Как начать начисление заработной платы для малого бизнеса, это вопрос, который приходит в голову каждому предпринимателю. Заработная плата — это процесс оплаты труда сотрудников компании, который включает в себя учет отработанных часов, расчет заработной платы и выплату средств сотрудникам посредством прямого депозита или чека.
Однако предприятия должны вести бухгалтерский учет для регистрации заработной платы, удержанных налогов, премий, компенсаций за сверхурочную работу, больничных и отпускных. Компании должны откладывать и регистрировать сумму налогов Medicare, Social Security и пособий по безработице, которые должны быть уплачены правительству.
Многие предприятия используют программное обеспечение для расчета заработной платы, чтобы отслеживать своих сотрудников. API используется для ввода часов работы сотрудника, а их компенсация обрабатывается и отправляется на их банковские счета.
Услуги по расчету заработной платы отдаются на аутсорсинг многими средними и крупными предприятиями для упрощения процесса. Работодатели отслеживают, сколько часов работает каждый сотрудник, и сообщают об этом в службу расчета заработной платы. Общая сумма, подлежащая выплате работнику, рассчитывается службой расчета заработной платы в день выплаты жалованья на основе количества часов или недель, отработанных в течение платежного периода, и ставки заработной платы. Служба вычитает налоги и другие удержания из доходов сотрудников до их выплаты.
Тем не менее, это руководство о том, как начать начисление заработной платы для малого бизнеса в 2023 году, поможет вам с большей уверенностью подойти к этому захватывающему, но пугающему процессу, что позволит вам в конце концов нанять необходимую помощь.
Понимание расчета заработной платы
Заработная плата — это компенсация, которую компания должна своим сотрудникам за определенный период времени или в определенный день. Обычно им управляет бухгалтерия компании или отдел кадров. Начислением заработной платы в небольшой фирме может заниматься владелец или партнер.
Расчет заработной платы, вознаграждения работникам, страхование и бухгалтерские функции, такие как удержание налогов, все чаще передаются на аутсорсинг специализированным организациям.
Самостоятельное начисление заработной платы вашей компании дешевле, но требует много времени и подвержено ошибкам.
Если вы хорошо разбираетесь в цифрах, возможно, вы сможете сами платить своим сотрудникам. Однако, учитывая вероятность ошибок в расчете заработной платы (и связанных с этим штрафов), убедитесь, что вы полностью удовлетворены тем, что вам нужно сделать, прежде чем погрузиться в работу.
Как начать начисление заработной платы
- Получите идентификационный номер работодателя (EIN)
- Проверьте, нужны ли вам государственные/местные идентификаторы
- Независимый подрядчик или сотрудник
- Позаботьтесь о документах сотрудников
- Определитесь с периодом оплаты
- Тщательно задокументируйте условия вознаграждения сотрудников
- Выбор системы начисления заработной платы
- Заработная плата
- Получить ведение записей
- Сообщить о налогах на заработную плату
№1. Получите идентификационный номер работодателя (EIN)
Перед набором персонала вы должны получить идентификационный номер работодателя (EIN) в IRS. EIN также известен как налоговый идентификатор работодателя или форма SS-4. EIN необходим для подачи налоговых и других документов в налоговую службу. Кроме того, при подаче сведений о своих сотрудниках в государственные органы требуется ИНН. Вы можете подать заявку на EIN через Интернет или напрямую связавшись с налоговой службой.
№ 2. Проверьте, нужны ли вам государственные/местные идентификаторы
Для уплаты налогов некоторым штатам и местным органам власти необходимо, чтобы предприятия получали идентификационные номера.
№3. Независимый подрядчик или сотрудник
Признайте разницу. Убедитесь, что вы понимаете разницу между независимым подрядчиком и наемным работником. Различие между ними не всегда ясно с юридической точки зрения, и оно влияет на то, как вы удерживаете подоходный налог, платите налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь и платите налоги по безработице.
№ 4. Позаботьтесь о документах сотрудников
Форма W-4 «Удержание федерального подоходного налога» требуется для новых работников. Ваш сотрудник должен заполнить форму и вернуть ее вам, чтобы вы могли вычесть соответствующую сумму федерального подоходного налога из его зарплаты.
