Основой вашей фирмы являются запасы. Вы должны иметь под рукой достаточно запасов, чтобы удовлетворить спрос клиентов, но не настолько, чтобы затраты на хранение вышли из-под контроля. В этом случае можно использовать систему инвентаризации. Система периодической инвентаризации или система постоянной инвентаризации могут использоваться предприятиями, которые продают товары. В этом руководстве мы объясним, что такое система постоянной инвентаризации, приведем пример, обсудим ее преимущества и изучим журнальные записи для систем периодической и постоянной инвентаризации, чтобы определить, является ли она лучшей практикой управления запасами для бухгалтерского учета вашего малого бизнеса.
Что такое постоянная инвентаризация?
Постоянная инвентаризация — это практика непрерывного учета, которая регистрирует изменения запасов в режиме реального времени, устраняя необходимость в физической инвентаризации и обеспечивая точное отражение фактических запасов в бухгалтерской инвентаризации. Устройства ввода, такие как системы торговых точек (POS) и сканеры, используются складами для записи постоянных запасов.
Методы постоянной инвентаризации становятся все более популярными на складах и в розничной торговле. Завышения, также известные как фантомные запасы, и отсутствующие занижения запасов могут быть сведены к минимуму с помощью постоянной инвентаризации. Компании, которые используют систему планирования потребности в материалах (MRP) для производства, также обязаны поддерживать постоянный запас.
Что такое постоянная система инвентаризации?
Система постоянной инвентаризации основана на методе учета, известном как постоянная инвентаризация, который постоянно регистрирует изменения запасов в режиме реального времени с помощью компьютеризированных систем торговых точек, что устраняет необходимость в проверках физической инвентаризации.
В рамках этой системы компания не предпринимает никаких усилий для ведения подробных учетных записей товаров в наличии; скорее закупки товаров записываются по дебету в базе данных запасов. Система постоянной инвентаризации отличается от системы периодической инвентаризации, в которой компания ведет учет запасов путем регулярной физической инвентаризации.
Что такое система периодической инвентаризации?
Метод, используемый предприятиями для учета своей продукции, представляет собой периодическую систему инвентаризации, также известную как непрерывная система. Периодическая инвентаризация не ведет непрерывный учет товаров, покупок, продаж и связанных с ними затрат на основе определенного отчетного периода.
Все покупки регистрируются бухгалтером компании на счете покупок, именно так работает эта система. Компания подсчитывает физические запасы, и бухгалтер переводит любые остатки от покупок на счет запасов. Затем бухгалтер вносит необходимые коррективы в учет запасов, чтобы отразить стоимость окончательных запасов.
Кроме того, физический подсчет товаров является определяющей чертой периодической системы. Это число имеет решающее значение, поскольку компания не отслеживает уникальные транзакции. Эта инвентаризация запускает процесс согласования записей, независимо от того, выполняется ли он еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Понимание бессрочных систем инвентаризации
Поскольку они позволяют немедленно отслеживать продажи отдельных предметов и уровни запасов, системы постоянной инвентаризации могут быть предпочтительнее старых систем периодической инвентаризации. За исключением случаев, когда он отклоняется от подсчета физических запасов из-за потери, поломки или кражи, бухгалтерам компании не нужно вручную корректировать постоянный запас.
Благодаря использованию сканеров штрих-кодов или других компьютеризированных записей о приобретении, продажах и возвратах продуктов по мере их возникновения системное программное обеспечение обновляет запасы в режиме реального времени. Эту информацию получает постоянная база данных, которая постоянно обновляется.
Система обеспечивает интеграцию с другими отделами, такими как финансы и бухгалтерия. Это помогает обеспечить соблюдение налоговых и других правил. Сотрудники могут обеспечить более точное обслуживание клиентов в отношении наличия продуктов, запасных частей и других физических компонентов, используя данные постоянного запаса.
