для устранения ошибок и исключений. Несмотря на то, что это довольно распространено, использование этой стратегии, если вы не бизнес-аналитик, может иметь неприятные последствия.
№3. Диаграммы потоков данных
Диаграммы потоков данных, также называемые подходом Йордона, показывают, как информация перемещается из одного места в другое. Они показывают, как процесс взаимодействует с внешним миром и подключениями к различным хранилищам данных.
№ 4. Диаграммы унифицированного языка моделей (UML)
Диаграммы UML идеально подходят для планирования разработки программного обеспечения. UML делит диаграммы на две категории: поведенческие диаграммы и структурные диаграммы. UML не подходит для разработки рабочих процессов, поскольку он рассматривается как специализированный инструмент отображения для конкретных отраслей.
№5. SIPOC-диаграммы
Карты процессов высокого уровня — это еще одно название диаграмм SIPOC. Они передают процесс визуально, не вдаваясь в большую глубину. На диаграмме SIPOC процесс разделен на следующие части: поставщики, вход, процесс, выход и потребители.
Этапы картирования бизнес-процессов
Чтобы приступить к отображению вашего бизнес-процесса, решите, какой процесс необходимо отобразить. При необходимости внесите изменения в процесс, собрав и проанализировав данные о текущей процедуре. Следите за способами сделать процесс лучше.
Выполнение картирования бизнес-процессов
Процессы, которые вы решите отобразить в картировании бизнес-процессов, повлияют на то, насколько полезными будут ваши карты. Принимая во внимание, как они повлияют на ваших клиентов и всю вашу бизнес-стратегию, вы можете быть уверены, что ваши карты бизнес-процессов окажут максимально возможное влияние.
Ниже мы представили три метода выбора наилучших процессов для отображения:
№1. Организуйте свои операции в соответствии с тем, как они влияют на ваших клиентов:
Это фундаментальные, полезные и направляющие процессы. На ваших клиентов напрямую влияют основные процедуры, которые отражают цель бизнеса. Процессы, используемые в управлении бизнесом, называются обеспечивающими процессами. Процессы, используемые при планировании и управлении бизнесом, называются направляющими процессами.
№ 2. Свяжите свой процесс и обязанности с общей стратегией:
Определение стратегических целей вашей организации — первый шаг к этому. После завершения вы можете использовать его в качестве основы для создания архитектуры процессов для ваших текущих процессов. При этом вы решаете, какие процессы наиболее важны для достижения стратегии вашего бизнеса, как развивать их таким образом, чтобы они максимально соответствовали ей, и как составить график улучшений на будущее.
№3. Принудительное улучшение:
Речь идет скорее о реакции по необходимости, чем о заранее обдуманной стратегии. Попытка улучшить процесс может быть вызвана, например, неудачным аудитом или директивой руководства. Выявляются и картируются необходимые процессы в этой ситуации.
Каковы шесть основных методов создания карт бизнес-процессов?
Существует шесть основных способов создания карт процессов:
- Через индивидуальные или групповые собеседования с сотрудниками.
- С помощью семинаров управляемых открытий.
- Изучив существующую документацию.
- Бизнес-анализ и дизайн.
- Непосредственно наблюдая за работой.
- Импортируя уже существующие карты процессов.
Каковы пять основных шагов для создания карты процесса?
Создание карты процесса:
- Выберите процесс или проблему для отображения.
- Перечислите мероприятия, которые имели место.
- Шаги должны быть перечислены в письменной форме.
- Используя символы из сопоставления процессов, создайте блок-схему.
- Завершите карту процесса и распространите ее.
- Изучите карту, чтобы определить потенциальные области улучшения.
В чем разница между рабочим процессом и картой процесса?
Рабочий процесс состоит из повторяющихся шагов, необходимых для завершения задачи. Все компоненты, необходимые для достижения более важной организационной цели, называются процессами. Распространено мнение, что процессы относятся к более комплексным результатам, тогда как рабочие процессы учитывают мельчайшие детали вплоть до небольших целей.
Какие бывают типы карт процессов?
Существует шесть различных типов карт процессов:
- Базовая блок-схема.
- Карта потока создания ценности.
- Карта цепочки создания стоимости.
- Кросс-функциональная карта.
- Подробная карта процесса.
- СИПОК.
Каковы три преимущества создания карты процесса?
Преимущества картирования процессов:
- Для лучшего понимания процесса.
- Подумайте, как можно улучшить процесс.
- Покажите другим этапы процесса.
- Повысьте коммуникацию между участниками одного и того же процесса.
Заключение
Картирование бизнес-процессов стало больше, чем просто процесс с привлекательной графикой. Но если не сделать это должным образом или серьезно, это может привести к неприятностям и проблемам, которых вы бы предпочли не иметь.
Картирование процессов важно, потому что оно позволяет не только выявлять, но и исправлять сломанные вещи и заполнять критические пробелы. Использование соответствующего оборудования и программного обеспечения — лучший и самый простой способ добиться этого.
Статьи по теме
- ИНСТРУМЕНТЫ КАРТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: использование, бесплатные инструменты и руководство
- МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ: определение, лучшее программное обеспечение, курс и сертификация
- Картирование заинтересованных сторон: руководство по инструменту картирования для эффективного управления заинтересованными сторонами
- ПУТЕШЕСТВИЕ КЛИЕНТА: значение и способы использования карт для создания уникального клиентского опыта
- КАРТА ПУТЕШЕСТВИЯ КЛИЕНТА: значение, как ее создать, воронка и план
Рекомендации
