Даже в цифровом мире по-прежнему важно хранить печатные копии определенных деловых документов. Мы хотим иметь возможность доверять цифровому миру, и по большей части мы можем, но время от времени что-то идет не так. Имея следующие 7 печатных копий, доступных вам, вы можете расслабиться, зная, что самые важные документы имеют физическую резервную копию на случай, если что-то случится с вашими цифровыми файлами.
№1. Налоговая декларация
Наличие физических копий налоговые декларации это супер важно. Несмотря на то, что отчеты о налоговых декларациях часто могут быть уничтожены через семь лет, вы должны убедиться, что у вас есть копии налоговых деклараций, на которые вы можете положиться с момента их создания.
№ 2. Счета и квитанции
Если у вас есть то, что считается «физическим» бизнесом, жизненно важно, чтобы вы хранили квитанции и счета-фактуры по крайней мере в течение нескольких месяцев. Как правило, у клиентов есть до четырех месяцев с даты покупки, чтобы оспорить транзакцию или иным образом подать жалобу, поэтому очень важно иметь бумажные копии этих счетов для дополнительного спокойствия.
№3. Любые документы с оригинальными подписями
Поскольку в настоящее время большая часть бизнеса строго цифровая, печатные копии обычно не беспокоятся и не фокусируются на них так сильно, как раньше. Тем не менее, разрешения или другая документация с оригинальными подписями или печатями — это вещи, которые вы захотите сохранить. Конечно, вы можете полагаться на копии или цифровые имитации, но ничто не сравнится с реальным делом.
№ 4. Документация, которую необходимо предъявлять по закону
Если у вас есть бизнес, вы всегда будете в соответствии с законами и правилами, касающимися ваших документов. Бизнес-лицензии — это то, что вы можете захотеть иметь в печатном виде. Гораздо проще получить бумажную копию необходимой документации, если у вас есть посетитель, чем просматривать вашу онлайн-базу данных. Кроме того, он обеспечивает быстрый доступ для всех, кто проводит аудит.
№ 5. Любые операционные соглашения
Операционные соглашения, по сути, резюмируют, кто отвечает. Если произойдет что-то непредвиденное, бумажная копия операционного соглашения поможет вам получить необходимую помощь в кратчайшие сроки и прояснит, кто принимает важные деловые решения в компании.
№ 6. Банковские выписки и информация о заработной плате
При взгляде на компанию с финансовой точки зрения эти типы документов являются наиболее важными. Если возникнут какие-либо несоответствия, вы можете быть уверены, что у вас есть физические копии, на которые вы можете положиться, а также онлайн-копии. Это также не должно занимать слишком много места — используйте цифровой стол для резки и храните свои копии в одной большой папке.
№ 7. Международные документы
Хотя цифровые системы регистрации являются нормой в большинстве западных стран, они могут отличаться от других стран, поэтому важно сохранять физические копии любой финансовой переписки с зарубежными странами. Возможно, стоит иметь цифровые копии и физические копии, чтобы упростить международное общение.
Как видите, даже в цифровом мире все еще есть некоторые деловые документы, бумажные копии которых необходимо сохранять — будь то требование закона или просто хорошая практика.
