Что на самом деле означает автоматизация процесса кредиторской задолженности? Почему автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности набирает обороты? Какие аспекты вашего процесса кредиторской задолженности вы должны автоматизировать? Что ж, если продержаться достаточно долго, то вы узнаете точные ответы на эти вопросы!!!
Обзор
Процесс расчета кредиторской задолженности сталкивается с многочисленными препятствиями, включая своевременное утверждение платежей, бюджетные ограничения, соблюдение политики и поддержание систем учета в актуальном состоянии. Ручная обработка всего этого становится все более утомительной и трудной в управлении по мере того, как организации достигают точки насыщения. Неспособность эффективно управлять кредиторской задолженностью может оказать существенное влияние на прибыль компании. Кроме того, финансовые директора, которые не в состоянии обеспечить адекватный контроль над своей кредиторской задолженностью, рискуют значительно ограничить ликвидность своей компании, оставив их с небольшим количеством наличных средств, когда у них есть ограниченное время для использования возможностей.
Автоматизация процесса кредиторской задолженности — прекрасный способ решить эти проблемы, а также повысить производительность и коммуникацию сотрудников. В этой статье мы рассмотрим все, что вам следует знать об автоматизации процессов учета кредиторской задолженности. Но перед этим давайте посмотрим, что буквально означает автоматизация этого процесса, а также на некоторые узкие места в процессе ручной работы с кредиторской задолженностью, чтобы лучше контролировать свою кредиторскую задолженность.
Читайте также: УПРОЩЕННАЯ РАБОТА С КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ! (+ Подробная разбивка формулы)
Что означает автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности?
Автоматизация кредиторской задолженности является средством сокращения человеческого взаимодействия в процессе расчетов с кредиторами или торговой кредиторской задолженностью, а также устранения подверженных ошибкам операций. Это возможно за счет интеграции программного обеспечения для расчета кредиторской задолженности с бизнес-сетью в Интернете, которая в цифровом виде соединяет торговых партнеров.
Каков процесс ручного учета кредиторской задолженности?
Ручные методы требуют времени и чреваты дорогостоящими ошибками. Они требуют пристального внимания к деталям, а увеличение объема может перегрузить ручной процесс расчета кредиторской задолженности, что приведет к таким проблемам, как; проблемы с соблюдением требований, ошибки сопоставления счетов или ошибка при закрытии книги на конец месяца.
- Процесс кредиторской задолженности начинается, когда финансовый отдел получает счет за любые продукты или услуги.
- Эти счета сверяются с поставленными товарами или услугами после их получения.
- Оплата счета должна быть утверждена после получения подтверждения от соответствующего отдела.
- Перед обработкой платежа финансовый персонал дважды проверяет, соответствует ли счет финансовым и другим стандартам компании.
- Затем счета-фактуры вручную вводятся в систему учета, а физическая копия сохраняется для целей аудита.
После выполнения всего вышеперечисленного производится оплата продавцу.
Если в каком-либо из этих процессов произойдет простая ручная ошибка, произойдут значительные задержки платежа. Кроме того, трудности будут нарастать как снежный ком, а отношения с поставщиками будут ухудшаться.
Что представляет собой процесс автоматизации расчетов с кредиторами?
Автоматизация расчетов с кредиторами делает процесс проще, точнее и эффективнее. Он сокращает платежный цикл для предприятий, управляет финансовой политикой, автоматизирует процессы утверждения и ведет записи в цифровом архиве, делая весь процесс безбумажным.
Когда приходит счет, система сравнивает каждую позицию с заказом на покупку и получает информацию, чтобы убедиться, что запрошенные и полученные товары и услуги совпадают. Затем система отправляет предупреждение в отдел кредиторской задолженности для проверки.
Автоматические электронные письма отправляются, чтобы уведомить людей об ожидании утверждения. Кроме того, заказы на покупку, счета-фактуры и подтвержденные накладные о доставке будут автоматически сопоставляться по трем направлениям, поддерживая актуальность ваших систем учета.
Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности: как это работает?
Заманчиво применить автоматизацию AP на каждом возможном шаге в процессе работы с кредиторской задолженностью. Однако вы добьетесь большего успеха, если тщательно оцените свои потребности. Есть шесть ключевых областей, в которых автоматизация может принести пользу вашей компании.
№1. Перейти к электронному выставлению счетов
Получение счета-фактуры поставщика или запроса на оплату — это первый шаг, который следует учитывать при автоматизации процесса расчета кредиторской задолженности. Это очень важно, потому что ошибка в обработке счета может нанести ущерб всей системе. Это также довольно сложно, потому что не существует каких-либо глобальных правил, касающихся того, как вы должны собирать счета. Они могут приходить в формате PDF, JPG, PNG, DOCX, по электронной почте, факсу или даже в виде бумажных счетов-фактур на вашу почту. Объединение этих многочисленных счетов с сортировкой и сканированием может занять много времени у вашего персонала.
