Один и тот же набор ежедневных действий выполняется как в личной, так и в профессиональной жизни. Утомительно следить за этим мысленным списком дел, и вы редко заканчиваете работу. Изучите такие элементы, как ваш образ жизни, занятость, и личные предпочтения, чтобы определить наилучшее расписание для вас. Составление эффективного и четкого рабочего графика для сотрудников является важным навыком.
В этой статье мы рассмотрим преимущества расписания, как его составить, как его придерживаться, а также пример ежедневного расписания, который вы можете использовать в качестве модели.
Как составить расписание
Искусство планирования предполагает организацию вашей деятельности, чтобы вы могли выполнить свои приоритеты и поставить цели в доступное время. Составление расписания поможет вам спланировать свои цели на предстоящий день, неделю или месяц и поможет вам их достичь. Чтобы выбрать правильный, начните с определения точной функции, которую будет выполнять шаблон, например, управление проектом, смены сотрудников, ежедневные графики или планы упражнений, чтобы выбрать лучшее.
Типы расписаний
№1. Традиционные расписания
Регулярные временные интервалы, такие как дневные, недельные или месячные временные рамки, служат основой обычных графиков. Они часто используются для выполнения постоянных обязанностей и повседневных задач.
№ 2. Ежедневные расписания
Людям, которым необходимо тщательно планировать свой день, следует использовать ежедневные расписания. С помощью этих расписаний вы можете разделить день на часовые или получасовые блоки, что дает вам свободу планировать время для конкретных обязательств и задач. Они отлично подходят для организации повседневных дел и рутин, включая встречи, встречи и личные поручения.
№3. Еженедельные расписания
Шаблоны еженедельных расписаний упрощают планирование и организацию задач на всю неделю, предоставляя подробный обзор обязательств и сроков выполнения. Профессионалы могут использовать его для организации своих личных дел, планирования встреч и выделения времени для проектов.
№ 4. Ежемесячные расписания
Ежемесячные графики предлагают более полное представление о вашей рабочей нагрузке и целях и используются для долгосрочного планирования. Ваш ежемесячный график может быть сводкой всех задач, которые вы должны выполнить, или специальным трекером для одной или нескольких конкретных целей.
№ 5. Фиксированные расписания
Фиксированные расписания обеспечивают методичный и структурированный способ планирования вашего дня путем распределения задач, поручений, проектов или заданий на определенные временные интервалы. Людям, которым выгодна рутина и последовательность, следует использовать такой график. фиксированный график
Фиксированный график предполагает одинаковое количество рабочих часов и дней в неделю в целом. Это может использовать любой бизнес, который требует присутствия коллег или персонала для обслуживания клиентов или клиентов в установленные рабочие часы.
№ 6. Полный рабочий день
Работники с полной занятостью обычно работают от 35 до 40 часов в неделю. Обычно это относится к работам, где тип и объем работы требуют штатных специалистов. Получение пособий работникам требуется во многих штатах США для тех, кто работает полный рабочий день.
№ 7. Гибкий график
Гибкий график предполагает, что сотрудник должен уделять как минимум определенное количество времени каждый день (например, шесть часов). Фактические часы работы сотрудника будут различаться в зависимости от того, когда он прибудет, потому что он начинает работать в понедельник в 8:00 и заканчивает в 2:00. Однако по вторникам он приходит в 9:00 и остается до 3:00. Эта гибкая стратегия позволяет людям проявлять спонтанность, сохраняя при этом контроль над своим временем.
№8. Плавающее расписание
Плавающий график дает сотруднику возможность выбирать время начала и окончания рабочего дня в дополнение к основной, фиксированной части графика (где работник доступен работодателю).
Преимущества использования расписания
- Лучшая тайм-менеджмент возможно, если у вас есть четкий план, что нужно сделать, когда и как распределить свое время, чтобы не прокрастинировать.
- Лучшая организация: расстановка приоритетов задач с помощью расписания гарантирует, что наиболее важные из них будут выполнены в первую очередь.
- Повышение концентрации внимания и производительности. Сосредоточенность на задачах при работе по расписанию помогает повысить продуктивность.
- Цена снижена стресс: Составление четкого списка задач и сроков их выполнения может помочь вам меньше беспокоиться о том, чтобы все сделать.
- Графиком можно поделиться с командой, чтобы убедиться, что все знают о сроках и ожиданиях, что улучшит общение.
Как составить расписание для сотрудников
Менеджеры могут помочь своим командам работать более гладко, используя надежную и продуманную систему планирования сотрудников. Кроме того, он может предложить более точный контроль над Управление ресурсами, более низкие расходы на заработную плату и лучшие переходы в часы пик. У каждого есть задача, которую нужно выполнить во время работы, если сотрудники расписаны эффективно. Успех вашего бизнеса напрямую зависит от того, как вы планируете своих сотрудников. На продажи могут влиять комбинации сотрудников в смене, а также количество сотрудников, количество клиентов или объем работы, которую необходимо выполнить.
