СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПУТЕШЕСТВИЯМИ: лучшие бесплатные и платные варианты в 2023 году

Инструменты управления командировками могут помочь вам лучше понять потребности ваших клиентов, которые можно использовать для создания и визуализации рекламных стратегий, адаптированных к их потребностям. Вы можете сравнить систему управления поездками с центральным процессором (ЦП) вашего компьютера. Поскольку это такая важная система, вам нужно убедиться, что вы используете правильную платформу для путешествий вашей компании. В этой статье вы узнаете о лучших бесплатных инструментах, которые вы можете использовать при поиске программного обеспечения для управления поездками.

Что такое система управления поездками?

Система управления поездками (TMS) — это комплексная программная платформа, которая облегчает управление всеми аспектами туристической индустрии, от поставщиков услуг до бронирования, отслеживания цен, анализа запасов и т. д.

Это бесплатное программное обеспечение для управления поездками может включать в себя все виды поездок, такие как отели, автомобили, автобусы, поезда и самолеты, а также индивидуальные или групповые туры. Компании используют эти инструменты для упрощения принятия решений о закупках, централизованного учета командировочных расходов сотрудников и управления корпоративными бюджетами на командировки. Система управления поездками позволяет пользователям бронировать и сообщать о покупках в поездках, не используя агентов и не отправляя квитанции о самостоятельных покупках.

Кроме того, это программное обеспечение улучшает взаимодействие между менеджерами и сотрудниками, когда речь идет о корпоративных поездках, и позволяет бухгалтерам и менеджерам составлять отчеты и возмещать расходы сотрудников. Это также гарантирует, что связанные с работой поездки сотрудников соответствуют политике компании. Хотя продукты в этой категории часто интегрируются или включают функции управления расходами и отслеживания пробега, бесплатное программное обеспечение для управления поездками ориентировано исключительно на отчетность о командировочных расходах.

Какова роль служб управления поездками?

В дополнение к бронированию авиабилетов и отелей, TMC будет предлагать чартерные рейсы, залы ожидания в аэропортах, парковку и трансферы, запросы на размещение в отелях, аренду автомобилей, водителей, обмен валюты, групповые поездки, оплату гостиничных счетов, страхование, отдых, морские путешествия, питание. запросы, встречи и приветствия, получение паспортов и виз, железнодорожные билеты, услуги выездных презентаций и поиск мест проведения. Каждое бронирование осуществляется в соответствии с тревел-политикой компании, основанной на базе данных профилей путешественников и сотрудников.

Другие услуги по управлению, которые часто предоставляются, включают отчетность MIS, управление учетными записями, управление рисками, управление затратами / расходами, отслеживание / безопасность путешественников и соблюдение политик поездок. Многие TMC теперь предлагают онлайн-инструменты самостоятельного бронирования, позволяющие организациям самостоятельно бронировать авиабилеты и гостиницы. Кроме того, TMC часто разрабатывают программы льготных цен и членских вознаграждений с поставщиками и поставщиками.

Каковы особенности бесплатного программного обеспечения для управления поездками?

Бесплатное программное обеспечение для управления поездками имеет следующие функции:

• бронирование гостиниц и авиабилетов
• Составление основных маршрутов
• Индивидуальное управление расписанием
• Координация графиков членов команды
• Отчетность и отслеживание командировочных расходов
• Оплата и отчетность по налогам
• Синхронизация календаря для планов поездок
• Хранение проездных документов
• Помощь при отмене рейсов
• Обновления состояния пункта назначения
• Безопасность путешественников
• Управление политиками поездок
• Приложение для мобильных устройств.
• Напоминания и оповещения для путешественников
• Обновления прогноза погоды

Преимущества использования системы управления поездками

• Вы можете автоматически назначать потенциальных клиентов членам команды.
• С помощью сторонней интеграции телефонии вы можете подключить свою CRM-систему к существующей телефонной системе.
• У вас есть возможность пометить входящие лиды как «Горячие», «Теплые» или «Холодные». Это поможет вам в первую очередь сконцентрироваться на конвертации самых горячих лидов.
• Если у вас есть рекламные щиты, вы можете подключить их к электронной почте, чтобы собирать звонки и электронные письма.
• При генерации лида автоматически создается учетная запись клиента, и если лид уже существует, старая учетная запись обновляется.
• Вы также можете отслеживать упоминания вашей компании в социальных сетях с помощью простой API-интеграции.
• Из одного удобного места вы можете отслеживать количество потенциальных клиентов, созданных каждым источником. Вы также можете определить наиболее плодотворные методы привлечения потенциальных клиентов. Телефонные звонки и электронные письма, которые приходят с ваших рекламных щитов, могут быть отправлены прямо в ваш почтовый ящик.
• Инструменты управления командировками позволяют сортировать потенциальных клиентов из форм веб-сайтов, всплывающих окон, социальных сетей и чатов без использования нескольких электронных таблиц. Наблюдайте за тем, как ваши лиды поступают в ваш центральный почтовый ящик.

