Руководителю проекта важно понимать концепцию декомпозиции работ и то, как она может помочь вам эффективно выполнять свои обязанности на рабочем месте. В этом посте мы объясним структуру разбивки работы, приведя примеры, которые помогут вам лучше понять ее.
Что такое структура разбивки работ?
In управление проектом, структурная декомпозиция работ (WBS) — это стратегия завершения сложного многоэтапного проекта. Это метод разделения и захвата огромных дел с целью их более быстрого и эффективного завершения.
WBS предназначен для того, чтобы сделать сложный проект более управляемым. Разбив его на более мелкие части, работа может выполняться одновременно разными членами команды, что приводит к повышению производительности команды и упрощению управления проектами.
Характеристики структурной разбивки работ
WBS определяется Институтом управления проектами (PMI) как «ориентированная на результат иерархическая разбивка работы, которую должна выполнить команда проекта для достижения целей проекта и создания необходимых результатов».
Каждый уровень WBS представляет собой новую, более точную спецификацию работы, необходимой для выполнения проекта.
Согласно определению PMI, структура WBS должна быть построена таким образом, чтобы каждый новый уровень в иерархии включал в себя всю работу, необходимую для выполнения его родительской задачи. Это означает, что для завершения элемента родительской задачи он должен содержать более одной дочерней задачи.
Примеры структуры разбивки работ
Каждый проект может иметь различную структуру декомпозиции работ.
Возможно, вам придется поэкспериментировать в качестве менеджера проекта, чтобы определить, какая WBS лучше всего подходит для вас и вашей команды. Цель состоит в том, чтобы показать иерархию проекта и прогресс всем участникам, будь то члены команды или внешние заинтересованные стороны.
Вот несколько примеров структуры декомпозиции работ. Вы можете использовать любой из них, чтобы создать набросок структуры вашей работы.
- Электронная таблица WBS: вы можете легко отформатировать свою WBS в виде электронной таблицы, записывая различные этапы, задачи или результаты в столбцах и строках.
- Блок-схема WBS: вы можете структурировать свой WBS в виде схемы рабочего процесса. Большинство доступных примеров и шаблонов WBS представляют собой блок-схемы.
- Диаграмма Ганта для структурной разбивки работ. Вы можете отформатировать свою структуру распределения работы в виде диаграммы Ганта, которая отражает как электронную таблицу, так и расписание. WBS в виде диаграммы Ганта позволяет связывать зависимости задач и отображать этапы проекта.
- Список WBS: ваша WBS может быть структурирована как базовый список задач, результатов и подзадач. Это самый простой способ создать структуру декомпозиции работ.
Преимущества создания структуры разбивки работ
Структура декомпозиции работ (WBS) помогает в идентификации работ по проекту. Это другой взгляд на ваш проект, почти как головоломка. Вы пытаетесь найти все части головоломки, которые составляют общую картину, и головоломка будет завершена только тогда, когда у вас будут все компоненты. С другой стороны, в управлении проектами вы сможете успешно завершить свой проект только в том случае, если у вас есть четкое представление обо всей необходимой работе.
После того, как вы определили все задачи, вы можете составить план проекта и назначить их своей команде. Когда дело доходит до планирования проекта, у вас может возникнуть вопрос:
В чем разница между WBS и расписанием проекта?
Как обсуждалось ранее, ключевая цель разработки структуры декомпозиции работ состоит в том, чтобы определить, к каким действиям и результатам должен быть направлен проект. Здесь нет никакого планирования. По сути, это просто попытка понять структуру проекта, очень похожая на попытку понять структуру машины.
График проекта, с другой стороны, составляется для планирования проектной деятельности. Это позволяет вам видеть, когда конкретное действие будет иметь место. График также постоянно обновляется по мере выполнения проекта, в то время как структура работы более статична. Вы делаете это один раз, прикрепляете к своей стене, и это все, что нужно сделать.
Как создать WBS для проекта?
