Заказ на поставку является основой бизнеса как для продавцов, так и для покупателей. Эти документы имеют обязательную юридическую силу и указывают на намерение клиента совершить покупку и действуют как запись деталей заказа. Все, кто занимается их созданием и передачей, должны внимательно следить за этими файлами. Итак, каковы некоторые хорошие методы для отслеживания, хранения и поддержания заказов на покупку в порядке? Номер заказа на поставку — это первый шаг к тому, чтобы сделать любую из этих вещей. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое номер заказа на покупку в счете-фактуре и что такое генератор номеров заказа на покупку. Мы также добавили различия между номером заказа на покупку и номером счета.
Давай нырнем!
Что такое заказ на покупку?
Товары и услуги, которые покупатель желает приобрести, подробно описаны в заказе на поставку (PO), который представляет собой документ, отправляемый покупателем продавцу. Если поставщик принимает заказ на поставку, он становится обязывающим контрактом.
Надлежащим образом оформленный заказ на поставку включает такие элементы, как:
- Дата заказа
- Описание товаров или услуг
- Количество товаров или услуг
- Условия платежа
- Контактные данные покупателя и продавца
- Уникальный номер заказа
Как они работают?
Заказ на поставку (PO) — это документ, выдаваемый покупателем продукта или услуги в начале транзакции. Включены обмениваемые товары или услуги, их количество и их согласованная цена. Хорошо оформленный заказ на покупку должен быть достаточно подробным, чтобы у продавца не возникло вопросов. Заказ на поставку является обязательным для обеих сторон, поскольку он был санкционирован ими. Номер заказа на покупку, указанный в верхней части формы, будет использоваться во всех последующих сообщениях с клиентом, включая телефонные звонки, отгрузочные документы и выставление счетов.
После того, как поставщик выполнит заказ на покупку, он отправит счет-фактуру. Счет является окончательным счетом. Будут указаны количество и цены на товары и услуги, поставляемые поставщиком. Номер заказа на поставку также будет включен, чтобы указать, что эта продажа была разрешена заранее. Покупатель обязан произвести платеж в соответствии с условиями, первоначально согласованными при получении (продавец, например, может оговорить, что все его поставщики будут оплачены в течение 30 дней).
Что такое число По?
Номер заказа на покупку — это специальный номер, который присваивается заказу на покупку, который является формальным заявлением о намерении покупателя приобрести что-либо у продавца и охватывает особенности сделки. И продавец, и покупатель выиграют от наличия уникального идентификатора для каждого размещенного или полученного заказа. Покупатели подтверждают свое намерение приобрести товары или услуги, оформляя заказы на покупку продавцам. Цены и требования к количеству указаны среди подробностей, включенных в документ. Принятие поставщиком заказа на поставку означает почти полное принятие содержащихся в нем условий.
Для компаний крайне важно следить за своими заказами на покупку. Эти записи очень важны с юридической точки зрения. Кроме того, они помогают предприятиям вести точную финансовую отчетность и часто имеют решающее значение для бесперебойной работы бизнеса, особенно малого.
Это когда номера PO вступают в игру. Они облегчают хранение и поиск заказов на покупку обеими сторонами, облегчая подотчетность продавцов и покупателей в отношении специфики заказа и облегчая процессы аудита и учета.
Как получить номер ПО
Установить номер заказа на поставку можно несколькими способами. Вполне возможно, что некоторые компании, особенно те, у которых меньше ресурсов, могут создавать свои собственные шаблоны заказов на покупку и присваивать номера заказов на поставку заказам и счетам один за другим.
Однако более крупным компаниям, возможно, придется иметь дело со значительно большим объемом транзакций, что делает трудоемкий и неэффективный процесс ручного ввода номеров заказов на поставку несостоятельным.
Из-за этого многие онлайн-бухгалтерские службы могут автоматически создавать детали заказа на покупку, такие как номера заказов на поставку для каждой позиции. Существует два основных подхода при создании системы нумерации заказов на поставку: ручной и автоматический.
