Готовы ли вы сократить расходы при одновременном повышении производительности в вашей компании? Адаптируйте свой рабочий процесс, включив в него методы оптимизации рабочей силы.
Когда вы улучшаете то, как работает рабочая сила вашей компании, вы фактически работаете умнее, а не усерднее для достижения тех же целей. Это может иметь значительное и далеко идущее влияние на производительность вашей фирмы.
В этом посте мы познакомим вас с потенциалом оптимизации рабочей силы и покажем, как использовать его в вашей компании.
Что такое оптимизация рабочей силы?
По сути, оптимизация рабочей силы (WFO) — это метод повышения общей эффективности бизнеса. Повышение производительности труда персонала, повышение уровня удовлетворенности клиентов и оптимизация организационных процедур — все это является его частью.
Компании используют множество инструментов и подходов для оптимизации базовых процессов, чтобы максимально использовать свои ресурсы, устранять ошибки и улучшать результаты. Конечная цель — улучшить результаты, используя существующие ресурсы.
Для оптимизации рабочей силы требуется тщательное исследование производительности. Всесторонний обзор выявляет недостатки, которые можно исправить, и дает представление о том, как с ними бороться. Ниже приведены некоторые области, охватываемые этим процессом:
- Управление персоналом
- Составление расписания и планирование
- Бюджетное администрирование
- Контроль качества
- Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
По сути, WFO — это общий термин, охватывающий практически всю деятельность компании.
Процесс оптимизации повышает эффективность рабочей силы организации, что приводит к повышению удовлетворенности клиентов. Учитывая постоянно меняющиеся рыночные тенденции и усиление конкуренции, фирмы должны использовать новейшие технологии и подходы, чтобы помочь им подняться по лестнице.
И первым шагом в достижении этой цели является оптимизация производительности и процессов.
Почему важна оптимизация рабочей силы?
Теперь о вопросе на миллион долларов: почему оптимизация рабочей силы жизненно важна или вы должны это делать? Вот несколько примеров, которые должны помочь вам понять, почему оптимизация рабочей силы так важна:
- Единственный способ двигаться вперед — постоянно оценивать производительность, обнаруживать недостатки и вносить изменения к лучшему. Оптимизация рабочей силы требует тщательного изучения каждого процесса, что дает представление о каждой части организации. Как только вы поймете базовую систему оптимизации рабочей силы, вы сможете вносить коррективы для оптимизации процедур любым удобным для вас способом.
- Эффективность сотрудников напрямую связана с удовлетворенностью клиентов. Качественная работа является результатом операционной оптимизации, которая нравится потребителям (и, в конечном счете, вам).
Одним из наиболее важных аспектов является то, что квалифицированная рабочая сила постоянно готова решать проблемы. В результате, даже если вы столкнетесь с проблемой, вы сможете быстро ее устранить. Вы можете подготовиться к неизбежному с тщательной подготовкой и расписанием. - Компании, которые цепляются за увеличение продаж, часто игнорируют удовольствие сотрудников, игнорируя их благополучие. С другой стороны, хорошие фирмы стараются повысить свою производительность, не вызывая утомления персонала.
- WFO, к счастью, заботится о психическом и физическом благополучии своих сотрудников. Это повышает производительность и эффективность без риска сверхурочной работы или дополнительных усилий. Таким образом, оптимизация производительности сотрудников улучшает их навыки и делает их более счастливыми и довольными. Это, безусловно, включает в себя использование соответствующего приложения для оптимизации рабочей силы.
Как видите, WFO — важный инструмент для оптимизации операций и развития бизнеса. Наша следующая часть предоставит вам полный обзор того, как вы можете улучшить производительность своих сотрудников. Рассмотрим подробнее процедуру оптимизации.
Примеры оптимизации рабочей силы
Вот несколько примеров того, как WFO выглядит на практике:
№1. Планирование
Это программное обеспечение, которое отслеживает посещаемость сотрудников, статистику производительности и другие показатели для создания графика работы сотрудников. Вы можете не только контролировать сверхурочную работу и выгорание, но и определить, нужно ли вам нанимать больше людей. Это также относится к временным работникам, поскольку процессы могут влиять на рабочую нагрузку.
Например, в периоды пиковых продаж, такие как Рождество, вам может потребоваться установить новую систему управления персоналом, нанять временную рабочую силу или нанять дополнительных сотрудников, в зависимости от различных обстоятельств. Многие поставщики, склады и розничные фирмы обеспокоены этим.
WFO использовался британским книготорговцем Book People для управления своей рабочей силой, включая прогнозирование, ежедневное управление, планирование, обработку выходных и отчетность в режиме реального времени. В результате уровень обслуживания клиентов увеличился на 5%.
№ 2. Тайм-менеджмент
Вы всегда можете понять, что происходит, с помощью программного обеспечения для отслеживания времени или посещаемости. Он дает ответы на такие вопросы, как прибывают ли сотрудники поздно или рано. Или есть ли «фальшивые приходы», которые происходят, когда сотрудники приходят за своими приятелями. Однако это не карательная мера. Скорее, это позволяет компании изучить расписание и убедиться, что оно покрывается в любое время, во всех регионах, в рабочие часы, в часы пик и в праздничные/выходные дни.