№ 5. Определитесь с периодом оплаты
У вас вполне может быть ручной процесс, но установка периода оплаты (ежемесячно или раз в два месяца) иногда диктуется законодательством штата, при этом платежи раз в два месяца являются наиболее распространенными. Даже если ваш сотрудник не работает весь период, IRS обяжет вас удержать подоходный налог за этот период времени.
№ 6. Тщательно задокументируйте условия вознаграждения сотрудников
При настройке платежной ведомости подумайте о том, как вы будете использовать оплачиваемый отпуск (который не требуется по закону, но предоставляется большинством предприятий), как вы будете отслеживать рабочее время сотрудников, будете ли вы платить за это время и каким образом, а также другие деловые соображения. Другие компенсации работникам и деловые расходы, такие как страховые взносы по плану медицинского страхования и пенсионные выплаты, также должны браться из заработной платы сотрудников и выплачиваться соответствующим организациям.
№ 7. Выбор системы начисления заработной платы
Администрирование заработной платы требует высокого уровня точности и внимания к деталям, поэтому стоит провести некоторое исследование, чтобы узнать о ваших возможностях. Начните с опроса других владельцев бизнеса, какой подход они используют, и есть ли у них какие-либо предложения по настройке и управлению платежной ведомостью. В большинстве случаев ваши варианты управления заработной платой выполняются внутри компании или на стороне. Вы, как работодатель, несете ответственность за отчетность и уплату всех налогов на заработную плату, независимо от того, какой вариант вы выберете.
№8. Заработная плата
Вы можете приступить к расчету заработной платы после того, как соберете все документы и информацию. Вы можете либо ввести информацию самостоятельно, либо передать ее своему бухгалтеру, в зависимости от того, какую систему расчета заработной платы вы используете.
№9. Получите ведение учета
В соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата работодатели обязаны хранить определенные записи в течение определенных периодов времени. Формы W-4 (в которых сотрудники указывают свой статус удержания налога) должны, например, храниться в файле для всех активных сотрудников, а также в течение трех лет после увольнения сотрудника. W-2, копии поданных налоговых форм, а также даты и суммы всех налоговых депозитов должны быть сохранены.
№10. Сообщить о налогах на заработную плату
Ежеквартально или ежегодно вы должны представлять в соответствующие органы несколько налоговых отчетов по заработной плате. Посетите Налоговый справочник работодателя Налогового управления США для получения дополнительной информации, в которой содержатся четкие указания по всем обязательствам по подаче налоговых деклараций в федеральные органы. Для получения подробной информации о требованиях к налоговой отчетности для работодателей обратитесь в налоговый департамент вашего штата.
Как начать расчет заработной платы для малого бизнеса
Вот шаги о том, как начать начисление заработной платы для малого бизнеса:
Просмотрите веб-сайт Министерства труда США.
Большинство фирм в Соединенных Штатах подчиняются определенным правилам. Среди прочего, эти ограничения включают закон о минимальной заработной плате, Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, а также правила сверхурочной работы.
Просмотрите область Темы Сайт Министерства труда США чтобы начать настройку платежной ведомости малого бизнеса. Затем перейдите в раздел Советника по плакатам FirstStep законов DOL, чтобы выяснить, какие плакаты вам нужно разместить, чтобы соответствовать федеральным требованиям к трудоустройству.
Просмотрите веб-сайт Министерства труда для вашего штата.
В то время как федеральный закон о занятости регулируется Министерством труда США, в каждом штате действует свой собственный свод законов о труде. При настройке платежной ведомости для вашего малого бизнеса вы должны знать как федеральные правила, так и правила штата.
Что делать, если информация на веб-сайте Министерства труда вашего штата отличается от информации на веб-сайте Министерства труда США? В общем, закон благоприятствует работнику, поэтому вы должны следовать правилам, которые приносят ему или ей наибольшую пользу. Например, если сотрудник работает более 40 часов в неделю, федеральный закон требует оплаты сверхурочной работы. Однако в некоторых юрисдикциях требуется оплата сверхурочных в зависимости от количества часов, отработанных в день.
В случае сомнений проконсультируйтесь со своим бухгалтером или юристом по трудовым спорам, знакомым с законами вашего штата. Это не только убережет вас от проблем с законом, но и обеспечит справедливое обращение с вашими сотрудниками, что сделает вашу рабочую силу более счастливой.