Ручная система нумерации заказов на поставку
У вас может быть свобода создания собственной системы нумерации заказов на поставку вручную, если вы управляете небольшим бизнесом с небольшим объемом заказов на поставку. Код может состоять из букв, цифр и тире в любом порядке, который имеет смысл для вас как руководителя компании. С другой стороны, если вам нужен более существенный номер заказа на поставку, вы можете попросить систему сгенерировать его на основе даты создания заказа. Независимо от того, какой путь вы выберете, вы всегда должны записывать имя поставщика, основные данные заказа и срок действия в другом месте. Продолжайте делать это, даже если вам даются инструкции.
Отслеживайте своих клиентов, заказы и платежи в одном централизованном месте, записывая соответствующую информацию о каждом заказе на покупку в электронную таблицу Excel.
Автоматический генератор номеров заказов
Управление заказами на покупку и расходами компании становится все более сложным по мере роста корпоративных расходов. В конце концов становится неэффективным и трудоемким присваивать каждому заказу уникальный код вручную. К счастью, сегодня существует множество недорогих облачных решений для бухгалтерского учета, каждое из которых оснащено собственной автоматизированной функцией генерации и присвоения номеров заказов на поставку (PO).
Генератор номеров Po
Термин «генератор номеров заказов» не охватывает широкий спектр возможностей, особенно когда речь идет о ресурсах, которые можно приобрести. Если вы используете облачное бухгалтерское решение или систему планирования ресурсов предприятия (ERP) для управления своими финансами, у вас не возникнет проблем с вводом номеров заказов на покупку для включения в ваши счета-фактуры и заказы на покупку.
Вы можете использовать генератор случайных номеров заказа на поставку или метод генерации случайных чисел для генерации номеров заказов на покупку, если вы делаете их вручную или в приложении, таком как Excel, и вам не нужно, чтобы они были последовательными или определенной длины.
С этой целью обычно рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение для бухгалтерского учета или планирования ресурсов предприятия для создания заказов на покупку и, соответственно, номеров заказов на покупку. Подобная система может сэкономить вам много времени и усилий, поэтому она, вероятно, стоит вложений, если только объем ваших продаж не очень низок.
Где указать номер заказа в счете-фактуре
Наиболее распространенной практикой является указание номера заказа на покупку в верхней части счета-фактуры, чтобы на него можно было быстро и легко сослаться. Место, где вы размещаете номер заказа на покупку в своем шаблоне, зависит от типа вашего бизнеса.
Номер заказа против номера счета
Номер заказа на покупку и номер счета-фактуры на первый взгляд кажутся одинаковыми. Есть несколько различий между номером заказа на покупку и номером счета, несмотря на то, что они содержат идентичную информацию и условия оплаты. Ниже приведены различия между номером заказа на покупку и номером счета:
№1. Орган, выдавший документ
Выставление счета происходит после того, как потребитель оформляет заказ на покупку поставщику.
№ 2. Легальное положение
Хотя они полезны для отслеживания отгрузок и требования оплаты, счета-фактуры не имеют другой законной цели в процессе покупки. Если он не используется для подтверждения заказа на покупку, его нельзя использовать в качестве финансового инструмента или в гражданском суде, поскольку он не является соглашением между покупателем и продавцом.
№3. Как они используются
Цель счета-фактуры состоит в том, чтобы вернуть покупателю бремя оплаты в установленный срок. Когда приближается срок оплаты, а продавцу еще не заплатили за груз, он может отправить электронное письмо с напоминанием. Счет-фактура также может служить дружественным напоминанием об оплате от продавца. Напротив, заказ на поставку позволяет покупателю указать количество и дату поставки необходимого ему продукта от поставщика.