Прежде чем разрабатывать структуру разбивки работ, важно сначала оценить объем проекта, поговорив со всеми заинтересованными сторонами и важными членами команды.
Как руководитель проекта вы должны гарантировать, что вся ключевая информация и результаты будут собраны и прозрачно расставлены по приоритетам. Чтобы отобразить иерархическую структуру приоритета и связанности между задачами, необходимыми для завершения проекта, вы можете использовать диаграммы Ганта, блок-схемы, электронные таблицы или списки.
Затем вы можете распределить каждую задачу члену команды проекта после детализации результатов и задач в порядке их выполнения. Распределите роли и обязанности среди команды, чтобы гарантировать, что ни один член команды не несет большую часть веса проекта. Вот пошаговые инструкции по созданию WBS:
№1. Определить масштаб проекта
Вы можете построить структурную разбивку работы только тогда, когда точно знаете, что вам нужно выполнить. То есть, что проект должен доставить, развить или изменить. Объем проекта определяет это.
Объем проекта круизного лайнера будет описан в той или иной форме спецификации судна. В нем описывалось назначение корабля, вместимость, запланированные маршруты, необходимые развлечения и так далее. Используя эту информацию, вы можете создать подходящую структуру декомпозиции работ.
Знать свой объем важно еще и по другой причине: объем определяет то, что не входит в обязанности вашего проекта. Предположим, что круизный лайнер должен путешествовать только в теплые края вблизи экватора. В результате вам не потребуется ледостойкий корпус, который потребуется судну, пересекающему полярное море.
С другой стороны, некоторые компоненты корабля могут быть поставлены субподрядчиком. Рассмотрим двигатель корабля. В результате вам не придется планировать сборку двигателя до последнего винта.
№ 2. Запишите ключевые результаты
Назовите основные направления работы. Это высокоуровневые задачи, за которые отвечает ваш проект. Для проекта круизного лайнера это будет включать дизайн судна, производство, дизайн интерьера, безопасность и другие факторы. Следует отметить, что существует также набор вакансий, который называется «управление проектами». Это включает в себя все задачи планирования и организации проекта.
№3. Разбивка рабочих пакетов дальше
После того, как вы собрали основные рабочие пакеты, вы должны разбить каждый из них до тех пор, пока у вас не появятся подзадачи и материальные результаты, которые вы сможете распределить между кем-то из вашей команды.
Это необходимо сделать для каждой области работы, такой как управление проектами, дизайн интерьера, безопасность и так далее. Целью построения декомпозиции работ является полный обзор всех задач проекта.
Насколько подробной должна быть структура вашей работы?
Общего руководства нет. Однако есть два вопроса, которые вы можете задать себе, чтобы определить, достаточно ли вы зашли в кроличью нору:
- Достаточно ли у вас уверенности, чтобы составить подробный план проекта с конкретными шагами? Если ответ отрицательный, необходимо дополнительно разделить WBS.
- Каковы предполагаемые усилия для самых основных элементов? Предположим, у вас есть результат на самом низком уровне, называемый электропроводкой. Сюда входят ВСЕ электромонтажные работы, выполненные на судне. Предположим, всего 150 человеко-дней работы. Это масштабное мероприятие само по себе! В этом случае желательно разделить работу на более мелкие части. Например, электропроводка на уровне земли, первом уровне, втором уровне, смотровой площадке и так далее. Таким образом вы получите рабочие пакеты, которые сможете распределить между членами вашей команды.
Помните, что структура разбивки работ предназначена для того, чтобы помочь вам. Я знаю, что вы перфекционист, который хочет получить структуру разбивки работы именно так. Но не попадайтесь в ловушку перфекционизма. Структура разбивки работы разработана, чтобы помочь вам, а не доставлять вам головную боль. Потратьте столько времени, сколько вам нужно, чтобы получить представление о вашем проекте. Затем приступайте к планированию вашего проекта.
Из чего состоит хорошая структура разбивки работы?