Почему важна система управления поездками?

Хорошая система управления поездками централизует данные о поездках и принятие решений и интегрируется с другими бизнес-компонентами, улучшая работу.

Как работают туристические компании?

Обычно это включает в себя определение политики поездок, общение с поставщиками, бронирование и помощь в мониторинге и управлении командировочными расходами и расходами. Они несут ответственность за организацию поездки клиента.

Что такое столпы управления путешествиями?

Из-за множества движущихся частей и соображений, которые делают поездку безопасной, инструменты управления поездками могут быть сложными. Эти четыре столпа необходимы для того, чтобы деловая поездка была полезной и успешной, несмотря на трудности, которые могут возникнуть.

№1. Безопасность сотрудников

Безопасность сотрудников во время корпоративных поездок является главным приоритетом для большинства предприятий, независимо от отрасли. Рост объемов деловых поездок и изменения, связанные с климатическими изменениями, стихийными бедствиями, террористической деятельностью, авариями и политическими волнениями, привели к тому, что компаниям необходимо иметь комплексную и структурированную программу безопасности деловых поездок.

Администраторы деловых поездок могут заполнить пробелы в политике и подготовить свои компании к будущим проблемам безопасности по мере роста безопасности путешествий. Упреждающие инициативы по оказанию помощи сотрудникам, такие как инструктаж по технике безопасности, обучение и предрейсовые документы, могут вселить в сотрудников чувство безопасности. Это, в свою очередь, может привести к повышению производительности и лояльности сотрудников, стимулируя бизнес.

№ 2. Эффективность затрат

Стоимость деловых поездок является вторым по величине операционным расходом для большинства организаций. Деловые поездки имеют решающее значение как для поддержания, так и для расширения бизнеса, и с ростом затрат на поездки для корпораций становится все более важным повышать уровень эффективности своих программ управляемых поездок.

Командировочные расходы организации включают в себя гораздо больше, чем просто стоимость авиабилетов. Организации должны учитывать все затраты на приобретение, управление и использование командировок, чтобы определить общее финансовое воздействие. Вот несколько примеров:

• Начальные затраты: К ним относятся деньги, которые компания тратит на «обязанность проявлять заботу», «управление командировками», «закупки», «поставщик» и «контрактное администрирование».
• Командировочные расходы и расходы: В стоимость поездки входят покупка билетов, плата за парковку, аренда или аренда автомобиля, а также расходы на техническое обслуживание и топливо. Плата за проживание, транспортные расходы и страховые претензии могут повлечь за собой дополнительные расходы.
• Внутренние затраты: Расходы на выставление счетов и обработку расходов, расходы на управление и отчетность, а также, возможно, судебные издержки являются другими значительными расходами при поездках за границу, особенно с учетом волатильности обменных курсов.

№ 3. Производительность

В сегодняшней напряженной рабочей среде 46% сотрудников страдают от стресса из-за сжатых сроков, конфликтов между коллегами, продолжительного рабочего дня и т. д. Сотрудники, которые находятся в состоянии сильного стресса, работают плохо. Это отражается в более низкой вовлеченности в работу, снижении производительности и увеличении количества прогулов. Деловые поездки могут подвергнуть сотрудников воздействию переменных факторов, которые они не могут контролировать, например задержек рейсов. Это может увеличить вероятность стресса.

Было обнаружено, что 87% деловых путешественников считают, что качество их деловых поездок влияет на их деловые результаты. Доступ к определенным объектам и подключение к Wi-Fi имеют решающее значение для успешной деловой поездки современного делового путешественника. Длительное время в пути, враждебная рабочая среда во время путешествия, неудобное расположение отеля и питание, среди прочего, могут вызвать стресс у делового путешественника.

Однако доступность иностранной валюты является серьезной проблемой для международных путешественников из-за ограничений на провоз иностранной валюты. Это особенно актуально для поездок на дальние расстояния, включающих несколько пунктов назначения. Деловым путешественникам иногда приходится иметь при себе несколько валют для таких поездок, что может вызвать стресс. Наличие форекс-карты может значительно облегчить эти проблемы.

Эти элементы, вызывающие стресс, могут снизить производительность сотрудников, нарушая их спокойствие и отвлекая от бизнес-целей. Сотрудники должны чувствовать себя отдохнувшими и отдохнувшими на всех этапах путешествия, чтобы максимизировать цель деловой поездки. Это позволяет им сосредоточиться исключительно на своей работе, что приводит к повышению производительности. Более 90% этих деловых путешественников согласились с тем, что деловые поездки влияют на их удовлетворенность работой и производительность. Это особенно верно для миллениалов, которые считают, что для того, чтобы быть продуктивным, бизнес и удовольствие должны идти рука об руку.

