Наиболее популярным программным обеспечением для управления персоналом является информационная система управления персоналом (HRIS). С тех пор технологии, несомненно, значительно продвинулись вперед. В ответ на изменения в правилах компании или соответствии нормативным требованиям современные системы HRIS могут автоматизировать процедуры, включать входные данные и изменять форматы отчетов в режиме реального времени. Современные системы HRIS настолько же эффективны и удобны для пользователя, насколько они мощны и гибки, потому что они обеспечивают пользовательский опыт потребительского уровня и адаптируемую функциональность. Лучшее программное обеспечение HRIS предлагается через облако, которое предлагает большее количество преимуществ, таких как увеличенное хранилище данных, улучшенная безопасность и более простое взаимодействие со вспомогательными программами, такими как расчет заработной платы, отслеживание кандидатов и другие системы управления персоналом.
В этой статье представлен обзор систем HRIS, включая определения, примеры и обучающую информацию. Давайте проверим их.
Что такое ХРИС СИСТЕМА?
Информационная система управления человеческими ресурсами (HRIS) — это программа, которая систематизирует и обрабатывает определенную информацию о сотрудниках, а также правила и процедуры, относящиеся к человеческим ресурсам. HRIS стандартизирует человеческие ресурсы (HR) обязанности и процедуры, продвигая точный учет и отчетность как интерактивную систему управления информацией.
По сути, система HRIS представляет собой «улицу с двусторонним движением», по которой информация о сотрудниках поступает в организацию, а затем возвращается к сотрудникам. Система HRIS (HRIS) обеспечивает более гладкое, упрощенное и более эффективное взаимодействие между сотрудниками и компаниями, в которых они работают, за счет отказа от бумажных и ручных действий, связанных с персоналом. Это освобождает HR-специалистов для выполнения более стратегической и важной работы.
HRIS против HRMS против HCM
Фразы HRIS, HRMS (система управления человеческими ресурсами) и HCM (управление человеческим капиталом) иногда используются как синонимы. Тем не менее, в зависимости от того, какие функции выбирает бизнес, между ними могут быть небольшие различия.
ХРИС
Первоначально упоминалась как базовая система для ведения данных административных сотрудников. HRIS теперь включает в себя такие процедуры, как привлечение талантов, рекрутинг и постоянное хранение и обработка данных о сотрудниках, поскольку операции с персоналом стали более сложными.
HRMS
Вошел в употребление, когда фирмы начали вести свою кадровую деятельность с использованием более сложного программного обеспечения и автоматизированных операций, но до сих пор используется наравне с организационным HRIS. Управление начислением заработной платы, а также время и труд могут быть включены в сегодняшнюю HRIS.
HCM
Относится к более комплексному или всеобъемлющему решению, охватывающему все аспекты управления персоналом и функции управления персоналом. Расширенные функции управления талантами, включая управление производительностью, планирование преемственности, планирование оплаты труда, стратегическое планирование рабочей силы и многие другие действия по планированию персонала, включены в дополнительные возможности. Независимо от того, являются ли они транзакционными, стратегическими или основанными на данных, HR-задачи включены в HCM.
Каковы два столпа HRIS?
Информационная система управления персоналом построена вокруг двух столпов, которые обеспечивают основу для управления персоналом и политиками для повышения эффективности всей организации.
№1. Дизайн организации
Со структурной точки зрения HRIS состоит из ролей, функций и иерархий отчетности. HRIS предлагает определенную ответственность и дорожную карту для оперативной функциональности и согласованности путем создания организационной структуры.
Помогая вам подобрать соответствующий персонал, правильная система HRIS может помочь вам справиться с трудностями в бизнесе.
№ 2. Управление данными для сотрудников
HRIS предлагает подробную информацию о каждом сотруднике, включая имя, адрес, дату найма, оплату, выбор льгот и многое другое, аналогично управлению взаимоотношениями с клиентами, но в сценарии «работодатель/сотрудник». Имея правильные данные, вы сможете лучше взаимодействовать со своими сотрудниками, помогать им в достижении карьерных целей, находить лучшие курсы обучения и повышать их производительность.
Какие типы HRIS существуют?
Существует множество различных решений HRIS, и многие из них обеспечивают сопоставимые функции. Эти HRIS можно разделить на две группы: облачные и локальные HRIS.
- Облачный HRIS
Облачный HRIS размещается поставщиком вне офиса и доступен онлайн. Компании, которые не хотят заниматься обслуживанием системы самостоятельно или слишком малы, чтобы иметь выделенный ИТ-персонал, часто находят эти системы подходящими. Облачные решения HR IS также получают автоматические обновления от поставщика, которому не нужны локальные ИТ-специалисты для их применения.
- HRIS на базе помещения
ИТ-отдел компании размещает локальные системы HRIS на собственных серверах. Это требует более сложной ИТ-инфраструктура чем многие малые предприятия, но это может позволить бизнесу лучше контролировать свое решение HRIS и безопасность.
Какие преимущества может иметь HRIS при перемещении в облако?
