Когда компания покупает продукты и услуги в кредит у поставщика или кредитора, которые должны быть возвращены быстро, статья учета известна как кредиторская задолженность (AP). В балансе они отражаются как краткосрочные обязательства. Отдел AP в фирме отвечает за осуществление платежей, причитающихся компании поставщикам и другим кредиторам. В этой статье вы узнаете все о кредиторской задолженности, включая ее примеры, процесс, то, что они представляют в балансе, а также хорошее сравнение AP и дебиторской задолженности. Давайте начнем.
Что такое кредиторская задолженность (AP)?
Кредиторская задолженность (AP) — это краткосрочная задолженность и балансовое обязательство, по которому компания должна деньги своим продавцам/поставщикам, которые предоставили компании товары или услуги в кредит. AP также известен как отдел, отвечающий за обработку счетов-фактур или счетов поставщиков и регистрацию краткосрочных долгов в главной книге (GL). Прежде чем осуществлять платежи своим поставщикам, отдел AP проверял счета-фактуры по заказам (на покупку) и гарантировал, что продукты или услуги были получены.
Что делает кредиторская задолженность?
Роль отдела AP состоит в том, чтобы предложить организации финансовую, административную и канцелярскую поддержку: эта команда отвечает за надзор за полным процессом кредиторской задолженности. Это жизненно важная функция бухгалтерского отдела компании, которая включает в себя кодирование, утверждение, оплату и согласование счетов поставщиков.
Ответственность каждого члена группы по работе с кредиторской задолженностью способствует совершенствованию процесса оплаты и гарантирует, что платежи осуществляются только по законным и точным счетам и счетам. Квалифицированный и хорошо управляемый персонал кредиторской задолженности может сэкономить вашей компании значительное количество времени и денег в процессе AP.
Благодаря возможностям автоматизации команды AP могут быстро выбирать, когда оплачивать счета (чтобы предотвратить просроченные платежи или воспользоваться преимуществами экономии на досрочной оплате) и как их оплачивать (с помощью бумажного чека, ACH или с помощью виртуальных карт, где вы получаете возврат наличных). . В результате организации получают больший контроль над своими исходящими денежными средствами и даже могут превратить AP из центра затрат в центр прибыли.
Что такое процесс кредиторской задолженности?
Прежде чем произвести платеж поставщику, отдел AP выполнит ряд процедур. В связи с величиной и объемом транзакций в любой момент времени необходимо установить руководящие принципы.
Процедура включает в себя следующие шаги:
№1. Получение счета
Если продукты были куплены, счет помогает определить полученное количество. За это время также может быть определена подлинность купюры.
№ 2. Просмотр сведений о счете
Убедитесь, что счет включает имя поставщика, авторизацию, дату и спецификации, которые были проверены и соответствуют заказу на покупку.
№3. Обновление записей после получения счета
Счета в бухгалтерской книге должны обновляться в зависимости от полученных счетов, и часто требуется запись о расходах. Поскольку иерархия утверждений привязана к стоимости счета, на этом этапе может потребоваться утверждение менеджером.
№ 4. Своевременная оплата
Все платежи по счетам должны быть выполнены до или в срок, согласованный между продавцом и закупочной компанией. Необходимо подготовить и проверить необходимые документы. Информация, записанная в чеке, информация о банковском счете продавца, платежные ваучеры, оригинальный счет и заказ на покупку, должны быть проверены. В это время также может потребоваться одобрение руководства.
Внутренний контроль должен быть включен в процесс расчета кредиторской задолженности, чтобы обеспечить безопасность денежных средств и активов компании.
- Предотвращение оплаты мошеннического счета
- Предотвращение оплаты неверного счета
- Предотвращение оплаты счета поставщика дважды
- Убедитесь, что все счета-фактуры поставщиков учтены
Примеры кредиторской задолженности
AP включает в себя выставление счетов между предприятиями. Ваша компания должна платить другой компании за товары или услуги, которые она предлагает. Вот несколько примеров, связанных с кредиторской задолженностью, они включают:
№ 1. Услуги по уборке
Услуги по уборке являются одним из примеров кредиторской задолженности. AP можно увидеть, когда компания A нанимает компанию B для удовлетворения своих потребностей в уборке. В этом случае Бизнес А должен регулярно платить Компании Б в обмен на своевременные и надежные услуги по уборке.
№ 2. Униформа персонала
Это один из примеров кредиторской задолженности, когда компания заключает контракт с другой компанией на пошив униформы для своих сотрудников. Это пример периодических или текущих расходов компании. Дальнейшие заказы потребуются из-за текучести кадров и утерянной или поврежденной униформы. Когда предприятие Б получает новый заказ, оно выставляет счет предприятию А, а платеж обрабатывается отделом дебиторской задолженности компании А.
