Не нужно паниковать, если мысль о расчете заработной платы для вашего бизнеса переполняет вас. Существует несколько ресурсов, которые помогут тем, кто хочет научиться самостоятельно обрабатывать Quickbooks для расчета заработной платы. Далее следует подробное объяснение каждой процедуры, а также некоторые советы о том, какая из них может быть наиболее полезной для вашей компании. Имейте в виду, что информация, представленная здесь, носит исключительно информативный характер. Пожалуйста, обратитесь за помощью к специалисту, если вам нужна помощь.
Как самостоятельно вести расчет заработной платы
Настройка примерно одинакова, независимо от того, как вы решите управлять платежной ведомостью. Для начала вы должны раскрыть информацию о своем бизнесе и его сотрудниках федеральным и местным органам власти. Создание графика расчета заработной платы и определение того, какие льготы можно предложить, также имеют решающее значение, равно как и приобретение страхового возмещения работникам и открытие банковского счета для расчета заработной платы.
Шаг 1. Получите ИНН.
В глазах правительства людей можно идентифицировать по номеру социального страхования. Для предприятий это называется идентификационным номером работодателя (EIN) или идентификационным номером федеральной налоговой службы. Чтобы подать налоговую декларацию на заработную плату, она понадобится вашей компании. Получить EIN можно бесплатно через Интернет или по почте, используя форму SS-4 «Заявка на получение идентификационного номера работодателя». После утверждения он становится постоянным и не может быть отозван.
Шаг 2. Получите свой местный или государственный идентификационный номер компании.
Штаты и муниципалитеты, которые взимают подоходный налог, также требуют, чтобы фирмы имели идентификационный номер. Процесс его получения отличается, поэтому уточните подробности в соответствующей организации в вашем регионе. Как правило, вам следует сначала получить федеральный EIN, поскольку в некоторых штатах для идентификации вашего бизнеса может использоваться один и тот же номер.
Кроме того, во многих штатах требуется идентификационный номер штата по безработице, отличный от номера подоходного налога штата. Этот номер будет использоваться для подачи государственной налоговой декларации по безработице от имени ваших сотрудников.
Если ваш бизнес расположен в Нью-Мексико, Вашингтоне или Вайоминге, вам потребуется отдельный идентификационный номер, чтобы подать заявку на страхование компенсации работникам.
Шаг 3. Собрать документы сотрудников
После того, как вы укажете детали своего бизнеса, вашим сотрудникам нужно будет заполнить некоторые документы для государственных учреждений. Большинство этих документов обычно заполняется в первый день работы для нового сотрудника:
Форма подтверждения права на трудоустройство I-9
Форма I-9 используется в Соединенных Штатах для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых на работу.
Свидетельство об удержании работника (форма W-4)
Каждый сотрудник должен подать форму W-4, чтобы установить, сколько федерального подоходного налога должно удерживаться из его заработной платы. Он имеет различные шаги для ввода личной информации и статуса подачи, нескольких работ или работающих супругов, заявленных иждивенцев и других изменений, если это необходимо.
Справки о государственном удержании
В большинстве областей вы должны удерживать подоходный налог штата и федеральный налог с заработной платы сотрудников. Для этого вашим сотрудникам необходимо будет подать свидетельство штата об удержании налогов или форму IRS W-4. Аляска, Флорида, Невада, Нью-Гемпшир, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Вашингтон и Вайоминг не имеют налога на заработную плату.
Наряду с заполнением государственных документов ваши сотрудники должны предоставить вам свои домашние адреса и номера социального страхования, чтобы вы могли подготовить и предоставить свою ежегодную форму W-2, отчет о заработной плате и налоге. И, если вы предоставляете льготы, вам понадобится их выбор, чтобы сделать соответствующие вычеты из заработной платы.
Шаг №4. Выберите периоды оплаты
Когда дело доходит до графиков начисления заработной платы, наиболее популярными вариантами являются еженедельные, двухнедельные, полумесячные и ежемесячные. Однако у вас может не быть полного контроля, поскольку в некоторых юрисдикциях требуется разная частота оплаты для разных типов сотрудников, работодателей или обстоятельств.
Например, предприятия обрабатывающей промышленности или те, на которые распространяется коллективный договор, могут требовать более частого графика платежей, чем пункт общей юрисдикции. В этих правилах обычно указывается, как быстро работники должны быть оплачены после завершения платежного месяца.