До сих пор мы обсуждали, чем полезны структуры декомпозиции работ, как их создавать и к какому уровню детализации стремиться. Это критическая информация. Но вам может быть интересно, как определить, адекватна ли ваша WBS или нуждается ли она в дальнейшем уточнении.
Вот еще несколько советов, которые помогут вам ответить на этот вопрос:
№1. Хорошая структура разбивки работ должна быть полной.
Строгая структура разбивки работы позволяет сразу перейти к планирование проекта. Здесь вы определяете точные процедуры и сроки для всех задач. Это возможно только в том случае, если ваша структура декомпозиции работ (WBS) является исчерпывающей, что означает, что вы включили все результаты и рабочие пакеты. Если взять в качестве примера наш проект строительства корабля, это будет означать: когда все компоненты WBS будут включены, у вас будет готовое судно, готовое к спуску на воду.
№ 2. Хорошая структура разбивки работ должна быть детализирована.
Рассмотрим следующий пример: на каждом круизном лайнере есть закусочные. Есть два итальянских ресторана, один мексиканский ресторан, три закусочных в американском стиле и два азиатских ресторана. Чтобы быть подробным, идентифицируйте все эти закусочные в WBS по их названиям.
Как убедиться, что структура вашей работы завершена
Чего вы абсолютно не хотите делать, так это упускать какие-либо важные детали. Это приведет к дополнительным затратам и усилиям, а также к возможной задержке проекта. Есть две стратегии снижения этого риска:
- Просмотрите похожие проекты и просмотрите их структурную структуру работ (WBS) или план проекта. Эта информация широко доступна через Google.
- Побалуйте свою команду: люди, которые будут выполнять работу, обычно лучше всех знают, что нужно сделать. Запросите комментарии от вашей команды по структуре вашей работы.
Какой инструмент следует использовать для создания структуры декомпозиции работ?
Самостоятельное создание структурной декомпозиции работ (WBS) может быть затруднено, если ваш проект сложный и имеет большое количество результатов. Выберите инструмент, который хорошо справляется с иерархическими диаграммами, иначе вам придется рвать на себе волосы в кратчайшие сроки. Рассмотрим следующие инструменты:
#1.МС Визио
Если у вас есть бюджет, я рекомендую приобрести Microsoft Visio. Это наиболее эффективный метод разработки структур разбивки работ (и профессионально выглядящих диаграмм в целом). Он также включает готовые к использованию шаблоны WBS, позволяющие быстро приступить к работе. Visio доступен примерно за 15 долларов в месяц.
№ 2. XMind
XMind — это инструмент для составления ассоциативных карт, но вы также можете легко создавать WBS в стиле сверху вниз. Текущая ежемесячная стоимость составляет примерно 5 долларов.
№3. МС Проект
MS Project включает поддержку WBS. Это также сложный инструмент в использовании, а лицензия очень дорогая. Я буду использовать MS Project только в том случае, если вы отвечаете за многомиллионные проекты.
№ 4. Excel
Используйте MS Excel, если вы не хотите платить за программное обеспечение. Базовый урок по построению WBS в Excel можно найти ниже. Существует также готовый к использованию шаблон WBS для Excel.
№ 5. Силовая установка
Можете ли вы также использовать Powerpoint? Конечно. Техника рисования идентична таковой в Excel. Я просто предпочитаю Excel, потому что он мне более знаком, но вы можете использовать любой инструмент. Просто убедитесь, что вы используете большой размер страницы, чтобы уместить всю WBS на листе.
Является ли WBS инструментом планирования?
WBS служит инструментом планирования, помогающим разработчикам проектов планировать, определять и организовывать структуру своего продукта.
Как можно использовать структуру декомпозиции работ в гибком управлении проектами?
Структуру разбивки работ можно использовать в гибком управлении проектами, разбивая проект на более мелкие управляемые части, называемые «спринтами». У каждого спринта есть свой набор задач и результатов, а WBS помогает определить задачи и результаты, необходимые для завершения каждого спринта. WBS регулярно пересматривается и обновляется по мере продвижения проекта, и руководитель проекта использует ее для отслеживания прогресса и выявления любых несоответствий или задержек.