Периодическая и постоянная система инвентаризации
Постоянная и периодическая системы требуют разных инструментов и процедур для того, как сотрудники документируют запасы, хотя они могут дополнять друг друга. Сотрудники постоянно следят за продуктами в непрерывной системе. Сотрудники регистрируют продукты только через заданные промежутки времени в периодической системе.
Поскольку программное обеспечение и сотрудники должны отслеживать больше записей, постоянная система более сложна, чем периодическая. Мюллер говорит: «Основные принципы одинаковы, независимо от вашего подхода к выбору системы, которую вы хотите использовать. Если в базовой системе есть разрыв, даже с самым продвинутым программным обеспечением, вы просто ускоряете свои ошибки.
Вы будете принимать системные решения, основываясь на характере ваших продуктов, их скоропортящихся продуктах и физическом обращении с ними, в том числе на том, большие они или маленькие и сколько места они занимают. Характер продукта также определяется тем, как ваша компания его получает и хранит. «Некоторые товары унифицированы: они состоят из мелких частей и разделены на отдельные ячейки».
Вечная и периодическая системы также различаются по следующим признакам:
№1. Обновление ваших учетных записей:
В бессрочной системе обновления инвентарной книги и главной книги производятся с каждой транзакцией. Обновления главной книги в периодической системе происходят только при физическом подсчете, а не на основе транзакций.
№ 2. Расчет себестоимости проданных товаров (COGS):
В бессрочной системе программная система поддерживает текущий подсчет транзакций, поэтому она всегда может предоставить COGS. В периодической системе инвентаризации себестоимость рассчитывается как единовременная сумма в конце отчетного периода после проведения физической инвентаризации. До окончания отчетного периода точная себестоимость не может быть рассчитана.
№3. Запись транзакций:
Система непрерывной инвентаризации требует программного обеспечения, поскольку могут отслеживаться тысячи транзакций. Однако программное обеспечение не обязательно для периодической системы. Вы можете вручную отслеживать свой инвентарь в периодической системе инвентаризации.
№ 4. Подсчет циклов:
Циклическая инвентаризация — это процесс, с помощью которого предприятия подсчитывают части своих запасов, чтобы завершить полную инвентаризацию в течение временного цикла. Они не считают весь свой инвентарь сразу, а вносят незначительные коррективы в зависимости от того, что считают. Предприятия используют подсчет циклов только в постоянной системе, также известной как выборка. Из-за их неспособности установить базовый уровень они не используют подсчет циклов в системе периодической инвентаризации.
№ 5. Отслеживание покупок:
Закупки регистрируются либо в учете запасов сырья, либо в учете товаров в постоянной системе. Покупки регистрируются в учетной записи актива покупок в периодической системе без добавления какой-либо информации о подсчете единиц.
№ 6. Проведение расследований:
Транзакции доступны на очень детальном уровне в бессрочной системе. В результате вы можете легко проводить расследования ошибок, связанных с инвентаризацией. Поскольку периодическая система агрегирует данные на высоком уровне, эти исследования усложняются. Эти данные трудно использовать для выявления ошибок процесса.
Несмотря на то, что стандарты GAAP утверждают, что либо бессрочные, либо периодические системы подходят для любого бизнеса, каждая из них лучше подходит для организации разного размера. Поскольку бессрочные системы более чувствительны ко времени, они, как правило, лучше подходят для компаний с большими объемами продаж или несколькими точками розничной торговли. Периодические системы могут препятствовать принятию решений в этих организациях. Периодические системы лучше подходят для компаний, которые не испытывают медленных обновлений запасов.
Пример постоянной инвентарной системы
Использование беспроводных сканеров штрих-кода в продуктовом магазине является наиболее распространенным примером системы непрерывного учета. Как только транзакция сканируется в системе, она тут же записывается. Таким образом, фирмы могут легко рассчитать текущий и необходимый запас.