Ingenico, например, использовала WFO для сокращения сверхурочных расходов на 25% и времени, затрачиваемого на поиск ресурсов, на 87% при сохранении того же уровня обслуживания.
№ 3. Управление производительностью
WFO часто используется в управлении производительностью для оптимизации работы сотрудников и обеспечения их наилучших возможностей для достижения успеха в своих ролях. При измерении и поддержке производительности использование платформы отслеживания задач, такой как Asana или Trello, обычно является полезным инструментом. Эти технологии позволяют персоналу избавиться от «шума» и сосредоточиться на том, что является важным и срочным. На индивидуальном уровне это помогает в управлении задачами. Он помогает организациям смещать работу в наилучшем и наиболее эффективном направлении.
Преимущества оптимизации рабочей силы
№1. Повышение эффективности и производительности
Всегда имейте под рукой необходимое количество персонала. Организации могут получить полное представление о посещаемости сотрудников и общем времени. В результате они могут эффективно удовлетворять потребности клиентов. В пиковые сезоны WFO позволяет фирмам определить, нужно ли им нанимать временных работников или внедрять технологии, которые помогут им справиться с возросшим спросом на рабочую силу.
№ 2. Снижение затрат и увеличение экономии
Вы можете предотвратить как раздутие, так и недоукомплектование персоналом, что приведет к потере дохода из-за плохого обслуживания клиентов. Это не только снижает затраты, но также открывает возможности для перекрестных и дополнительных продаж. WFO, который включает в себя автоматизацию, дает рекомендации в режиме реального времени и полезную информацию для потенциальных доходов.
№3. Улучшение обслуживания и удержания клиентов
Клиенты получают помощь и получают ответы на свои вопросы быстро и эффективно. Это приводит к положительному потребительскому опыту. WFO поможет вам проанализировать общение с клиентами, понять основные причины поведения потребителей и внедрить тактику удержания клиентов.
Программное обеспечение WFO позволяет предприятиям лучше понять привычки своих клиентов и их способность удовлетворять их требования. Это позволяет компании быстрее реагировать на проблемы потребителей, действовать быстрее и, таким образом, повышать удовлетворенность клиентов. Довольный клиент с большей вероятностью вернется.
№ 4. Новые возможности
По мере появления новых возможностей и продуктов WFO поощряет внутреннюю карьерную миграцию. Это позволяет людям работать на пике своих возможностей, повышая вероятность вертикального или горизонтального продвижения внутри фирмы. Удовлетворенность клиентов растет вместе с удовлетворенностью сотрудников.
Что такое программное обеспечение для оптимизации рабочей силы?
Более крупные фирмы выиграют от программного обеспечения для оптимизации рабочей силы, потому что вручную анализировать и улучшать было бы невозможно. Программное обеспечение WFO — это решение, позволяющее оптимизировать несколько областей эффективности рабочего места. Например, он может исследовать бизнес-требования, такие как количество персонала, периоды пиковой нагрузки, доступность, бюджет, навыки, трудовое законодательство и договорные обязательства. Затем он может оценивать, планировать, прогнозировать и оптимизировать рабочую силу на основе этой информации.
Существует множество поставщиков программного обеспечения для оптимизации рабочей силы. Самое главное, они должны:
- Иметь приятный пользовательский интерфейс – Поскольку решения принимаются в режиме реального времени, это должно быть интуитивно понятное программное обеспечение. Запутанный интерфейс только запутает решения. Он должен быть визуально привлекательным, современным и предоставлять обновления в режиме реального времени.
- Масштабируемость – Крайне важно, чтобы решение по оптимизации рабочей силы можно было масштабировать по всей организации, по отделам и по разным типам работы.
- Интеграции – Пожалуй, самый существенный фактор. Он должен взаимодействовать с внутренними системами организации и взаимодействовать с распространенными программами управления персоналом (например, SAP, Sage, BambooHR и т. д.).
- Значение – Программное обеспечение WFO, как правило, дорогое, поэтому при выборе убедитесь, что оно включает в себя все необходимые элементы управления, а также другие бонусы (например, эффективную службу поддержки клиентов, мобильное приложение и выпуск новых версий).
Примеры программного обеспечения WFO включают Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR и Oracle Workforce Management, хотя их существует множество.
Передовой опыт оптимизации рабочей силы
№1. Вовлекайте сотрудников, менеджеров и владельцев.
Оптимизация рабочей силы эффективна только тогда, когда все в вашей организации — от сотрудников до менеджеров и владельцев — участвуют в реализации процесса.
Оптимизация рабочей силы может принимать различные формы, в зависимости от вашей конкретной операционной модели. Поскольку решения, которые вы внедряете, напрямую влияют на вашу команду, вы не хотите принимать решение на самом высоком уровне только для того, чтобы расстроить или ввести в заблуждение своих сотрудников.
№ 2. Внедрите решение по расписанию.
Использование лучших инструментов для рационализации и оптимизации вашего планирования является важным элементом управления вашей рабочей силой (и ее улучшения в лучшую сторону).