Определите график выплаты заработной платы
Расчет заработной платы обычно производится еженедельно, раз в два месяца или раз в полгода в большинстве предприятий. Выберите график выплаты зарплаты, который подходит вам лучше всего. Решая, как часто вы хотите платить своим сотрудникам, помните о денежных потоках вашей компании. Своевременная оплата труда сотрудников регулируется жесткими ограничениями, и, хотя вы можете менять график расчета заработной платы, не следует делать это часто.
Имейте в виду, что в трудовом законодательстве вашего штата может быть указана минимальная частота вашего графика начисления заработной платы, поэтому дважды проверьте свой график на соответствие требованиям на веб-сайте департамента труда вашего штата.
Напишите руководство для сотрудников
Теперь пришло время написать руководство для сотрудников, когда вы знаете, какие правила применяются к заработной плате в вашем штате. Не волнуйтесь, если перспектива написать что-либо вызывает у вас дискомфорт. Вы можете использовать различные интернет-ресурсы, чтобы помочь вам разработать руководство для сотрудников, или вы можете нанять специалиста по кадрам, чтобы он сделал это за вас.
После того, как вы закончите писать руководство для сотрудников, я настоятельно рекомендую вам отдать его на проверку юристу, специализирующемуся на трудовом праве в вашем штате. Они дважды проверят, что в вашем справочнике нет материалов, которые могут быть истолкованы как контракт между вами и вашими сотрудниками.
Прежде чем вы решите, как начать начисление заработной платы для малого бизнеса, также убедитесь, что вы правильно поняли законы, касающиеся начисления заработной платы и вопросов занятости в вашем штате.
Подайте заявку на получение вашего федерального идентификационного номера работодателя (FEIN или EIN).
Для целей налогообложения многие индивидуальные владельцы используют свой номер социального страхования. Тем не менее, вы должны использовать федеральный идентификационный номер работодателя, иногда известный как FEIN или EIN, для целей трудоустройства. Ваш EIN — это номер, который вы будете использовать во всех налоговых декларациях и документах, как только вы его получите. В результате многие специалисты по бухгалтерскому учету настоятельно рекомендуют владельцам бизнеса получить EIN как можно скорее после запуска своей компании.
Получить FEIN, если у вас его еще нет, очень просто. Вы можете подать заявку на получение своего EIN онлайн на веб-сайте IRS и сразу же получить его.
Подайте заявку на получение государственного удержания и страховых счетов по безработице
В зависимости от вашего штата вы можете быть обязаны удерживать подоходный налог штата и вносить взносы в фонд страхования по безработице вашего штата. Местные правила удержания налога у источника существуют также в нескольких штатах.
На веб-сайтах налоговой комиссии вашего штата и комиссии по безработице вы часто можете получить информацию о своей ситуации с работой о том, как начать начисление заработной платы для малого бизнеса.
Введите график выплаты заработной платы и даты подачи налоговых деклараций в свой календарь
Вы должны убедиться, что вы соблюдаете все сроки сейчас, когда вы определились с графиком начисления заработной платы и подали заявку на получение FEIN, государственных удержаний и страховых счетов по безработице.
Начните с того, что отметьте в своем календаре даты выплаты заработной платы. Затем введите сроки подачи налоговых деклараций по заработной плате. Имейте в виду, что перечисление налогов и подача информационных деклараций могут иметь разные сроки. Кроме того, сроки на уровне штатов могут отличаться от сроков на федеральном уровне.
Решите, кто будет управлять вашей заработной платой
Будете ли вы начислять заработную плату самостоятельно или через стороннюю службу расчета заработной платы? Оба варианта имеют плюсы и минусы.
Когда вы обрабатываете расчет заработной платы внутри компании, у вас есть немного больше свободы действий в отношении того, когда вы можете обрабатывать платежную ведомость. Поставщики услуг по расчету заработной платы часто просят подождать от трех до пяти дней и взимают плату за срочность, если вы не отправляете данные о заработной плате к их крайнему сроку. С другой стороны, поставщики услуг по расчету заработной платы часто берут на себя полную ответственность за своевременную подачу налоговых платежей и деклараций, что привлекает занятого владельца малого бизнеса.
Наймите первого сотрудника
Вы получили все необходимые идентификационные номера налогоплательщика, выяснили график выплаты заработной платы и настроили систему расчета заработной платы. Пришло время нанять вашего первого сотрудника.
