Ваша компания не может функционировать без инвентаря. Очень важно поддерживать необходимый уровень запасов для удовлетворения потребительского спроса, избегая при этом чрезмерных сборов за хранение. Для этой цели полезна система управления запасами. Система постоянной инвентаризации — это надежный инструмент для поддержания постоянного подсчета запасов. В этой статье вы узнаете, что такое постоянная система инвентаризации и как она работает.
Вечная система инвентаризации
Постоянная система инвентаризации — это система, которая никогда не прекращает подсчет запасов. Тем не менее, в отличие от периодической системы инвентаризации, которая проводит инвентаризацию только через заранее определенные промежутки времени, эта система отслеживает уровень запасов в режиме реального времени. Поскольку они всегда отражают текущий уровень запасов, постоянные системы инвентаризации более надежны, чем периодические. Используя эти данные, можно сделать лучший выбор в отношении заказа, производства и особенно цены. Внедрение системы постоянной инвентаризации может принимать различные формы. Для этой цели часто используются штрих-коды и радиочастотные идентификационные метки. Штрих-коды или RFID-метки сканируются в точке продажи, что позволяет автоматически корректировать уровень запасов. Еще одним вариантом является компьютеризированная система инвентаризации. С помощью этой системы можно одинаково отслеживать заказы, отгрузку и уровень запасов. Предприятия могут много выиграть от использования постоянной системы инвентаризации. Некоторые из преимуществ:
1. Поскольку системы постоянной инвентаризации предоставляют данные об уровне запасов в режиме реального времени, они более надежны, чем системы периодической инвентаризации. Используя эти данные, можно сделать лучший выбор в отношении заказа, производства и цены.
2. Экономия средств за счет предотвращения как затоваривания, так и нехватки запасов является основным преимуществом систем непрерывного запаса.
3. Системы постоянного учета позволяют организациям предоставлять более качественные услуги своим клиентам, постоянно информируя их об уровне запасов. Это может помочь магазинам держать свои полки заполненными и удовлетворять потребности своих клиентов.
4. Системы непрерывного учета помогают фирмам экономить время и усилия, автоматизируя многие процедуры, традиционно связанные с управлением уровнями запасов. Тогда у сотрудников может быть больше времени, которое они могут посвятить другим инициативам.
5. Таким образом, фирмы могут извлечь выгоду из систем непрерывного запаса несколькими способами. Повышение точности, экономия затрат, улучшение обслуживания и повышение производительности — вот лишь некоторые из этих преимуществ.
Вечная система инвентаризации: обзор
Поскольку системы постоянной инвентаризации обеспечивают отслеживание продаж и уровня запасов определенных товаров в режиме реального времени и помогают предотвратить дефицит товаров, они могут быть предпочтительнее устаревших систем периодической инвентаризации. Бухгалтерам компании не нужно вручную изменять постоянную инвентаризацию, если только она не отличается от фактической инвентаризации из-за потери, поломки или кражи. Поскольку системы постоянной инвентаризации не могут учитывать потери, поломки или кражи, необходимы периодические инвентаризации. Благодаря использованию сканеров штрих-кодов или других электронных записей о приобретении, продаже и возврате продукции по мере их возникновения системное программное обеспечение предлагает изменения в запасах в режиме реального времени. Эти данные добавляются в постоянную базу данных и обновляются. Система поддерживает интеграцию с командами в области финансов и бухгалтерского учета, среди других областей. Это способствует соблюдению налогового законодательства и других правил. Данные постоянного запаса могут использоваться персоналом для точного информирования клиентов о наличии товаров, запасных частей и материальных компонентов.
Журнальные записи Бессрочная система инвентаризации
Пример транзакций в системе непрерывного учета записей журнала
Предприятие использует постоянные запасы, предприятие купило запасы на сумму 24,000 12 долларов США XNUMX июня. Задокументируйте эту транзакцию. Это типичный ввод для системы непрерывной инвентаризации записей в журналах.
[Запись в журнале]| Дебет | Кредит | |
| Каталог | 24,000 | |
| кредиторская задолженность | 24,000 |
Заметки
Дебет: Увеличение запасов
Кредит: Увеличение кредиторской задолженности
Покупки инвентаря, сделанные в течение срока, отмечаются на счете «Инвентарь» в рамках системы постоянного инвентаризации. Когда запасы покупаются и продаются, учет запасов постоянно обновляется в системе непрерывного запаса.
