Программное обеспечение для расчета заработной платы для малого бизнеса: 5 лучших бесплатных программ для расчета заработной платы

Программное обеспечение для расчета заработной платы это система, используемая отдел кадров (HR) или специалистов по расчету заработной платы для управления всем жизненным циклом операций по расчету заработной платы от начала до конца. Вот некоторые из наиболее важных функций, преимуществ и факторов программного обеспечения для расчета заработной платы, которые следует учитывать при выборе лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы для вашего малого бизнеса. Кроме того, у нас есть обзор 5 бесплатных программ для расчета заработной платы для малого бизнеса.

Определение программного обеспечения для расчета заработной платы

Любой эксперт по кадрам или расчету заработной платы скажет вам, что обработка расчета заработной платы влечет за собой больше, чем просто расчет зарплаты. Каждый месяц выполняется ряд повторяющихся обязанностей, начиная от регистрации сотрудников в платежной ведомости компании и заканчивая гарантией безупречного соблюдения и поддержания учетные ведомости до выхода. Программное обеспечение для расчета заработной платы позволяет профессионалам легко отслеживать все эти задачи из одного места.

Важность программного обеспечения для расчета заработной платы для малого бизнеса

Обработка расчета заработной платы и управление ею включают в себя широкий спектр действий для защиты самого ценного актива компании — ее сотрудников. Это становится сложным, трудоемким и иногда ошибочным, когда выполняется вручную, с использованием устаревшей системы или с помощью электронной таблицы. Специальное программное обеспечение для расчета заработной платы помогает специалистам по расчету заработной платы оптимизировать другие обязанности по расчету заработной платы, позволяя HR и владельцам малого бизнеса высвободить время для важных бизнес-проектов.

№1. Автоматизация расчета заработной платы

Когда вы делаете расчет заработной платы вручную, вы оставляете дверь открытой для непреднамеренных ошибок, которые могут быть очень дорогостоящими. Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать как сложные, так и простые действия, позволяя вам лучше управлять расчетом заработной платы в вашем бизнесе. Хорошее программное обеспечение для расчета заработной платы делает процесс упорядоченным, простым и эффективным, от подготовки платежной ведомости до закрытия периода оплаты в вашем бизнесе.

№ 2. Отслеживание расходов на оплату труда

Заработная плата – это текущие расходы любой фирмы. По мере того, как ваша компания расширяется, ваши расходы на заработную плату растут, и вам требуется полное понимание одного из самых значительных вкладов в ваш отчет о прибылях и убытках месяц за месяцем. Программное обеспечение для расчета заработной платы может предоставить все эти отчеты, от реестров заработной платы сотрудников до уставов и выплат бонусов, позволяя вам отслеживать расходы до последней рупии.

№3. Делаем налоги менее обременительными

Мы видели случаи, когда фирмы штрафовали за неуплату налогов. Программное обеспечение для расчета заработной платы поможет вам адаптироваться к новому налоговому законодательству, выбрать законы, которые будут применяться к вашей организации, контролировать взносы в ПФ и многое другое. Иногда дифференциация налога на заработную плату и подоходного налога может быть утомительной. вы можете узнать больше через этот пост в блоге. При этом ваша компания может быть уверена, что она всегда делает точные налоговые вычеты.

№ 4. Интеграция с соответствующими бизнес-приложениями

Каждый месяц сотрудники по расчету заработной платы работают с несколькими командами, чтобы получить данные для обработки платежной ведомости. Процедура сложная и трудоемкая, а с растущей фирмой будет только сложнее. Безопасная интеграция позволяет вам получать доступ к данным многих команд в одном месте. Программное обеспечение для расчета заработной платы, тесно связанное с платформами управления персоналом и бухгалтерского учета, позволяет объединить три отдельных, но важных отдела под одной крышей.

