Подробная информация о том, сколько и кому было выплачено каждому работнику в течение данного периода оплаты, записывается в журнале заработной платы. Он включает основные данные о заработной плате каждого работника. Записи о зарплате, общая валовая заработная плата, льготы и взносы, налоги и отчисления, а также сумма чистой заработной платы каждого сотрудника входят в число этих информационных элементов. В этой статье мы рассказали все о реестре заработной платы. Мы также добавили несколько советов о реестре заработной платы Quickbooks. Почему бы не погрузиться сейчас?
Что такое реестр заработной платы?
Реестр заработной платы — это книга, в которой отслеживается, кто получает деньги, сколько и когда за определенный период оплаты. В большинстве случаев реестр заработной платы будет включать следующие сведения о каждом сотруднике:
- Валовая оплата
- Чистая оплата
- Налоги на заработную плату
- Удержания для сотрудников (например, медицинское страхование)
- Сумма для всех сотрудников за все время также часто включается в нижнюю часть отчета о реестре.
- Истории зарплат, отчеты о платежных ведомостях и т.п. — это не то же самое, что отчет о регистре заработной платы.
Структура реестра заработной платы
В течение определенного периода заработной платы регистры заработной платы часто организованы в виде серии простых диаграмм (по одной для каждого сотрудника).
- Имя
- Даты платежного периода (начало и конец)
- Дата выплаты
- Отработанные часы
- Применимые ставки оплаты (регулярные или сверхурочные)
- Общая валовая заработная плата
- Применимые налоги с работников и работодателей
- Вычеты пособий
- Взносы на пособие работодателя
- Чистая заработная плата
- Детали чистого платежа (бумажный чек, прямой депозит или платежная карта)
Важно иметь в виду, что государственные и местные правила в отношении записей о заработной плате различаются. Чтобы оставаться в соответствии с федеральными, государственными и местными законами, предприятия должны знать правила, которые применяются к их сотрудникам, и вести соответствующие записи в течение требуемых периодов времени.
Шаги для создания реестра заработной платы
Прежде чем приступить к созданию реестра заработной платы, убедитесь, что у вас есть следующие материалы:
- Идентификационный номер работодателя (EIN)
- Государственные и местные налоговые идентификаторы
- Федеральная форма W-4 и форма штата W-4 (где применимо)
№1. Узнайте, как часто обрабатывается платежная ведомость
Примите решение о том, как часто сотрудники будут получать оплату: еженедельно, раз в два месяца, раз в полгода или ежемесячно. Определите, что лучше всего подходит для ритма вашего бизнеса, и придерживайтесь его.
№ 2. Соберите все соответствующие данные о персонале
Вам понадобятся табели учета рабочего времени каждого работника, платежные квитанции и формы W-4 для расчета заработной платы и других налогов. Для новых сотрудников требуется не только заполненная заявка, но и заполненная форма I-9.
№3. Заполните регистрационную форму, указав данные о сотруднике и платежную информацию.
Введите данные табеля рабочего времени в систему начисления заработной платы, чтобы определить валовую заработную плату для каждого работника.
№ 4. Рассчитать налоги и отчисления
Чтобы выяснить, сколько денег нужно отложить на налоги каждого сотрудника, просмотрите их формы W-4. Взносы в пенсионные планы и индивидуальные пенсионные счета (IRAs) также включены в эту категорию.
№ 5. Рассчитать чистую заработную плату для каждого сотрудника
Вычесть общую сумму налогов и других обязательных отчислений из брутто-зарплаты работника. Вы получите реальную заработную плату каждого сотрудника или чистую заработную плату.
№ 6. Проверить и сбалансировать книгу расчета заработной платы
Перед началом нового периода начисления заработной платы важно решить все нерешенные проблемы или споры сотрудников, возникшие в предыдущем периоде.
Шаблоны реестра заработной платы
Шаблоны реестра заработной платы, как онлайн, так и в таких инструментах, как Excel, чрезвычайно просты. Книги, предназначенные для ведения учета заработной платы, также часто доступны в магазинах канцтоваров. Многие организации, как большие, так и малые, используют цифровые решения для расчета заработной платы, потому что их легко настроить и взаимодействовать с другими корпоративными приложениями.
Как использовать и вести реестр заработной платы
Чтобы избежать путаницы при устранении непредвиденных расхождений, работодателям крайне важно поддерживать актуальные данные о заработной плате и обеспечивать удобный доступ к ним. Реестр заработной платы должен обновляться одновременно с удержанием налогов и отчислений из заработной платы, выплатой работникам, депонированием налоговых платежей в государственные органы. Если следовать неукоснительно, такая практика может помочь гарантировать надежные записи платежных ведомостей.