Создание наилучшего возможного графика позволяет вам сопоставить навыки членов вашей команды с конкретными обязанностями в вашей фирме. Когда это происходит, ваши сотрудники довольны, ваши клиенты довольны, и все идет хорошо.
№3. Сохраняйте фокус членов команды с помощью назначения задач
Один из самых эффективных способов улучшить работу вашей команды — помочь им сосредоточиться на своих задачах.
Любое программное обеспечение для оптимизации рабочей силы должно включать «список дел», который менеджеры и сотрудники могут использовать для определения того, какие задачи необходимо выполнить дальше.
№ 4. Внедрение программного обеспечения учета рабочего времени и посещаемости
Бумажные табели учета рабочего времени, кража времени и даже стационарные терминалы учета рабочего времени остались в прошлом.
Современное программное обеспечение учета рабочего времени теперь доступно в облаке для всех членов вашей команды, чтобы использовать его в любом месте и в любое время.
№ 5. Улучшить общение
Коммуникация имеет решающее значение для процесса оптимизации рабочей силы. Вам нужна система связи, независимо от того, общаетесь ли вы с членами вашей команды лично, отправляете сообщения по электронной почте или отправляете им мгновенные сообщения с обновлениями и изменениями политики.
Если вы не будете хорошо общаться на регулярной основе, вам будет трудно донести знания до людей, которые больше всего в них нуждаются.
№ 6. Представьте управление командными задачами.
Поддержание вашего персонала в рабочем состоянии является важным аспектом оптимизации рабочей силы. Здесь в игру вступает управление командными задачами.
Управление командными задачами — это процесс руководства, организации и выполнения как небольших, так и крупных проектов до их завершения.
Это часто влечет за собой:
- Меню
- Тестирование
- Отслеживание
- Reporting
- Установка сроков
- Включение зависимостей задач
- Расстановка приоритетов
- Управление временем задачи
Управление командными задачами напоминает две другие типичные бизнес-практики: простой список дел и управление проектами. В действительности, однако, эти три вида деятельности сильно различаются.
Список дел — это простой способ сообщить персоналу, что нужно сделать в любой конкретный день, и он служит для того, чтобы все, включая вас, были организованы и не сбились с пути.
С другой стороны, управление проектами концентрируется на этапах крупномасштабного проекта и усилиях команды, стоящих за ним.
Управление командными задачами находится где-то посередине. Он фокусируется на отдельных задачах, которые необходимо выполнить, чтобы проект или бизнес шел успешно, а не просто напоминает вам о необходимости заправить копировальный аппарат, когда заканчивается бумага.
№ 7. Отслеживайте заработную плату и льготы онлайн
Ручной расчет и организация заработной платы и пособий является сложной и трудоемкой задачей. Но в наше время приложений для конкретных случаев это не обязательно.
Многие этапы, необходимые в этом процессе, автоматизированы и оптимизированы программным обеспечением для управления персоналом, поэтому оплата труда ваших сотрудников занимает меньше времени и усилий, чем раньше.
Программные инструменты WFO также предоставляют вам больше возможностей, когда речь идет о скорости расчета заработной платы и пособий. В Sling есть такие полезные функции, как мгновенные выплаты в конце смены и возможность синхронизации табелей учета рабочего времени с платежной ведомостью.
№8. Изучите данные, чтобы предсказать тенденции занятости
Как было сказано ранее, затраты на оплату труда являются одними из самых значительных расходов, с которыми столкнется ваша компания.
Кроме того, поскольку вы не можете управлять тем, что не отслеживаете, инструменты оптимизации рабочей силы Sling позволяют вам предвидеть тенденции и оптимизировать расходы на персонал.
Возможность проверять трудозатраты при составлении расписания поможет вам следить за своим трудовым бюджетом и упрощает достижение значительной экономии, увеличения прибыли и повышения доходов.
Вы даже можете определить и избежать потенциальной сверхурочной работы, а также рассматривать трудозатраты как процент от продаж, чтобы точно знать, куда уходят ваши деньги.
№ 9. Планируйте заранее, чтобы получить лучший результат
Благодаря возможностям прогнозирования программного обеспечения для оптимизации рабочей силы вы можете более точно планировать свои самые большие расходы, такие как сырье, новое оборудование и технологии.
Данные, собранные с помощью инструментов WFO, проливают свет на темные области вашей фирмы, где управление капиталом могло быть неудачным.
Это обеспечивает более точное бюджетирование, что позволяет вам сохранять и перенаправлять доходы в другие области вашей организации.
Заключение
При правильном подходе оптимизация рабочей силы может принести огромную пользу различным предприятиям. Использование технологий для оптимизации вашей рабочей силы имеет решающее значение для успеха. WFO не возникает в одночасье. Это постепенный процесс с итерациями и улучшениями по мере развертывания новых систем и технологий.
- Планирование сотрудников Sling: что такое программное обеспечение для планирования Sling, его цены и многое другое
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: Как это работает [+10 лучших вариантов]
- ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: лучшие инструменты управления персоналом
- Система управления персоналом: виды, особенности и преимущества
- График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
Рекомендации
