Когда дело доходит до платежная ведомость, у вас есть много вещей, которые нужно отметить в вашем списке дел. Оплата труда сотрудников может состоять из множества шагов, от сбора табелей учета рабочего времени до распространения платежных квитанций. Однако после того, как вы заплатили своим сотрудникам, ваш контрольный список заработной платы еще не завершен. Вы также должны подавать отчеты о заработной плате, будь то сертифицированные, квартальные или годовые отчеты. Продолжайте читать, чтобы узнать, что такое отчет о заработной плате и какие формы вы должны подавать.
Что такое отчет о заработной плате?
IRS и большинство штатов требуют, чтобы предприятия представляли ежеквартальные и годовые отчеты о заработной плате, которые предназначены исключительно для целей налогообложения. Когда вы подаете заявку на бизнес-кредит, кредитор почти наверняка запросит отчет о заработной плате с подробным описанием вознаграждения сотрудников. Сотрудники, а также Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), ожидают, что вы будете предоставлять отдельные отчеты о заработной плате, известные как платежные квитанции, с каждой зарплатой.
Отчеты о заработной плате - это документы, содержащие сводку данных о заработной плате, отчеты о заработной плате различных типов помогают владельцам бизнеса, кредиторам и правительствам анализировать затраты на заработную плату.
Программные решения для расчета заработной платы предоставляют различные отчеты по заработной плате, включая годовой отчет, который может быть создан на лету. Давайте взглянем на некоторые из наиболее распространенных отчетов о заработной плате, с которыми вы столкнетесь как владелец малого бизнеса. Отчет о заработной плате можно делать еженедельно, раз в две недели, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Выбор зависит исключительно от размера вашего бизнеса.
Типы отчетов о заработной плате
Сколько существует различных типов отчетов о заработной плате? Перефразируя характер Линдси Лохан в «Дрянных девчонках», «границы не существует».
Ниже приводится базовая классификация наиболее распространенных видов отчетов по заработной плате.
№1. Отчеты по заработной плате по всей компании
Реестр заработной платы предоставляет обзор расходов работодателя на заработную плату. Он разбивает компенсацию, вычеты и налоги на их самые основные компоненты. Это отчет, к которому можно обратиться, если вы хотите узнать, сколько часов отработали все ваши сотрудники в последний платежный период или сколько ваша компания заплатила налогов в соответствии с Федеральным законом о страховых взносах (FICA) в предыдущем квартале.
Поскольку реестры платежных ведомостей содержат так много информации, сомнительно, что вы захотите поделиться ею с третьим лицом, например с кредитором. Прежде чем распространять личную информацию о своих сотрудниках за пределами своих четырех стен, отредактируйте ее.
Отчеты по заработной плате в масштабах компании не относятся ко всем решениям для расчета заработной платы одинаково. Журнал заработной платы - это разговорный термин для регистра заработной платы.
№ 2. Отчеты, адаптированные для отдельных сотрудников
Платежные квитанции, часто называемые отчетами о доходах сотрудников, включают в себя заработную плату, налоги и отчисления отдельных сотрудников. Платежные квитанции, в отличие от реестра заработной платы, показывают заработную плату каждого сотрудника по отдельности, что дает вам более детальное представление о деятельности вашей компании по начислению заработной платы.
Сотрудники должны иметь доступ к своим платежным квитанциям в соответствии с FLSA. Они помогают сотрудникам понять, как рассчитываются их зарплаты, и часто используются для демонстрации доходов при подаче заявок на аренду и кредиты.
№3. Табель учета рабочего времени для сотрудников
Отчеты о рабочем времени сотрудников используются владельцами малого бизнеса, чтобы определить, сколько часов их сотрудники отработали за определенный период. В зависимости от создаваемого вами отчета он может включать информацию о том, что человек делал в часы.
При оценке производительности труда сотрудников аналитика, владельцы производственного бизнеса должны сверяться со своими отчетами о рабочем времени сотрудников. Когда вы сравните рабочее время ваших сотрудников с количеством готовой продукции, произведенной за тот же период времени, вы увидите, насколько продуктивно они работали.
№ 4. Отчеты о потребности в денежных средствах
Отчет о потребности в наличных деньгах информирует владельцев бизнеса о сумме денежных средств, необходимых для выплаты заработной платы. В нем описывается, как средства распределяются между прямым депозитом, налогами и другими отчислениями. Проверка этого отчета должна стать частью вашей практики управления заработной платой.
№ 5. Налоговые декларации по заработной плате
Отчеты по налогу на заработную плату представляют собой годовые и квартальные отчеты о заработной плате, которые владельцы бизнеса представляют федеральным, государственным и местным органам власти для передачи обязательств по заработной плате и вознаграждения сотрудников.
Ниже приведены наиболее распространенные отчеты по федеральному налогу на заработную плату:
- Форма 940: годовой отчет о заработной плате по налогу в соответствии с Федеральным законом о налоге на безработицу (FUTA).