Проведение аудитов является важным компонентом поддержания реестра заработной платы в актуальном состоянии. В течение этого времени предприятия следят за тем, чтобы их процедуры бухгалтерского учета и ведения документации соответствовали нормам, сверяя платежные ведомости. Проверки начисления заработной платы должны проводиться не реже одного раза за расчетный период.
Функции реестра заработной платы
Компании могут извлечь выгоду из ведения учета заработной платы, по крайней мере, следующими способами:
- Регистрируйте все потраченное оплаченное время
- Изучите расходы вашей организации или отдельных сотрудников.
- Ведение учета налогов и удержаний, произведенных работниками
Но полезность реестра заработной платы выходит далеко за рамки этого. Он также используется компаниями для следующего:
- Расходы на оплату труда должны быть сверены с главной бухгалтерской книгой.
- Ведите подсчет того, сколько времени сотрудники отсутствовали из-за болезни, отпуска или другого оплачиваемого отпуска.
- Проверьте законность отчислений из заработной платы и взносов работодателя в 401 (k) или другую форму отсроченной компенсации.
Все эти задачи можно выполнить вручную, но специальное программное обеспечение для расчета заработной платы позволяет быстро и легко составлять отчеты, а информация доступна одним нажатием мыши.
Регистры заработной платы: расходы на заработную плату и налоги
Реестры заработной платы детализируют различные расходы, связанные с заработной платой, которые предприятия должны учитывать в бюджете, например:
- Вычеты из заработной платы в соответствии с Федеральным законом о страховых взносах (FICA)
- Налоги FICA со стороны работодателя
- Удержание заработной платы для федерального подоходного налога США
- Вычеты из заработной платы для государственных и местных подоходных налогов (если таковые имеются).
- Федеральные налоги на безработицу со стороны работодателя
- Ответственность работодателя за уплату государственного налога на страхование по безработице
- Удержание из заработной платы для государственного страхования от безработицы (при необходимости)
- Компенсация работникам, выплачиваемая работодателем на основании закона штата
- Отчисления из заработной платы на пособия и другие расходы, утвержденные работником
- Пособия и взносы в пенсионные накопления, сделанные работодателями
- Суммы задолженности по заработной плате с сотрудников
Эти записи расходов на заработную плату могут быть неоценимы для облегчения боли аудита. Когда дело доходит до заполнения форм налога на заработную плату, хорошо организованная запись о заработной плате имеет неоценимое значение.
- Квартальная федеральная налоговая декларация для работодателей (форма 941)
- Компенсация неработающим, или Форма 1099-NEC
- Форма отчета о заработной плате и налогах W-2
- Форма передачи отчета о заработной плате и налогах W-3
Реестр заработной платы, история заработной платы и сведения о заработной плате
Заработная плата каждого сотрудника за данный период оплаты может быть найдена в их отчете истории зарплаты. В связи с тем, что история оплаты труда каждого сотрудника уникальна, она не включает информацию о других сотрудниках. Отчеты по истории зарплаты также могут служить квитанциями о заработной плате для сотрудников. Вы можете увидеть сумму за многие платежные периоды (например, все зарплаты за первый квартал), если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, которое позволяет вам комбинировать истории выплат за определенное время.
Файл реестра заработной платы суммирует все выплаты заработной платы и заработной платы, произведенные сотрудникам в течение заданного периода оплаты. В отчете представлены итоговые данные по отдельным сотрудникам, а также общее количество сотрудников. В заключение отчет о реестре часто собирает данные из отдельных отчетов с подробным описанием прошлых периодов оплаты.
Отчет о реестре и отчет о платежной ведомости практически идентичны. Информация о зарплате отображается в обоих. Оба могут использоваться для отображения сведений о периоде оплаты в чеке. Однако некоторые подробные отчеты о заработной плате позволяют дополнительно классифицировать платежи (например, по местоположению). Доля работодателя в налогах на заработную плату часто включается в подробный отчет о заработной плате, но не в отчет о регистре заработной платы.
Советы по ведению реестра заработной платы
Обратите особое внимание на следующее, чтобы поддерживать надлежащий и актуальный реестр заработной платы:
№1. Ведите точные записи
Несоответствий в реестре заработной платы можно избежать путем регулярной проверки записей и исправления любых обнаруженных несоответствий. Ниже приведены примеры частых ошибок, возникающих при расчете заработной платы:
- Выплата работникам несправедливо низкой или высокой заработной платы
- неправильное определение многих факторов
- Не предоставление первой зарплаты сотруднику
№ 2. Регулярно просматривайте и обновляйте информацию о сотрудниках
Убедитесь, что в вашем реестре заработной платы отражены все новые сотрудники. Если сотрудник запрашивает дополнительные отчисления, например, по страховке, обязательно учтите их в книге расчета заработной платы.