№ 5. Безопасность ваших данных о заработной плате

Система начисления заработной платы содержит конфиденциальную информацию о ваших сотрудниках, такую ​​как заработная плата, налоги, банковские счета и так далее. Программное обеспечение для расчета заработной платы с точным контролем доступа может улучшить целостность данных о заработной плате. Вы можете различать множество обязанностей, которые выполняет каждый отдел, и предотвращать нежелательный доступ. Обеспечьте безопасную совместную работу с персоналом, покажите тот же интерфейс, но ограничьте доступ сотрудников по начислению заработной платы только к тому, что им нужно видеть в зависимости от их работы.

Особенности программного обеспечения для расчета заработной платы для малого бизнеса

№1. Упрощенная адаптация сотрудников

Каждый день, как специалист по кадрам, вы завалены бумажной работой. Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно позволять вам быстро регистрировать людей в платежной ведомости, предоставляя вам полную информацию о профиле сотрудника в одном месте. Это может включать общую информацию, данные о заработной плате, информацию о налогах и платежах и так далее.

№ 2. Заработная плата сотрудников может быть настроена.

Иерархия вашей организации может простираться от топ-менеджеров до стажеров. Обновленное программное обеспечение для расчета заработной платы позволит вам настраивать заработок, надбавки, отчисления, возмещения и гибко планы льгот к политике вашей компании.

№3. Заработная плата запускается одним щелчком мыши

Когда вы будете готовы запустить свою зарплату, программное обеспечение должно выполнить множество задач, связанных с заработной платой, одним щелчком мыши. Это означает, что расчет заработной платы должен быть автоматизирован, налоги должны рассчитываться в соответствии с последним налоговым законодательством. Кроме того, платежные ведомости, зарплаты и бухгалтерские записи по заработной плате должны обрабатываться автоматически.

№ 4. Выплата зарплаты через интернет

Своевременная выплата заработной платы важна для любой компании. Программное обеспечение для расчета заработной платы, имеющее активные связи с авторитетными банками, может помочь вам с небезопасными и своевременными переводами заработной платы для всех ваших сотрудников. Некоторое программное обеспечение даже позволяет вам заранее отправлять зарплату выбранным сотрудникам в дополнение к вашим обычным циклам оплаты, что позволяет вам реагировать на изменение ситуации с работниками.

№ 5. Самообслуживание для сотрудников

Теперь это необходимо для программного обеспечения для расчета заработной платы, поскольку эти порталы по своей сути являются цифровыми, что позволяет вам сэкономить значительное количество времени. Сотрудники могут использовать порталы самообслуживания для получения своих платежных ведомостей и налоговых листов, подачи инвестиционных деклараций и доказательств, требования возмещения и получения напоминаний о крайних сроках в режиме реального времени.

№ 6. Управление отпусками и посещаемостью

Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно позволять вам удобно управлять данными об отпусках и посещаемости ваших сотрудников в вашей бизнес-организации. Это может быть либо через соединение с HRMS, либо через возможность принимать входные данные из электронных таблиц по данным об отпусках и посещаемости. Ваш персонал по начислению заработной платы может выполнять свою задачу быстрее, автоматически получая данные об отпусках из системы HRMS.

№ 7. Предварительно оформленные налоговые декларации

Чтобы у вашей фирмы была чистая налоговая отчетность, ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно автоматически предоставлять отчеты по всем основным законам (PF, ESI, LWF, PT). Эти предварительно отформатированные налоговые отчеты могут помочь вам в заполнении порядок подачи налоговой декларации быстро, что сэкономит вам значительное количество времени при организации документов. Будет намного лучше, если вы сможете поделиться отчетами со своими аудиторами.

Факторы, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для расчета заработной платы для вашего бизнеса.

Выбор лучшей системы расчета заработной платы является важной инвестицией для любого бизнеса, независимо от того, насколько он велик или мал. Сложная и неэффективная система будет пустой тратой времени и денег. Вот некоторые из наиболее важных переменных, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для расчета заработной платы.