Вы, вероятно, обнаружите, что ведете журнал операций при работе с инвентарным учетом. Наиболее частые записи журнала, которые вам потребуются для учета вашего инвентаря, перечислены ниже.
№1. Покупка товаров по оптовым ценам
Закупки товаров должны отражаться в книгах по дебету запасов и кредиту кредиторской задолженности:
№ 2. Компенсационные сборы AP
Теперь очень важно иметь надежную платежную систему, потому что сроки оплаты счетов могут решить или разрушить вашу компанию. Источники поставок и связи с поставщиками для вашей фирмы могут пострадать, если счета не будут оплачиваться вовремя. Кроме того, может создаться впечатление, что у вашей компании проблемы с другими посторонними, что наносит ущерб репутации и доверию. Наоборот, организованный подход поможет вам избежать штрафов за просрочку платежа, увеличить денежный поток и поддерживать хорошие рабочие отношения с поставщиками.
№3. Условия кредита
Продукты обычно приобретаются в кредит у оптовиков и производителей. В счете или счете-фактуре от поставщика должны быть четко указаны условия оплаты. Давайте представим в качестве аргумента, что 1 апреля корпорация использует кредит, чтобы купить товаров еще на 2,000 долларов, согласившись заплатить за них двумя частями по 10 долларов каждая, с полной оплатой через 30 дней. У покупателя есть 30 дней, чтобы вернуть деньги продавцу, хотя скидка 2% доступна, если деньги будут переведены в течение первых 10 дней. Теперь, с доступной скидкой в размере 2% от цены счета, компания XYZ регистрирует свои покупки по чистой стоимости 1,940 долларов США. Эта транзакция будет зарегистрирована компанией как таковая:
# 4. Продажа товаров
Одна запись в журнале необходима для подтверждения продажи, а другая необходима для регистрации затрат на проданную продукцию, когда предприятие продает товары.
№ 5. Коллекция дополненной реальности
Клиенты, которые покупают у вас товары и услуги в кредит, должны вам деньги, которые известны как дебиторская задолженность. Все непогашенные счета или деньги, которые ваши клиенты должны вам, включаются в вашу дебиторскую задолженность. Финансовый отчет вашей компании включает дебиторскую задолженность в качестве актива. Поддержание хорошего финансового состояния вашей компании во многом зависит от вашей способности оценить значение дебиторской задолженности. Всегда рекомендуется держать дебиторскую задолженность в хорошем состоянии. Даже если у вас большая клиентская база, это может иметь катастрофические последствия для вашего бизнеса, если они не платят вам вовремя или вообще не платят.
Периодическая и постоянная система инвентаризации
Различные методы и процедуры для документирование запасов нужны для постоянного и периодические системы, несмотря на то, что они могут работать вместе. Продукты постоянно контролируются персоналом в постоянной системе. Продукты регистрируются только через равные промежутки времени в периодической системе. Нельзя отрицать, что постоянной системой сложнее управлять, чем периодической, учитывая все дополнительные данные, которые необходимо отслеживать и хранить. По словам Мюллера, «основы одинаковы — независимо от вашего подхода», когда вы думаете о системе, которую хотите использовать. Если в базовой системе есть изъян, никакое количество модного программного обеспечения не спасет вас от повторения тех же ошибок быстрее. Решения, касающиеся системы, будут основываться на таких факторах, как скоропортящиеся товары и способы физического обращения с ними (например, размер и количество места для хранения, которое им требуется).
То, как ваш бизнес принимает доставку и хранит товары, также влияет на его характер. Некоторые продукты унифицированы, потому что их компоненты маленькие и хранятся в отдельных контейнерах. Бессрочный метод хорошо работает для крупных предприятий или тех, у кого много запасов. Периодический метод часто может помочь малым предприятиям, у которых не так много запасов, остаться в бизнесе. То же самое относится и к допустимой погрешности, которая меньше при постоянной системе, но периодическая система может не сильно повлиять на небольшой простой инвентарь. Важный бухгалтерский показатель, себестоимость проданных товаров (COGS), получается путем добавления начального остатка запасов к стоимости приобретения запасов и вычета конечной стоимости запасов. При наличии реальных запасов COGS обновляется время от времени. В целом, постоянная система инвентаризации проще в использовании.
Примеры постоянной системы инвентаризации
Некоторые примеры систем непрерывного учета включают:
- Системы точек продаж (POS): эти системы отслеживают уровень запасов по мере продажи товаров.