№3. Офисные принадлежности
Чтобы гарантировать, что у них никогда не закончатся критически важные запасы, многие компании покупают оптом и настраивают повторяющиеся покупки в зависимости от частоты использования. Чтобы обеспечить эффективную производительность, эти владельцы бизнеса часто имеют незавершенные платежи своим поставщикам канцелярских товаров.
№ 4. Санитария
Многие предприятия нанимают другие предприятия для вывоза мусора и вторсырья. Обычно эти услуги предоставляются еженедельно. Это также один из хороших примеров кредиторской задолженности.
Что такое кредиторская и дебиторская задолженность?
Дебиторская задолженность (AR) и кредиторская задолженность (AP) принципиально диаметрально противоположны. Кредиторская задолженность — это средства, причитающиеся поставщикам, тогда как дебиторская задолженность — это средства, которые должны компании, как правило, потребители. Когда одна компания проводит кредитную операцию с другой, одна записывает запись в AP в своих бухгалтерских книгах, а другая записывает запись в дебиторскую задолженность.
Дебиторская и кредиторская задолженность: в чем разница?
- классификация
- Смещение припусков
- Аудиты
Методы учета дебиторской и кредиторской задолженности очень схожи. Существенное отличие состоит в том, что дебиторская задолженность относится к деньгам, которые, как ожидается, поступят в организацию, тогда как кредиторская задолженность относится к деньгам, которые вскоре покинут компанию. Дополнительные различия между дебиторской и кредиторской задолженностью заключаются в следующем:
№1. Классификация
AP — это счет текущих активов, который сообщает о деньгах, которые, как ожидается, поступят в организацию в ближайшее время. Дебиторская задолженность — это тип счета текущих обязательств, который описывает деньги, которые вот-вот покинут компанию.
№ 2. Смещение припусков
Дебиторская задолженность, но не AP, может иметь текущую сумму, известную как компенсационный резерв. Компенсационные резервы предназначены для учета возможности того, что некоторые суммы дебиторской задолженности никогда не будут выплачены. Бухгалтеры называют их «сомнительными счетами». Компенсационная надбавка — это сумма денег, которую компания может потерять, если сомнительные клиенты не оплатят свои счета. Корпорация понесет убытки, которые повлияют на ее общую прибыль.
Бухгалтеры и счетоводы не могут создавать компенсационные скидки для AP. Если корпорация создает компенсационный резерв по долгам, которые она (компания) должна, это означает, что компания не намерена оплачивать свои счета. Такое поведение нарушает несколько общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP), регулирующих финансы бизнеса.
№3. Аудиты
Аудиторы проверяют как кредиторскую, так и дебиторскую задолженность, чтобы обеспечить прозрачность и честность, но они ищут разные вещи в каждой бухгалтерской книге.
- Проверяя дебиторскую задолженность, они следят за тем, чтобы каждая статья бухгалтерской книги соответствовала реальным счетам. Они также ищут сомнительные счета и счета, которые вряд ли будут оплачены. Они проверяют, не завышают ли бухгалтеры компании чистую стоимость компании, сообщая о будущих доходах, которые никогда не будут реализованы. Если клиенты компании не желают оплачивать свои счета, их сумма должна быть переведена из дебиторской задолженности в текущие расходы. Аудиторы также удостоверяют, что все AP правильно перечислены компанией.
- Аудиторы добиваются обратного при проверке AP — компании могут преувеличивать свою чистую стоимость, удаляя счета из AP. Это эффективно скрывает известные обязательства от акционеров компании, кредиторов и потенциальных инвесторов.
Зачем автоматизировать учет кредиторской задолженности?
Каждое предприятие получает счета и платит поставщикам. Тем не менее, ручная обработка этих счетов и оплата платежей занимает много времени и очень дорого. Типичная стоимость обработки счета вручную составляет 12-15 долларов США, плюс дополнительные 5 долларов США за оплату бумажным чеком. Ручной AP также может вызвать нагрузку на видимость и операционные ресурсы, а также нагрузку на команду бухгалтеров.
Организации могут реструктурировать свои отделы AP, используя автоматизацию AP, чтобы уменьшить неэффективность, связанную с ручными процедурами, и снизить физические и косвенные затраты до 80%. Автоматизация AP автоматизирует процесс вашей кредиторской задолженности, от сбора счетов до выполнения платежей, и поддерживает ваши данные актуальными и готовыми к использованию.
Автоматизация AP автоматизирует процесс вашей кредиторской задолженности, от сбора счетов до выполнения платежей, и поддерживает ваши данные актуальными и готовыми к использованию. Процесс обработки вашей кредиторской задолженности становится быстрее, проще и безопаснее благодаря решениям для автоматизации AP, таким как MineralTree, что экономит вашей фирме два критически важных ресурса: деньги и время.