Последствия неэффективного планирования смен
№1. Увеличение скорости оборота
Сотрудники с большей вероятностью станут недовольными, если они считают, что не получают необходимой им поддержки во время смены, будь то из-за плохого контроля или нехватки персонала. Сотрудники с низким моральным духом, неудовлетворенные своей работой или чувствующие себя недооцененными, могут начать искать новую работу и в конечном итоге решить покинуть ваш бизнес.
№ 2. Отсутствие пунктуальности или неявки
Вы рискуете совершить коммуникативную ошибку, если не дадите своим сотрудникам достаточно времени для получения или просмотра ваших расписаний или если вы вообще не поделитесь ими с ними. Когда возникают проблемы с расписанием связи, сотрудники могут опаздывать на смену или вообще не появляться, что приводит к нехватке персонала.
№3. Производительность снижается
Сотрудники могут быть не в состоянии обеспечить клиентам необходимый уровень ухода или закончить свою работу вовремя, если им не хватает ресурсов, которые им нужны во время смены. Точно так же, если ваш бизнес переукомплектовывает конкретную смену, вы тратите ресурсы впустую, платя персоналу за то, чтобы он ничего не делал, кроме как болтался и болтал.
Как лучше всего составлять рабочие графики
№1. Потратьте некоторое время на знакомство со своей командой.
Знакомство с вашей командой — первый важный шаг в разработке эффективных графиков работы. Составьте список из следующего:
- Соответствующие навыки
- Личные качества, такие как упорство, эффективность, надежность
- Полномочия, соответствующее обучение и опыт
- Работают ли они на постоянной основе или неполный рабочий день, пожалуйста, укажите.
- Какой у них тип личности: экстраверты или интроверты?
- Обычаи на рабочем месте, особенно если смены гибкие, и некоторые сотрудники, как правило, прибывают раньше других.
Кроме того, вы должны убедиться, что они подходят для конкретных задач, рабочей нагрузки, времени суток или клиентуры.
№ 2. Потратьте время на рассмотрение рабочей нагрузки
Одним из вариантов является составление расписания рабочих дней и часов, доступных для вашей команды. В результате, если вы работаете по восьмичасовым сменам с понедельника по пятницу, у каждого члена команды будет 40 часов, чтобы выполнить свои задания. Затем вы можете планировать работу наиболее важных специалистов в самые загруженные часы или в соответствии с наиболее важными задачами, которые необходимо выполнить.
№3. Контролируйте время прихода и ухода сотрудников
Если в вашей компании разрешена сверхурочная работа, отслеживание времени сотрудников не только помогает отслеживать сверхурочные часы, но и дает сотрудникам четкий учет их рабочего времени. Вы должны научить своих сотрудников, как отслеживать их приходить и время перерыва, прежде чем устанавливать график работы. Для этого можно использовать сотрудника приложение часов
№ 4. Создайте систему для эффективной командной коммуникации
Одним из ключей к продуктивности команды и эффективному управлению временем сотрудников является информирование членов команды о любых последних событиях, обновлениях или изменениях в ожидаемой рабочей нагрузке. По этой причине всегда сообщайте всем о любых изменениях в расписании работы и давайте им возможность связаться с вами с любыми вопросами или просьбами, которые у них могут возникнуть. Кроме того, работодатели должны публиковать любые изменения в графиках работы за 7–14 дней до первой запланированной смены.
№ 5. Уважайте просьбы об отгуле с работы настолько, насколько это возможно
Более высокая производительность является прямым результатом более счастливых работников. Кроме того, информирование сотрудников о том, что руководство обращает внимание на их проблемы, — лучший способ добиться высокого уровня удовлетворенности сотрудников.
Поэтому, если можете, постарайтесь разместить всех сотрудников, которые предпочитают работать в определенные дни или в определенное время. Или, когда это возможно, постарайтесь удовлетворить просьбу сотрудника об отпуске, когда он ее подает.
№ 6. Запланируйте хотя бы одного отличного работника в смену
Если ваша компания работает посменно, позаботьтесь о том, чтобы в каждой смене присутствовал хотя бы один из ваших лучших исполнителей с точки зрения персонала с необходимой квалификацией, навыками, опытом и личными качествами. Качество смены, а также клиентский опыт будет значительно усилен. Кроме того, менее опытные сотрудники будут иметь пример для подражания в отношении высоких стандартов работы или кого-то, к кому они могут обратиться за помощью в случае необходимости.