Имейте в виду, что чем чаще вы запускаете платежную ведомость, тем больше комиссий за бухгалтерский учет и обработку вы будете нести. Стремитесь к балансу экономической эффективности и удобства, придерживаясь юрисдикционных ограничений.
Еженедельная зарплата
Еженедельная оплата подходит для должностей ручного труда с низким заработком и распространена в обрабатывающей промышленности, строительстве и ресторанном бизнесе. Этим работникам нужно платить чаще, чтобы покрывать расходы на проживание.
Заработок за две недели
Поскольку сверхурочные обычно оплачиваются по рабочей неделе, этот метод оплаты может быть лучшим для почасовых работников. Персонал розничной торговли иногда получает вознаграждение таким образом.
Двухмесячная зарплата
Наемные работники часто выбирают полумесячную оплату, поскольку она последовательна и предсказуема с точки зрения денежного потока. Эта модель оплаты используется во многих областях, включая финансы и здравоохранение.
Месячная зарплата
Ежемесячная оплата — наименее затратный вариант расчета заработной платы, поскольку он обрабатывается реже и обычно предназначен для руководителей с высокими доходами.
Шаг № 5. Получить страхование компенсации работникам.
Компенсация работникам - это регулируемая государством программа, которая возмещает работникам расходы на медицинское обслуживание, реабилитацию и часть потерянной заработной платы, если они заболели или получили травму на работе. Кроме того, иждивенцы могут иметь право на пособие, если работник погиб в результате несчастного случая на производстве.
Даже если у вас есть только один сотрудник, вы должны иметь страхование компенсации работникам в различных частях страны. Полисы можно получить у частных страховых компаний, у государства или у обоих.
Компенсация работникам не вычитается из платежной ведомости, но вы должны подавать отчеты в свой штат, если подается претензия.
Шаг №6. Предоставляйте сотрудникам дополнительные льготы.
Такие льготы, как медицинское страхование, стоматологическая помощь, страхование жизни и пенсионные программы, могут сделать ваш бизнес привлекательным для сотрудников. Работники обычно вносят долю затрат, которая вычитается из их заработной платы. Насколько это зависит от видов планов, которые вы предлагаете, и степени покрытия, выбранной человеком? Некоторые льготы, например те, которые предоставляются в рамках плана кафетерия, который соответствует конкретным требованиям и положениям раздела 125 Налогового кодекса, могут предоставляться на основе до уплаты налогов. Другие, такие как пенсионные планы Roth IRA, вычитаются после уплаты налогов.
Шаг №7. Создайте расчетный счет в банке.
Многие предприятия предпочитают открывать банковский счет отдельно от своего бизнес-счета исключительно для целей начисления заработной платы. Если вы сделаете это, просто используйте эту учетную запись для оплаты труда персонала и удовлетворения налоговых требований. В результате вы сможете вести более точный учет ваших транзакций по заработной плате.
Как сделать расчет заработной платы с Quickbooks для малого бизнеса
После того, как вы настроили расчет заработной платы, банковское дело и отслеживание рабочего времени сотрудников в QuickBooks для малого бизнеса, ведение заработной платы - это бриз. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы проводить и платить своим сотрудникам до следующего периода оплаты.
№1. Перейдите к платежной ведомости в Quickbooks
Для начала нажмите «Сотрудники» в левом верхнем углу экрана, затем «Центр расчета заработной платы» и, наконец, «Платежи сотрудников». Запуск QuickBooks Desktop Pro в первый раз должен привести вас к этому экрану приветствия.
№ 2. Выберите тип начисления заработной платы для запуска
Прежде чем вы сможете начать вводить информацию о платежной ведомости, вам необходимо выбрать, следует ли проводить незапланированную или запланированную платежную ведомость, как показано на следующем рисунке. Когда вы начнете незапланированное действие, вы попадете прямо на экран, описанный в шаге 3.
Вам нужно будет назначить определенных работников графику, прежде чем вы сможете перейти к шагу 3 и начать обработку запланированной платежной ведомости вручную. Чтобы получить доступ к этой функции, щелкните ссылку «Сотрудники», расположенную в верхнем левом углу изображения. Чтобы назначить сотруднику определенный график платежей, щелкните его имя, затем выберите страницу «Информация о заработной плате» и, наконец, раскрывающееся меню «График заработной платы».