Существует несколько преимуществ развертывания системы HRIS в облаке по сравнению с локальной системой HRIS, в том числе следующие:
- Масштабируемость проста. Вы можете быстро увеличить или уменьшить масштаб в облаке по мере изменения требований вашей компании. Кроме того, вы обладаете большей финансовой гибкостью и можете лучше контролировать расходы при расширении или сокращении масштабов своей деятельности.
- Больше контроля над операционными расходами по сравнению с капитальными. Вы просто платите за то, что используете в облаке, поэтому вам не нужно делать дорогостоящие инвестиции в инфраструктуру. Ваши затраты скорее операционные, чем капитальные.
- Простой и быстрый доступ к инновациям. Вы получаете доступ к обновлениям и инновациям намного раньше в облаке, поскольку разработка и развертывание происходят очень быстро.
Кому нужна система HRIS?
Даже самые маленькие предприятия могут извлечь выгоду из системы HRIS. Решения HRIS могут сэкономить HR и владельцам компаний достаточно времени, которое во многих случаях они окупают сами. Чтобы программное обеспечение росло вместе с бизнесом, жизненно важно как можно скорее инвестировать в систему HRIS.
Преимущества HRIS
Использование HRIS дает множество несомненных преимуществ, о чем мы говорили в нашей программе сертификации цифровых кадров. Из-за этого компании всех размеров используют это приложение, чтобы помочь своим операциям с персоналом. Информация о сотрудниках централизована в системе HRIS. Затем в единой системе легко доступны различные данные о сотрудниках.
№1. Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Система учета, называемая системой HRIS, отслеживает изменения во всем, что касается сотрудников. Когда дело доходит до данных о персонале, HRIS можно рассматривать как единственный надежный источник.
№ 2. Соответствие
В целях соблюдения определенные данные собираются и сохраняются. Он содержит информацию для идентификации сотрудников в случае кражи, мошенничества или других правонарушений, информацию о первом контакте в случае несчастного случая, информацию о личности гражданина для налоговой инспекции и обязательство. Система HRIS способна хранить всю эту информацию. В соответствии с требованиями GDPR данные должны храниться должным образом и надежно.
#3. КПД
Благодаря тому, что вся эта информация находится в одном месте, повышается точность и экономится время. В качестве материальной документации некоторые компании до сих пор хранят много данных о своих сотрудниках. Поиск подходящей папки и листа может занять много работы персонала.
№ 4. Кадровый план
Система HRIS (HRIS) позволяет отслеживать данные, необходимые для разработки бизнес- и кадровых стратегий. Различные данные будут иметь решающее значение для мониторинга, в зависимости от целей организации. Система HRIS отлично справляется с этой задачей.
№ 5. Самообслуживание HR
Последнее преимущество — возможность самообслуживания сотрудников и менеджеров. В результате сотрудники теперь могут заниматься своими делами. Система HRIS может обеспечить положительный опыт сотрудников при правильном внедрении. Помните, что не все системы HRIS обеспечивают это интуитивно понятным способом!
Организация, отдел кадров и сотрудники получают выгоду от использования HRIS. Когда у вас от 30 до 50 сотрудников, использование HR IS становится интригующим.
Какими характеристиками обладает программное обеспечение HRIS?
Компании могут преодолевать трудности по мере расширения с помощью программного обеспечения HRIS, которое предоставляет масштабируемые решения и специализированные инструменты управления персоналом. Ниже приведены некоторые из наиболее типичных функций HR IS:
И найм, и адаптация
Рекрутеры могут сканировать резюме, проводить предварительную проверку соискателей и проводить проверки биографических данных с использованием систем HRIS.
Заработная плата
Система HRIS часто автоматически вычитает налоги и льготы из заработной платы сотрудников, экономя время и снижая вероятность ошибок. Гибкие альтернативы оплаты также предоставляются некоторыми системами.
Время, посещаемость и расписание
Отслеживание времени в системе управления персоналом часто поддерживает различные рабочие задачи и напрямую взаимодействует с расчетом заработной платы, чтобы повысить точность.
Управление льготами
HRIS часто включает в себя широкий спектр возможностей для работы как с волонтерами, так и с работодателями, включая программы медицинского страхования и пенсионных накоплений.
Комплаенс
Некоторые HRIS могут идти в ногу с изменениями в трудовых и налоговых требованиях по мере их возникновения.
Аналитика и отчеты
С помощью HRIS иногда доступен консолидированный набор данных для всех HR-показателей. Более продвинутые сервисы делают данные доступными по запросу и активно рассылают отчеты, предупреждения или действия заинтересованным сторонам.
Интеграции
Учет рабочего времени, льготы и начисление заработной платы могут быть объединены в одну систему с помощью HRIS. Некоторые позволяют конечным пользователям создавать уникальные интеграции или синхронизироваться с другими бизнес-системами.
Примеры систем HRIS
Организации могут выбирать из множества примеров программного обеспечения HRIS System. Например, ADP предоставляет следующие альтернативы в зависимости от размера компании:
№1. ADP Workforce Now®
ADP Workforce Today предлагает универсальную платформу для расчета заработной платы, талантов, льгот, времени, людей, аналитики и многого другого для среднего бизнеса.