Советы по планированию сотрудников
Когда ваша компания работает вне обычного рабочего дня с 9:5 до XNUMX:XNUMX и требует, чтобы персонал работал в несколько смен в течение рабочей недели, составление графика работы сотрудников особенно важно. Вы можете составить эффективное расписание сотрудников, следуя этим рекомендациям:
№1. Учитывайте других
Узнайте о сменах, в которые может работать каждый член вашей команды. Признайте, что даже если ваш бизнес требует большой гибкости, ваши сотрудники оценят ваши усилия по выполнению своих обязанностей за пределами офиса. Дайте вашей команде достаточно времени для отдыха между сменами (не менее 8 часов), чтобы убедиться, что они хорошо отдохнули, и постарайтесь удовлетворить любые запросы, сделанные вашими сотрудниками в связи с их необходимостью заниматься семейными делами.
№ 2. Планируйте в соответствии с сильными сторонами
Создавайте смены на основе самых надежных работников, которые у вас есть. Подберите менее опытных менеджеров к надежным работникам, которые могут хорошо работать с новыми сотрудниками, и наоборот.
№3. Ясно выражайте себя
Независимо от того, публикуются ли они в Интернете или лично, убедитесь, что все сотрудники имеют легкий доступ к расписаниям, разместив их там. Создайте систему оповещения членов команды о планировании обновлений или модификаций, чтобы никто не был застигнут врасплох изменениями в последнюю минуту. Присоединение к WhatsApp группа или канал Slack позволит вам быстро уведомлять членов вашей команды об изменениях в расписании.
№4. План
Расширенное планирование, которое также помогает планирование заработной платы, способствует сохранению баланса между работой и личной жизнью. Вообще говоря, вы должны составить график работы сотрудников как минимум за 14 дней. Если вы сможете заранее уведомить свою команду, это позволит им лучше планировать свою личную жизнь и может повысить моральный дух на работе.
Как запланировать свой день
Наличие ежедневного расписания дает вам структуру, необходимую для продуктивной работы, а также возможность расставлять приоритеты в своих потребностях и желаниях. Эффективный способ контролировать движущиеся части жизни — составить распорядок дня. Вы можете получить от него структуру, которая снизит уровень стресса и повысит производительность. Дополнительная гибкость внесения изменений и последующих обновлений в режиме реального времени достигается за счет создания шаблона ежедневного расписания с помощью онлайн-инструмента. Кроме того, планируя свой день и настраивая себя на успех, вы можете визуализировать свою работу различными способами.
№1. Составьте список всего
Запишите все задачи — как личные, так и профессиональные, — которые вы хотите выполнить в течение обычной недели, чтобы начать. Сосредоточьтесь больше на мозговом штурме, чем на редактировании или организации. Не забывайте перечислять как рутинные задачи, вроде приготовления завтрака или мытья посуды, так и нерегулярные, вроде периодической смены простыней или стрижки газона.
№ 2. Определите приоритеты
После составления списка просмотрите его и решите, какими должны быть ваши ежедневные приоритеты. Рассмотрите возможность использования маркера, чтобы сгруппировать свои желания и потребности как для профессионального, так и для личного использования. Например, подчеркните ежедневные рабочие требования, такие как ответ на телефонные звонки или ответы на электронные письма, синим цветом, а личные желания, такие как чтение книги в одиночестве или чаепитие с друзьями, — зеленым цветом. Выполните следующие действия для каждой задачи в вашем списке.
№3. Наблюдайте за частотой
Просмотрите свой список выделенных элементов и укажите частоту, с которой вы хотите или должны выполнять каждую задачу. Поставьте цифру рядом с каждым заданием. Например, если вы собираетесь готовить завтрак на четыре дня, поставьте «4» рядом с этим пунктом. Смена простыней — это то, что вы обычно делаете раз в неделю, поэтому поставьте «1» рядом с этим.
Проверьте, нет ли задач, которые можно сгруппировать для повышения эффективности. Если, например, «мытье посуды» и «вытирание поверхностей» входят в ваш ежедневный список дел по дому, подумайте о том, чтобы выполнять их одновременно или одно за другим, поскольку они требуют одних и тех же предметов и находятся в одном и том же месте. площадь дома. Возможно, вам будет проще завершить каждую задачу в списке, если вы распределите задачи по категориям.
№ 5. Создайте еженедельный календарь
Недельный график можно изготовить, купить или распечатать. Начните добавлять свои еженедельные и ежедневные потребности как для работы, так и для личного использования. Чтобы ваш график был как можно более гибким, решите, где имеет смысл заканчивать задачи, которые повторяются каждую неделю. Например, если у вас есть только четыре приоритетных задачи, которые нужно выполнить по понедельникам, а не шесть приоритетных задач, которые нужно выполнить по субботам, рассмотрите возможность добавления еженедельной задачи.