№3. Введите информацию о заработной плате
Начните с ввода конца периода оплаты и даты проверки, а затем заполните любую дополнительную информацию о заработной плате, которую необходимо ввести. Сотрудникам можно платить с любого указанного вами банковского счета (QB покажет вам существующий баланс счета). Примите решение, будете ли вы использовать QuickBooks для печати чеков или будете выписывать их от руки.
Выбор сотрудников, которым будут платить, и проверка их отработанного времени для обеспечения точности имеют решающее значение при вводе данных. Поскольку каждому сотруднику был назначен определенный период выплаты зарплаты, вы можете выбрать столько, сколько захотите. Когда будете готовы, выберите «Продолжить».
№ 4. Просмотрите и создайте платежные чеки
Следующим шагом является перепроверка данных на точность. Слева, в разделе «Информация о заработной плате», QuickBooks подробно расскажет, сколько зарплатных чеков будет распределено. Валовая оплата, налог, вычет, чистая заработная плата, налоговые взносы работодателя, отработанное время и депонированные средства будут суммироваться за период выплаты.
№ 5. Подтвердить платежную ведомость
Поздравляю! Поздравляем! Заработная плата была обработана в QuickBooks Desktop Pro. Кроме того, здесь будет отображаться количество обработанных, распечатываемых и депонируемых зарплатных чеков.
Отсюда можно распечатать чеки, их можно отправить для обработки прямого депозита, после чего можно распечатать платежные квитанции. Посетите справочные центры QuickBooks Payroll или обратитесь в службу поддержки QuickBooks Payroll, если вам нужна помощь.
Как сделать расчет заработной платы вручную для малого бизнеса
Работодатели вручную вычитают налоги с заработной платы, включая федеральные, государственные и местные налоги, из зарплаты сотрудников. Подоходный налог, депонируемый Социальное обеспечение, и Medicare являются частью этих программ. Более того, знание текущих налоговых ставок необходимо для точного определения ваших налоговых обязательств. Например, в 2020 году ставка налога на социальное обеспечение составит 6.2%, а ставка налога на Medicare — 1.45%. Каждый год будет устанавливаться новый набор процентов.
Своевременное внесение депозитов — верный способ сохранить содержание вашей рабочей силы. Убедитесь, что ваши расчеты завершены вовремя, чтобы заплатить всем вашим сотрудникам в один и тот же день, хотите ли вы сделать это через прямой депозит или путем печати и распространения бумажных чеков.
Прямой депозит является наиболее распространенным способом оплаты труда сотрудников, но он требует, чтобы каждый работник предоставил информацию о своей учетной записи и согласился на прямые депозиты. Вам также следует проконсультироваться в своем финансовом учреждении, чтобы узнать их рекомендации по депозитам, внесенным непосредственно на ваш счет.
При обработке платежной ведомости вручную большинство людей используют электронную таблицу, чтобы отслеживать валовую заработную плату, чистую заработную плату и отчисления своих сотрудников. Это облегчает ведение точного учета и аудит перед расчетом заработной платы.
Что такое процесс расчета заработной платы?
Обработка заработной платы влечет за собой выплату денежной компенсации работникам. Общая заработная плата должна быть определена, должны быть сделаны отчисления, налоги с заработной платы должны быть поданы, а оплата должна распределяться вручную. Хотя эти задачи можно выполнять вручную, выполнение этого с помощью автоматизированной системы, вероятно, приведет к большей точности и эффективности, а также, возможно, обеспечит соблюдение вами определенных правил.
Трудно ли узнать, как вы делаете начисление заработной платы?
Заполнение собственной платежной ведомости в первый раз может быть очень пугающей задачей. Кроме того, многое может пойти не так, и если вы совершите ошибку, это может иметь серьезные последствия для вас, ваших сотрудников и даже для Налоговой службы (IRS). На ваши плечи ложится тяжким бременем следить за правильным распределением средств.
Какое программное обеспечение для расчета заработной платы лучше?
Gusto — лучший вариант из-за его хорошо продуманной структуры ценообразования, которая включает три уровня для малого и среднего бизнеса, нуждающегося в начислении заработной платы в дополнение к некоторым услугам человеческих ресурсов (HR). Автоматизированные услуги по расчету заработной платы, включенные в каждый план, являются комплексными и могут удовлетворить потребности самых разных предприятий вручную.