Запись в журнале для постоянной системы инвентаризации
Вы, вероятно, обнаружите, что ведете журнал операций при учете запасов. Для инвентарного учета вам потребуются самые распространенные журнальные записи, перечисленные ниже.
- Покупка товаров по себестоимости: запасы дебетуются, а кредиторская задолженность кредитуется, чтобы отразить покупку товаров по себестоимости.
- Оплата AP: запись в журнале, используемая для оплаты счета.
- Условия кредита: производители и оптовики обычно продают товары в кредит. Счет или счет-фактура продавца содержит эти условия кредита.
- Продажа товаров: когда компания продает товары, необходимо сделать две записи в журнале: одну для признания продажи, а другую для записи стоимости проданных товаров.
- Получение AR: Регистрируется получение дебиторской задолженности денежными средствами.
Преимущества и недостатки постоянной инвентаризации
По сравнению с другими методами постоянная инвентаризация позволяет более оперативно отслеживать запасы. Однако эта система требует последовательного ведения записей и мониторинга, и ее внедрение обходится дороже, чем альтернативные методы.
Ниже приведены некоторые способы, которыми постоянная инвентаризация может помочь вам сэкономить деньги:
- Нет необходимости регулярно закрывать объекты для проведения инвентаризаций.
- Данные отсканированных штрих-кодов помогают в прогнозировании запасов.
- Вы можете вести учет всех транзакций, предоставляя своим продуктам полную отчетность.
Несмотря на превосходство, постоянная инвентаризация не лишена недостатков. Есть еще способы потерять положительный контроль над запасами, даже несмотря на то, что существует постоянная автоматическая система отслеживания продуктов.
К недостаткам использования постоянной инвентаризации можно отнести следующее:
- Чтобы ваши данные были синхронизированы, вы все равно должны проводить ежегодную инвентаризацию.
- Каждая транзакция должна быть введена, что требует более последовательного ведения учета и мониторинга.
- Поскольку они требуют программного обеспечения и обучения, системы постоянной инвентаризации обходятся дороже, чем другие методы.
Когда использовать постоянную систему инвентаризации
Когда компании необходимо точно знать, сколько единиц товара всегда имеется на складе, следует использовать систему постоянного учета. Кроме того, это особенно важно, когда на складе имеется множество типов продуктов и значительные инвестиции в запасы. Без постоянной системы компания не сможет точно сказать своим клиентам, когда она сможет выполнить их заказы.
Это также полезная система для предприятий, которые быстро растут, поскольку этим организациям необходимо поддерживать жесткий контроль над своими инвестициями в оборотный капитал. Кроме того, любая компания, которая взяла на себя обязательство быстро выполнять заказы клиентов, требует тщательного понимания остатков своих запасов, что может обеспечить только постоянная система.
Кто использует постоянную систему инвентаризации?
Системы непрерывного инвентаризации предпочитают крупные компании с огромными запасами. Для развивающихся компаний, а также предприятий малого и среднего бизнеса, которым требуется масштабируемость, идеально подходят системы непрерывного учета.
Подсчет циклов, необходимый для периодической системы, сложен для больших корпораций.
Кроме того, компании с несколькими точками розничной торговли может быть проще контролировать запасы, когда база данных продуктов регулярно обновляется. Например, у продавца инструментов может быть покупатель, который ищет редкий тип гаечного ключа. Он имеет шесть точек по соседству. Он имеет информацию в режиме реального времени о том, на каких сайтах он может быть в наличии, используя постоянную систему, поэтому покупатель может быстро получить свой гаечный ключ, а не ездить из магазина в магазин в поисках его.
Другие предприятия, которым требуется постоянный запас, включают прямые поставки, при которых производители доставляют товары напрямую клиентам, или торговлю и распространение.