№ 6. Оптимизация вашей работы
Изучите свой еженедельный график, чтобы увидеть, есть ли какие-либо области или задачи, которые вы можете упростить или оптимизировать для экономии времени. Рассмотрите возможность использования службы доставки продуктов или переноса задачи на будний день, например, если вы обычно ходите за продуктами по воскресеньям, но обнаруживаете, что у вас нет времени на выполнение других задач в этот день. Делайте это в любые дни, когда кажется, что происходит много событий.
№ 7. Организуйте задачи
После того, как ваше недельное расписание было оптимизировано, составьте примерное почасовое расписание для задач, которые необходимо выполнять каждый день. Вместо того, чтобы составлять почасовой график, подумайте о том, чтобы заблокировать время, например «утро», «полдень», «день» и «вечер». Таким образом, даже если задача займет больше времени, чем предполагалось, или вам нужно справиться с чрезвычайной ситуацией, вы все равно сможете придерживаться своего графика.
№ 8. Быть гибким
Попробуйте свой график на пару недель, а затем внесите необходимые изменения. Потерпи; может потребоваться несколько недель, чтобы составить график, отвечающий вашим личным и профессиональным потребностям. Всегда не забывайте оставлять место для гибкости, потому что могут возникнуть непредвиденные задачи.
Рекомендации по использованию вашего ежедневного расписания
Следуйте этим советам, чтобы убедиться, что ваше новое расписание работает успешно:
- Не забывайте, что выработка привычки требует времени. В течение нескольких недель предпримите целенаправленные усилия, чтобы придерживаться своего расписания, прежде чем оценивать свой прогресс.
- Внесите необходимые изменения в расписание. Внесите изменения в порядок ваших задач, если это необходимо, потому что то, что вы изначально создаете, может потребоваться изменить.
- При задержках возвращайтесь к расписанию. После этих корректировок сознательно решите вернуться к своему расписанию.
- Оставьте место для маневра. Если вы отклонитесь от своего плана или забудете выполнить несколько задач в понедельник, имейте в виду, что вторник — это новый день, который дает вам еще один шанс установить надежный распорядок дня, который поможет вам достичь своих целей.
- Ставьте разумные цели.
- Будьте разумны в отношении того, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи при выделении на нее времени.
- Регулярно пересматривайте и корректируйте свое расписание.
- Меняйте свой график по мере необходимости по мере изменения ваших приоритетов или обстоятельств. При этом вы сможете поддерживать полезность и эффективность своего графика.
- Поделитесь своим расписанием с группой.
- Быть открытым и откровенным в своем расписании важно, если вы работаете в команде. Согласие всех облегчит им успешную совместную работу.
Как лучше всего планировать свое время?
- Определите свое свободное время.
- Планируйте важные задачи.
- Распланируйте свои главные приоритеты.
- Изучите свои действия
- Ставьте и заказывайте задачи.
- Оставьте место в расписании.
- Адаптируйте по мере необходимости
Что такое идеальный график?
Реалистичный график — это график с достижимыми целями и разумными сроками выполнения. Это график, который был создан с учетом ожиданий, а не того, что хотели бы получить заинтересованные стороны. Эффективный график может помочь в управлении временем, создании распорядка дня и сохранении баланса между работой и личной жизнью.
Как улучшить распорядок дня
- Сделай список. Записывайте все, что вам нужно делать каждый день.
- Распланируйте свой день. Решите, когда вы будете наиболее продуктивны в течение дня, и соответствующим образом спланируйте свое время.
- Составьте расписание на день.
- Совмещайте похожие задачи.
- Используйте инструменты, чтобы улучшить ваше внимание.
- Обязательно отдохните.
Каковы 5 принципов планирования?
Определение масштаба, создание вех и зависимостей между задачами, выделение ресурсов для выполнения каждой задачи, а затем последующая регулярная отчетность для отслеживания разработки и обеспечения соблюдения плана — основные принципы планирования.
Заключение
Многие преуспевающие профессионалы полагаются на свой распорядок дня, чтобы добиться цели и сохранить свою личную жизнь полноценной. Благодаря этому распорядку они могут установить хорошие рабочие привычки и расставить приоритеты в своих отношениях и интересах. Составьте ежедневное расписание, которое включает в себя важные задачи для вашего профессионального развития, а также другие приоритеты, чтобы найти здоровый баланс между вашими профессиональными и личными целями.
Очень важно выбрать идеальный график для ваших требований, если вы хотите максимизировать свое время и производительность. При выборе эффективной стратегии планирования важно учитывать ваши цели, характер ваших задач, ваши индивидуальные рабочие предпочтения и предпочтения вашей команды. Всегда пробуйте что-то новое и меняйте свое расписание по мере необходимости, чтобы оно соответствовало вашим потребностям.
Статьи по теме
- ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК: определение, программное обеспечение, как оптимизировать
- График работы: шаги для эффективного планирования сотрудников
- РАСПИСАНИЕ ПЕРСОНАЛА: ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Рекомендации