Таким образом, первым шагом в автоматизации обработки счетов является полный переход на электронное выставление счетов. Работайте со своими поставщиками и клиентами, чтобы автоматизировать оплату всех счетов. Это не только уменьшит бумажный беспорядок в вашем офисе, но и значительно усложнит «потерю» важных документов.
Оптическая система распознавания символов (OCR) — это система, которая распознает символы с помощью света. Эти программы сканируют документы для идентификации и сбора информации, а также для создания редактируемых копий.
Используя систему счетов OCR, вы можете выделить важные элементы данных и классифицировать расходы.
Читайте также: ЦИКЛ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА: что такое цикл бухгалтерского учета и все, что вам нужно
№ 2. Сделайте утверждения максимально простыми
Поскольку ответственность смещается, процедура утверждения кредиторской задолженности может создать серьезные проблемы и участки ошибок, если вы уберете автоматизацию из общей картины. Несмотря на неудобный характер процесса, утверждение необходимо для проверки затрат и контроля бюджета. Общий порядок вещей заключается в том, чтобы направить счет поставщика соответствующей стороне для утверждения перед оплатой.
Что ж, это вполне достижимо, если и когда вы решите автоматизировать рабочий процесс своей кредиторской задолженности. Если поступает новый счет за запасы, он будет отправлен сначала инициатору заказа на поставку, затем начальнику отдела или менеджеру и, наконец, финансовому директору или финансовому администратору для окончательного утверждения. У каждого человека будут четкие данные и простой рабочий процесс утверждения, который затем будет немедленно передан следующему утверждающему. Не будет потерянных документов или времени.
№3. Исключить ввод данных
По сути, ввод данных является важным аспектом процесса бухгалтерского учета, поскольку он дает смысл многим другим отделам, которые ищут тенденции и способы увеличения доходов. Ручной ввод данных, хотя и необходим, также является одним из самых трудоемких и подверженных ошибкам процессов в любом бизнесе. Автоматизация может сыграть значительную роль.
Как указывалось ранее, системы OCR помогают собирать данные. Вы можете загрузить все другие процедуры оплаты счетов, введя данные счета в свою систему OCR. Ввод данных, в отличие от других этапов процесса «Расчеты с поставщиками», — это действие, которое вы можете автоматизировать, что будет полезно даже после того, как счет будет завершен. Вы также можете упростить будущий анализ или расследования, автоматизировав сбор данных и сохранив их в доступном формате, таком как интеллектуальная электронная таблица или файл CSV.
№ 4. Автоматизируйте сопоставление и проверку
Вы когда-нибудь оплачивали счет только для того, чтобы обнаружить, что то, что вы заказали или получили, было не совсем тем, что вы ожидали? Это довольно распространено, и даже незначительные неточности могут складываться. Сопоставление и подтверждение каждой записи в счете к оплате гарантирует, что каждый счет является правильным и что вы платите только за то, на что вы согласились.
Вы можете легко найти аномалии в общем количестве товаров, сумме платежа, сроках оплаты и цене за единицу товара, автоматизировав эту часть процесса вашей кредиторской задолженности (сопоставление и проверка). Автоматическое сопоставление счетов будет искать номера счетов и заказов на покупку с использованием технологии OCR, быстро сопоставляя итоги и подтверждая данные для аутентификации покупки.
Сопоставляете ли вы заказ на покупку, документы о получении или любое другое количество подтверждающих документов, автоматизация этой процедуры соберет все документы из покупки в одну удобную группу (и сообщит вам, когда появятся несоответствия).
№ 5. Автоматизируйте трудоемкие задачи кодирования
Автоматизация кодирования и классификации, наряду с вводом данных, скорее всего, порадует вашу команду бухгалтеров. Кредиторская задолженность классифицируется с использованием системы, известной как кодирование Главной книги (GL).
Кодирование GL — это трудоемкий процесс, который помогает идентифицировать широкий диапазон значений для каждого счета, включая, помимо прочего:
- Производитель
- Категория счета
- Сумма
- Код страны
- Линия продуктов
- Детали перевозки
- Склады
- Кафедра
- Бизнес-единица
Объем кода GL растет экспоненциально по мере роста вашей компании и увеличения количества счетов. Выполнение вручную вашей бухгалтерской командой требует огромных усилий, и это создает возможность для ошибки, которая останется незамеченной.
Вместо этого, используя определенные правила и идентификации, это кодирование можно автоматизировать. Вы можете применить кодирование GL к каждой необходимой точке данных, поскольку ваше OCR обрабатывает данные из каждого счета. У вас будет все организовано и готово к работе, когда придет время проанализировать расходы или собрать данные для налогов.