№3. Поддерживайте осведомленность об изменяющихся налоговых правилах
Если вы хотите избежать штрафов, вам следует немедленно обновить свою систему начисления заработной платы в случае изменения федерального, государственного или местного налогового законодательства.
№ 4. Сотрудники должны пройти обучение по системе начисления заработной платы
Работники будут более понимающими, если есть задержки в обработке платежной ведомости или если есть незначительные проблемы с их платежами, если они поймут, как работает ваш процесс выплаты заработной платы. Ваши сотрудники будут более готовы к сотрудничеству, предоставляя бухгалтерам необходимые им налоговые данные и сообщая о любых изменениях своих финансовых обязательств, которые могут повлиять на расчет заработной платы.
Что такое реестр заработной платы QuickBooks?
Бухгалтерия может сэкономить время и усилия с помощью QuickBooks Payroll Register, служебного приложения, используемого для расчета заработной платы. Обработка расчета заработной платы также включает определение вознаграждения сотрудников и вычет любых федеральных налогов и налогов штата. К "платежная ведомость», мы имеем в виду систему компании для отслеживания и распространения финансовой информации, относящейся к ее персоналу.
Типы реестра заработной платы QuickBooks
Существует две версии реестра заработной платы QuickBooks Online:
№1. Стандартная заработная плата
Это программа расчета заработной платы, разработанная специально для компаний, в которых работает от 30 до 50 человек. Ни выгоды, ни человеческие ресурсы не унифицированы. Это может не иметь большого значения, если в вашей компании работает всего несколько человек.
№ 2. Расширенный расчет заработной платы
Для людей, чья работа связана с «начислением заработной платы» от имени многих клиентов, была разработана эта программа. Сюда входят профессиональные бухгалтеры, специалисты по расчету заработной платы в организациях и другие лица, занимающие аналогичные должности.
Как работает реестр заработной платы QuickBooks
Первый шаг — выбрать вариант начисления заработной платы в настольном приложении QuickBooks. Затем вам потребуются точные данные о вашем бизнесе и его сотрудниках, такие как актуальные имена, возраст и номера телефонов. Вам понадобится копия платежной ведомости сотрудника, чтобы внести изменения со стандартной на расширенную платежную ведомость или наоборот. Кроме того, вам потребуется информация о налоге на новых сотрудников и NI (национальном страховании).
Особенности платежной ведомости QuickBooks
Вот некоторые из функций QuickBooks Payroll:
№1. Прямой депозит для сотрудников
Независимо от того, какой тарифный план вы выберете (Core, Premium или Elite Payrolls), у вас будет доступ к бесплатному прямому депозиту. Работодателям будет легче платить работникам, которые уже вошли в систему.
№ 2. Заработная плата не ограничена
Обработка платежных ведомостей с помощью QuickBooks Online не ограничена. Дополнительные сборы, связанные с расчетом заработной платы через QuickBooks Online Payroll, не взимаются.
№3. Расчет и подача налогов автоматически
QuickBooks Online Payroll упрощает поиск и подачу налоговых документов, а также внесение налоговых депозитов.
№ 4. Автоматизация расчета заработной платы
Сотрудники могут обрабатывать расчет заработной платы с помощью этого инструмента без необходимости вручную вводить какие-либо данные. Это необходимо сделать до выплаты заработной платы. Еще одна полезная функция — возможность включения окладов и премий в платежную ведомость.
№ 5. Персонал QuickBooks
Сотрудники могут получить доступ к своим самым последним налоговым данным, годовому доходу, оплачиваемому отпуску, платежным квитанциям, формам W-2 и многому другому через QuickBooks Payroll.
Преимущества наличия реестра заработной платы
Хранить все, что связано с платежной ведомостью, в одном месте — заработную плату, налоги и распределение — намного проще с помощью реестра заработной платы.
№1. Позволяет сохранять подробные записи
Легко допустить ошибки в учете всех задач, которые необходимо выполнить до окончания периода оплаты, особенно если у вас большая рабочая сила. Бухгалтерия может использовать регистр заработной платы, чтобы выявлять и исправлять простые ошибки в бухгалтерских книгах, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными.
№ 2. Способствует законному соблюдению налогового законодательства
Записи о заработной плате должны храниться в течение не менее трех лет для целей проверки и справки Службой внутренних доходов (IRS), Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Комиссией по равным возможностям трудоустройства (EEOC). Ведение записей о занятости, требуемых по закону, очень просто с помощью реестра заработной платы. Вы никогда не будете более чем в паре щелчков мыши от любой из этих данных.