- Форма 941 представляет собой ежеквартальный отчет о заработной плате для FICA и удержания федерального подоходного налога.
- Форма W-2: годовой отчет о заработной плате сотрудников и удержанных налогах.
Почти наверняка у каждого федерального отчета по налогу на заработную плату есть аналог штата. Обратитесь в налоговую инспекцию штата, чтобы убедиться, что вы не пропустили ежеквартальный отчет штата о заработной плате.
№ 6. Отчеты о заработной плате по программе защиты зарплаты (PPP)
Чтобы претендовать на прощение кредитов ГЧП, малые предприятия должны соответствовать определенным критериям. Системы программного обеспечения для расчета заработной платы могут предоставлять отчеты PPP, которые включают всю информацию, необходимую для подачи заявки на кредит PPP и прощение.
Отчеты PPP помогают владельцам бизнеса рассчитать суммы кредита, анализируя данные о заработной плате за 2019 или 2020 год. Когда придет время запросить прощение долга, программное обеспечение для расчета заработной платы создаст еще один отчет с подробным описанием того, сколько вы потратили на заработную плату в течение покрытого срока кредита в 8 или 24 недели. .
№ 7. Сертифицированные отчеты о заработной плате
Подрядчики и субподрядчики, работающие над государственными строительными проектами, обязаны еженедельно представлять сертифицированные отчеты о заработной плате. Большинство правительств разработали пустые формы, которые вы можете заполнить и подписать. WH-347 — это утвержденная на федеральном уровне форма отчета о заработной плате.
При заполнении утвержденных на федеральном уровне отчетов о заработной плате внимательно следуйте требованиям Министерства труда. Поскольку соответствие отчетности о заработной плате имеет решающее значение, обратитесь за помощью к бухгалтеру в первый раз, когда вас попросят предоставить заверенный отчет о заработной плате.
Что указать в отчете о заработной плате
Эти три элемента информации помогут вам улучшить отчеты о заработной плате.
№1. Сравнение данных
Когда есть с чем сравнивать данные, они становятся более значимыми. Рассмотрите возможность сравнения ваших данных с данными за тот же период прошлого года или предыдущего периода.
Если вы когда-либо просматривали проверенные финансовые отчеты публичной компании, вы увидите, что данные как минимум за два года накладываются друг на друга. Сравнение помогает потенциальным инвесторам определить, улучшается ли финансовое положение компании, ухудшается или остается стабильным.
Сопоставимые данные также полезны для изучения расходов на заработную плату. Например, когда есть базовый уровень для сравнения с новой информацией, вы с большей вероятностью выявите проблемы с заработной платой.
№ 2. Данные за весь год
Владельцы бизнеса, заботящиеся о бюджете, — и все владельцы бизнеса должны быть такими — должны включать ежегодную статистику и отчеты в свои формы заработной платы.
Многие фирмы, например, составляют ежеквартальные отчеты по заработной плате для всей компании, чтобы отслеживать расходы на заработную плату. Мне нужно знать, сколько я потратил на зарплату с января, если я готовлю отчет о заработной плате за третий квартал. Таким образом, я смогу увидеть, доживу ли я до декабря, не подорвав свой бизнес-бюджет.
№3. Охватываемые периоды оплаты
Укажите периоды оплаты, о которых вы сообщаете, в начале каждой формы расчета заработной платы. Вместо «Ежеквартальный отчет о заработной плате» переименуйте свой отчет по реестру заработной платы в «Отчет о заработной плате за 1 квартал 2021 года».
Как составить отчет о заработной плате
Отчеты о заработной плате бывают разных форм и размеров. Вот как можно структурировать отчет о зарплате, каким бы он ни был.
№1. Определите необходимую информацию.
Начните с определения данных, которые необходимо передать третьей стороне или проанализировать внутри компании. Когда вы сообщаете третьим сторонам, вы не всегда хотите включать больше информации, чем они запросили.
Предположим, вы ищете бизнес-кредит и должны предоставить отчет о заработной плате с подробным описанием ваших расходов на заработную плату за предыдущие четыре квартала. Вы не хотели бы представлять полный реестр заработной платы, потому что он будет включать имена сотрудников, взносы в пенсионные планы и множество другой посторонней информации. Вам лучше иметь краткий отчет, в котором подробно описаны доходы сотрудников, налоги работодателя и дополнительные льготы, предоставляемые работодателем.
№ 2. Выберите период времени
Если вы не используете формы IRS для создания отчета по налогу на заработную плату, вы можете определить отчетный период.
Например, может быть предпочтительнее генерировать 12 ежемесячных отчетов по заработной плате для вашего кредитора, а не четыре ежеквартальных отчета. Это дает вам более эффективный способ объяснить колебания расходов на заработную плату.