№4. Прозрачность

В индустрии деловых поездок, как и в любой другой, есть покупатели и продавцы, а также сеть партнеров, которые помогают преодолеть разрыв между спросом и предложением. Цепочка поставок покупателя туристических услуг сложна, в ней участвуют авиакомпании, отели, поставщики транспортных услуг, технологические компании, платежные системы, GDS, TMC и другие. Эти поставщики и партнеры имеют контракты не только с покупателями, но и друг с другом, что усложняет цепочку поставок. Авиакомпании и отели имеют соглашения с GDS; У GDS есть соглашения с TMC, а у TMC есть соглашения с авиакомпаниями и гостиницами — все они являются отдельными от соглашения каждой стороны с покупателем. Между этими участниками существует сложная сеть взаимозависимостей.

В результате сложный и незаметный поток платежей, поощрений, комиссий, премий, переопределений, скидок, отказов и услуг течет по всей цепочке создания стоимости. Это представляет проблему для менеджеров по туризму. С появлением онлайн-бронирования и растущим значением безопасности личных данных возрастает потребность в обеспечении отсутствия утечек данных о сотрудниках, путешествующих по делам. Хотя соглашения с третьими сторонами всегда включают положения о конфиденциальности и неразглашении, корпорации должны обеспечивать их эффективность.

Прозрачность в отношении удовлетворенности путешественников может помочь корпорациям не только сохранить и привлечь сотрудников, но и повысить рентабельность инвестиций в поездки. Прозрачность в вышеупомянутых областях может помочь тревел-менеджерам повысить эффективность командировок их компании.

Какие технологии используют турагенты?

С таким количеством технологий, постоянно бомбардирующих индустрию туризма, может быть сложно разобраться в вариантах и ​​возможностях, чтобы найти то, что принесет пользу даже самым технологически подкованным турагентам.

Мобильные технологии, социальные сети и человеческое прикосновение являются одними из наиболее важных технологий, которые должен использовать турагент. Современные технически подкованные агенты должны быть мобильными, иметь возможность связываться со своими клиентами и получать доступ к важным данным о поездках с любого устройства — ноутбуков, планшетов и смартфонов — в любое время и из любого места.

Кроме того, социальные сети никуда не денутся, и один из представителей отрасли сказал, что турагентам необходимо «обрести индивидуальность». Создайте присутствие в социальных сетях и интегрируйте его в маркетинговые и коммуникационные стратегии. Социальные сети — один из важнейших инструментов управления поездками, который крупные корпорации используют для повышения узнаваемости бренда и отношений с клиентами.

Наконец, есть человеческое прикосновение. Никакая технология на планете никогда не сможет заменить ценность человеческого прикосновения. Компьютеры и аналитика могут генерировать множество данных о тенденциях, но менеджер по путешествиям или агент должны использовать эти данные для персонализации поездки каждого клиента. Люди строят отношения, а не технологии.

Заключение

Когда дело доходит до деловых поездок, система управления командировками способствует прозрачности между менеджерами и сотрудниками и позволяет бухгалтерам и менеджерам составлять отчеты и компенсировать сотрудников. Я надеюсь, что это руководство поможет вам.

Часто задаваемые вопросы о системе управления командировками

{
«@Context»: «https://schema.org»,
«@Type»: «FAQPage»,
«MainEntity»: [
{
«@Type»: «Вопрос»,
«имя»: «Каковы особенности туристического менеджмента?
"
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «

Это означает управление множеством действий, таких как поиск туристических направлений, планирование тура, организация поездки и предоставление жилья. Это также включает маркетинговые усилия, направленные на побуждение туристов посетить определенные места.

}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Как можно улучшить управление поездками?
"
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «

5 шагов к лучшему процессу управления поездками

1. Установите приоритеты для администраторов, менеджеров и путешественников.
2. Используйте платформу бронирования, которая позволяет путешественникам самостоятельно бронировать места.
3. Упростите свои политики и процесс утверждения.
4. Помощь путешественникам в получении прямой помощи.

}
}
, {
«@Type»: «Вопрос»,
«name»: «Что такое программное обеспечение для путешествий?
"
«AcceptAnswer»: {
"@напечатайте ответ",
«текст»: «

Программное обеспечение для туристических агентств — это тип программного обеспечения, которое помогает компаниям управлять широким спектром туристических продуктов, таких как авиабилеты, отели и мероприятия. С помощью этого программного обеспечения компании могут предлагать пакеты, расценки и маршруты, запускать маркетинговые кампании, обрабатывать платежи и отслеживать финансовое состояние организации.

}
}
] }

Статьи по теме

• Страхование деловой ответственности: определение, затраты, покрытие и экономичные варианты
• СТРАХОВАНИЕ ОБЩЕЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Стоимость и лучшие варианты
• ЛУЧШИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ
• ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ РАСХОДАМИ: пошаговое руководство и лучшие инструменты для использования
• Управление расходами: определение и 13 лучших программ для управления расходами

Рекомендации

• medium.com
• www.softwaretestinghelp.com
• www.kapturecrm.com