№1. Бесплатный пробный период

Вы должны быть в состоянии проверить воду с помощью полнофункциональной бесплатной пробной версии программного обеспечения для расчета заработной платы, которое вы выбираете для своего бизнеса. Прежде чем принять решение, вы должны немедленно добавить несколько сотрудников, построить некоторые структуры заработной платы, настроить график оплаты и выполнить тестовый прогон оплаты.

№ 2. Простой в использовании

Поскольку HR-специалисты уже ограничены во времени, кривая обучения программному обеспечению для расчета заработной платы должна быть как можно ниже. Простой пользовательский интерфейс, контекстная индикация функций и простой пользовательский интерфейс гарантируют, что вы сможете быстро ориентироваться в программном обеспечении для расчета заработной платы в своем бизнесе.

№3. Масштабируемость

При рассмотрении программного обеспечения для расчета заработной платы для вашего бизнеса помните о долгосрочной перспективе. Вы не можете переключаться с одного поставщика на другого каждый месяц или год. В зависимости от объема данных миграция может быть сложной и трудоемкой. Программное обеспечение для расчета заработной платы, которое вы используете, должно соответствовать вашей цели роста и должно масштабироваться вместе с вами.

№ 4. Доступный

Выберите облачное программное обеспечение для расчета заработной платы для своего бизнеса, которое позволит вам получать доступ к информации из дома или в путешествии, используя только подключение к Интернету, веб-браузер и подходящее устройство, такое как мобильный телефон или планшет. Это позволяет вам получать доступ к своим данным из любого места в любое время. Сотрудники могут следить за вашими объявлениями и получать доступ к своим платежным ведомостям в мобильных версиях облачные инструменты даже когда их нет в офисе.

№ 5. Безопасный

Начисление заработной платы включает в себя хранение некоторых из наиболее конфиденциальных данных ваших сотрудников, таких как личная информация, банковская информация, данные о заработной плате и номера личных счетов (PAN). Выберите известного поставщика, который серьезно относится к безопасности, чтобы защитить данные ваших сотрудников. Поставщик должен соответствовать международным стандартам безопасности, включая сертификат безопасности ISO/IEC 27001, поэтому вы можете быть уверены, что он придерживается процессов высшего уровня.

№6. Служба поддержки

Это не проблема. Вы имеете дело с зарплаты каждый месяц, и команда поддержки должна быть в состоянии помочь вам, когда вам это нужно. Подойдите к продавцу и узнайте, есть ли у него хорошая система поддержки. Узнайте, насколько просто связаться с ними, будь то по электронной почте, в чате или по телефону, и выберите поставщиков, которые хорошо известны своей выдающейся помощью.

5 лучших бесплатных программ для расчета заработной платы для малого бизнеса

№1. БамбукHR

Вместо того, чтобы тратить часы каждый месяц на передачу данных вручную и беспокоиться о точности, BambooHR делает администрирование заработной платы простым, быстрым и беззаботным. Обновления данных BambooHR сразу поступают в платежную ведомость, практически исключая дублирование данных. Кроме того, с полной отчетностью по заработной плате, исключительным обслуживанием клиентов и полным спектром налоговых деклараций вы сэкономите время и нервы при настройке платежной ведомости, что позволит вам сосредоточиться на других жизненно важных задачах.

№2. Paychex Flex

Paychex Flex — это комплексное программное обеспечение для расчета заработной платы и управления персоналом, которое вы можете расширять или адаптировать по мере расширения вашего бизнеса. Используйте его для расчета заработной платы и интеграции управления персоналом, пенсионного обеспечения и страхования с услугами, адаптированными к вашим потребностям и нашим экспертным знаниям правил, которые могут повлиять на вашу организацию. В течение ограниченного времени получите три месяца бесплатной обработки программного обеспечения для расчета заработной платы.