№3. Помогает сэкономить время
Обработка расчета заработной платы занимает слишком много времени и допускает слишком много ошибок, если выполняется вручную. Ручные регистры заработной платы требуют тщательного обучения и контроля, чтобы их можно было точно использовать для чего-либо, например, для расчета налоговых вычетов или оплаты сверхурочных за каждый период. Но система начисления заработной платы, которая работает сама по себе, избавит вас от хлопот и сэкономит ваше время. Человек должен вводить новые данные о сотруднике или даты увольнения, но остальная работа выполняется автоматически. Кроме того, реестр заработной платы показывает ежеквартальные или годовые тенденции расходов вашей компании, что позволяет вам быстро и легко подготовиться к пиковым и низким сезонам.
№ 4. Помогает с надлежащим вознаграждением сотрудников с точными данными о заработной плате
Ведение текущей записи о заработной плате упрощает согласование заработной платы и гарантирует, что все налоги и заработная плата были рассчитаны правильно. Отслеживание этих данных сэкономит вам много времени и усилий. Никаким регулирующим органам, занимающимся налогами, не нужно будет проводить аудит ваших финансов в поисках компенсационных ошибок. Это помогает работникам ценить регулярную и своевременную заработную плату. Ведение реестра заработной платы — это простой, но эффективный способ поднять моральный дух и поощрить работников.
Является ли платежная ведомость рабочим листом?
Электронные таблицы можно использовать для создания реестров заработной платы, хотя этот вариант может не подходить для многих предприятий. Программное обеспечение для расчета заработной платы упрощает ведение надежных данных по заработной плате и быстрое создание отчетов.
Что такое журнал для расчета заработной платы?
Записи о каждой операции по начислению заработной платы хранятся в журналах начисления заработной платы. Записи главной книги на сводном уровне также представляют эти данные. Журналы расчета заработной платы используются вместо главной книги, когда требуется более подробная информация о заработной плате, например, во время аудита.
Является ли журнал заработной платы тем же, что и реестр заработной платы?
Журналы расчета заработной платы и регистры заработной платы похожи тем, что в них записываются финансовые операции, связанные с сотрудниками, но они не идентичны. По сравнению с журналами расчета заработной платы, регистры расчета заработной платы часто содержат более подробную информацию о заработной плате и льготах каждого сотрудника. Доступ к реестру заработной платы часто ограничен лицами, которым разрешено работать в фирме, например, менеджером по заработной плате, из-за объема содержащейся в нем конфиденциальной информации.
Кто составляет реестр заработной платы?
Реестр может быть сделан вами, бухгалтером или отделом кадров, в зависимости от того, насколько велика ваша компания. Это необходимо для любого владельца бизнеса, так как он помогает вам отслеживать один из ваших самых больших расходов: зарплаты и заработную плату.
Что такое платежная ведомость?
Зарплатная ведомость, также известная как платежная ведомость или просто платежная ведомость, представляет собой всеобъемлющий учет всех компенсаций, причитающихся работникам за услуги, оказанные в течение определенного периода времени. Его также можно прочитать как квитанцию об оплате.
В чем разница между зарплатой и платежной ведомостью?
Заработная плата работника — это ежегодная сумма, которую он гарантированно получает от своего работодателя, в то время как начисление заработной платы и инфраструктура расчета заработной платы — это системы, используемые для отслеживания доходов и отчислений сотрудников.
Как вы ведете учет заработной платы?
- Суммируйте задолженность по заработной плате.
- Введите изменения сотрудников.
- Рассчитать налоги.
- Рассчитать вычеты из заработной платы.
- Вычитать ручные платежи.
- Создайте реестр заработной платы.
- Распечатайте зарплатные чеки.
- Оплата прямым депозитом.
Заключение
Реестр заработной платы является полезным инструментом для отслеживания транзакций, связанных с заработной платой. Все ваши денежные обязательства на срок разбиты в мельчайших деталях. Вы можете своевременно платить своим сотрудникам и предоставлять информацию, требуемую IRS и SSA для своевременного соблюдения правил налогообложения заработной платы, если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы. Вы не можете должным образом управлять своей компанией или платить своим сотрудникам или соблюдать федеральные правила без информации, содержащейся в реестре заработной платы. Это полезный инструмент для регулярного начисления заработной платы, поскольку он позволяет вам проверять свою работу и удостовериться, что все правильно. Подумайте об инвестировании в программное обеспечение для расчета заработной платы, которое упрощает создание отчета о реестре заработной платы.
Статьи по теме
- QuickBook: как пользоваться приложением QuickBook (+бесплатные советы)
- Какое лучшее бухгалтерское программное обеспечение в 2023 году
- СИСТЕМА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ: определение, программное обеспечение и руководство
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕЖЕЙ: ПО и лучшие практики
- Заработная плата малого бизнеса: лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы в Великобритании
Рекомендации