Аналогично другим системам, Вкус дает вам возможность платить своим сотрудникам прямым депозитом или бумажными чеками. Он отслеживает и регистрирует ваши налоги на федеральном уровне, уровне штата и на местном уровне. Что выделяет Gusto, так это то, что он улучшает свои планы, когда вы переходите на более высокие уровни.
Вместо того, чтобы исключать прямой депозит для более дешевого плана, Gusto фактически делает его более удобным, чем дороже ваш план. Например, время прямого зачисления депозита для самого дешевого плана составляет до четырех дней, но время прямого зачисления депозита для самого дорогого плана составляет всего один день.
Является ли работа по расчету заработной платы стрессовой?
Стресс от обработки платежной ведомости реален. Некоторые из причин стресса включают необходимость соблюдения сроков выплаты заработной платы и значительные затраты, связанные с совершением ошибок. Заработная плата Кто-то может не постоянно давить на клерков, может не быть постоянно в цейтноте, но тем не менее сталкивается со стрессовыми ситуациями.
Поскольку начисление заработной платы влияет на зарплату каждого, просто думать об этом может быть нервно. В довершение ко всему, начисление заработной платы является заведомо трудоемким и сложным бизнес-процесс.
Также очень важно понять, как использовать систему. Здесь много движущихся частей, и если вы допустите ошибку, это может иметь серьезные последствия для вас, вашего бизнеса и ваших сотрудников, не говоря уже о возможности наложения штрафов со стороны налоговой службы.
Какова формула расчета заработной платы?
Вы определяете их заработную плату на основе их почасовой ставки и периодичности оплаты. Математика для штатного работника, получающего зарплату каждые две недели по 11 долларов в час, выглядит следующим образом: 40 часов, умноженные на 2 недели, равняются 80 часам, что, умноженное на 11 долларов в час, равняется 880 долларам. (общая регулярная заработная плата).
Распространенные ошибки в расчете заработной платы
Автоматизация расчета заработной платы является наиболее эффективным методом сокращения числа ошибок в расчете заработной платы. А пока вы можете сэкономить деньги и время, избегая следующих типичных ошибок при расчете заработной платы:
№1. Неправильно классифицированный статус сотрудника
Работники, которые ошибочно классифицируются как независимые подрядчики, хотя на самом деле являются наемными работниками, могут столкнуться с санкциями.
№ 2. Сведения о заработной плате с ошибками
Срок хранения данных о заработной плате определяется как федеральным правительством, так и правительством штата. Прежде чем уничтожать документацию, поймите, что ожидается от вашей компании.
№3. Просроченные налоговые платежи
Чтобы избежать несвоевременной подачи документов, используйте календарь расчета заработной платы, чтобы отслеживать даты платежей и устанавливать напоминания о сроках уплаты налогов.
№ 4. Украшения, которые были неправильно обработаны
Вам может грозить штраф, если вы не удержите гарниры или удержите их неправильно.
№ 5. Заниженный налогооблагаемый доход
Если вы предоставляете опционы на акции или скидки для сотрудников, вы должны уведомить правительство.
№ 6. Кража заработной платы
Чтобы избежать мошенничества с расчетом заработной платы, обновления банковских счетов сотрудников и форм W-4 следует вносить лично, а не по электронной почте.
Часто задаваемые вопросы
Трудно ли узнать зарплату?
Это может быть невероятно пугающим, чтобы узнать, как обрабатывать платежную ведомость самостоятельно. Если вы совершите ошибку, это может иметь серьезные последствия для вас, ваших сотрудников и даже для Налоговой службы (IRS).
Что такое расчет заработной платы в Excel?
Формулы расчета заработной платы в Excel упрощают процесс определения повторяющихся значений в виде отработанных часов, удержания налогов и отпускных.
Каковы основные задачи расчета заработной платы?
Работа сотрудника по расчету заработной платы заключается в том, чтобы выяснить, сколько получает каждый сотрудник, поддерживать наши внутренние базы данных в актуальном состоянии и следить за своевременными выплатами.
Статьи по теме
- 17 лучших СИСТЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ МАЛОГО БИЗНЕСА 2022, Обновлено!!!
- Программное обеспечение для расчета заработной платы для малого бизнеса: 5 лучших бесплатных программ для расчета заработной платы
- Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате
Справка