№3. Введите информацию о заработной плате
Теперь, когда пришло время подготовить отчет о заработной плате, позвольте мне познакомить вас с Microsoft Excel, лучшим другом каждого бухгалтера. Изучите шаблоны Excel, доступные в Интернете, на предмет того, что отдаленно напоминает то, что вы пытаетесь создать, а затем адаптируйте его в соответствии со своими потребностями.
После того, как вы создали свой шаблон, введите данные из вашей системы расчета заработной платы. Если вы вводите данные вручную, будьте осторожны, чтобы не совершить ошибку транспонирования.
№ 4. Изучите результаты
Когда вы закончите писать отчет, просмотрите его еще раз на наличие ошибок и посмотрите, какие выводы вы можете сделать. Были ли ваши расходы на заработную плату больше или меньше, чем ожидалось? Почему?
Если вы пишете отчет для третьей стороны, подумайте, какую историю представляет отчет. Если кредитор или инвестор задает вам наводящий вопрос о финансовых документах вашей компании, вы хотите быть экспертом.
Как я могу подать отчет о заработной плате в правительство?
Способы подачи данных о заработной плате в правительство различаются в зависимости от юрисдикции и типа отчета. Возможно, вам придется заполнить документы, связанные с федеральными налогами и налогами штата, а также с пособиями по безработице и рабочими. Эти формы можно подавать в режиме онлайн либо непосредственно правительству, либо через службу налоговой отчетности. Если вы хотите подать отчет о заработной плате вовремя и точно, вам следует поговорить с бухгалтером или специалистом по заработной плате.
Как я могу убедиться, что мой отчет о заработной плате точен?
Чтобы ваш отчет о заработной плате был точным, важно вести точный учет отработанных часов сотрудников, сверхурочных, больничных и других видов отпусков. Вы также должны регулярно просматривать свои отчеты о заработной плате и сравнивать их с вашими записями о заработной плате, чтобы выявить любые расхождения. Кроме того, вы можете рассмотреть возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы, чтобы автоматизировать процесс расчета заработной платы и снизить риск ошибок.
Что такое сводный отчет по заработной плате?
Целью сводного отчета по заработной плате является предоставление обзора общих затрат на заработную плату за определенный период времени. Вы можете ожидать увидеть такие детали, как общее количество сотрудников, общую сумму налогов на заработную плату, общую сумму выплаченных пособий и общую сумму выплаченной заработной платы. Общепринятой практикой для предприятий является использование сводного отчета по заработной плате, чтобы следить за расходами на заработную плату, вносить необходимые коррективы и составлять финансовые отчеты.
В чем разница между отчетом о заработной плате и формой W-2?
Заработная плата, оклады, льготы и налоги — это лишь некоторые из компонентов, составляющих то, что в совокупности известно как расходы на заработную плату, и все они могут быть найдены в отчете, который называется справкой о заработной плате. Однако в конце года сотрудники получат форму W-2 от своих работодателей. В форме W-2 работника указывается не только сумма удержанных федеральных, государственных и местных налогов, но и сумма платежей по социальному обеспечению и программе Medicare.
Что такое отчет о сверке заработной платы?
Счет заработной платы в главной бухгалтерской книге компании может быть сверен с записями о заработной плате с помощью отчета о сверке заработной платы. Если есть какие-либо расхождения между записями о заработной плате и главной книгой, этот отчет может быть использован для их поиска и исправления. Если вы хотите убедиться, что ваши платежные ведомости и финансовые отчеты верны, вам необходимо использовать отчет о сверке заработной платы.
Обзор
Отчеты о заработной плате помогают владельцам бизнеса лучше понять затраты на оплату труда сотрудников их фирм. Разбивая расходы на заработную плату различными способами, можно многому научиться, поэтому не пренебрегайте аналитическим процессом при подготовке отчетов по заработной плате.
Часто задаваемые вопросы об отчете о заработной плате
Что должно быть отражено в отчете о заработной плате?
Хорошая платежная ведомость — это документ, который работодатели используют для проверки своих налоговых обязательств или перепроверки финансовых данных. Он может включать в себя такие информация о ставках заработной платы, отработанных часах, начисленных сверхурочных, налогах, удержанных из заработной платы, налоговых взносах работодателя, остатках отпусков и т. д..
Как сделать отчет по зарплате?
Создавай сводный отчет по заработной плате
- Перейдите в меню «Отчеты».
- Найдите раздел «Заработная плата», затем «Сводка по заработной плате».
- Установите диапазон дат в раскрывающемся списке.
- Выберите одного сотрудника или группу сотрудников.
- Наконец, выберите «Выполнить отчет».
Какие отчеты по заработной плате сдаются ежегодно?
Годовые отчеты по заработной плате. Налоговые формы, используемые для отчетности по налогам на безработицу, доходам W-2 и платежам независимым подрядчикам. представляются ежегодно. Они должны быть внесены в первом квартале следующего года.