С какими общими трудностями приходится сталкиваться при создании или использовании структуры декомпозиции работ?
Некоторые распространенные проблемы, возникающие при создании или использовании структуры, включают следующее:
- Сложность разбиения проекта на более мелкие компоненты
- Отсутствие вклада или поддержки со стороны команды проекта или заинтересованных сторон
- Сложность выявления зависимостей и потенциальных рисков
- Трудности в поддержании WBS по мере продвижения проекта
- Сложность согласования WBS с ограничениями проекта.
Каковы преимущества использования структуры декомпозиции работ?
Некоторые преимущества использования структуры включают следующее:
- Улучшенное планирование и организация проекта
- Лучшее представление о ходе и статусе проекта
- Упрощенная идентификация зависимостей и потенциальных рисков
- Улучшение коммуникации и сотрудничества между членами команды проекта
- Улучшенная способность распределять ресурсы и распределять обязанности
Как вы поддерживаете структуру декомпозиции работ?
На протяжении всего проекта WBS должна поддерживаться. По мере продвижения проекта руководители проектов должны часто просматривать и обновлять WBS, чтобы убедиться, что она надлежащим образом отражает текущий статус проекта. Обновленные задачи и результаты должны быть сделаны для тех, которые были завершены или изменены, а новые должны быть добавлены по мере необходимости. Это облегчит руководителям проектов мониторинг разработки и выявление любых несоответствий или задержек.
Как структура распределения работ связана с треугольником управления проектами?
Разделяя проект на более мелкие, более управляемые компоненты и согласовывая их с объемом, графиком и бюджетными ограничениями, он связывается с треугольником управления проектом. Треугольник управления проектом помогает найти компромисс между этими действиями и ограничениями проекта. WBS помогает определить задачи и результаты, необходимые для завершения проекта.
Как можно использовать структуру декомпозиции работ для информирования заинтересованных сторон о статусе проекта?
Структура декомпозиции работ может использоваться для информирования заинтересованных сторон о статусе проекта, предоставляя четкое и подробное представление о задачах и результатах проекта, а также о статусе их завершения. Это позволяет заинтересованным сторонам понять ход проекта и выявить любые потенциальные проблемы или задержки.
В заключение,
После создания структуры декомпозиции работ необходимо спланировать проект. Это включает в себя описание шагов действий, оценку усилий и сбор команды для выполнения работы за вас. Вы можете ознакомиться с примерами, которые мы привели в этом руководстве, чтобы помочь вам начать.
Часто задаваемые вопросы
Какова цель WBS?
Цель WBS — сделать сложный проект более управляемым.
Каковы результаты в WBS?
Результаты — это материальные компоненты, которые необходимо предоставить для завершения проекта.
Что означает правило 100 в WBS?
Правило 100 гласит, что структура декомпозиции работ (WBS) включает 100% работ, указанных в рамках проекта, и включает в себя все результаты с точки зрения работы, которую необходимо выполнить, включая управление проектом.
{
«@Context»: «https://schema.org»,
«@Type»: «FAQPage»,
«MainEntity»: [
{
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Какова цель WBS?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «
Цель WBS — сделать сложный проект более управляемым.
}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Каковы результаты в WBS?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «
Результаты — это материальные компоненты, которые необходимо предоставить для завершения проекта.
}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Что означает правило 100 в WBS?»,
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «
Правило 100 гласит, что структура декомпозиции работ (WBS) включает 100% работ, указанных в рамках проекта, и включает в себя все результаты с точки зрения работы, которую необходимо выполнить, включая управление проектом.
}
}
] }
Статьи по теме
- Управление стоимостью проекта: как создать план управления стоимостью
- Описание содержания проекта: руководство по созданию описания содержания с примерами
- Руководство по планированию управления качеством проекта (инструменты и программное обеспечение)
- Инструменты управления проектами: 25+ лучших инструментов и методов
- Управление содержанием проекта: примеры определения и плана управления содержанием
Рекомендации