- Системы управления складом (WMS): эти системы отслеживают уровни запасов по мере того, как товары перемещаются на склад и из него.
- Системы планирования ресурсов предприятия (ERP): эти системы отслеживают уровни запасов во всех аспектах бизнеса, включая продажи, производство и закупки.
Системы постоянной инвентаризации более точны, чем системы периодической инвентаризации, поскольку они отслеживают уровни запасов в режиме реального времени. Это позволяет предприятиям лучше управлять своими запасами и избегать дефицита или затоваривания.
Беспроводные сканеры штрих-кодов в супермаркетах — наиболее типичная реализация системы непрерывного учета. Он ведет журнал всех отсканированных транзакций в системе в режиме реального времени. При таком подходе предприятиям не придется гадать, сколько товаров им нужно или сколько товаров имеется в наличии.
Что такое формула вечного запаса?
Формула вечного запаса:
Конечный запас = Начальный запас + Покупки – Продажи
Эту формулу можно использовать для расчета конечных запасов компании на конец отчетного периода. Начальный запас – это стоимость запасов, которые компания имеет в наличии на начало отчетного периода. Покупки, очевидно, представляют собой стоимость запасов, которые компания приобрела в течение отчетного периода. Продажи – это стоимость запасов, проданных компанией за отчетный период. Формула постоянного запаса — это полезный инструмент для компаний, позволяющий отслеживать уровень запасов и обеспечивать наличие достаточного запаса для удовлетворения спроса клиентов.
Что такое постоянная инвентаризация и каковы ее причины?
Постоянная инвентаризация — это метод непрерывного учета, который точно отражает фактические запасы в учетных запасах путем непрерывной регистрации изменений запасов без необходимости проведения физических инвентаризаций. POS-системы и сканеры — это устройства ввода, используемые на складах для записи постоянных запасов.
Каковы две особенности постоянной системы инвентаризации?
Механизм вечной инвентаризации довольно сложен. Пока ничего не украдено и не повреждено, изменения инвентаря точны и легко доступны сразу. По мере совершения каждой продажи учетная запись COGS также регулярно обновляется. Постоянная система инвентаризации — это способ отслеживать запасы без необходимости вручную вводить каждую покупку или продажу. Программное обеспечение в этой системе в основном отслеживает изменение уровня запасов в режиме реального времени для каждой происходящей транзакции.
Каковы два преимущества и недостатки непрерывной системы инвентаризации?
Плюсы
Мгновенная обратная связь. Как следует из названия, бессрочная система постоянно обновляет данные о продажах. И руководство, и персонал могут следить за этими показателями и использовать их по своему усмотрению в режиме реального времени.
Улучшенная способность к предвидению. Важные преимущества постоянной системы инвентаризации включают в себя отслеживание покупательских моделей и сезонных колебаний, а также возможности, которые предоставляет эта информация.
Минусы
Отсутствие инвентаря. Это может произойти в результате кражи, порчи или физического повреждения. Убыток возникает, когда существует разница между предполагаемой постоянной инвентаризацией и последующей физической инвентаризацией.
Плохой учет запасов. Проблемы со сканированием, потеря инвентаря, программного обеспечения или людей-операторов могут снизить эффективность системы непрерывного инвентаризации.
Что является характеристикой системы непрерывного инвентаризации?
Постоянная система инвентаризации обычно представляет собой метод отслеживания запасов, который мгновенно и автоматически регистрирует покупки и продажи запасов. Программное обеспечение в этой системе отслеживает уровни запасов в режиме реального времени и обновляет их после каждой транзакции.
Заключение
Организации электронной коммерции, которые значительно переживают быстрый рост, являются идеальными кандидатами для постоянной системы инвентаризации. Система, которая проводит инвентаризацию только время от времени, имеет больший риск неточностей и менее эффективного контроля запасов. Вы явно можете централизовать управление своими запасами, оптимизировать уровни запасов и делать многое другое с помощью постоянной системы инвентаризации.
Похожие сообщения
- СИСТЕМА ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: что это такое и как это работает
- 365 MOBILE INVENTORY: руководство по мобильному инвентарю 365 Retail Markets
- ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ИНВЕНТАРЕМ РЕСТОРАНА 2023 Г.
- ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИНСТРУМЕНТА: 11+ лучших программ для инвентаризации оборудования и инструментов 2023 г.
Рекомендации