Соберите некоторую информацию от идеального кандидата после того, как вы его нашли и наняли, чтобы его можно было правильно настроить в вашей системе начисления заработной платы.
Как начислить зарплату вручную
Ручная система начисления заработной платы требует завершения всей процедуры начисления заработной платы вручную. Вы можете приобрести стандартные табели учета рабочего времени для документации и попросить своих сотрудников заполнить их, если вы решите управлять своей собственной платежной ведомостью. После того, как вы закончили табель учета рабочего времени, вы можете рассчитать соответствующую заработную плату и налоги, а затем выписать чеки своим сотрудникам от руки.
Важно помнить, что ручная обработка платежной ведомости влечет за собой множество процедур, которые могут занять больше времени, чем вы ожидаете. Это особенно актуально для предприятий, которые находятся где-то посередине спектра малого и среднего бизнеса. Чем больше у вас сотрудников, тем сложнее вести расчет заработной платы вручную.
Используйте приведенные ниже шаги, чтобы узнать, как вести расчет заработной платы вручную, если вы хотите сэкономить деньги и заставить свой мозг работать.
- Соберите налоговую информацию
- Попросите ваших сотрудников заполнить форму W-4
- Определить график выплаты заработной платы
- Рассчитать валовую заработную плату и удержать подоходный налог
- Платить налоги с заработной платы
- Файл и отчет о вашей заработной плате
- Ведите учет заработной платы в надлежащем состоянии
Как начать расчет заработной платы для малого бизнеса: расчет заработной платы для одного сотрудника
Вам потребуются следующие элементы, чтобы заплатить своему единственному сотруднику, независимо от того, делаете ли вы это самостоятельно или нанимаете поставщика услуг по расчету заработной платы:
- Идентификационный номер работодателя (EIN)
- Идентификационные номера государственных и местных налоговых органов, если применимо
- Идентификационный номер штата по безработице
- Формы I-9 и W-4 сотрудника
- Справка о государственном удержании работника
- Записи Департамента труда
- Определенные периоды оплаты
Как мне начать расчет заработной платы для малого бизнеса?
Вот шаги о том, как начать начисление заработной платы для малого бизнеса
- Получите ИНН. …
- Выясните, должны ли вы иметь государственные или местные идентификаторы. …
- Знайте разницу между независимым подрядчиком и сотрудником. …
- Заполните документы для сотрудников. …
- Выберите период оплаты. …
- Выберите систему расчета заработной платы для вашего малого бизнеса. …
- Начать выполнение платежной ведомости. …
- Сообщить о налогах на заработную плату
Можете ли вы рассчитать заработную плату самостоятельно?
Расчет заработной платы вручную — единственный бесплатный вариант расчета заработной платы. Плата за обслуживание взимается программным обеспечением для расчета заработной платы, бухгалтерами и бухгалтерами. Если у вас нет средств для оплаты услуг по расчету заработной платы, вы можете сэкономить деньги, сделав это самостоятельно.
Как владельцы малого бизнеса платят себе?
Большинство предпринимателей малого бизнеса платят себе за счет средств владельца. Владельцы ООО, индивидуальных предпринимателей и партнерств считаются IRS самозанятыми, и в результате они не получают компенсацию в виде обычной заработной платы. Здесь в игру вступает ничья владельца…. Товарищества, индивидуальные предприниматели и общества с ограниченной ответственностью.
Сколько стоят услуги по расчету заработной платы?
Как видите, на общую стоимость обработки платежной ведомости влияет множество факторов. Хотя основное эмпирическое правило заключается в том, что это будет стоить примерно 150-200 долларов США на одного сотрудника в год, ваша общая стоимость будет определяться масштабом участия вашего поставщика.
Заключение
Не имеет значения, сколько у вас рабочих. Создание системы начисления заработной платы, которая оптимизирует вашу способность выполнять свои обязанности работодателя, имеет решающее значение. Кроме того, это экономит ваше время и защищает вас от дорогостоящих штрафов IRS.
Мы также рекомендуем
- Программное обеспечение для расчета заработной платы для малого бизнеса: 5 лучших бесплатных программ для расчета заработной платы
- Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате
- Преимущества автоматизации бухгалтерского учета для бизнеса
- Программное обеспечение для расчета заработной платы: 10 лучших программ для расчета заработной платы для бизнеса