№ 4. Что они указывают
Счета-фактуры с подробным описанием содержимого отправлений являются стандартной практикой. Каждый раз, когда поставщик отправляет более одного пакета, создается несколько счетов-фактур с уникальными серийными номерами.
Вот дополнительные различия между номером заказа на покупку и номером счета-фактуры.
| Номер заказа | Номер счета |
| Подтверждение заказа, отправленное покупателем продавцу | Напоминание об оплате, отправленное поставщиком покупателю |
| Генерируется, когда покупатель размещает заказ | Создается после выполнения заказа |
| Определяет условия покупки | Определяет подтверждение продажи |
| Предотвращает затоваривание запасов | Предотвращает дублирование и переплаты |
| Упрощает отслеживание запасов | Помогает рассчитать расходы и налоги |
Сходство между заказом на покупку и счетом-фактурой
Легко запутаться между заказами на покупку и счетами-фактурами, потому что они звучат одинаково. Оба предполагают обмен информацией о продукте или услуге в коммерческих целях. Однако время этих событий различно. У них много общего, но есть и важные различия, которые необходимо сделать.
В большинстве случаев заказ на покупку и счет-фактура взаимозаменяемы. Между заказами на поставку и счетами-фактурами есть несколько ключевых параллелей, несмотря на их многочисленные различия:
- Оба являются формами рекламы, относящейся к покупке продукта.
- Они имеют решающее значение для сокращения расточительных расходов.
- Они обеспечивают большую прозрачность процедуры покупки.
- Основные сведения о заказе, доставке, поставщике и ценах включены в оба.
- Оба соглашения о покупке являются обязательными юридическими документами
Какую функцию выполняют счет-фактура и заказ на покупку в бизнесе?
Несмотря на то, что это может показаться дополнительной работой, заказы на покупку и счета-фактуры являются важными финансовыми документами, которые помогают компании оставаться на вершине своих потребностей в закупках по мере роста спроса и развития отношений между покупателем и продавцом.
Вы не можете выбирать между заказом на покупку и счетом-фактурой, потому что они оба имеют решающее значение. Несмотря на то, что с юридической точки зрения счета-фактуры необходимы, заказы на покупку содержат столь необходимые разъяснения и помогают избежать проблем.
Использование заказов на покупку и счетов-фактур сведет к минимуму недоразумения за счет четкого определения ожидаемых результатов сделки, независимо от колебаний спроса или степени сложности основного процесса покупки.
Зачем использовать цифровое управление заказами на покупку и счетами
Ручное управление заказами на покупку и счетами-фактурами поначалу просто, когда компания небольшая и количество покупок невелико. Однако по мере расширения бизнеса растет и количество совершаемых им покупок. Понимание сходств и различий между заказами на покупку и счетами-фактурами также мало поможет.
Для фирм становится все более утомительным и подверженным ошибкам обработка вручную растущего числа заказов на поставку и счетов-фактур, которые они получают по электронной почте, факсу, обычной почте и т. д. Даже если это кажется незначительной частью информации, она имеет решающее значение для успеха процесс в целом.
Системы электронного обмена данными (EDI) могут быть дорогими, и некоторые компании просто не могут позволить себе внедрить такую систему у своих поставщиков. Решения для закупок позволяют предприятиям защищать информацию, включенную в счета-фактуры для заказов на покупку. Чтобы оптимизировать и повысить эффективность своих самых основных процедур закупок, компании любого размера могут использовать это программное обеспечение для управления такими вещами, как заказы на покупку и счета-фактуры.
Почему важен номер заказа?
Независимо от того, являетесь ли вы покупателем или продавцом, заказ на покупку является неотъемлемым аспектом бизнес-операции, который требует вашего внимания и постоянного соблюдения.
Присвоение каждому заказу на поставку отдельного номера заказа на поставку облегчает и делает более точным отслеживание заказов. Если у клиента возникла проблема с покупкой, сделанной несколько месяцев назад, заказ на покупку и связанный с ним счет можно найти с помощью простого поиска по номеру заказа на покупку.