Навыки, которые вам нужно проверить при собеседовании с AP
Хотя AP — это в основном числовая работа, она также требует сильных коммуникативных способностей. Лучшие работники AP умеют работать как с данными, так и с различными человеческими взаимодействиями как внутри, так и за пределами вашей фирмы. Они работают не только с главными утверждающими лицами в различных отделах, но и с другими лицами, которые вносят важную информацию в процесс и управляют отношениями с важными поставщиками.
Найм подходящего человека с коммуникативными навыками и знаниями в области бухгалтерского учета, а также обучение его эффективной работе в вашей организации может отнять значительное количество времени у вашей и без того перегруженной команды AP.
Кредиторская задолженность против торговой кредиторской задолженности
Хотя термины «кредиторская задолженность» и «торговая кредиторская задолженность» иногда используются как взаимозаменяемые, они относятся к схожим, но несколько различающимся ситуациям. Торговая кредиторская задолженность — это средства, которые фирма должна своим поставщикам за товары, связанные с товарно-материальными запасами, такие как деловые принадлежности или материалы. AP охватывает все краткосрочные обязательства компании.
Например, если ресторан должен деньги компании, производящей продукты питания или напитки, эти вещи являются частью товарно-материальных запасов и, следовательно, частью торговой кредиторской задолженности. AP включает в себя обязательства перед другими компаниями, например перед компанией, занимающейся чисткой униформы персонала ресторана. Каждая из этих категорий является частью более широкой категории AP, и многие компании объединяют их вместе.
Какие существуют два типа кредиторской задолженности?
AP — это счета, которые имеют дело с долгами, которые возникли, но еще не выплачены. Заработная плата и затраты — это две категории бизнес-AP. AP часто имеет форму счетов-фактур поставщиков, хотя они также могут включать счета, счета-фактуры и чеки.
Каковы 4 функции кредиторской задолженности?
- Управляйте и приоритизируйте подлежащие оплате счета.
- Счета должны быть закодированы.
- Исправьте любые ошибки.
- Изучите заявления продавца.
Что такое процесс расчета кредиторской задолженности в интервью?
Перед завершением платежа необходимо сопоставить счет-фактуру, сравнить заказ на покупку и получить отчет для проверки подлинности деталей транзакции.
Как подготовиться к собеседованию по вопросам кредиторской задолженности?
Вот несколько стратегий сохранения спокойствия на протяжении всего интервью AP:
- Сохраняйте хладнокровие.
- Запросить разъяснения.
- Не будь бездельником.
- Придайте этому какой-то смысл.
- Не торопитесь.
- Задавать вопросы.
Кто управляет кредиторской задолженностью?
Основываясь на внутреннем контроле компании, отдел AP может обрабатывать предварительно утвержденные заказы на покупку, или AP может проверять покупки после их совершения. Отдел AP также готовит отчеты по анализу старения на конец месяца, которые информируют руководство о том, сколько компания должна.
Что такое ключевые навыки для работы с кредиторской задолженностью?
Некоторые из важных способностей, необходимых для позиции AP, включают: Хорошие способности ввода данных необходимы для отчетов о расходах. Владение Microsoft Excel. Принципы бухгалтерского учета и процессы AP должны быть поняты.
Как отражается кредиторская задолженность в бухгалтерском балансе?
Кредиторская задолженность включается в баланс предприятия, и, поскольку она является обязательством, деньги, причитающиеся кредиторам, указываются в разделе «текущие обязательства». Текущие обязательства часто представляют собой краткосрочные обязательства со сроком погашения менее 90 дней.
Кредиторская задолженность – это обязательство или расход?
AP являются обязательствами, потому что они представляют собой деньги, причитающиеся одному или нескольким кредиторам. Кредиторская задолженность отображается в балансе компании, а расходы — в отчете о прибылях и убытках.
Где я могу найти кредиторскую задолженность компании?
Кредиторская задолженность отражается в балансе компании и классифицируется как краткосрочное обязательство, поскольку представляет собой денежные средства, причитающиеся другим лицам.
Заключение
AP - это обязательства, понесенные бизнесом в ходе его деятельности, которые еще не наступили и должны быть оплачены в ближайшем будущем. В результате кредиторская задолженность классифицируется как краткосрочное обязательство в балансе. Счета поставщиков, судебные издержки, платежи подрядчикам и т. д. являются примерами типичных статей кредиторской задолженности.
Статьи по теме
- ПРОЦЕСС РАССЧИТАНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ: как эффективно управлять процессом
- КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНАЯ ОПИСАНИЕ: Что вы должны знать
- Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: что нужно знать перед автоматизацией
- ОБЯЗАТЕЛЬСТВА: значение и что вы должны знать
- Кредиторская задолженность и дебиторская задолженность Подробное сравнение
- ЧТО ТАКОЕ ЭКОНОМИКА: типы, масштабы, рецессия и руководство
Рекомендации