Читайте также: CPA-бухгалтерия: что такое CPA-бухгалтерия? (+ Семь лучших бесплатных онлайн-курсов)
№ 6. Переключение транзакций ACH на смарт-карту
Несколько менеджеров AP не решаются перевести свои расходы AP на карту, потому что они обеспокоены тем, что автокатегоризация будет невозможной. Вопреки этим убеждениям, это возможно с некоторыми решениями. Кроме того, эти транзакции могут быть автоматически классифицированы на основе выбранной виртуальной карты поставщика.
С другой стороны, если вы платите поставщикам через ACH, банковский перевод или чек, средства списываются с вашего счета, как только платеж будет завершен. С помощью смарт-карт и программного обеспечения для управления расходами вы можете создавать виртуальные карты, которые позволяют проводить платежи в плавающем режиме, что означает, что деньги не покидают ваш счет до тех пор, пока не наступит срок платежа, что позволяет вам дольше держать наличные на руках.
Это дает финансовым командам больший контроль над платежами AP, повышает гибкость денежных потоков и упрощает категоризацию.
Почему вы должны автоматизировать процесс расчета кредиторской задолженности?
Учитывая каждый неудобный шаг в процессе обработки кредиторской задолженности, становится почти ясно, почему его автоматизация важна. Но в любом случае давайте взвесим эти причины.
Очевидно, что существует ряд причин, по которым автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности может быть вам полезна, но сегодня мы сосредоточимся на трех основных.
№1. Экономьте время
Согласно опросу экспертов, в среднем:
- Заполнение одного отчета о расходах занимает 20 минут.
- Обработка одного отчета о расходах стоит 58 долларов.
- Ошибки часто встречаются в 19% отчетов.
- Исправление одного отчета о расходах занимает 18 минут и стоит 52 доллара.
Теперь вы можете себе представить, сколько времени ваша команда тратит на ручные процедуры, которые лучше было бы потратить на достижение целей вашей компании.
№ 2. Уменьшить количество ошибок
Простая транспонированная цифра может превратить плату в 29.50 долларов в 92.50 доллара. Конечно, 63 доллара могут показаться не такими уж большими, но это все же деньги, которые компания теряет из-за человеческого фактора. Как насчет квитанций, которые были потеряны или оценены? Или счета, которые поздно отправляются или утверждаются, что истощает будущий бюджет?
Беспорядок ручных процедур всегда приводит к человеческим ошибкам, которые перемалывают шестерни вашей операции и стоят вам времени и денег.
№3. Предотвращение мошенничества
Сотрудникам в большинстве случаев удается избежать мошенничества, видоизменяя или изобретая улики. Согласно ACFE, 55 процентов мошенников скрывают свои преступления, подделывая документы. Для создания фальшивых отчетов о расходах или изменения существующих требуется всего несколько нажатий клавиш или некоторое затенение. Так что, по сути, ваши устаревшие методы AP подвергают вас мошенничеству и обходятся вам в тысячи долларов.
Что такое система автоматизации AP?
Автоматизация кредиторской задолженности или автоматизация AP — это процесс, в котором операции с кредиторской задолженностью выполняются в цифровом виде с использованием технологий, а не вручную. Это изменило способ, которым фирмы обрабатывают и оплачивают счета.
Почему мы автоматизируем учет кредиторской задолженности?
Автоматизируя большую часть процесса, можно значительно снизить стоимость счета. Многие счета могли быть обработаны и утверждены с очень небольшой помощью людей. Это снизит стоимость обработки каждого элемента на сумму, которая сэкономит деньги бизнеса.
Каковы 4 функции кредиторской задолженности?
Расчет, запись бизнес-операций, обработка счетов и проверка финансовых данных для ведения записей.
Каковы три способа автоматизации процесса?
Процесс можно автоматизировать тремя способами:
Автоматизируйте отдельные задачи.
Автоматизируйте всю процедуру.
автоматизировать процесс с помощью программного и аппаратного обеспечения, .
В чем разница между ручным и автоматизированным расчетом кредиторской задолженности?
- Ручной AP требует ввода данных, проверки достоверности информации и хранения документов. Даже при правильном выполнении эти дополнительные обязанности отнимают много времени.
- Автоматизированный AP: с автоматической обработкой счетов персоналу AP больше не требуется управлять входящими счетами.
- ПРОЦЕСС РАССЧИТАНИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ: как эффективно управлять процессом
- БУХГАЛТЕРСКИЙ ПРОЦЕСС: понимание 8 шагов бухгалтерского цикла
- ЦИКЛ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА: что такое цикл бухгалтерского учета и все, что вам нужно
- Бухгалтерский учет в Главной книге: все, что вам нужно знать (+Быстрые инструменты)
- Бухгалтерский учет BDO: все, что вам нужно знать (+ сведения о зарплате)
- Ручной процесс андеррайтинга для ипотечных кредитов, кредитов FHA и VA