То же самое преимущество доступно, если ваша компания размещает заказ и выдает номер заказа на поставку. Простота создания кода и возможность быстрого поиска и проверки покупок являются преимуществами использования схемы нумерации заказов на поставку. При использовании номера заказа на покупку можно избежать дублирующих платежей, неправильного заполнения и других ошибок бухгалтерского учета.
Долгосрочный успех вашей компании зависит от предоставления услуг, которые являются законными и предоставляются обученными профессионалами. Доставка не того товара или неправильное выставление счета покупателю может иметь разрушительные последствия для доброго имени компании и прибыли.
Вот еще причины, почему номер заказа на покупку важен:
№1. Доверие и проверка
Даже когда между покупателем и продавцом развивается взаимное доверие, каждая сделка по-прежнему требует гарантий оплаты и доставки. Заказ на поставку снижает вероятность путаницы и возлагает ответственность на все стороны. По мере развития бизнеса основные предположения, на которых они были основаны, могут меняться. Последовательность этих знаний облегчается через заказы на покупку.
# 2. организация
Расширение клиентской базы компании увеличивает сложность выполнения заказов. В крупной организации это не так просто, как записать инструкции и передать их сотруднику для выполнения. Использование всеми вашими клиентами системы заказов на покупку, которую вы можете отслеживать, может сделать их счастливыми и принести вам дополнительный бизнес.
№3. Подотчетность
Заказ на покупку может упростить процессы закупок и продаж компании. Оформив условия сделки в письменной форме, и продавец, и покупатель с большей вероятностью выполнят взятые на себя обязательства. Кроме того, это облегчает продавцу отслеживание хода продаж товаров и сверку невыполненных заказов. Использование заказов на покупку выгодно обеим сторонам.
Кто предоставляет номер заказа?
Каждому заказу на покупку присваивается специальный идентификатор, известный как «номер заказа». Покупатель несет ответственность за создание этого документа, который будет использоваться обеими сторонами на протяжении всего процесса продажи. Продавцы часто включают номер заказа на покупку в счет продажи, чтобы убедиться, что они взимают плату с надлежащего клиента за правильную покупку.
Как использовать номер заказа?
Для каждого заказа на поставку создается индивидуальный номер ЗП (заказа на поставку). В заказе на поставку указываются товары и услуги, которые компания хотела бы приобрести у данного поставщика. И покупатель, и продавец будут ссылаться на номер заказа на покупку по мере продвижения сделки.
Как мне найти свой номер заказа?
Номер заказа на покупку — это юридически обязывающий номер, указанный в документе заказа на покупку. Заказ на покупку — это первоначальный деловой документ, в котором указываются товары или услуги, которые должны быть предоставлены, а также их количество и цены.
Сколько цифр в номере заказа?
Номер заказа на покупку будет включать от четырех до шести цифр. Номер заказа может состоять из любой комбинации букв, цифр и тире.
В чем разница между номером заказа и номером заказа?
Номер заказа на поставку (или номер заказа) — это специальный идентификационный идентификатор, генерируемый закупочной компанией. Руководство компании может создать код вручную, либо программа может сделать это автоматически.
Заключение
Покупатель часто присваивает каждому заказу на поставку специальный идентификационный номер, известный как номер заказа на поставку. Руководство компании или бухгалтерское программное обеспечение компании могут вручную или автоматически генерировать код. По мере выполнения транзакции номер заказа на покупку будет упоминаться в телефонных звонках клиентов, формах доставки и иногда в соответствующем счете-фактуре, чтобы гарантировать точность.
Статьи по теме
- Процесс заказа на поставку: типы, примеры и формат
- 11+ ЛУЧШИХ СИСТЕМ ЗАКАЗА НА ПОКУПКУ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА 2023
- ЧТО ТАКОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАКУПНОЙ ЦЕНЫ: все, что вам нужно знать
Рекомендации