Как использовать постоянную систему инвентаризации
Компании должны создать систему, в которой каждая единица запасов вводится и вычитается по мере ее продажи для расчета запасов. POS-терминалы, сканеры штрих-кодов и программное обеспечение для постоянной инвентаризации должны использоваться для обновления расчетных запасов при каждой покупке и продаже продукта.
Система постоянной инвентаризации не может заменить периодическую физическую инвентаризацию, поскольку она оценивает запасы в наличии. В какой-то момент необходимо провести физическую инвентаризацию. Циклический подсчет или физический подсчет части запасов для использования в качестве базового уровня для проверки точности постоянной системы обычно используется предприятиями, использующими непрерывную систему запасов. Полная физическая инвентаризация будет завершена со временем.
Показатели, которые следует учитывать при выборе системы
Как вы могли догадаться из предыдущего раздела, существуют аргументы за и против постоянной инвентаризации. Жизнеспособность каждого случая зависит от конкретных аспектов вашей компании:
№1. Запасы и объем транзакций
Какой из этих двух подходов лучше для вас, в первую очередь определяется объемом имеющихся у вас запасов. Для большинства организаций с большими запасами преимущества системы непрерывного запаса перевешивают недостатки.
№ 2. Разнообразие мест
Если ваша компания работает из нескольких мест, управление запасами становится чрезвычайно сложным. Он часто меняет свой инвентарь.
№3. Бюджет
Ваше финансовое положение, несомненно, является наиболее заметным фактором. Если вы можете позволить себе инвестировать в первоначальные затраты на установку вечной системы, то есть.
Инфраструктура, необходимая для точной реализации этой стратегии, является существенной. Это происходит по цене, которую малый бизнес не может себе позволить.
Что такое постоянная система инвентаризации с примерами?
Постоянная инвентаризация — это практика непрерывного учета, которая регистрирует изменения запасов в режиме реального времени, устраняя необходимость в физической инвентаризации и обеспечивая точное отражение фактических запасов в учетных записях. Устройства ввода, такие как системы торговых точек (POS) и сканеры, используются складами для записи постоянных запасов.
Использует ли система непрерывного запаса LIFO или FIFO?
Да, как и метод «первым пришел — первым ушел» (FIFO), метод «последним пришел — первым ушел» (LIFO) можно использовать как в системах непрерывного учета, так и в системах периодического учета.
Какие существуют два типа систем непрерывного инвентаризации?
- FIFO
- LIFO
- Средневзвешенная стоимость
Что еще называют постоянным запасом?
Система непрерывной инвентаризации
Система управления запасами, которая позволяет предприятиям вести учет запасов в режиме реального времени, известна как система постоянного учета или система непрерывного учета.
Какова цель вечной системы?
Система постоянной инвентаризации — это компьютерная программа, которая постоянно оценивает ваши запасы на основе ваших электронных записей, а не физической инвентаризации.
Заключение
Вместо старой системы периодической инвентаризации с физическим подсчетом предприятия все чаще используют систему непрерывной инвентаризации для отслеживания запасов. Постоянные системы дороги в реализации, но в долгосрочной перспективе менее затратны и требуют меньше времени.
Основным недостатком бессрочных систем является невозможность отслеживать утерянные, поврежденные или украденные предметы, несмотря на преимущества постоянно обновляемой оценки запасов и взаимосвязи систем учета. Многие предприятия противодействуют этому, проводя периодические частичные инвентаризации, которые служат базой для постоянной системы и предназначены для обеспечения полной физической инвентаризации к концу периода.
Статьи по теме
- График амортизации, кредиты и расчеты
- Системы бухгалтерского учета: определения и руководство по лучшему программному обеспечению для бухгалтерского учета
- БУХГАЛТЕРСКОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: значение, лучшее программное обеспечение и степень
- INVENTORY TRACKER: значение, бесплатное программное обеспечение и таблица
- СИСТЕМА ОТСЛЕЖИВАНИЯ ЗАПАСОВ: передовой опыт
Рекомендации