№3. Смак

Gusto — это передовое онлайн-программное обеспечение для управления персоналом, которое помогает малым предприятиям управлять своим персоналом. Наши инструменты и услуги помогут вам в адаптации, оплате, страховании и привлечении вашей рабочей силы на единой, интегрированной, удобной платформе, используемой более чем 100,000 XNUMX современных предприятий. Gusto превращает заботу о вашей рабочей силе в приятное занятие, а также помогает вам управлять прибылью и соблюдать требования. Каким бы сложным ни был сценарий, вы почувствуете себя профессионалом. Сотрудничайте с Gusto, чтобы создать рабочее место, где все будут процветать.

№4. SurePayroll

Платежная ведомость для малого бизнеса SurePayroll — это ведущее онлайн-программное обеспечение для расчета заработной платы для малого бизнеса по всей стране. Удостоенная наград команда службы поддержки клиентов, базирующаяся в США, обеспечивает персонализированную поддержку по телефону, электронной почте и в чате. Платежная ведомость для малого бизнеса оптимизирует и обеспечивает процесс, позволяя быстро и без усилий вносить платежную ведомость из любого места в любое время. Получите 2-месячную бесплатную пробную версию.

№ 5. Программное обеспечение Патриот для расчета заработной платы

Patriot Software предоставляет онлайн-услуги по расчету заработной платы, которые помогут вам сэкономить время и деньги в вашем бизнесе. Сделано для владельцев малого бизнеса в США с числом сотрудников от 1 до 100. Выберите наиболее подходящий для вас вариант начисления заработной платы: Базовая начисление заработной платы: ежемесячная плата в размере 10 долларов США плюс 4 доллара США за каждого дополнительного сотрудника. Заработная плата с полным спектром услуг: ежемесячная плата в размере 30 долларов США плюс 4 доллара США за сотрудника. Зарплатные чеки могут быть депонированы непосредственно на ваш банковский счет или распечатаны.

Существуют ли какие-либо ограничения использования программного обеспечения для расчета заработной платы для малого бизнеса?

Может быть ограничение на количество сотрудников, которые могут быть обработаны программным обеспечением для расчета заработной платы, разработанным для малого бизнеса, ограниченными возможностями настройки и отсутствием надежных вариантов отчетности.

Каков процесс перехода от ручного расчета заработной платы к использованию программного обеспечения для расчета заработной платы?

При переходе от обработки платежной ведомости вручную к использованию программного обеспечения для расчета заработной платы важно учитывать все шаги, связанные с внесением изменений, такие как сравнение различных вариантов, создание учетной записи, ввод информации о сотруднике, тестирование программного обеспечения и, наконец, обработка платежной ведомости. .

Что следует учитывать при выборе программного решения для расчета заработной платы?

Подумайте о том, сколько у вас сотрудников, какой расчет заработной платы вам нужен, совместимо ли программное обеспечение с вашим бухгалтерским программным обеспечением, сколько оно будет стоить и насколько хорошо они будут поддерживать вас после продажи при выборе решения для расчета заработной платы. .

Как мне начать использовать программное обеспечение для расчета заработной платы в моем малом бизнесе?

Изучите доступные варианты, сравните функции и цены, зарегистрируйте учетную запись и настройте информацию о сотрудниках и параметры обработки заработной платы, чтобы начать работу с программным обеспечением для расчета заработной платы для вашего малого бизнеса.

Каковы требования к совместимости для использования программного обеспечения для расчета заработной платы?

Программное обеспечение для расчета заработной платы, которое вы используете, будет определять системные требования для его запуска. Доступ в Интернет, подходящая операционная система и подходящий веб-браузер — все это примеры типичных предварительных требований.

Программное обеспечение для расчета заработной платы для малого бизнеса. Часто задаваемые вопросы

Статьи по теме

1. Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате
2. Как обналичить кассовый чек: все, что вам нужно знать
3. Что такое двухнедельная оплата? Сравнения, расчеты, плюсы и минусы
4. WAVEAPPS: подробный обзор бухгалтерского учета (+ руководство по использованию)
5. Программное обеспечение для прогнозирования продаж: 15+ лучших вариантов на 2023 год (+ бесплатные советы)