№ 2. ADP Vantage HCM®
С помощью ADP Vantage HCM® крупные международные компании, базирующиеся в США, могут управлять своей рабочей силой и принимать стратегические решения в отношении важных факторов роста, таких как расходы на оплату труда и текучесть кадров.
№3. ADP HCM следующего поколения
ADP Next Gen HCM может помочь растущим компаниям адаптироваться к быстро меняющимся условиям и потребностям в рабочей силе.
Решающим выбором, который может повлиять на достижение определенных целей компании, является выбор программного обеспечения системы HRIS. Общие этапы процесса покупки, даже если он не является полностью линейным:
- Перечислите любые проблемы или трудности с нынешними кадровыми процедурами.
- Изучите, как система HRIS может помочь в преодолении таких проблем.
- Создайте список требований HRIS.
- Оцените поставщиков систем HRIS с помощью контрольного списка
Шесть этапов внедрения HRIS
Что касается внедрения HR IS, мы могли бы опубликовать ряд эссе. В этой статье мы предоставим краткое изложение высокого уровня. Внедрение программного обеспечения состоит из нескольких этапов.
№1. Searsh
Узнайте, что вашим различным заинтересованным сторонам нужно от HR IS, прежде чем вы начнете внедрение. Вы можете составить список возможных поставщиков на основе этих спецификаций. Затем вы можете запросить предложения от этих поставщиков услуг. Вы должны были выбрать подходящего поставщика HR IS к тому времени, когда этот раунд закончится.
№ 2. Планируйте и согласовывайте
На этом этапе вы создаете руководящий комитет, команду по реализации и партнера по реализации. Руководящий комитет обычно состоит из старших представителей от выбранного поставщика HRIS вашей организации, директора по персоналу, внутреннего менеджера проекта и, в идеале, старшего пользователя (или). Работа над текущими обязанностями по внедрению является основной обязанностью команды по внедрению.
№3. Определить и спроектировать
Теперь вы должны определить свои группы пользователей и изложить свои процедуры и рабочие процессы. Опишите инфраструктуру, систему и систему безопасности вашей HRIS, функциональные и технологические потребности. Кроме того, имейте в виду, что на этом этапе вам может потребоваться установить интеграцию между вашей HR IS и другими текущими системами.
4. Настройте и протестируйте
Чтобы протестировать вашу новую систему HRIS и внести предложения по усовершенствованию, на этом этапе вы должны собрать основную группу тестирования. После этого вы должны разработать пользовательский приемочный тест, в котором вы можете пригласить многих людей для окончательного ввода.
№ 5. Общайтесь и тренируйтесь
Вы должны создать программу обучения для своего технического персонала, коммуникационную стратегию, веб-сайт с часто задаваемыми вопросами и другие вспомогательные материалы до момента запуска.
№ 6. Развернуть и поддерживать
Вы можете официально запустить свою ИС HR после того, как все процедуры поддержки будут выполнены. Не забывайте регулярно собирать отзывы и обновлять свои учебные материалы, чтобы отражать меняющиеся системы. Здесь необходима постоянная и точная коммуникация.
Читайте также ЧТО ТАКОЕ HRIS: что это такое, преимущества и использование
Заключение
Организации, стремящиеся улучшить управление человеческими ресурсами, могут найти в системе HRIS мощный инструмент. Системы HRIS могут помочь фирмам максимально раскрыть потенциал своих сотрудников и создать более эффективное и продуктивное рабочее место, записывая данные о сотрудниках и предлагая информацию об эффективности организации. HRIS может стать бесценным активом для любой организации при наличии надлежащих инструкций и помощи. В конце концов, системы HRIS могут помочь устранить элемент догадок из управления человеческими ресурсами и построить более эффективную и плодотворную организацию.
Часто задаваемые вопросы о системе Хриса
Кто использует систему HRIS?
Система HRIS часто используется предприятиями, которым нужна помощь в управлении сложностью меняющейся рабочей силы. Это особенно актуально для компаний, стремящихся к развитию, региональному расширению или изучению возможностей слияний и поглощений.
Как HRIS Systems может помочь в найме?
Рекрутеры могут использовать HRIS для рекламы вакансий, отслеживания потенциальных клиентов, проверки биографических данных и многого другого. Чтобы помочь предприятиям конкурировать за таланты, некоторые системы также предусматривают сравнительный анализ пакетов вознаграждения.
Подпадает ли начисление заработной платы под HRIS?
Система HRIS часто включает в себя автоматизированный расчет заработной платы, поскольку они предназначены для сокращения административных обязанностей, что может помочь сэкономить время и уменьшить количество ошибок.
Статьи по теме
1. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ (HCM): типы, примеры и программные решения
2. Лучшие инструменты HCM SOFTWARE 2022 года, компании и поставщики
3. Горячие новые бизнес-идеи 2023 года со 100% успехом. Найдите 10 из них здесь (+ все, что вам нужно)
